Dominar o gerenciamento de projetos para levá-los ao sucesso!

O gerenciamento de projetos permite a uma equipe atingir um objetivo com qualidade.

Embora grande parte de sua aplicação seja dessa forma, o gerenciamento de projetos também está provando ser uma poderosa ferramenta de gerir mudanças e transformar um escritório. Estas duas dimensões do gerenciamento, produzem efeitos extremamente benéficos e são cada vez mais comuns dentro das empresas. Com isso, a capacidade de gerir projetos é importante para quase todas as organizações.

Este artigo fornece uma definição de gerenciamento de projetos e compartilha uma série de boas práticas, úteis para todos!

O gerenciamento de projetos é a tradução literal do conceito de gestão de projetos. Refere-se à atividade de fazer com que o design e a execução trabalhem juntos para alcançar o resultado esperado dentro do tempo, escopo e recursos.

Ao contrário da gestão de projetos, o "negócio" normalmente separa o conceito da execução. No entanto, esta forma de operar tende a ser substituída pelo trabalho em “modo projeto”, que pode gerar maior produtividade.

O gerenciamento de projetos também tem a missão de controlar o paradoxo entre o conhecimento do cliente e a capacidade de ação: no início, a área de projeto tem uma capacidade de ação significativa, mas pouco conhecimento. Depois, ao longo do tempo, o conhecimento aumenta e a capacidade de ação diminui. A gestão com qualidade permite maximizar a taxa de conhecimento no início do projeto, quando há uma grande capacidade de ação. Tal qual como pensar cuidadosamente antes de fazer algo, ter um plano.

O gerenciamento de projetos gira, essencialmente, em torno dos indivíduos envolvidos: eles representam o pilar essencial. Estes atores da gestão de projetos são as pessoas ou organizações internas ou externas, que estão envolvidas em pelo menos uma fase do plano ou no resultado que se pretende alcançar.

De modo mais preciso, os responsáveis pelo gerenciamento podem ser:

• O cliente ou “o proprietário”
• Os engenheiros/pessoas da equipe de execução
• Colaboradores da empresa (os usuários do produto final, por exemplo)
• O Scrum Master (pessoa chave no processo Agile)
• O Gestor de projetos (também chamado Project Manager)

Estes devem ser vistos sob 4 aspectos fundamentais: suas competências, sua personalidade, suas responsabilidades e sua influência. O talento de um bom gestor é saber identificar esses aspectos em um indivíduo que participa do projeto. Isto torna possível, por exemplo, fazer as combinações certas de competências ou solicitar/informar as pessoas certas na hora certa.

“A entrega” pode tomar qualquer forma: uma casa, um software, um produto, um serviço, um documento etc.

Um projeto (segundo Midler, 1996) é caracterizado pelos 7 pontos seguintes:

1. Visa atingir um objetivo de forma que as partes interessadas alcancem um resultado claro e concreto. A gestão de projetos começa por estabelecer um objetivo: todos os recursos e horários são derivados deste objetivo, diferente de outras atividades que podem depender de competências, experiência individual e coletiva para conceber a empresa e seus produtos.
2. É único e pontual. Inicia-se com uma necessidade e termina quando o objetivo é alcançado. Caso se repetisse de forma idêntica, não seria um projeto, mas sim uma atividade.
3. Responde a uma necessidade. A necessidade é expressa pelo "cliente" também chamado proprietário. O gerente de projeto é responsável por transformar essa necessidade, em termos que possam ser entendidos, com clareza pela gestão de projetos, que executará a produção.
4. Está sujeito à incertezas. A gestão da incerteza é extremamente importante, quando se trata de planejar um futuro desconhecido. A incerteza cria tanto riscos como oportunidades.
5. Um projeto é combinatório e multidisciplinar. Um projeto só alcançará o sucesso se todas as atividades e tarefas somadas, tiverem um valor agregado.
6. É temporário. O início e o fim são conhecidos antes do seu lançamento, o que significa que os riscos, problemas e dúvidas devem ser antecipados e geridos imediatamente (em cada fase).
7. Um projeto depende do seu ambiente. Ele não pode ser isolado do seu ambiente. O gerenciamento de um projeto consiste em minimizar os impactos negativos que podem retardar - comprometendo a qualidade - o alcance do objetivo, dentro do prazo estabelecido.

