6 etapas para gerenciar o cronograma do seu projeto e cumprir os prazos

A elaboração de um cronograma de projeto preciso é essencial para o gerenciamento eficaz do projeto. Todo gerenciamento de projetos exige que você comece com uma base sólida e saiba para onde está indo. Mas por onde você deve começar?

É possível considerar com precisão todas as tarefas a serem executadas, os prazos a serem cumpridos e os recursos a serem alocados? A resposta é sim.

No entanto, para conseguir isso, o planejamento inteligente do projeto envolve seguir uma metodologia precisa e estruturada.

Neste artigo, explicaremos como planejar as etapas de um projeto usando as ferramentas certas (WBS, Gantt etc.). E como essa atividade requer a execução de um conjunto de tarefas bastante complexo, também apresentamos uma seleção de softwares para ajudá-lo.

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O queé planejamento de projeto?

Há várias fases no ciclo de vida de um projeto. Entretanto, antes de mergulhar de cabeça na execução do projeto propriamente dito, é necessário mergulhar na etapa essencial do planejamento do projeto.

O planejamento de um projeto envolve :

• identificar as várias tarefas que compõem o projeto
• priorizar essas tarefas
• definir sua duração e prazos
• determinar os custos e os recursos humanos necessários para concluir o projeto,
• planejar todas as etapas com clareza.

Esse trabalho preparatório exige um alto grau de precisão, mas há muitos benefícios para o gerente de projetos.

6 etapas para o planejamento do projeto

Etapa 1: entender o objetivo e as condições do projeto

Entender o objetivo do projeto continua sendo a base. Pensar nisso de antemão minimiza o risco de perceber que você tomou um rumo errado ao longo do caminho.

Para identificar os riscos do seu projeto, use o método 5M.

Antes de começar a planejar, certifique-se de que está totalmente ciente de :

• os vários produtos a serem produzidos
• os requisitos de prazo
• o orçamento disponível para você.

Etapa 2: definição das tarefas do projeto

O sucesso do projeto depende em grande parte dessa etapa crucial.

O método:

Para definir com precisão as várias tarefas que compõem seu projeto e garantir que você não se esqueça de nenhuma, adote o método WBS (Work Breakdown Structure), também conhecido como OTP (organograma das tarefas do projeto).

Isso envolve determinar os entregáveis mais importantes e, em seguida, dividi-los em subconjuntos. Cada um desses subconjuntos é então dividido em pacotes de trabalho ou tarefas .

O método WBS em detalhes :

☝️ Observe que algumas equipes preferem estruturar seu projeto usando o método PBS (Product Breakdown Structure), que se concentra mais no produto a ser obtido do que no trabalho a ser realizado.

Etapa 3: Programar as tarefas

Depois que todas as tarefas tiverem sido identificadas, é hora de uni-las e colocá-las em ordem. Isso é chamado de programação de tarefas.

Cada sequência de tarefas inclui predecessores (uma tarefa que ocorre antes de outra) e sucessores (uma tarefa que segue outra) vinculados entre si. Há quatro tipos de links:

• Links de fim a início: a tarefa B não pode ser iniciada até que a tarefa A tenha sido concluída.
• Links de término para término: a tarefa B não pode ser concluída até que a tarefa A seja concluída. No entanto, você não precisa esperar que A termine antes de iniciar B.
• Links de início a início: a tarefa B não pode ser iniciada até que a tarefa A tenha sido iniciada. Por outro lado, B não precisa ser iniciada ao mesmo tempo que A.
• Vínculos do início ao fim: a tarefa B não pode ser concluída até que a tarefa A tenha sido iniciada.

Observe que o gerente de projeto pode prever vários cenários para o agendamento de tarefas. Portanto, dependendo do andamento do projeto e de quaisquer dificuldades encontradas, um plano diferente ainda pode ser usado.

O método:

O agendamento de tarefas, especialmente em projetos complexos, geralmente é feito com o diagrama PERT.

Geralmente usado junto com o gráfico de Gantt, sua construção em rede revela as conexões e interdependências entre as tarefas, bem como seus tempos de conclusão.

