Trello vs Notion: qual ferramenta de gerenciamento de projetos você deve escolher para aumentar sua produtividade?
Quando você está procurando uma ferramenta de gerenciamento de projetos simples, flexível e eficaz, dois nomes sempre aparecem: Trello e Notion. Dois gigantes do gerenciamento colaborativo, duas filosofias... e uma escolha a ser feita.
- De um lado, o Trello: a estrela do Kanban, visual, intuitivo e projetado para rastrear tarefas diariamente.
- Do outro, o Notion: o aplicativo de espaço de trabalho tudo em um que combina anotações, bancos de dados, painéis e documentação da equipe.
Então, Trello ou Notion? Qual deles é mais adequado à sua maneira de trabalhar, ao tamanho da sua equipe ou à sua necessidade de produtividade?
Nesta comparação abrangente, analisamos de perto os recursos, a interface, o preço, as integrações e os casos de uso desses dois pacotes de software, para ajudá-lo a fazer a melhor escolha, sem perda de tempo.
O que é o Trello?
Visão geral do Trello
O Trello é o quadro branco digital para equipes modernas. Desenvolvido pela Atlassian, esse software de gerenciamento visual é baseado em uma abordagem Kanban simples e altamente eficaz. Você organiza seu trabalho na forma de cartões, colunas e listas, que podem ser movidos, anotados, marcados ou compartilhados em um piscar de olhos.
Seu principal recurso? Uma interface ultra-intuitiva que permite gerenciar projetos, acompanhar tarefas e colaborar em tempo real sem atritos. Quer você esteja planejando o lançamento de um produto, gerenciando um sprint ágil ou organizando um cronograma editorial, o Trello se adapta a uma ampla gama de usos... desde que você não exija muito dele quando se trata de estruturar dados.
Principais recursos do Trello
O Trello se destaca por sua simplicidade, mas isso não significa que não tenha recursos importantes. Antes de entrar em detalhes, vamos lembrar que o Trello é uma ferramenta modular. Seu núcleo são as tabelas. Mas graças a uma rica biblioteca de Power-Ups (integrações), ele pode ser transformado em um verdadeiro centro de produtividade. Veja o que você encontrará em seu arsenal nativo (e via Power-Ups):
- Quadros Kanban: estrutura visual em colunas para acompanhar o progresso das tarefas;
- cartões personalizáveis: adicione listas de verificação, prazos, anexos, comentários e muito mais;
- rótulos e filtros: para classificar, organizar e priorizar melhor as tarefas;
- Automações (Butler): acionamento automático de ações de acordo com regras definidas;
- compartilhamento e colaboração em equipe: menções, notificações, permissões avançadas;
- Power-Ups: integração com o Google Drive, Slack, Notion, GitHub, etc;
- visualização de calendário e linha do tempo: para visualizar o planejamento ao longo do tempo (versão paga).
Trello
Vantagens e desvantagens do Trello
Embora amplamente adotado, o Trello não é uma solução perfeita. Como qualquer ferramenta de gerenciamento, ele se destaca em alguns casos... e mostra suas limitações em outros.
Sua simplicidade, clareza visual e capacidade de fazer com que uma equipe trabalhe em conjunto em tempo recorde. Para estruturas pequenas ou projetos bem marcados, geralmente é tudo o que você precisa. Vamos começar com o que o Trello faz de melhor:
- rápido de aprender: não é necessário treinamento para começar;
- interface clara e intuitiva: as colunas e os cartões falam por si;
- ideal para Kanban: gerenciamento visual de tarefas altamente eficaz;
- colaborativo e flexível: ideal para equipes com vários projetos;
- inúmeras integrações via Power-Ups: Slack, Google Workspace, Notion Trello, etc;
- versão gratuita generosa: suficiente para muitas necessidades.
Mas assim que você quiser ir mais longe na estruturação, nos bancos de dados ou no gerenciamento complexo, o Trello atinge seus limites. É aí que ele pode se mostrar simples demais... ou até mesmo frustrante. Aqui estão seus pontos fracos:
- Falta de estrutura hierárquica: sem subpáginas ou bancos de dados avançados;
- dependência de Power-Ups para determinadas funções cruciais;
- não é adequado para projetos muito complexos ou muito documentados;
- visão limitada fora do Kanban (calendário e linha do tempo disponíveis apenas mediante pagamento);
- os recursos de automação ainda são básicos.
O que é o Notion?
