Não deixe que informações importantes se percam - saiba como redigir atas de reuniões relevantes [+ modelo].
As atas de reunião são um documento essencial para garantir a rastreabilidade das informações trocadas durante uma reunião. Elas registram as atividades realizadas e os assuntos discutidos pela equipe, para que possam ser transformados em ações concretas.
Para um gerenciamento de projetos bem-sucedido, as atas de reunião são uma ferramenta essencial para o monitoramento do projeto, registrando as decisões tomadas para atingir os próximos objetivos. Como toda a documentação do projeto, elas devem estar disponíveis para consulta a qualquer momento após a reunião.
Portanto, é fundamental que sejam bem escritas e claramente estruturadas, para que toda a equipe tenha o mesmo nível de informação. Então, como fazer isso e por onde começar a dominar a arte das atas?
Descubra todas as etapas envolvidas na redação de atas, as informações essenciais que elas contêm e um modelo para download que você pode usar como base para criar as suas próprias atas!
Atas de reunião: de volta ao básico
O que são atas de reunião e por que você deve redigi-las?
Você está organizando ou participando de uma reunião de negócios? Seja qual for a finalidade, por sua própria natureza, ela se baseia na interação e no intercâmbio.
Portanto, para garantir que essa reunião mantenha todo o seu interesse, você produzirá um relatório de reunião. Esse documento permite que você
- manter um registro escrito das trocas orais,
- fornecer um registro claro, fiel e exaustivo das informações transmitidas,
- evitar interpretações divergentes,
- alinhar todos os envolvidos, tanto os participantes quanto os ausentes,
- registrar a atribuição de tarefas aos responsáveis por elas,
- preparar futuras reuniões sobre os mesmos assuntos, etc.
☝️ Dependendo do tipo de reunião, alguns CRs ou atas de reunião exigem um procedimento de redação específico.
Esse é o caso dos projetos de administração pública, por exemplo. A abordagem para as atas é semelhante, mas a forma e a apresentação serão mais rigorosas.
Quais são os três tipos de relatório?
Quando se trata de registrar as discussões, decisões e ações tomadas em uma reunião, a escolha do formato da ata é essencial. ☝️
Três tipos principais de atas de reunião podem ser usados, cada um adaptado a um contexto específico.
Cada um desses formatos atende a necessidades específicas em termos de :
- precisão
- tempo de redação,
- nível de análise.
A adaptação do tipo de ata ao contexto da reunião garante uma documentação eficaz e relevante.
#1 Atas literais
Esse tipo de relatório é uma transcrição exaustiva e completa do que foi dito durante a reunião.
Ele apresenta fielmente a contribuição de cada orador, permitindo que você capture todo o discurso.
Para que ocasiões? Geralmente usadas em contextos jurídicos ou em reuniões oficiais, essas atas são ideais quando se exige precisão absoluta.
No entanto, sua produção é demorada e complexa e, em geral, exige gravação prévia. 😮💨
#2 Atas resumidas
Mais conciso do que o relatório literal, o relatório resumido se concentra nos principais pontos discutidos durante a reunião. Ele resume as discussões sem entrar em detalhes sobre cada orador.
Para quais ocasiões? Esse formato é comum para reuniões de empresas, pois destaca os pontos mais relevantes para a tomada de decisões e o acompanhamento das ações. Ele também é apreciado por sua facilidade de leitura e eficácia.
#3 O relatório resumido
As atas analíticas estão em um ponto intermediário entre o verbatim e o resumo. Ela não lista todas as contribuições, mas vai além de um simples resumo.
Além de detalhar os pontos discutidos, ela fornece uma análise crítica das discussões, das decisões tomadas e das ações a serem tomadas.
Para que ocasiões? Esse tipo de relatório é útil para reuniões estratégicas ou comitês em que a análise das discussões é tão importante quanto seu conteúdo.
Quais são as diferentes partes de um relatório?
O cabeçalho: a folha de identificação da ata
Esse formato é usado na maioria das atas, embora informações específicas possam ser adaptadas para cada reunião, por exemplo
- o número da reunião
- a data e a hora da reunião,
- o local da reunião
- nomes dos participantes
- o objetivo da reunião.
As reuniões realizadas por uma empresa podem ser internas ou externas. Nesse último caso, é aconselhável elaborar uma lista de participantes, indicando a organização à qual pertencem e o cargo que ocupam.
A pauta: anunciando os tópicos da reunião
A título de introdução, esta primeira parte anuncia a pauta. Ela indica o horário de início da reunião e lista os tópicos a serem discutidos durante a reunião. Eles podem incluir :
- perguntas para discussão
- assuntos a serem validados
- discursos feitos pelos participantes
- apresentação dos resultados, etc.
Desenvolvimento: o curso da reunião
É aqui que a agenda é definida em detalhes.
