Trello vs Asana: Qual o melhor? Fizemos uma comparação

Asana e Trello são duas ferramentas de gerenciamento de projetos extremamente populares. Para empresas que trabalham de forma colaborativa e ágil diariamente ou para projetos pontuais. Estes dois softwares online são muito frequentemente comparados porque sua abordagem ao gerenciamento de projetos é visual, divertida e colaborativa.

Esta receita permitiu a milhões de funcionários em todo o mundo trabalhar em "modo projeto" com todos os benefícios que isso pode trazer: produtividade, alcance de objetivos, visibilidade, organização sem estresse etc.

Nesta comparação, testamos Asana e Trello para destacar suas diferenças fundamentais e permitir que você faça a escolha mais relevante para sua equipe.

Depende da circunstância. E quem determina a circunstância? Você, sua equipe, seu negócio e mercado, ou seja, suas necessidades. Ambos são ferramentas extremamente úteis, que podem agregar eficiência, organização e controle.

©️ Asana

Asana é uma ferramenta de gestão de tarefas e projetos concebido para a colaboração diária. Asana toma os fundamentos dos softwares de gerenciamento de projetos, para fornecer uma estruturação de equipes e com uma experiência flexível e colaborativa. O software foi concebido para que os membros da equipe colaborem e comuniquem melhor; visando aumentar a produtividade, independentemente do tamanho da equipe e da complexidade do projeto.

©️ Trello

Trello é uma ferramenta de organização universal para projetos pessoais e profissionais. Trello oferece uma abordagem muito específica para a gestão de projetos e fluxos de trabalho, substituindo tarefas por "mapas" e projetos por "gráficos". Esta abordagem baseada no método Kanban oferece um ambiente muito visual, similar ao uso de post-it em um quadro branco.

Esta ferramenta de gestão de projetos é relevante tanto para o planejamento e organização da criação de um website como para a organização da mudança para um novo apartamento.

Tanto Trello como Asana não requerem nenhum treinamento, certificação, metodologia de planejamento de projetos ou implantação supervisionada. São programas simples e colaborativos que são gerenciados inteiramente através da interface web. Ambos possuem extenso material de suporte e centenas de vídeos da comunidade de “como usar” e dicas. São adequados para todas as equipes que desejem trabalhar em conjunto de uma forma mais ágil (menos rígida).

Acabamos de ver que Trello e Asana são ambos projetados para a gestão ágil de projetos, organização de tarefas e colaboração, mas com uma primeira diferença clara em sua abordagem. Isso reflete imediatamente na experiência do usuário. A tabela abaixo mostra as diferenças de funcionalidade:

Funcionalmente, a principal diferença entre Trello e Asana é a forma como as tarefas são visualizadas e programadas. O Asana oferece um ambiente melhor quando um projeto contém cerca de 30 tarefas (este é o caso na maioria das vezes), enquanto a visão de tabela exclusiva do Trello se encaixa melhor para os pequenos projetos, por oferecer mais visibilidade e facilidade de uso.

Sobre este ponto, nossa opinião é que uma lista de tarefas, subtarefas e a possibilidade de agrupá-las é quase indispensável tanto para um projeto, quanto no dia-a-dia. Portanto, o Trello é limitado nesse ponto. Em 2016, o Asana adicionou um modo de visualização quase idêntico ao Trello. Esta característica foi claramente pensada para atrair os fãs do Trello.

©️ Asana

Na versão gratuita, o Asana oferece mais funcionalidades que o Trello: este último limita propositalmente as funcionalidades nativas da sua ferramenta ao mínimo necessário. Para o uso intensivo do Trello, um catálogo de aplicações chamado power-ups enriquece a versão básica, desde que você atualize para a versão premium. Cuidado, porém: os power-ups são excelentes, mas são desenvolvidos por desenvolvedores independentes que não fazem parte da Atlassian (proprietária da Trello), logo a qualidade dos power-ups não é garantida.

©️ Trello

⚠️Importante : Asana e Trello são consideradas ferramentas de gerenciamento de projetos colaborativos (trabalho em equipe) e, portanto, não cumprem as funções das soluções de software de gerenciamento de projetos, tais como:

• Gestão de timesheets para acompanhar o tempo gasto;
• Cotação e faturamento;
• Gestão de recursos;
• Plano de carga de trabalho (carga de trabalho);
• Ciclo de vida do projeto;
• Mensagens instantâneas e vídeo;
• Gestão de risco;
• Gestão financeira: gestão de custos, controle orçamentário;
• Gestão de Documentos (DMS).

