6 etapas para criar um gráfico de Gantt e gerenciar suas tarefas sem perder nenhum marco
O gráfico de Gantt é a ferramenta de planejamento de projeto essencial para qualquer gerente de projeto, porque é muito útil.
Mas como você o constrói? Qual ferramenta você deve usar para sua atividade? Nosso bom e velho Excel ou um software dedicado? 🤔
Não entre em pânico, temos todas as chaves para ajudá-lo a criar o diagrama. Para ajudá-lo a se orientar em relação às suas tarefas e prazos e a cumpri-los, vamos orientá-lo em 7 etapas para criar seu diagrama de Gantt e levar seu projeto ao sucesso, com um modelo gratuito como bônus!
O que é um gráfico de Gantt? Definição
Um gráfico de Gantt é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que exibe graficamente :
- as diferentes tarefas (na ordenada)
- e seus tempos de conclusão (no eixo horizontal) de acordo com a unidade de tempo escolhida: dias, semanas, meses, etc.
Resultado: cada item é materializado por uma barra horizontal.
Embora tenha sido inventado na década de 1890 pelo engenheiro polonês Karol Adamiecki, hoje usamos a versão produzida alguns anos depois pelo americano Henry Gantt abaixo. 👇
Qual é a finalidade de um gráfico de Gantt?
Para o gerente de projeto, ele permite que você veja rapidamente :
- as diferentes tarefas planejadas
- o início, o término e a duração estimada de cada tarefa,
- quaisquer sobreposições entre as tarefas
- quaisquer dependências entre as tarefas,
- o início e o fim de todo o projeto,
- quaisquer riscos a serem evitados ao planejar as tarefas.
Em resumo, ele fornece uma visão geral do projeto, permitindo que o roteiro seja definido e ajudando o gerente de projeto a planejar e gerenciar o projeto nas melhores condições possíveis.
Como fazer um gráfico de Gantt em 7 etapas?
Etapa 1: Definir o escopo do projeto
Na fase de pré-projeto, antes de começar, você precisa ter clareza sobre :
- o(s) objetivo (s) do seu projeto,
- o cronograma: para começar, pergunte a si mesmo se você tem uma data de entrega planejada,
- os recursos disponíveis, especialmente a equipe do projeto,
- os resultados esperados, que ajudam a definir os marcos do projeto.
Etapa 2: Elaborar uma lista de tarefas e marcos
- Comece dividindo seu projeto em tarefas principais: esses são os principais estágios do seu projeto.
- Identifique os principais marcos que pontuam o andamento do projeto: entregáveis, validação etc.
- Para cada tarefa principal, liste as subtarefas a serem executadas.
Os marcos representam os principais estágios do projeto, como os objetivos intermediários a serem alcançados. Eles segmentam seu projeto em fases principais, pontuadas por eventos importantes, e servem como pontos de referência na direção.
Que nível de granularidade você deve escolher para as subtarefas? Dependendo da escala do seu projeto, somente você pode definir isso.
Nosso conselho: seja preciso o suficiente para dividir as tarefas da melhor forma possível dentro da equipe e para ver o progresso do projeto ao concluir as tarefas, mas não muito, sob o risco de se perder no grande número de tarefas.
Etapa 3: Estimar a duração das tarefas
- Para algumas tarefas, você já tem um prazo definido, se corresponder à entrega de um produto, por exemplo. Portanto, você sabe quanto tempo elas levarão.
- Para as outras tarefas, estime a duração de acordo com a unidade que achar mais precisa para o seu projeto (horas, dias, semanas, meses).
Como você estima a duração de uma tarefa? Por exemplo, com base em :
- a dificuldade da tarefa,
- a necessidade de coordenação e comunicação: as trocas entre as partes interessadas podem retardar a conclusão de uma tarefa,
- os estágios de validação: por exemplo, não espere que sua gerência possa validar uma decisão assim que ela for tomada, pois isso pode levar tempo, dependendo de suas próprias agendas.
As tarefas devem então ser divididas em ordem cronológica, com :
- sua data de início
- data de término
- e sua duração.
Cada tarefa tem a forma de um retângulo horizontal, como uma barra de progresso.