Um processo é uma série de atividades organizadas realizadas com o objetivo de atingir um objetivo. Neste caso, o objetivo é a consolidação do processo. Cada atividade deve ser planejada e organizada de tal forma que sua correlação permita que o trabalho flua sem sobressaltos.

Segundo acadêmicos e professores da área, não há uma diferença técnica entre gestão de projetos e gerenciamento de projetos. Ambos referem-se a mesma coisa, ou seja, aplicação de conhecimento, competências, técnicas e metodologias sobre atividades e recursos específicos, visando atingir um ou mais objetivos. Portanto, dentro da literatura e metodologias existentes, é comum encontrar autores que utilizam gestão, gerenciamento, gerência ou até mesmo administração de projetos.

Dependendo da metodologia, um projeto pode ser dividido em cinco, sete ou mais de dez fases (de acordo com a complexidade e o cronograma). Vamos simplificar, vendo as 5 principais etapas:.

O ponto de partida do planejamento do projeto é a formalização do resultado esperado (o que será entregue). A necessidade deve, portanto, ser expressa de forma clara e completa para que seja recebida e analisada da mesma forma pelos responsáveis.

A partir desta análise serão definidos os três componentes estruturais do projeto (tempo, orçamento, área). Se a análise das necessidades estiver errada, o planejamento do projeto também será incorreto e, consequentemente, dificilmente o projeto alcançará seu objetivo.

Assim, a equipe do projeto passa muitas vezes por uma fase de escrita de especificações funcionais e técnicas, para que não haja ambigüidade sobre a necessidade.

💡 Para definir o objetivo na origem de um projeto de forma relevante, é comum aplicar o método SMART. Isso implica que o objetivo é ambos:

• Específico,
• Mensurável,
• Realizável,
• Realista,
• Temporal.

Com base nas especificações, teoria e prática trabalharão em conjunto para avaliar o esforço, cronograma e plano necessário para chegar ao resultado esperado (ponderar custos). Os outros parâmetros geralmente derivam disso, alcançando-se o equilíbrio através da troca de ideias e das decisões tomadas.

Posteriormente, gestor e proprietários da demanda decidem sobre uma data de lançamento.

A divisão em missões e tarefas, permite definir uma sequência e um cronograma. O resultado dessa etapa é materializado através de um diagrama de Gantt. Além das tarefas, o planejamento deve levar em conta fases de reflexão e tempos não produtivos (reuniões, decisões, esperas etc.).

A fase 2 geralmente leva a um replanejamento de certas atividades.

💡 Além das 7 características citadas anteriormente, um projeto é definido por 3 grandes limitações ligadas entre si:

1. Tempo (datas e prazos)
2. Especificações técnicas (escopo)
3. Recursos (orçamento/custos).

Se uma destas três variáveis for alterada, as outras duas serão diretamente impactadas. Mais abaixo veremos que o método, essencial no gerenciamento de projetos, mais as boas práticas derivadas da experiência, permitirão que essas três variáveis fiquem sob controle e, portanto, facilitando o sucesso do projeto. Os estadunidenses utilizam o termo "OTOBOS" para definir esse objetivo: On Time, On Budget, On Scope.

Trata-se da fase que requer mais habilidades interpessoais e capacidade de resposta por parte do responsável. Este deve:

• Monitorar a taxa de execução (nível de qualidade),
• identificar os pontos de atrito, os riscos, as oportunidades, os desvios, etc., propor soluções.

O gerenciamento de projetos faz uso e, frequentemente, necessita de ferramentas para uma melhor organização e condução. Um software de gerenciamento de projetos online (SaaS) fornece informações em tempo real do status do projeto, permitindo respostas mais ágeis em casos de necessidade.

É o caso do sistema operacional Work OS da monday.com, uma plataforma colaborativa e intuitiva que simplifica o gerenciamento de tarefas e a clara gestão de recursos.