Asana e Trello adotam modelos de preços muito similares:

• Uma versão gratuita para sempre (diferente de um teste gratuito), em que pequenas equipes podem utilizar sem se preocupar em pagar;
• Uma primeira versão paga (premium ou business) para pequenas empresas que desejam ter todas as funcionalidades da solução;
• Uma segunda versão paga (business ou enterprise), para empresas maiores;
• Uma versão mais robusta e customizada para as empresas grandes e mais exigentes em termos de serviços. Plano que somente o Asana dispõe.

Após vários meses de uso do Asana na versão gratuita, o limite do número de colaboradores e a funcionalidade de criação de campos personalizados nos fez mudar para a versão premium. No Trello, basta 1 Power-Up por board e 10MB (ou seja, 2 ou 3 arquivos) que já nos força a atualizar para a versão premium.

A relação custo-benefício depende principalmente de como você gerencia seus projetos:

• A versão gratuita é muito boa em ambos os casos, desde que você administre pequenos projetos. Se os projetos se tornarem complexos, você se sentirá constantemente limitado no Trello;
• Por outro lado, a versão premium é mais qualitativa no Asana: dá a sensação de ter uma ferramenta mais estruturada.

Vantagens de ambas as ferramentas:

• Ambos têm uma versão gratuita;
• Eles são fáceis de usar;
• Eles facilitam a coordenação das pessoas no projeto;
• Eles permitem que você gerencie projetos com eficiência e monitore seu progresso;
• Eles são colaborativos, produtivos e simplificam a comunicação;
• Centralizam as informações e permitem a sincronização das ações.

Desvantagens de ambas as ferramentas:

• Eles não permitem gerir projetos complexos com todas as suas dimensões (orçamentos, PPM, pessoal, etc.).

Vantagens do Trello:

• Um começo rápido: a abertura de uma conta gratuita é feita em 15 segundos sem frustração;
• O manuseio da ferramenta é rápido e muito intuitivo;
• O seu uso ainda é divertido após vários meses de uso;
• A interface é minimalista, mas ainda dá a possibilidade de adicionar funcionalidades adicionais (Power-Ups) para usuários mais exigentes.

Desvantagens de Trello:

• A ferramenta é demasiada simplista para projetos de média a alta complexidade;
• A visão somente como Kanban é frustrante quando temos mais de 30 cartões;
• A utilização é limitada a projetos pontuais e não há produtividade diária (gestão de tarefas em equipe);
• Não é possível criar subtarefas com o mesmo nível de detalhe que as tarefas principais.

Vantagens de Asana:

• O seu uso diário, bem como para projetos específicos, faz dele uma plataforma colaborativa tão utilizada quanto o envio de mensagens ou emails;
• Excelente relação custo-benefício;
• Possibilidade de variar as visualizações;
• Bom equilíbrio entre estruturação e flexibilidade;
• Muito completo no nível funcional e com boas integrações.

Desvantagens de Asana:

• Uma gestão mais completa dos fluxos de trabalho e dos números de tickets permitiria a substituição de outros softwares.

• Freelancer e MEIs;
• Pequenos negócios / start up;
• PMEs;
• Departamentos específicos de grandes empresas.

• Todos os empregados;
• Gerente de projetos;
• Gestores em geral.

• Projeto de TI: principalmente desenvolvimento de software;
• Brainstorming;
• Projetos criativos: projeto web, plano de comunicação;
• Projetos de inovação: criação de uma nova linha de produtos;
• Coordenação diária da equipe (apenas Asana);
• Trabalho colaborativo.

• Ágil;
• Porém, funciona perfeitamente sem qualquer metodologia.

Trello e Asana são ferramentas altamente eficientes e que oferecem um bom nível de flexibilidade no gerenciamento de projetos. No caso do Asana, a ferramenta também cumpre a missão de gestão colaborativa das tarefas diárias de cada colaborador (excluindo projetos). Trello é uma ferramenta de organização muito boa para pequenos projetos em sua versão gratuita. Porém, o limite das funcionalidades na versão gratuita, pressiona para mudar rapidamente para a versão premium. No entanto, por quase o mesmo preço, a versão premium do Asana oferece mais funcionalidades para um uso mais amplo e estruturado.

E você usa e prefere qual? Sabe de alguma ferramenta tão boa quanto essas duas? Deixe sua opinião e enriqueça a conversa!