Os fatos, as discussões e os assuntos tratados são listados em ordem cronológica.
Em uma reunião de monitoramento de projeto, por exemplo, esta seção pode :
- fornecer contexto, como os objetivos da etapa abordada na reunião,
- relembrar as atividades planejadas entre a reunião anterior e a reunião de hoje,
- descrever todas as ações efetivamente realizadas durante esse período,
- indicar quaisquer ações que ainda não tenham sido concluídas e o motivo (obstáculos encontrados),
- relatar as discussões sobre a próxima etapa do plano de ação.
☝️ Dependendo do tipo de projeto, as atas podem incluir outros elementos, como a pessoa responsável pela tarefa, o cronograma e o resultado esperado ao final da ação.
O final da reunião é geralmente o ponto em que se chega a acordos. Essas questões geralmente são colocadas em votação. Nesse sentido, as atas devem incluir :
- a lista de questões avaliadas
- o número de pessoas que participaram da votação
- as medidas tomadas com base nos resultados da votação.
O corpo do documento deve, portanto, ser um resumo dos fatos e das discussões que ocorreram durante a reunião.
A conclusão: encerramento da reunião
Esta parte do relatório da reunião apresenta :
- as decisões tomadas ou os resultados das votações,
- as ações futuras e os responsáveis por elas
- a data da próxima reunião e os detalhes (local, horário, assunto, etc.).
No final da seção, há um espaço para assinaturas. Geralmente, quem assina as atas é a pessoa que as redigiu (por exemplo, o secretário) e a pessoa que convocou a reunião (por exemplo, o gerente de projeto, o presidente, etc.).
☝️ No caso de um contrato, as atas devem ser assinadas por representantes de cada uma das partes envolvidas. Para isso, o documento deve ser enviado para assinatura e aprovação de todos ao final da reunião.
Apêndices: apoio ao conteúdo da reunião
Os apêndices não são obrigatórios e nem todas as reuniões precisam deles.
Dependendo dos assuntos discutidos, vários documentos podem ter sido usados para complementar ou ilustrar o que foi dito durante a reunião, como, por exemplo
- relatórios
- orçamentos
- análises estatísticas
- gráficos
- fotografias,
- especificações técnicas de máquinas ou equipamentos a serem comprados, etc.
Anexar esses anexos às atas os torna disponíveis para consulta e fornece suporte por escrito para o que foi dito durante a reunião.
Exemplo de ata de uma reunião (Excel)
Aqui está um exemplo de um relatório de reunião que contém os elementos básicos listados acima. Use-o como base para preparar o documento antes de sua reunião. ☝️
Para economizar seu tempo e facilitar seu trabalho, o Appvizer fornece gratuitamente um documento pronto para uso.
Esse modelo de ata de reunião pode ser baixado em formato Excel e personalizado de acordo com as necessidades de seu projeto ou reunião. Tudo o que você precisa fazer é preencher as seções!
Como redigir uma boa ata de reunião? 6 etapas principais
Etapa 1: Preparação
Para garantir que você seja eficiente durante a reunião, prepare o documento que usará para capturar todas as informações da reunião.
O modelo, conforme mostrado acima, o ajudará a ser mais eficiente.
Etapa 2: fazer anotações
Para redigir as atas mais precisas possíveis, não é preciso dizer que é necessário fazer anotações durante a reunião.
Para garantir que você capture todas as informações importantes em seu documento, é uma boa ideia obter um dispositivo (aplicativo para smartphone ou ditafone) com o qual você possa gravar a reunião para poder transcrevê-la perfeitamente mais tarde.
⚒️ Não tem tempo (ou disposição 😮💨) para transcrever tudo manualmente? Nós entendemos, e o RingCentral também. É por isso que o RingCentral não apenas permite que você realize reuniões de videoconferência, mas também que grave suas reuniões e transcreva o conteúdo automaticamente! Prático, não é mesmo?
Isso se tornou ainda mais verdadeiro nos últimos anos com reuniões híbridas ou totalmente remotas!
Etapa 3: informações essenciais
Aqui estão as principais informações a serem incluídas em seu CR:
- o título do documento
- a identidade da empresa
- o nome e/ou o número da reunião
- a data da reunião e, se aplicável, o horário da reunião,
- a data em que a ata foi produzida,
- o objetivo da reunião (incluindo o nome do projeto, se aplicável),
- a pauta,
- os nomes e os cargos dos participantes,
- o corpo do documento, ou seja, os procedimentos da reunião, divididos em partes e subpartes,
- a conclusão contendo as próximas etapas a serem tomadas,
- o nome da pessoa que redigiu o relatório,
- a data da próxima reunião, se aplicável.
Para todas as outras informações no desenvolvimento, tome cuidado para transcrever a reunião fielmente, sem acréscimos ou omissões em assuntos importantes.
