Método QQOQCP: definição e exemplos concretos para cada pergunta

O acrônimo do método QQOQCP (C) refere-se a uma técnica simples e eficaz de análise contextual de uma determinada situação.

Em um contexto profissional, especialmente durante a fase de definição do escopo de um projeto, ele permite que as pessoas façam a si mesmas as perguntas certas para entender uma questão específica e responder de forma mais eficazdo que se lançando de cabeça na solução de um problema.

Ele também permite que as equipes que trabalham juntas compartilhem uma visão comum de uma situação e se mantenham no tópico.

Neste artigo, veremos vários casos de uso do método QQOQCP e, acima de tudo, como aproveitá-lo ao máximo para obter resultados benéficos para você e seus projetos. 🔥

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Definição do método QQOQCP

QQOQCP é um acrônimo que significa "Who? O quê? Onde? Quando? Quando? Como? Por quê? "Os 5 W's (Who, What, Where, When, Why) podem ser completados com How.

QQOQCP ou QQOQCCP é um método de análise e uma solução de qualidade para seus processos, questionando as características fundamentais de uma situação.

Essas perguntas simples fornecem elementos factuais que, uma vez reunidos, formam uma representação universal de :

• um evento
• um interesse
• uma situação
• ou contexto.

Esse método é particularmente apreciado no mundo jornalístico por sua simplicidade (é apenas uma lista de perguntas a serem lembradas) e pela representação universal que oferece de uma situação.

Ele respeita totalmente a ética jornalística, que visa a fornecer informações completas e objetivas a todos.

Por que usar o método QQOQCP? 6 áreas de interesse

Usar esse método significa que você pode analisar um assunto ou uma questão de todos os ângulos, sem deixar pedra sobre pedra, e assim estruturar um projeto.

Ele pode ser usado em uma variedade de situações profissionais:

• definição de um plano de projeto ou plano de ação,
• resolução de problemas
• brainstorming
• redação de um relatório,
• gerenciar uma equipe ou até mesmo um conflito,
• desenvolvimento de uma estratégia, etc.

Como o método QQOQCCP pode ser usado de forma eficaz? As 7 perguntas-chave

Na prática, para que o método funcione plenamente, você precisa :

1. Fazer todas as perguntas, e somente aquelas que são realmente relevantes para o seu problema.
2. Extrair os pontos mais significativos das respostas.
3. Implementar ações relevantes em relação aos pontos significativos.

Quem?

O Quem deve permitir que você abranja todas as pessoas envolvidas, não apenas uma. É possível que você tenha vários clientes típicos que deveriam ser abrangidos por essas perguntas.

Nesse caso, é uma boa ideia elaborar uma tabela com várias entradas:

• Quem está ciente da situação?
• Quem é o cliente desse produto? Quem o usará?
• Quem está envolvido?
• Com quem a pessoa está associada nesse contexto?
• Em nome de quem ela está trabalhando?
• Quem será o responsável pelo projeto?

O quê?

A pergunta "o quê" refere-se ao motivo pelo qual você está implementando essa metodologia. Geralmente, ela é o gatilho:

• Qual é o problema?
• Qual é o produto ou serviço?
• A que propósito o método serve?
• Em relação a que a pessoa em questão trabalha?

Onde?

A pergunta "onde" identifica o lugar ou o local exato em que o problema foi levantado:

• Onde o cliente está quando usa o produto?
• Para onde ele está indo?
• Onde o problema surge?
• Onde as informações podem ser encontradas?

Quando?

O When refere-se ao (s) momento(s) em que o(s) evento(s) ocorre(m). Também pode indicar um período de tempo ou um prazo:

• Quando o cliente usa o produto?
• A partir de quando o público se conecta ao meu site?
• Até quando esperamos vender esse produto?
• Em quanto tempo precisamos enviar o boletim informativo?
• Com que idade eles terão filhos?

O "como"?

O "como" mostra como as coisas são feitas. Geralmente é um elemento-chave para explicar uma situação:

• Em que condições os clientes usam nosso produto?
• Como os compradores ficaram sabendo sobre nós?
• Como os leitores preferem acessar nosso conteúdo?
• O que os levou a essa situação?

Quanto? Critério opcional

Quanto é suficiente para quantificar o problema em questão e, muitas vezes, para avaliar sua gravidade:

• Quanto dinheiro está envolvido?
• Qual é o preço?
• Quantas pessoas visitam nosso site por mês?
• Com que rapidez podemos lançar um novo produto?
• Até que ponto a situação está afetando nosso projeto?

O porquê?

O motivo está relacionado à razão ou ao gatilho da situação. Ele nos permite encontrar os primeiros elementos de uma resposta:

• O que causou a queda nas vendas?
• O que desencadeou a compra?
• Por que os clientes preferem a versão A à versão B?
• Por que os leitores estão visitando nosso site com menos frequência?

8 exemplos de aplicação do método QQOQCP

Aqui estão alguns exemplos concretos que destacam os benefícios da aplicação desse método:

Relacionamento com o cliente

Em um contexto de relacionamento com o cliente, o QQOQCP permite que você se coloque no lugar do cliente que está prospectando, para que possa oferecer a ele os produtos ou serviços certos no momento certo. Em particular, ele ajuda você a entender :

• o alvo,
• suas necessidades
• e o contexto que influenciará a decisão dele (orçamento, restrições de tempo etc.).

Se o método for aplicado adequadamente e as ações de prospecção ou fidelização de clientes resultantes forem bem executadas, é muito provável que você ganhe em desempenho com

• uma melhor taxa de conversão de clientes
• menores custos de aquisição de clientes,
• menos recursos humanos alocados por conversão de cliente, etc.