Etapa 4: Criar interdependências
Estabeleça conexões entre as tarefas em seu projeto para definir sua sequência lógica. Por exemplo: a conclusão da tarefa "Reunir requisitos do usuário" determinará o início da próxima tarefa, "Escrever a história do usuário".
Há vários tipos de dependência:
- início a início: uma tarefa só pode ser iniciada se a tarefa anterior tiver sido iniciada;
- start to finish: uma tarefa só pode ser concluída se a tarefa anterior tiver sido iniciada;
- end to start: uma tarefa só pode começar se a tarefa anterior tiver terminado;
- end to end: as tarefas devem terminar ao mesmo tempo.
Use um diagrama PERT (Program Evaluation and Review Technique). Ele "prepara" o diagrama de Gantt determinando a data mais antiga e a mais recente para cada estágio. Ele também destaca o caminho crítico: a sequência ideal de tarefas para concluir seu projeto dentro do prazo.
Etapa 5: Planejar as tarefas
Para cada tarefa, você já tem uma data de início, uma data de término e/ou uma duração. Tudo o que você precisa fazer é colocá-las no cronograma do projeto.
Várias tarefas se sobrepõem e você não sabe como priorizá-las? Use uma matriz de Eisenhower para definir o grau de urgência e importância de cada tarefa.
Etapa 6: alocar recursos humanos
Última etapa: atribua cada tarefa a uma pessoa responsável. Faça uma estimativa da quantidade de trabalho alocada a cada pessoa para equilibrar as tarefas de acordo com sua disponibilidade. Dessa forma, cada membro da equipe do projeto tem seu próprio cronograma e sabe como priorizar suas tarefas.
Nosso artigo dedicado compartilha algumas dicas para o bom gerenciamento de recursos do projeto.
Etapa 7: Monitore e ajuste o Gantt conforme o andamento do projeto
Monitore regularmente o progresso das tarefas. Compare as barras de progresso com as datas de início programadas. Você está atrasado no cronograma? Uma dependência quebrada? Você precisa agir rapidamente para evitar um efeito dominó.
Adapte seu gráfico assim que uma atividade mudar de duração, um recurso ficar indisponível ou um novo marco for atingido.
Você também pode adicionar uma coluna "% concluída" ou usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos que atualize os dados automaticamente. É mais visual, mais simples e sua equipe economiza uma quantidade incrível de tempo.
Como criar um gráfico de Gantt no Excel: nosso modelo gratuito!
O Excel é uma boa ferramenta para criar um gráfico de Gantt simples para um projeto de pequena escala, usando um gráfico de barras empilhadas. É muito mais prático do que o Word ou o PowerPoint!
Não se preocupe em criá-lo você mesmo, pois o Appvizer criou um modelo gratuito de gráfico de Gantt do Excel pronto para ser usado:
Tudo o que você precisa fazer é preencher suas tarefas e os respectivos prazos! Observe, no entanto, que o Excel não é uma ferramenta colaborativa, que sua manutenção pode ser complicada (a menor alteração em um prazo significa que o arquivo precisa ser atualizado para todas as partes envolvidas) e que sua legibilidade diminui à medida que o projeto cresce.
Qual software de gráfico de Gantt devo usar?
Software gratuito de gráficos de Gantt
Para aumentar o desempenho e a agilidade, opte por um software de gráfico de Gantt on-line gratuito:
- Elegantt, uma extensão do Trello,
- Teamgantt,
- Ganttpro.
No entanto, há algumas desvantagens: os pacotes gratuitos não oferecem histórico ilimitado ou sincronização com seus calendários. As duas últimas ferramentas também têm um número limitado de usuários.
Nossa seleção de ferramentas de gerenciamento de projetos para dominar o Gantt
Há uma infinidade de softwares para criar um gráfico de Gantt. Do simples gerenciamento de tarefas ao gerenciamento de portfólio de projetos: há tantas opções que cabe a você encontrar a mais adequada para você!
⚒️ Aqui está nossa seleção de software de gerenciamento de projetos:
- O Beesbusy é simples de configurar e usar, oferecendo aos seus usuários as visualizações "Quando", "Quem" e "O quê" para ajudá-los a tomar decisões.
- No Fitnet Manager, o gerente pode visualizar e avaliar os cronogramas de toda a equipe em um piscar de olhos, com base no progresso do projeto.