Na prática, uma tarefa é representada por uma seta cercada por dois nós que representam os estágios. Cada estágio tem uma data mais antiga e uma mais recente.

O método do diagrama PERT em detalhes :

Etapa 4: estimar a duração de cada tarefa e do projeto

Graças a essa etapa decisiva e essencial na criação do roteiro do projeto, você terá uma boa visão geral da duração geral do projeto.

Mas tenha cuidado, pois isso requer o envolvimento de todos os participantes: todos estão em uma posição melhor para fornecer uma estimativa correta do tempo necessário para concluir as tarefas que lhes dizem respeito.

Além disso, sempre leve em conta as várias restrições de tempo ao otimizar seu cronograma. Por exemplo, certas tarefas, por motivos legais, devem ser concluídas em uma data específica.

O método:

Enquanto o diagrama PERT visto acima ajuda a determinar as datas mais cedo e mais tarde para cada tarefa, o Método do Caminho Crítico ajuda a entender a duração de todo o projeto.

No vídeo anterior sobre o diagrama PERT, vimos como calcular a margem total de cada tarefa (ou seja, a diferença entre a primeira e a última data). Mas se uma margem for igual a 0, então a tarefa em questão está no caminho crítico do projeto.

Em outras palavras, a sequência de tarefas no caminho crítico não deve estar sujeita a nenhum atraso.

O método do caminho crítico em detalhes:

Etapa 5: alocar recursos para cada tarefa

Isso envolve determinar quem faz o quê no projeto.

Para isso, defina o tempo de trabalho que cada pessoa envolvida no projeto (incluindo prestadores de serviços externos) pode alocar para realizar as tarefas, levando em conta todas as restrições: férias, feriados, tempo dedicado a outras tarefas etc.

Etapa 6: Elabore seu cronograma

Depois de realizar as etapas anteriores, tudo o que resta é criar seu calendário.

O método:

Usando o diagrama PERT, você pode agora construir o gráfico de Gantt.

Ele representa as diferentes tarefas de um projeto em uma tabela usando barras horizontais, delimitadas por um início e um fim. Ele fornece uma visão geral rápida e clara do progresso do projeto.

O gráfico de Gantt também é uma boa ferramenta para mostrar os marcos, ou seja, os principais pontos de parada no ciclo de vida do projeto (fim de um estágio, evento importante, como o lançamento de um produto, balanço patrimonial etc.). Observe que, depois que um marco é ultrapassado, é impossível voltar atrás.

Nossa recomendação: para projetos pequenos, em que o gerenciamento do tempo é fácil, é comum usar o gráfico de Gantt diretamente, sem passar pelo gráfico PERT.

Por que usar um cronograma em um projeto?

Geralmente apresentado na forma de uma tabela ou gráfico, um cronograma de projeto mostra dados essenciais. Ao fornecer às equipes uma visão geral, ele permite que elas :

• estruturar as ideias em um nível superior , perguntando quais tarefas são realmente essenciais para a conclusão do projeto e quais recursos precisam ser chamados. Planejar um projeto significa organizar suas ideias;
• acompanhar de perto o andamento do projeto , de modo que você possa identificar quaisquer desvios durante o projeto e reagir em tempo hábil;
• incentivar a comunicação e o trabalho colaborativo para facilitar a identificação do seu lugar no projeto e o seu impacto no todo;
• alocar os recursos corretos de acordo com a duração das tarefas e quaisquer sobreposições entre elas, para que os projetos possam ser executados de forma mais realista.

Exemplo de planejamento de projeto no Excel

Gráfico de Gantt com o Excel

O planejamento de projetos no Excel é perfeitamente viável. Além disso, a maioria das empresas já possui a famosa planilha eletrônica. Portanto, a tentação de usá-la, especialmente para elaborar o gráfico de Gantt, é grande.