Apresentação geral do Notion
O Notion é o canivete suíço das ferramentas de trabalho digitais. Parte gerenciador de notas, parte banco de dados sem código e parte software de gerenciamento de projetos, esse aplicativo multifuncional está transformando a maneira como as equipes organizam informações, projetos e colaboração.
Projetado como um espaço de trabalho personalizável, o Notion permite que você crie seu próprio sistema: páginas, blocos, modelos, painéis... tudo é modular. Ao contrário do Trello, que impõe uma estrutura, o Notion lhe dá uma tela (praticamente) em branco para organizar de acordo com suas necessidades.
O resultado é uma solução ultraflexível, mas que pode levar um pouco de tempo para atingir todo o seu potencial.
Principais recursos do Notion
O Notion se destaca por sua capacidade de mesclar anotações, gerenciamento de tarefas, bancos de dados e documentação em uma interface única e fluida. Pode-se dizer que o Notion é a ferramenta anti-rígida. Não há um modelo imposto aqui: você monta as funcionalidades como blocos de LEGO para criar o espaço de trabalho ideal. Aqui estão os principais blocos de construção:
- páginas e subpáginas ilimitadas: para organizar projetos, documentos ou guias internos;
- blocos de conteúdo: texto, imagens, tarefas, incorporações, tabelas, códigos etc;
- bancos de dados dinâmicos: em exibição de tabela, calendário, kanban, galeria ou lista;
- gerenciamento integrado de tarefas: atribuição, prazo, status, prioridades, etc;
- sistema de relacionamento e filtro: para referência cruzada de dados entre bancos de dados;
- modelos personalizáveis: para que você não precise começar do zero;
- colaboração em tempo real: comentários, menções, permissões de acesso, etc;
- Clippers e integrações da Web: captura de conteúdo da Web, conexão com o Slack, Trello, Google Agenda etc;
- API aberta: para automatizar e conectar com outras ferramentas (via Zapier, Make etc.).
Notion
Vantagens e desvantagens do Notion
O Notion é uma daquelas ferramentas sedutoras à primeira vista, mas cujo poder realmente se destaca quando você o utiliza diariamente. Rica, bonita, modular... ela também pode ser confusa e até mesmo frustrante para determinados perfis.
Vamos começar pelo lado positivo: flexibilidade máxima, informações centralizadas, aumento da produtividade... O Notion preenche uma série de requisitos para equipes modernas que buscam um espaço de trabalho inteligente:
- espaço de trabalho completo: gerenciamento de projetos, anotações, tarefas, documentação... tudo em um só lugar;
- ultraflexível e personalizável: adaptável a todos os fluxos de trabalho;
- banco de dados avançado: relacionamentos, filtros, várias exibições;
- Design moderno e UX: agradável de usar todos os dias;
- colaboração fluida: perfeita para compartilhar informações e feedback;
- ferramenta sem código: permite que você automatize e estruture sem um desenvolvedor;
- versão gratuita abrangente para freelancers e equipes pequenas.
Mas essa liberdade tem um preço:
- curva de aprendizado mais longa do que a do Trello;
- não há gerenciamento real das dependências entre as tarefas (tipo Gantt);
- nenhuma automação nativa avançada (requer Zapier ou Make)
- desempenho lento em bancos de dados muito grandes;
- menos intuitivo para usuários não técnicos;
- funcionalidade off-line limitada.
Trello vs Notion: compare os recursos
Quando se trata de escolher uma ferramenta de gerenciamento de projetos, a funcionalidade costuma ser o fio condutor da guerra. O Trello e o Notion compartilham certos fundamentos (Kanban, tarefas, colaboração), mas adotam abordagens radicalmente diferentes.
Aqui está uma tabela comparativa resumida 👇 :
| Funcionalidade | Trello | Notion |
| Visualização Kanban | Nativo | Disponível via banco de dados |
| Visualização de calendário / linha do tempo | ⚠️ Sim, mas limitado e gratuito | Sim, gratuito e personalizável |
| Gerenciamento de tarefas | Simples e eficiente | Muito abrangente e personalizável |
| Notas e documentação | Muito limitado | Nativo e poderoso |
| Bancos de dados | Ausente | Central |
| Automação | Mordomo (integrado) | Necessidade de ferramentas externas |
| Personalização do espaço | ⚠️ Limitado à estrutura Kanban | Livre e visual |
| Modelos predefinidos | Básicos | Muito numerosos e poderosos |
| Colaboração em tempo real | Sim | Sim |
| APIs e integrações de terceiros | + Power-Ups | + API aberta |
Foco no gerenciamento de tarefas
O Trello oferece um gerenciamento de tarefas simples e direto. Você cria um cartão, adiciona-o a uma coluna, adiciona uma lista de verificação, um prazo, uma pessoa designada... e pronto. Ideal para fluxos de trabalho lineares ou equipes que gostam de recursos visuais sem complexidade.
