

Trello ou Asana: qual o melhor? Neste artigo comparamos as duas ferramentas de gestão de projetos e tarefas. Funcionalidades, preços e versões. Você conseguirá tomar uma decisão de qual escolher.
A mídia que reinventa a empresa
O gerenciamento de projetos permite a uma equipe atingir um objetivo com qualidade.
Embora grande parte de sua aplicação seja dessa forma, o gerenciamento de projetos também está provando ser uma poderosa ferramenta de gerir mudanças e transformar um escritório. Estas duas dimensões do gerenciamento, produzem efeitos extremamente benéficos e são cada vez mais comuns dentro das empresas. Com isso, a capacidade de gerir projetos é importante para quase todas as organizações.
Este artigo fornece uma definição de gerenciamento de projetos e compartilha uma série de boas práticas, úteis para todos!
O gerenciamento de projetos é a tradução literal do conceito de gestão de projetos. Refere-se à atividade de fazer com que o design e a execução trabalhem juntos para alcançar o resultado esperado dentro do tempo, escopo e recursos.
Ao contrário da gestão de projetos, o "negócio" normalmente separa o conceito da execução. No entanto, esta forma de operar tende a ser substituída pelo trabalho em “modo projeto”, que pode gerar maior produtividade.
O gerenciamento de projetos também tem a missão de controlar o paradoxo entre o conhecimento do cliente e a capacidade de ação: no início, a área de projeto tem uma capacidade de ação significativa, mas pouco conhecimento. Depois, ao longo do tempo, o conhecimento aumenta e a capacidade de ação diminui. A gestão com qualidade permite maximizar a taxa de conhecimento no início do projeto, quando há uma grande capacidade de ação. Tal qual como pensar cuidadosamente antes de fazer algo, ter um plano.
O gerenciamento de projetos gira, essencialmente, em torno dos indivíduos envolvidos: eles representam o pilar essencial. Estes atores da gestão de projetos são as pessoas ou organizações internas ou externas, que estão envolvidas em pelo menos uma fase do plano ou no resultado que se pretende alcançar.
De modo mais preciso, os responsáveis pelo gerenciamento podem ser:
Estes devem ser vistos sob 4 aspectos fundamentais: suas competências, sua personalidade, suas responsabilidades e sua influência. O talento de um bom gestor é saber identificar esses aspectos em um indivíduo que participa do projeto. Isto torna possível, por exemplo, fazer as combinações certas de competências ou solicitar/informar as pessoas certas na hora certa.
um projeto é uma criação nova, temporária (não-recorrente), coletiva, organizada em etapas no tempo e no espaço, cujo objetivo é a entrega.
“A entrega” pode tomar qualquer forma: uma casa, um software, um produto, um serviço, um documento etc.
Um projeto (segundo Midler, 1996) é caracterizado pelos 7 pontos seguintes:
Um processo é uma série de atividades organizadas realizadas com o objetivo de atingir um objetivo. Neste caso, o objetivo é a consolidação do processo. Cada atividade deve ser planejada e organizada de tal forma que sua correlação permita que o trabalho flua sem sobressaltos.
Um conjunto de processos ordenados é o que constitui o ciclo de vida do projeto.
Segundo acadêmicos e professores da área, não há uma diferença técnica entre gestão de projetos e gerenciamento de projetos. Ambos referem-se a mesma coisa, ou seja, aplicação de conhecimento, competências, técnicas e metodologias sobre atividades e recursos específicos, visando atingir um ou mais objetivos. Portanto, dentro da literatura e metodologias existentes, é comum encontrar autores que utilizam gestão, gerenciamento, gerência ou até mesmo administração de projetos.
Dependendo da metodologia, um projeto pode ser dividido em cinco, sete ou mais de dez fases (de acordo com a complexidade e o cronograma). Vamos simplificar, vendo as 5 principais etapas:.
O ponto de partida do planejamento do projeto é a formalização do resultado esperado (o que será entregue). A necessidade deve, portanto, ser expressa de forma clara e completa para que seja recebida e analisada da mesma forma pelos responsáveis.
A partir desta análise serão definidos os três componentes estruturais do projeto (tempo, orçamento, área). Se a análise das necessidades estiver errada, o planejamento do projeto também será incorreto e, consequentemente, dificilmente o projeto alcançará seu objetivo.
Assim, a equipe do projeto passa muitas vezes por uma fase de escrita de especificações funcionais e técnicas, para que não haja ambigüidade sobre a necessidade.
💡 Para definir o objetivo na origem de um projeto de forma relevante, é comum aplicar o método SMART. Isso implica que o objetivo é ambos:
Com base nas especificações, teoria e prática trabalharão em conjunto para avaliar o esforço, cronograma e plano necessário para chegar ao resultado esperado (ponderar custos). Os outros parâmetros geralmente derivam disso, alcançando-se o equilíbrio através da troca de ideias e das decisões tomadas.
Posteriormente, gestor e proprietários da demanda decidem sobre uma data de lançamento.
A divisão em missões e tarefas, permite definir uma sequência e um cronograma. O resultado dessa etapa é materializado através de um diagrama de Gantt. Além das tarefas, o planejamento deve levar em conta fases de reflexão e tempos não produtivos (reuniões, decisões, esperas etc.).
A fase 2 geralmente leva a um replanejamento de certas atividades.