Veja a seguir como fazer isso:

No entanto, se você não se sentir totalmente à vontade com uma planilha, podemos fornecer um planejador de projetos gratuito, baseado no modelo de gráfico de Gantt, no formato Excel:

As limitações do Excel para o planejamento de projetos

Embora o uso do Excel seja benéfico à primeira vista, a ferramenta tem algumas limitações. Isso é ainda mais verdadeiro quando se trata de gerenciar grandes projetos, que exigem mudanças ao longo do caminho e o envolvimento de um grande número de pessoas.

Veja a seguir as principais limitações do Excel

• não é dinâmico: adicionar novas tarefas, por exemplo, requer manipulação adicional;
• não é colaborativo : o Excel não permite que você convide equipes para trabalhar diretamente no gráfico de Gantt, por exemplo;
• falta legibilidade.

Portanto, dependendo de suas necessidades, pode ser mais adequado usar um software de gerenciamento de projetos.

Ferramentas de planejamento de tarefas: mais adequadas para projetos colaborativos

Por que usar um software de gerenciamento de projetos para elaborar seu cronograma?

• Eles levam em conta os diversos parâmetros do projeto e facilitam a execução das etapas descritas acima;

• Eles são multifuncionais e também podem ser usados para monitoramento pós-planejamento e para reagir mais facilmente em caso de problemas;

• Facilitam o intercâmbio e a comunicação entre os envolvidos no projeto.

Mas qual solução você deve escolher para suas necessidades? Concentre-se em algumas soluções de software testadas e aprovadas.

Tabela de resumo de nossa seleção

Gladys: planejamento colaborativo de projetos

O Gladys é um software de gerenciamento de projetos que ajuda a controlar o planejamento e o monitoramento dos seus projetos, com foco na produtividade e no compartilhamento.

Um espaço de trabalho completo com funções ultracolaborativas, ele incentiva o trabalho baseado em projetos, bem como a criatividade e a inovação em suas equipes.

Gladys em poucas palavras:

• uma série de ferramentas de planejamento integradas, como o quadro Kanban, o planejamento Gantt, as visualizações de planejamento e o planejamento retroativo;
• uso simples e intuitivo da ferramenta: você pode ajustar um prazo com um simples arrastar e soltar ou atribuir uma tarefa a um membro da equipe com um único clique;
• mensagens instantâneas integradas para facilitar a comunicação do projeto;
• um painel de controle para visualizar o tempo gasto, por indivíduo, por tarefa ou por projeto;
• modelos de projetos disponíveis, simples ou associados a um modo de gerenciamento predefinido, para economizar tempo;
• roteiros para ajudá-lo a planejar com antecedência os seus projetos;
• um ambiente propício ao compartilhamento: de documentos, monitoramento e benchmarks por projeto, para melhor colaboração e compartilhamento de ideias.

Gladys

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Solução de Automação Doméstica Inteligente

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monday.com: planejamento visual facilitado

A monday.com se concentra em uma representação visual moderna dos seus projetos para tornar o planejamento ainda mais simples.

Você pode criar suas tarefas, prazos e recursos com apenas alguns cliques, graças a modelos predefinidos e fluxos de trabalho que podem ser personalizados para atender às suas necessidades.

monday.com em poucas palavras :

• alertas automáticos para que você não se esqueça de nada e não se atrase no cronograma;
• painéis de controle para monitorar o progresso do seu projeto;
• integração com uma série de softwares que economizam tempo (Zapier, Dropbox, Slack, Trello, etc.);
• a opção de apresentar o projeto em diferentes visualizações (Gantt ou Kanban);
• mais de 100 modelos personalizáveis para iniciar seu projeto o mais rápido possível;
• uma plataforma colaborativa e dinâmica, na qual tudo relacionado ao projeto está em um único lugar (documentos, comentários, informações, etc.).
• em um só lugar (documentos, comentários, notas, diário etc.);
  um aplicativo móvel para que você possa acompanhar as alterações em tempo real, onde quer que esteja.

monday.com

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A plataforma mais intuitiva para gerir projetos e equipes

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Proggio: funcionários no centro do projeto

O Proggio permite que todos os membros de uma equipe de projeto trabalhem juntos usando um cronograma fácil de usar que pode ser entendido rapidamente.