Comunique-se com sua equipe de projeto e com as partes interessadas externas compartilhando quadros visuais relevantes para garantir o melhor nível de informação. A agilidade da ferramenta permite reagir e adaptar-se rapidamente, sem perda de informações, em caso de eventos inesperados.

Funções como as de comunicação e colaboração também agregam valor, pois permitem interagir com as equipes responsáveis por planificar e implementar o projeto.

Um projeto atinge sua fase final quando seu objetivo é alcançado. Relatórios e painéis de controle são, portanto, essenciais para justificar a realização de um objetivo.

Há ainda um super importante último passo após o objetivo ter sido alcançado: o balanço final do projeto. Este balanço permite que futuros projetos se beneficiem de boas práticas e evitem cometer os mesmos erros novamente. A aprendizagem faz parte da própria cultura de gestão de projetos.

Por último, mas não menos importante, esta é uma fase transversal, que consiste em:

• Comunicar-se regularmente com as partes envolvidas.
• Controlar desvios e antecipar riscos.
• Adaptar-se constantemente (perdas, chegada de um novo funcionário, novas tecnologias).
• Gerir pessoas: este é o principal fator de sucesso ou fracasso de um projeto.

Existem diversos métodos de gestão de projetos interessantes e relevantes. Escolher o mais adequado depende do perfil do projeto, da empresa e de sua cultura:

• Scrum: Scrum é um conjunto de melhores práticas Agile, especialmente para projetos criativos. O planejamento "Sprint" é uma característica importante deste método.
• PMBoK: o Project Management Body of Knowledge é um guia para estruturar e reger o conhecimento em torno de um projeto.
• Agile: o método Agile permite trabalhar em modo iterativo e, portanto, foca a abordagem tática: eventos e mudanças imprevistas são mais facilmente absorvidos. Atualmente, este é o método mais popular para projetos inovadores.
• Prince2: o método PRojects IN Controlled Environments centra-se em 3 pontos: organização, gestão e controle. Se trata de um método rigoroso utilizado para grandes projetos.
• PERT: O método de Avaliação e Revisão de Programas (Program Evaluation and Review Technique) é usado para demonstrar a interdependência das tarefas a serem realizadas e o cálculo dos pontos críticos. É uma visualização lógica de um projeto.
• O Método do Caminho Crítico (Critical Path Method - CPM), permite planejar um projeto com base em um modelo que inclui a lista de tarefas, suas dependências e sua estimativa de tempo. Ajudando a identificar o caminho mais crítico para alcançar o objetivo.

Algo comum de todos os métodos de gerenciamento de projetos é dividi-lo em atividades, depois em missões, depois em tarefas. Para fazer isto, existem alguns métodos:

• PBS (Product Breakdown Structure)
• WBS (Work Breakdown Structure)
• OBS (Organization Breakdown Structure)
• TBS (Time Breakdown Structure)

Três quartos dos projetos falham em seus objetivos. Para evitar isso, é necessário bom senso e boas práticas.

Alguns riscos:

• Risco de complexidade técnica ;
• Risco de prazos de entrega mais longos devido a atrasos de fornecedores;
• Cliente incapaz de financiar o projeto na sua totalidade.

A antecipação dos riscos muitas vezes pode impedir que eles aconteçam. Desvios podem ocorrer no caso de eventos negativos (atrasos na produção, mudança de estratégia, aumento do preço de compra de matérias-primas etc.), mas também no caso de eventos positivos (boas ideias, por exemplo). O gestor deve, em todos os casos, permanecer na direção planejada para controlar as 3 variáveis da gestão do projeto.

Planeje o imprevisível, use margens de segurança (inclusive em seu cronograma), especialmente quando se trata de algo inovador.

Envolve detalhar bem inclusões (o que faz parte) e exclusões (o que não faz parte). É também uma questão de elaborar especificações e tarefas, que sejam claras e compreensíveis para todos.