Não é necessário relatar exatamente os diálogos, mas, em essência, as principais ideias trocadas e as decisões tomadas em conjunto.
Descubra outros métodos e dicas para gerenciar seus projetos com sucesso:
Etapa 4: formatação
O ideal é redigir e finalizar a ata logo após a reunião, para que você ainda tenha uma memória "fresca" das trocas de ideias e do andamento da reunião. Certifique-se de que o conteúdo seja :
- informativo
- factual
- explicativo.
Você pode usar a voz passiva para conseguir isso. Da mesma forma, ele não deve conter preconceitos ou comentários. Busque a objetividade!
A formatação das atas também deve ser estruturada, de acordo com as partes indicadas acima:
- pauta/introdução
- desenvolvimento
- conclusão.
Para garantir que suas atas eficazes sejam rápidas de ler e práticas, mantenha as frases curtas e use listas com marcadores e parágrafos sempre que necessário.
Etapa 5: revisão
Reserve um tempo para reler o relatório final, para garantir que todos os elementos estejam presentes e coerentes, que tudo esteja escrito em um francês impecável e que os termos técnicos sejam usados adequadamente.
Você pode pedir a outros participantes que releiam o documento para esclarecer quaisquer ambiguidades ou corrigir erros de digitação finais.
Etapa 6: Validação e distribuição
Suas atas não são oficiais até que tenham sido aprovadas por todas as partes responsáveis por validá-las.
Depois de validada, tente enviá-la a todas as pessoas envolvidas (participantes, mas também aqueles que estavam ausentes) o mais rápido possível, no mesmo dia, se possível, ou até 2 a 3 dias após a reunião.
Lembre-se também de tornar o documento acessível e consultável a qualquer momento por todos na empresa, para que todos possam consultar facilmente as informações que desejarem.
Para garantir que as atas das reuniões sejam devidamente distribuídas às equipes envolvidas, é melhor salvá-las no software de gerenciamento de projetos ou na plataforma colaborativa.
⚒️ Veja o exemplo da plataforma de colaboração no trabalho monday.com, ideal para gerentes. Ela organiza atividades e projetos na forma de tabelas intuitivas. Com apenas alguns cliques, você pode anexar o documento de sua escolha a essas tabelas na coluna "File" (Arquivo). Graças à galeria de arquivos, você pode encontrar facilmente todos os documentos armazenados em um único elemento. Por fim, a ferramenta permite restringir o acesso às atas das reuniões ou autorizar anotações.
Fazer atas de reuniões com a IA
Como isso funciona?
Imagine uma ferramenta que ouve você durante a reunião, faz anotações para você e, em seguida, envia um relatório claro antes mesmo de você sair da sala ou do vídeo. Bem-vindo à era das atas de reunião automatizadas por inteligência artificial!
O princípio é simples: um aplicativo de IA (geralmente conectado ao Zoom, Google Meet ou Teams) se convida como um participante silencioso da reunião. Ele registra as trocas, toma nota dos pontos principais, detecta as decisões tomadas e as ações futuras.
Em seguida, em questão de segundos (nem mesmo tempo para um café ☕), ele gera um documento estruturado:
- com a agenda reconstruída,
- os tópicos discutidos,
- as principais discussões,
- decisões tomadas,
- as próximas etapas.
Algumas ferramentas oferecem até mesmo resumos inteligentes, resumos personalizáveis, dependendo do tipo de relatório, e sugestões de ações concretas para a equipe do projeto.
A IA não economiza apenas tempo. Ela torna a tomada de notas mais confiável, reduz as omissões e melhora a redação das atas de reunião. Não há necessidade de correr atrás das informações, elas simplesmente chegam à sua caixa de entrada.
5 ferramentas para ajudá-lo a fazer atas de reuniões
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 Fireflies.ai |  Otter.ai |  Sonix |  Trint |
|---|---|---|---|
| Para todas as empresas | Para todas as empresas | Para todas as empresas | Para todas as empresas |
| Ver software | Ver software | Ver software | Ver software |
| Mais informação sobre Fireflies.ai | Mais informação sobre Otter.ai | Mais informação sobre Sonix | Mais informação sobre Trint |
Fireflies.ai: transcrição automática e resumos inteligentes de reuniões
O Fireflies.ai entra em suas reuniões para fazer as anotações por você. Graças ao seu sistema de transcrição automática, a ferramenta captura cada palavra trocada durante a reunião.
Após o término da discussão, você receberá um relatório claro com :
- os pontos principais
- as decisões tomadas
- as próximas ações,
- e até mesmo as principais citações.
Bônus: você pode pesquisar por palavra-chave ou filtrar as trocas por participante.