O Notion oferece gerenciamento ultraflexível: cada tarefa é uma linha em um banco de dados, com campos personalizáveis (prioridade, data, tipo, status, etc.). Demora um pouco mais para ser configurado, mas você ganha em estrutura e controle fino.
Veredicto: o Trello é mais simples, o Notion é mais poderoso.
Foco na personalização do espaço de trabalho
O Notion ganha de longe nesse quesito. Você pode criar :
- painéis
- subpáginas
- bancos de dados vinculados..,
com lógica personalizada, tudo em um ambiente elegante.
O Trello continua muito rígido: não é possível fugir do quadro Kanban, mesmo com os Power-Ups. É possível adicionar visualizações, mas ele continua compartimentado.
Veredicto: o Notion é ideal se você quiser adaptar a ferramenta ao seu método de trabalho.
Foco na colaboração em equipe
Ambas as ferramentas brilham nesse ponto. O Trello se concentra na simplicidade:
- menções,
- notificações,
- comentários,
- gerenciamento de membros por quadro.
O Notion vai além:
- comentários em contexto,
- histórico de modificações,
- permissões refinadas (ler, editar, duplicar),
- espaços compartilhados para documentação e projetos da equipe.
Veredicto: Empate para equipes pequenas, vantagem do Notion para ambientes estruturados ou documentados.
Foco no gerenciamento de banco de dados
O Trello não oferece um sistema de banco de dados real. Cada tabela é isolada e os cartões não são vinculados entre si.
O Notion permite que você crie bancos de dados relacionais, com filtros :
- filtros
- várias visualizações
- classificação dinâmica
- e até mesmo cálculos.
Uma verdadeira vantagem para projetos complexos ou multidimensionais.
Veredicto: Noção, sem apelo.
Foco na automação
O Trello oferece sua própria ferramenta de automação: Butler. Ela permite que você crie regras simples (se um cartão for movido, notifique X) e automatize determinadas ações repetitivas. É prática, mas limitada.
O Notion ainda não oferece automação nativa (ou oferece muito pouco). Você precisa usar o Zapier, o Make ou scripts por meio da API. Mais avançado, mas também mais técnico.
Veredicto: o Trello ganha em facilidade, o Notion em poder... se você souber como usá-lo.
Trello vs Notion: compare preços
| Plano | Trello | Notion |
| Grátis | Sim :
|
Sim :
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| Básico | Padrão - €4,26 / usuário / mês :
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Plus - € 9,50 / usuário / mês :
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| Intermediário | Premium - €8,51 / usuário / mês :
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Business - € 19,50 / usuário / mês :
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| Empresa | Enterprise - €14,90 / usuário / mês :
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Enterprise - mediante solicitação:
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Trello vs Notion: qual interface é mais intuitiva?
O Trello e o Notion têm sua própria filosofia de experiência do usuário. Um se concentra na simplicidade visual imediata, o outro na modularidade avançada. E em ambos os casos, a ergonomia pode fazer toda a diferença na sua produtividade diária.
| Critérios | Trello | Notion |
| Rápido de aprender | Imediato | ⚠️ Demora um pouco para se acostumar |
| Personalização visual | Muito limitada | Páginas, cores, ícones, blocos |
| Estrutura de navegação | Linear e simples | Hierárquica, mas mais densa |
| Organização do conteúdo | Por coluna | Por páginas e bancos de dados |
| Versão móvel | Suave e otimizada | Boa, mas às vezes lenta |
| Modo escuro/claro | Disponível | Disponível |
| Multilíngue | Sim | Sim |
Análise da facilidade de uso e da ergonomia
Graças à sua interface Kanban visual, o Trello é imediatamente atraente. Não há necessidade de um tutorial: você entende rapidamente como criar tarefas, movê-las e classificá-las. É a ferramenta preferida das pessoas que querem agir sem configuração.
O Notion, por outro lado, leva um pouco mais de tempo para ser dominado. Mas depois que você pega o jeito, ele é uma máquina de guerra organizacional. Você navega entre páginas, bancos de dados, exibições e blocos com um prazer quase zen. Tudo é personalizável... às vezes até demais para perfis que querem apenas "marcar uma caixa".