Dividir em tarefas ajuda a remover incógnitas: é difícil saber quanto tempo você levará para construir um carro. Por outro lado, é mais fácil saber quanto tempo leva para construir as rodas. Divida, faça um plano, com base no "esforço" (tempo, etapas e tarefas). Para saber mais, pesquise sobre os métodos citados anteriormente.

Listar as habilidades necessárias para atender às necessidades do proprietário (cliente), ajuda a construir equipes melhores (mais equilibradas). Também permite distribuir funções e responsabilidades a todos.

O conhecimento das partes interessadas permite-se beneficiar delas, potencialmente ganhando tempo. Cada pessoa (ator) na gestão de projetos tem uma atuação, comportamentos específicos e conhecimentos que devem ser identificados. Também é importante assegurar que todos aderem ao projeto e partilhem seu objetivo. Caso isso não aconteça, poderá comprometer o projeto.

Um gestor de projeto passa mais de 80% do seu tempo comunicando. Ele deve se informar e garantir que todos tenham o nível correto de informação. Um desequilíbrio na comunicação pode impactar, negativamente, diversos aspectos do projeto.

Apesar de todos os métodos e soluções de gestão de projetos que mostramos abaixo, o senso comum (também cabe "instinto"), pode fazer um projeto andar mais rápido:

• Estabelecer um ambiente de confiança dentro da equipe do projeto ;
• Motivar ao longo do tempo e não apenas no início;
• Apoie os seus funcionários antes de lhes pedir suporte (desde que possível);
• Entre outros

Já ouviu falar em MVP (Minimum Viable Product)? O objetivo é reduzir ao máximo o âmbito do projeto, de modo a reduzir custos e prazos. Isto aumenta muito (mas muito), as chances de atingir o objetivo e, principalmente, testar o conceito antes de ir a fundo na ideia.

Listamos algumas outras ferramentas para um gerenciamento de projetos gratuito ou acessível:

• Clarity PPM é um software robusto, com um grande número de funcionalidades, que por vezes pode complexificar projetos mais simples. Nitidamente é o mais preparado para lidar com projetos de grandes empresas e também de grande complexidade. Possui versão em Português.
• Artia foi criado e desenvolvido no Brasil. O Artia é extremamente competitivo, simples e fácil de usar, ele vai direto ao ponto. Possui uma versão gratuita, mas as versões pagas possuem excelente custo-benefício. Se você procura um gerenciador de projetos de qualidade e preço baixo, encontrou.
• Bitrix24 se trata do “estranho” da lista, Bitrix24 é - principalmente - um CRM, mas como sua função de gerenciamento de projetos é super completa, incluímos em nossa lista. Possui versão em português e preços competitivos, ainda mais sabendo que agrega o módulo CRM. Gratuito (com limitação), para até 12 usuários um ótimo produto para quem busca além de - simplesmente - gerenciar tarefas.

A implementação de um projeto pode ser necessária e importante, se as respostas às perguntas abaixo são “sim”:

• Trata-se de algo pontual e específico?
• Espera-se uma “entrega”?
• Existe alguma restrição de tempo, orçamento ou escopo?
• O conceito e a execução devem trabalhar em conjunto?

Partindo além da empresa, o projeto torna-se, na sociedade, um objeto de antecipação, de transversalidade e de fundamentar uma ação coletiva temporária. É por isso que a gestão de projetos está se tornando mais e mais popular. A expressão "trabalhar em modo projeto" tornou-se comum nas empresas, principalmente nas mais inovadoras. Por trás dessa expressão esconde-se a busca pela produtividade, que adiciona valor e/ou reduz custos.

Produtividade = Valor / Custos

• A gestão de projetos permite alcançar os objetivos - e com qualidade - dentro das três variáveis: tempo, orçamento e escopo.
• Sua organização focada em resultados, permite alcançar altos níveis de produtividade graças à redução de custos e/ou criação de valor.
• Os métodos de gerenciamento de projetos, combinados com boas práticas, fazem com que a concepção e a execução funcionem melhor. Por fim, os softwares de gerenciamento de projetos e PPM online, ajudam a estruturar e acompanhar, com suas funções de estruturação e colaboração.