Desenvolvido mais como uma ferramenta colaborativa abrangente do que como um simples gerenciador de tarefas, ele coloca os funcionários no centro do projeto.

O Proggio em poucas palavras:

• uma tabela dinâmica que substitui o gráfico de Gantt;
• um cronograma de projeto transcrito por meio de uma interface altamente visual;
• uma função de previsão versus real que facilita a identificação de alterações no cronograma inicial;
• uma visão clara das cargas de trabalho da equipe, simplificando o planejamento e limitando as fontes de estresse;
• Uma ferramenta que pode ser adaptada a todos os tipos de projetos, tanto de curto quanto de longo prazo;
• um software que pode ser personalizado para atender às suas necessidades;
• possível integração com o Jira ou o Zapier.

Proggio

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Gerenciamento de Projetos Ágil e Visual Inovador

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Project Monitor: a ferramenta certa para cada projeto

O Project Monitor é um pacote de software abrangente e configurável que se adapta facilmente a diferentes tipos de projetos e portfólios de projetos.

O Project Monitor foi desenvolvido para PMEs, grandes grupos e autoridades locais, bem como para todas as áreas de negócios (gerenciamento geral, P&D, gerenciamento de operações etc.).

Em resumo, o Project Monitor:

• um Gantt escalável e rastreamento otimizado de marcos importantes;
• uso simplificado dos métodos Gantt e WBS e identificação de seus caminhos críticos;
• um Gantt múltiplo e painéis de controle para monitorar vários projetos em um piscar de olhos;
• Planos de carga de trabalho para alocar os recursos certos para cada ação;
• uma biblioteca de projetos que pode ser adaptada à sua metodologia (waterfall, scrum, etc.);
• uma ferramenta que pode gerenciar de um a 15.000 projetos;
• software disponível no modo SaaS ou no local.

Project monitor

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Solução Eficiente de Gerenciamento de Projetos

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Sciforma: gerenciamento de portfólio de projetos facilitado

O Sciforma apoia o PMO (Project Management Office) no gerenciamento de todo o ciclo do portfólio de projetos.

Com esse software, você pode gerenciar um grande número de projetos complexos, tanto em nível operacional quanto estratégico.

Sciforma em poucas palavras:

• Dominou perfeitamente o planejamento de projetos: gráfico de Gantt, gerenciamento de dependências, etc;
• maior reatividade diante de problemas de programação;
• alocação simplificada de recursos;
• uma visão geral de seus portfólios de projetos para um gerenciamento estratégico relevante;
• rápida implementação e familiarização com a ferramenta;
• software flexível e escalável que se adapta à transformação de seus negócios: ative módulos adicionais conforme necessário;
• uma solução disponível no modo SaaS ou no local.

Sciforma

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Gestão de Projetos Integrada e Eficaz para Empresas

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Teamleader: o CRM dedicado a profissões digitais para VSEs/SMEs

O Teamleader em poucas palavras:

• priorização de tarefas usando uma interface moderna e fácil de usar,
• controle de tempo (prazos para cada projeto, tempo gasto pela equipe em cada projeto, etc.);
• você pode cobrar suas equipes diretamente pelo trabalho delas, com base no tempo gasto;
• visualizar seu projeto de todos os ângulos, graças a estágios claros e fragmentados em seu processo de trabalho;
• antecipar possíveis mudanças em seu projeto e em seu progresso graças a uma visualização de calendário;
• Estruturação personalizada e modelos de projeto disponíveis para uso rápido e eficiente;
• Relatórios abrangentes para determinar o orçamento e os recursos necessários para o seu projeto.

Teamleader

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Otimize Suas Vendas e Projetos com Software Completo

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Triskell Software: gerenciamento de portfólio de projetos integrado à direção estratégica

O Triskell Software é uma solução de gerenciamento de portfólio de projetos com a característica distintiva de estar perfeitamente alinhado com a estratégia e a governança corporativas.