- A monday.com se concentra na colaboração e centraliza todas as informações do projeto em uma interface clara e divertida, com uma visualização Gantt personalizável.
- No Planzone, as dependências entre as tarefas são atualizadas em tempo real à medida que o projeto avança, destacando o fluxograma de tarefas.
- O Proggio oferece uma solução dinâmica, fácil de usar e visual que atende às necessidades da empresa, do planejamento à execução.
- O Sciforma é particularmente adequado aos requisitos dos métodos ágeis e Prince2, que usam gráficos de Gantt para o gerenciamento de projetos.
Deve-se observar que algumas ferramentas vão ainda mais longe, com recursos personalizados para integrar o gráfico de Gantt, mas também outras metodologias ou ferramentas (mindmap ou Kanban, por exemplo). Elas são ideais para o gerenciamento de projetos muito grandes e para a integração com outras ferramentas.
⚒️
- SuitePro G da IQar,
- Wrike,
- z0 Gravity.
3 exemplos de como usar um gráfico de Gantt
O gráfico de Gantt não se limita a grandes empresas ou engenheiros. Ele é um poderoso aliado em qualquer área em que o gerenciamento de projetos seja fundamental. Aqui estão alguns exemplos para inspirar você 👇.
Exemplo 1: Projeto de marketing
Imagine uma campanha de lançamento de produto. Você precisa coordenar a redação do conteúdo, a filmagem de um vídeo e a publicação no site e nas redes sociais. Cada tarefa tem uma :
- duração
- uma data de início
- uma dependência,
- uma equipe dedicada.
O Gantt se torna o seu centro de controle 🧭.
Exemplo 2: Eventos
Para organizar uma feira de negócios ou conferência, é preciso planejar tudo:
- reserva de salas
- comunicação
- logística
- programação dos palestrantes...
Graças ao gráfico, é possível visualizar cada etapa, cada marco, e manter o tempo sob controle, dia após dia.
Exemplo 3: Construção
No setor de construção, é impossível fazer malabarismos sem uma boa ferramenta de planejamento. Aqui, o gráfico de Gantt se torna o cimento do projeto, permitindo que você gerencie :
- coordenação de negócios
- conformidade com as normas
- entrega de materiais, etc.
Dessa forma, você pode evitar atrasos e sobreposições entre grupos de trabalho.
Não importa em que setor você esteja: assim que várias atividades precisarem ser vinculadas durante um período de tempo, o gráfico de Gantt é seu melhor aliado.
Nossas dicas mais recentes para usar o gráfico de Gantt
5 práticas recomendadas
Aqui estão algumas coisas que você deve fazer para tirar o máximo proveito do seu gráfico de Gantt:
- use um código de cores simples e legível: verde para tarefas concluídas, azul para as que estão em andamento, cinza para as que estão por vir, por exemplo;
- indique a versão do cronograma: "versão de 28/07" ou "última atualização em..." para evitar duplicação;
- mostrar os marcos (geralmente representados por diamantes) mesmo que não tenham duração;
- adicione uma coluna de "Status": "não iniciado", "em andamento", "concluído", "a ser revisado", etc;
- adapte o gráfico ao seu ambiente de trabalho: departamentos, equipes, prioridades, etc. Cada projeto é único.
Erros a serem evitados
Ninguém quer um Gantt que se pareça com uma obra de arte contemporânea. Veja o que deve ser evitado
- não sobrecarregue seu diagrama: o excesso de elementos prejudica a legibilidade, portanto, mantenha o foco nas tarefas principais;
- Não use dependências fixas em excesso: seu cronograma deve ser capaz de evoluir com o trabalho ;
- Não ignore o tempo de inatividade: validação, entrega ou apenas um dia de descanso;
- Evite ferramentas muito rígidas: se você passa mais tempo gerenciando o Gantt do que progredindo no projeto , há um problema;
- Não deixe seu Gantt cair no esquecimento.
O gráfico de Gantt em poucas palavras
Como você pode ver, o gráfico de Gantt é absolutamente essencial para qualquer bom projeto... e para mantê-lo assim. ☝️
Com nossos conselhos, nossos métodos passo a passo e as ferramentas certas em mãos, você tem todas as chaves para implementar esse diagrama em suas operações.
E então, você foi conquistado pelo diagrama de Gantt para seus projetos?