Acessibilidade móvel
Ambos oferecem aplicativos móveis de alto desempenho, mas com algumas nuances:
- O Trello mobile permanece fluido, mesmo com várias tabelas;
- O Notion mobile é completo, mas pode se tornar menos responsivo com bancos de dados pesados ou carregamentos de página complexos.
💡 Veredicto:
- Para uma interface simples, visual e imediata: Trello.
- Para uma interface modular, abrangente e personalizável: Notion, desde que você se esforce um pouco.
Trello vs Notion: compare as integrações
Quanto melhor for a integração de uma ferramenta de gerenciamento de projetos com sua pilha de colaboração ou CRM, mais ela se tornará o centro nervoso de sua produtividade. Quer você seja uma equipe de tecnologia, de produtos ou de marketing, as integrações nativas, a facilidade de configuração e os recursos de automação geralmente fazem toda a diferença.
Número de integrações disponíveis
- Trello: ⭐⭐⭐⭐⭐
Mais de 200 Power-Ups disponíveis no mercado oficial, abrangendo as ferramentas mais usadas: Slack, Google Drive, Notion Trello, GitHub, Microsoft Teams, Jira, Zapier, Salesforce, etc. E, por meio do Zapier ou do Make, as possibilidades se tornam quase ilimitadas.
- Notion: ⭐⭐⭐⭐☆
Menos integrações nativas diretas, mas uma API aberta que é amplamente usada por ferramentas de terceiros. Integração com Slack, Google Calendar, GitHub, Figma, Linear e possível sincronização com Trello ou ClickUp via Zapier/Make. O ecossistema está evoluindo rapidamente, mas permanece mais amigável à tecnologia.
Facilidade de configuração
- Trello: ⭐⭐⭐⭐☆
Os Power-Ups podem ser instalados em poucos cliques, com um bom nível de personalização na interface. A maioria foi projetada para ser plug & play, embora algumas integrações avançadas (como CRM ou ferramentas de emissão de tíquetes) exijam alguns ajustes.
- Noção: ⭐⭐⭐☆☆
Menos acessível para os não iniciados: algumas integrações exigem que você utilize a API ou ferramentas externas, como o Zapier. A documentação é clara, mas a configuração geralmente requer um mínimo de lógica técnica.
Personalização e automação
- Trello: ⭐⭐⭐⭐☆
As regras do Butler permitem que você conecte suas integrações a acionadores automáticos (por exemplo, quando um cartão é movido, notifique o Slack). É bastante intuitivo, mas a automação avançada exige que você faça malabarismos com Power-Ups ou ferramentas como o Zapier.
- Notion: ⭐⭐⭐⭐☆
O Notion, por meio de sua API e de integradores de terceiros, oferece um nível muito alto de personalização, principalmente para sincronizar dados, iniciar fluxos de trabalho entre aplicativos ou criar painéis alimentados dinamicamente. Mas isso geralmente requer ferramentas como Make ou lógica sem código.
Conclusão
- O Trello tem a vantagem se você estiver procurando por integrações que sejam rápidas de configurar, com uma experiência de usuário fluida, ideal para equipes orientadas para a execução ou para o produto.
- O Notion, que é mais técnico, atrai aqueles que desejam criar um sistema sob medida, interconectado com sua pilha de negócios, desde que dediquem um pouco de tempo a isso (ou utilizem um construtor sem código).
Quando você deve escolher o Trello ou o Notion?
O Trello e o Notion atendem a necessidades muito diferentes. Enquanto o Trello se destaca por sua facilidade de uso, o Notion é atraente por sua rica funcionalidade e modularidade. Para fazer a escolha certa, é preciso partir do contexto da sua equipe, do seu tipo de projeto e do nível de complexidade que deseja gerenciar.
Casos de uso típicos do Trello
O Trello é a ferramenta ideal para equipes ágeis, freelancers e PMEs que querem ir direto ao ponto. Não há necessidade de uma estrutura complexa: basta planejar, acompanhar e entregar. É a ferramenta perfeita para manter o controle de seus projetos sem se perder na estruturação.
Aqui estão os casos de uso mais comuns:
- planejamento de campanhas de marketing com prazos e listas de verificação simples;
- monitoramento do desenvolvimento ágil no modo Kanban (sprints, backlog, lançamentos);
- gerenciamento de tarefas da equipe em um ambiente não técnico;
- tarefas pessoais ou profissionais: simples, visual e acessível;
- monitoramento da produção de conteúdo (redação, validação, publicação);
- gerenciamento de suporte ao cliente de primeiro nível por meio da integração com o Slack ou o Gmail.