Posicionado pela Gartner no mercado de SEM (Strategy Execution Management), ele é mais adequado para PMEs e grandes contas que desejam uma visão de 360° da execução operacional de sua estratégia.

Triskell em poucas palavras:

• cobertura funcional muito ampla da parte de planejamento, e não apenas (orçamento, gerenciamento de recursos e programas, etc.);
• suporte a diferentes metodologias de gerenciamento de projetos (fase ágil ou de portões, ciclo V, abordagem híbrida etc.);
• uma série de ferramentas de planejamento integradas, incluindo quadros Kanban, gráficos de Gantt e quadros Scrum;
• alocação simplificada e otimizada de seus recursos usando diferentes cenários;
• uma série de recursos projetados para fortalecer a comunicação e a colaboração entre as partes interessadas;
• software flexível, dimensionável e personalizável, capaz de se adaptar perfeitamente às suas necessidades específicas;
• a opção entre uma implementação personalizada (MVP) ou uma solução em pacote.

Triskell Software

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PPM integrado ao gerenciamento estratégico para PMEs e contas-chave

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Wrike: gerenciamento de projetos orientado para a equipe

Projetado especificamente para PMOs e gerentes de projeto em organizações com mais de 500 funcionários, o Wrike é uma ferramenta poderosa e fácil de usar.

Ele combina gerenciamento de projetos, comunicação e colaboração. O gerenciamento do calendário do projeto é um de seus pontos fortes.

O Wrike em poucas palavras:

• um gráfico de Gantt interativo e dinâmico para visibilidade de todo o projeto;
• modelos de projeto duplicáveis para planejamento de tarefas com economia de tempo;
• rastreamento preciso do projeto para antecipar atrasos e tomar decisões no momento certo;
• Gerenciamento de recursos sem problemas: cada pessoa tem visibilidade sobre a distribuição e o sequenciamento das tarefas;
• um painel pessoal para planejamento de tarefas mais detalhado por funcionário;
• integrações com sua caixa de correio, Slack, Jira, Google Drive, Salesforce, etc.

Wrike

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A plataforma de projetos que agiliza os fluxos de trabalho

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z0 Gravity: para PMEs e autoridades locais com mais de 100 funcionários

Projetado para organizações com mais de 100 funcionários e autoridades locais, o z0 Gravity oferece aos profissionais de gerenciamento de projetos uma plataforma visual inovadora.

Com mais de 80 funções, ele oferece uma visão de 360° dos projetos e do gerenciamento de portfólio.

z0 Gravity em poucas palavras:

• planejamento otimizado graças ao Gantt, à visualização Kanban, à WBS e ao filtro de tarefa/pessoa;
• macroplanejamento e retroplanejamento;
• uma plataforma multivisão que permite gerar o nível de detalhe desejado, para facilitar o acesso às informações de que você precisa;
• uma ferramenta que atende às necessidades operacionais e estratégicas;
• pode ser integrada aos seus aplicativos de negócios;
• fácil de usar, mesmo para gerenciar projetos complexos;
• uma solução adaptada à sua organização: escolha os recursos de que você precisa.

z0 Gravity

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Gerenciamento de Projetos Inteligente e Eficiente

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Como escolher sua ferramenta de planejamento Tabela de comparação

Aqui está uma tabela comparativa de ferramentas de planejamento de projetos, criada para ajudá-lo a encontrar o software certo para as necessidades, o tamanho e o orçamento da sua empresa 👇.

Integrando a IA ao planejamento do seu projeto: quais são os novos desafios?

A inteligência artificial está entrando no planejamento de projetos para :

• acelerar os processos
• reduzir o erro humano
• ajudá-lo a tomar decisões mais informadas.

Mas, em termos práticos, como você pode usá-la de forma inteligente em seu trabalho diário?

Como é possível otimizar o planejamento de projetos com a IA?