A verdadeira vantagem? O Fireflies se integra às suas ferramentas favoritas: Google Meet, Zoom, Microsoft Teams, mas também Slack, Trello ou até mesmo seu CRM. Assim, você pode economizar um tempo precioso redigindo as atas de suas reuniões.
Fireflies.ai
Otter.ai: anotações em tempo real com assistente de IA integrado
O Otter.ai é o campeão das anotações ao vivo. Durante a reunião, ele transcreve todas as trocas de mensagens em tempo real e gera um relatório estruturado em tempo real. Não há necessidade de esperar até o final do relatório da reunião para descobrir quem disse o quê.
Seu assistente de IA aponta os pontos principais, as decisões a serem lembradas e até mesmo as próximas ações a serem tomadas. Ele também pode atribuir automaticamente discursos aos participantes, para manter um registro claro das contribuições de todos.
O Otter se integra perfeitamente ao Zoom, Google Meet, Microsoft Teams e pode até mesmo sincronizar com seu calendário para iniciar a transcrição no momento certo. É o aliado dos profissionais de projetos que desejam manter o foco sem sacrificar a redação do relato.
Otter.ai
Fellow: gerenciamento de reuniões estruturadas e acompanhamento colaborativo
O Fellow não apenas registra os minutos: ele estrutura toda a sua reunião de A a Z. Desde a definição da agenda até a tomada de notas colaborativa e o acompanhamento de ações, ele transforma cada troca em um momento produtivo.
Sua principal vantagem? Um espaço compartilhado onde cada participante pode :
- adicionar pontos a serem abordados
- monitorar o progresso do projeto,
- co-criar o documento da reunião.
Não há mais esquecimento ou "quem deveria ter feito o quê" no final da semana.
O Fellow também oferece modelos de contas que podem ser personalizados de acordo com o tipo de reunião: 1:1, reunião de equipe, comitê de estratégia, etc. E se integra ao Slack, Google Calendar, Asana e Zoom para um acompanhamento perfeito.
É ideal para equipes que gostam que as informaçõesfluam sem problemas e que desejam que alguém assuma a responsabilidade por cada ação. Em resumo, um verdadeiro maestro de orquestra para o trabalho colaborativo.
Sonix: transcrição rápida de arquivos de áudio e vídeo
O Sonix é para pessoas que gravam suas reuniões para análise posterior. Você carrega seu arquivo de áudio ou vídeo, e a ferramenta gera uma transcrição em tempo recorde. Anotações rápidas e furiosas.
O texto é então sincronizado com o áudio, facilitando a navegação pelo conteúdo. Você pode :
- destacar pontos importantes,
- comentar passagens,
- trabalhar juntos no mesmo documento.
O Sonix gerencia mais de 40 idiomas e oferece funções avançadas de edição, perfeitas para ajustar o relatório da reunião ou publicar atas prontas para serem compartilhadas. Ele não está lá para testemunhar a reunião, mas para revivê-la palavra por palavra, quando você precisar.
Uma boa opção se você trabalha remotamente, se precisa ouvir com frequência assuntos delicados novamente ou se está lidando com projetos complexos. Tudo isso sem perder uma única informação.
Sonix
Trint: edição colaborativa de transcrições para equipes de mídia
A Trint transforma suas gravações de áudio ou vídeo em transcrições claras, prontas para serem editadas, comentadas e compartilhadas com sua equipe.
Seu ponto forte? Uma interface projetada para colaboração:
- todos podem destacar pontos-chave,
- adicionar comentários
- atribuir ações,
- criar trechos de vídeo da reunião.
Ideal para trabalhos em conteúdo, jornalismo ou marketing, onde cada palavra conta.
A Trint também oferece:
- modelos de conta personalizados
- ferramentas de tradução automática,
- pesquisa inteligente em todos os seus documentos.
Se você estiver fazendo malabarismos com projetos, partes interessadas e prazos apertados, a Trint o ajudará a se manter à tona da água, mantendo um registro preciso de cada discussão.
Trint
Dicas finais para maior clareza e eficiência
- Estabeleça um limite para seus esforços de redação: defina um máximo de uma hora, por exemplo. Isso o incentivará a resumir e economizará um tempo precioso que poderia ser usado para atingir seus objetivos.
- Use um formato padrão: isso padroniza os materiais escritos do projeto e facilita a localização de informações específicas, pois segue uma ordem lógica nas seções.
- Permita seções extras: tendo em mente que nem todas as reuniões tratam dos mesmos assuntos, permita uma certa flexibilidade, com espaços em branco que podem ser preenchidos, se necessário.
- Cumpra suas obrigações: se o seu projeto fizer parte de um processo de qualidade, sem dúvida você terá de cumprir determinados padrões e obrigações. Não os ignore e certifique-se de que estejam alinhados com seu sistema de gerenciamento integrado.
Agora você está pronto para escrever relatórios como um profissional! 👇