Resumindo: escolha o Trello se você precisar de uma ferramenta que seja rápida de implementar, visual e sem curva de aprendizado.
Casos de uso típicos do Notion
O Notion foi projetado para equipes que documentam, estruturam e centralizam. Ele se torna rapidamente o coração organizacional de uma empresa ou projeto, especialmente se você precisar vincular várias fontes de informação e criar uma lógica sob medida.
É a solução ideal para esses casos:
- criar um wiki ou uma base de conhecimento interna para a sua equipe;
- rastreamento de um projeto complexo com várias dimensões (clientes, status, prazos, entregas, etc.);
- centralização dos processos da empresa: integração, RH, documentação técnica, etc;
- gerenciamento da equipe de produtos: roteiro, backlog, versões, feedback do usuário, etc;
- planejamento editorial multicanal, com visualizações dinâmicas (kanban, calendário, tabela);
- gerenciamento de bancos de dados interconectados: CRM, gerenciamento de leads, parcerias, etc.
Resumindo: opte pelo Notion se estiver procurando uma ferramenta de espaço de trabalho completa que possa se adaptar aos seus processos, mesmo os mais específicos.
Simplificar ou estruturar? A escolha é sua entre o Trello e o Notion
Então, Trello ou Notion? Como vimos, esses dois aplicativos de gerenciamento de projetos não têm a mesma filosofia nem os mesmos pontos fortes:
- O Trello é uma ferramenta simples, rápida e visual, ideal para equipes que desejam apenas gerenciar tarefas e seguir em frente sem se preocupar com dores de cabeça, e sua interface Kanban continua sendo uma das mais eficazes do mercado;
- O Notion, por sua vez, oferece um espaço de trabalho tudo em um; é uma solução modular que se destaca quando se trata de centralizar informações, documentar, estruturar ou conectar bancos de dados.
Portanto, a melhor escolha depende de suas necessidades reais:
- se você tem uma equipe pequena, um projeto bem definido ou um processo simples ➤ o Trello fará o trabalho muito bem;
- se você estiver procurando uma ferramenta de gerenciamento versátil e escalável que possa substituir vários pacotes de software ➤ o Notion é uma excelente aposta.
De qualquer forma, esses dois pacotes de software de produtividade oferecem uma sólida versão gratuita. O melhor de tudo? Teste-os por alguns dias com a sua equipe para ver qual deles se encaixa melhor no seu fluxo de trabalho.
FAQ - Trello vs Notion
O Trello e o Notion são gratuitos?
Sim, ambas as ferramentas oferecem uma versão gratuita.
- O Trello Free permite que você crie até 10 tabelas por espaço de trabalho, com funções básicas e alguma automação.
- O Notion Free oferece uso ilimitado em termos de número de páginas, com acesso a bancos de dados, mas certas funções avançadas (permissões, convidados, histórico) são reservadas para planos pagos.
Posso conectar o Trello ao Notion?
Sim, por meio de integrações de terceiros, como Zapier, Make (anteriormente Integromat) ou a API do Notion. Você pode sincronizar cartões do Trello com páginas ou bancos de dados do Notion, criar automações entre os dois ou vincular seu gerenciamento de tarefas.
Exemplo: criar automaticamente um cartão Trello quando uma tarefa for adicionada no Notion.
Qual ferramenta você deve escolher para uma equipe não técnica?
O Trello é frequentemente preferido por equipes não técnicas graças à sua interface intuitiva e lógica 100% visual.
O Notion, que é mais rico, pode exigir um pouco de configuração no início, mas, uma vez configurado, torna-se muito acessível, mesmo para perfis não técnicos.
Qual ferramenta é mais adequada para a documentação da equipe?
Sem hesitação: o Notion.
Sua estrutura de páginas, bancos de dados e modelos a torna uma solução perfeita para centralizar a documentação, criar um wiki interno, gerenciar processos ou compartilhar conteúdo entre equipes.
O Trello pode ser usado para isso, mas somente para documentação muito simples.
O que é mais seguro, Trello ou Notion?
Ambas as ferramentas levam a segurança a sério:
- O Trello (Atlassian) oferece criptografia de dados, permissões refinadas e certificações como a SOC 2.
- O Notion também oferece criptografia, gerenciamento de acesso, SSO e uma infraestrutura de nuvem segura. Seu plano Enterprise oferece opções avançadas de governança de dados.
Artigo traduzido do francês