A IA age como um gerente de projetos que nunca dorme. Veja a seguir o que ela pode fazer por você, sozinha ou como complemento para suas equipes:

• analisar dados históricos de seus projetos anteriores para detectar atrasos recorrentes;
• prever a duração das tarefas do projeto usando algoritmos preditivos;
• identificar os riscos de perda de prazos em tempo real;
• recomendar automaticamente ajustes no cronograma se um recurso estiver ausente ou sobrecarregado;
• gerar um plano de projeto otimizado em questão de segundos.

Não há mais planilhas intermináveis para atualizar manualmente. A IA permite que você se concentre em atividades de valor agregado, não em cliques.

2 exemplos práticos do uso da IA para planejamento de projetos

Caso 1: lançamento de um novo produto

Uma empresa de tecnologia usa uma ferramenta de IA para planejar o lançamento de um novo aplicativo móvel. O algoritmo :

• distribui automaticamente as tarefas do projeto entre as equipes,
• ajusta os prazos de acordo com os feriados,
• propõe um modelo de planejamento de Gantt otimizado.

Resultado: notável economia de tempo desde a fase de definição do escopo.

Caso 2: gerenciamento de um projeto de logística complexo

Um provedor de logística estava gerenciando várias entregas a serem coordenadas em 5 países. Graças à IA, o software :

• identifica os recursos disponíveis no momento certo
• antecipa atrasos de fornecedores
• e ajusta o cronograma do projeto em tempo real.

E faz tudo isso com (quase) nenhuma intervenção humana.

Ferramentas de gerenciamento de projetos habilitadas para IA

🛠️ Cada vez mais ferramentas de planejamento de projetos estão incorporando uma camada de inteligência artificial. Aqui estão alguns exemplos que fazem o trabalho sem problemas:

• monday.com: automatiza fluxos de trabalho e ajuda a alocar tarefas usando sugestões inteligentes;
• Wrike: analisa as dependências entre as tarefas para ajustar automaticamente o cronograma em caso de atrasos;
• Sciforma: incorpora funções preditivas para estimar durações e riscos em projetos complexos.

Erros a serem evitados ao planejar um projeto

Um cronograma de projeto bem construído é um projeto que começa com o pé direito. Mas cuidado: até mesmo os melhores planejadores podem cair em certas armadilhas...

Aqui estão os principais erros a serem evitados para que o planejamento do seu projeto continue sendo uma alavanca, não uma bola e uma corrente:

• definir incorretamente os objetivos do projeto;
• subestimar a duração das tarefas;
• esquecer de envolver os membros da equipe;
• não identificar as dependências entre as tarefas: uma tarefa pode bloquear outra;
• avaliar mal os recursos disponíveis;
• não considerar as margens;
• ignorar riscos.

Como acompanhar o progresso do projeto após a conclusão do planejamento?

Depois que o cronograma do projeto for validado, o verdadeiro trabalho começa:

• monitorar a execução do plano,
• ajustar se necessário,
• mantendo todos na linha.

Não basta ter um plano de projeto perfeito no papel. Você também precisa saber se as tarefas do projeto estão progredindo, se os prazos estão sendo cumpridos e se os recursos estão sendo usados adequadamente.

Indicadores de desempenho, ferramentas de monitoramento de projetos, revisões regulares com a equipe... há várias opções para manter o rumo sem perder a agilidade.

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Não há mais surpresas desagradáveis graças ao planejamento de projetos!

O planejamento de projetos envolve levar em conta muitas variáveis: aplique rigorosamente a metodologia de gerenciamento de projetos necessária.

Recomendamos que você utilize um software capaz de orientá-lo de forma inteligente em seus processos, para evitar problemas com prazos, recursos e orçamentos que, às vezes, são difíceis de prever.

Além disso, esse software vai além de uma simples ferramenta de planejamento de tarefas, pois engloba o gerenciamento de projetos em sua totalidade: gerenciamento do ciclo de vida do projeto até o encerramento, acompanhamento de KPIs, trocas colaborativas, compartilhamento de documentos etc.

Graças a eles, não há mais surpresas desagradáveis para o gerente de projeto e para todos na empresa em geral.

Como você planeja seus projetos? Que software você usa? Conte-nos sobre sua experiência na seção de comentários.