💡 Além das 7 características citadas anteriormente, um projeto é definido por 3 grandes limitações ligadas entre si:
Se uma destas três variáveis for alterada, as outras duas serão diretamente impactadas. Mais abaixo veremos que o método, essencial no gerenciamento de projetos, mais as boas práticas derivadas da experiência, permitirão que essas três variáveis fiquem sob controle e, portanto, facilitando o sucesso do projeto. Os estadunidenses utilizam o termo "OTOBOS" para definir esse objetivo: On Time, On Budget, On Scope.
Trata-se da fase que requer mais habilidades interpessoais e capacidade de resposta por parte do responsável. Este deve:
O gerenciamento de projetos faz uso e, frequentemente, necessita de ferramentas para uma melhor organização e condução. Um software de gerenciamento de projetos online (SaaS) fornece informações em tempo real do status do projeto, permitindo respostas mais ágeis em casos de necessidade.
É o caso do sistema operacional Work OS da monday.com, uma plataforma colaborativa e intuitiva que simplifica o gerenciamento de tarefas e a clara gestão de recursos.
Comunique-se com sua equipe de projeto e com as partes interessadas externas compartilhando quadros visuais relevantes para garantir o melhor nível de informação. A agilidade da ferramenta permite reagir e adaptar-se rapidamente, sem perda de informações, em caso de eventos inesperados.
Funções como as de comunicação e colaboração também agregam valor, pois permitem interagir com as equipes responsáveis por planificar e implementar o projeto.
Um projeto atinge sua fase final quando seu objetivo é alcançado. Relatórios e painéis de controle são, portanto, essenciais para justificar a realização de um objetivo.
Há ainda um super importante último passo após o objetivo ter sido alcançado: o balanço final do projeto. Este balanço permite que futuros projetos se beneficiem de boas práticas e evitem cometer os mesmos erros novamente. A aprendizagem faz parte da própria cultura de gestão de projetos.
Por último, mas não menos importante, esta é uma fase transversal, que consiste em:
Existem diversos métodos de gestão de projetos interessantes e relevantes. Escolher o mais adequado depende do perfil do projeto, da empresa e de sua cultura:
Algo comum de todos os métodos de gerenciamento de projetos é dividi-lo em atividades, depois em missões, depois em tarefas. Para fazer isto, existem alguns métodos:
Três quartos dos projetos falham em seus objetivos. Para evitar isso, é necessário bom senso e boas práticas.
Alguns riscos:
A antecipação dos riscos muitas vezes pode impedir que eles aconteçam. Desvios podem ocorrer no caso de eventos negativos (atrasos na produção, mudança de estratégia, aumento do preço de compra de matérias-primas etc.), mas também no caso de eventos positivos (boas ideias, por exemplo). O gestor deve, em todos os casos, permanecer na direção planejada para controlar as 3 variáveis da gestão do projeto.
Planeje o imprevisível, use margens de segurança (inclusive em seu cronograma), especialmente quando se trata de algo inovador.
Envolve detalhar bem inclusões (o que faz parte) e exclusões (o que não faz parte). É também uma questão de elaborar especificações e tarefas, que sejam claras e compreensíveis para todos.
Dividir em tarefas ajuda a remover incógnitas: é difícil saber quanto tempo você levará para construir um carro. Por outro lado, é mais fácil saber quanto tempo leva para construir as rodas. Divida, faça um plano, com base no "esforço" (tempo, etapas e tarefas). Para saber mais, pesquise sobre os métodos citados anteriormente.
Listar as habilidades necessárias para atender às necessidades do proprietário (cliente), ajuda a construir equipes melhores (mais equilibradas). Também permite distribuir funções e responsabilidades a todos.
O conhecimento das partes interessadas permite-se beneficiar delas, potencialmente ganhando tempo. Cada pessoa (ator) na gestão de projetos tem uma atuação, comportamentos específicos e conhecimentos que devem ser identificados. Também é importante assegurar que todos aderem ao projeto e partilhem seu objetivo. Caso isso não aconteça, poderá comprometer o projeto.
Um gestor de projeto passa mais de 80% do seu tempo comunicando. Ele deve se informar e garantir que todos tenham o nível correto de informação. Um desequilíbrio na comunicação pode impactar, negativamente, diversos aspectos do projeto.
Apesar de todos os métodos e soluções de gestão de projetos que mostramos abaixo, o senso comum (também cabe "instinto"), pode fazer um projeto andar mais rápido:
Já ouviu falar em MVP (Minimum Viable Product)? O objetivo é reduzir ao máximo o âmbito do projeto, de modo a reduzir custos e prazos. Isto aumenta muito (mas muito), as chances de atingir o objetivo e, principalmente, testar o conceito antes de ir a fundo na ideia.
Listamos algumas outras ferramentas para um gerenciamento de projetos gratuito ou acessível:
A implementação de um projeto pode ser necessária e importante, se as respostas às perguntas abaixo são “sim”:
Partindo além da empresa, o projeto torna-se, na sociedade, um objeto de antecipação, de transversalidade e de fundamentar uma ação coletiva temporária. É por isso que a gestão de projetos está se tornando mais e mais popular. A expressão "trabalhar em modo projeto" tornou-se comum nas empresas, principalmente nas mais inovadoras. Por trás dessa expressão esconde-se a busca pela produtividade, que adiciona valor e/ou reduz custos.
Produtividade = Valor / Custos