Facilitação de reuniões

Como parte de uma reunião interna, o QQOQCP permite que você elabore uma visão do assunto da reunião que será compartilhada por todos os convidados.

Vejamos o exemplo de uma reunião agendada devido a uma queda nas vendas. O objetivo aqui seria colocar em prática ações para aumentar a renda.

Portanto, o primeiro passo é tomar consciência da situação, compartilhar essa realidade para entrar diretamente na fase de solução de problemas sem procrastinar. Você verá neste exemplo que não há espaço para intervenções improdutivas:

• Quem: o analista de negócios nos dá informações que ele observou
• O quê: a queda nas vendas
• Onde: 3 lojas na região de Paris
• Quando: nos últimos 15 dias
• Como: painel de controle conectado ao software de gerenciamento
• Quanto: 30.000 euros
• Por que: os produtos de madeira venderam menos do que nos 15 dias anteriores.

Marketing de produto e design UX

A criação de um produto pode ser feita sem nenhum contato com os clientes se você tiver uma compreensão perfeita da demanda. Se esse não for o caso (na maioria das vezes), você terá que questionar a si mesmo e aos seus possíveis compradores de uma forma ou de outra.

O método QQOQCP permite que você descubra o que seu público-alvo precisa, para que você possa oferecer a ele um produto muito mais relevante do que o da concorrência. O resultado é mais vendas e maior participação no mercado.

Marketing

No marketing, o método 5 Ws é amplamente usado para melhorar a relevância das ações. Ele é usado com frequência quando os KPIs (indicadores-chave de desempenho) são decepcionantes. Isso geralmente significa que as ações e campanhas de marketing estão mal adaptadas ao público.

O QQOQCP nos permite enviar mensagens melhores e produtos mais relevantes para pessoas mais direcionadas, levando em conta seu contexto individual.

O marketing individualizado é uma tendência muito forte atualmente, impulsionada pela coleta de dados pessoais, pelas demandas dos clientes e pelas restrições legais e técnicas para combater ações de marketing abusivas.

Comunicação

Um pouco parecido com o marketing, esse método permite que você se familiarize com seu público-alvo. Nesse campo, é comum elaborar uma tabela com várias colunas para cada tipo de público-alvo.

Isso é conhecido como marketing personae (pessoas que representam um segmento de clientes) ou buyer personae.

Jornalismo

Como vimos acima, o método dos 5 Ws tem sido amplamente usado no jornalismo desde o início do século XX nos Estados Unidos. Ele é usado para criar conteúdo informativo , em oposição ao conteúdo literário com o qual estamos acostumados em romances, contos e até mesmo relatos históricos.

Esse método possibilita o compartilhamento de informações técnicas, exaustivas, objetivas e verificadas que são apreciadas pelos leitores que buscam informações em que possam confiar.

Recursos humanos

Do ponto de vista do RH interno, esse método é usado para fazer um balanço de uma situação de crise, por exemplo, ou de uma grande mudança entre os funcionários, como

• mobilidade coletiva para acompanhar uma mudança estratégica
• um plano de demissão
• recrutamento em larga escala em caso de crescimento, etc.).

Gerenciamento de projetos

O método QQOQCP é usado no gerenciamento de projetos para relatar uma situação aos participantes de alto nível do projeto (gerência sênior, cliente etc.).

Esse método também pode ser usado na agilidade como parte de uma reunião de pré-planejamento para fazer um balanço rápido e regular. Nesse caso, os 5 Ws facilitam a disseminação do conhecimento e evitam mal-entendidos.

Para complementar o uso do QQOQCP no gerenciamento de projetos, descubra outros métodos envolvidos na fase de definição do escopo:

[Caso de uso] Aplicação do método QQOQCP em vendas

O método QQOQCP é particularmente usado em vendas, pois, como em um contexto jornalístico, o assistente de vendas estará em contato direto com o cliente potencial (prospect).

O método 5 Ws permite que ele reúna informações exaustivas e factuais com o objetivo de desenvolver argumentos de vendas relevantes para esse cliente em potencial específico.

Simplificando, o método QQOQCP maximiza suas chances de vender o mesmo produto a duas pessoas que são sensíveis a argumentos diferentes.

Por exemplo, sua empresa produz e vende palmeiras:

▶︎ Nesse exemplo, podemos ver que a Julie apreciará o serviço que você oferece (entrega, instalação). Ela tem uma ideia clara do que quer, mas não conseguirá transportar e plantar a palmeira sozinha e não pensará em outra pessoa para fazer isso. Venda a ela um serviço impecável, não uma árvore!

No segundo caso, Benoît está mais interessado em criar valor percebido em seu B&B do que em enriquecer a flora de seu jardim. Nesse caso, venda a ele a árvore mais bonita e, por que não, um acessório (luzes quentes de LED, rede ou balanço de teca, esticador branco). Tranquilize-o calculando o retorno sobre o investimento.

Modelo de QQOQCP gratuito para download

Criamos uma tabela de QQOQCP em branco para que você possa começar a usar esse método testado e comprovado imediatamente.

Faça o download gratuito e comece a usá-lo imediatamente:

Ferramentas para o seu setor para apoiar o seu pensamento

O método QQOQCP é uma forma estruturante de analisar uma situação individualmente ou como parte de uma equipe, mas pode não ser a ferramenta mais eficaz em todas as circunstâncias. Aqui estão as limitações do método dos 5 Ws:

• Leva tempo para analisar uma situação, o que não é possível em um ambiente de negócios tradicional;
• Requer ação humana e, portanto, há risco de interpretação errônea. Não pode ser automatizado;
• É possível fazer as perguntas erradas ;
• Não abrange aspectos mais sutis devido à sua rigidez e às suas perguntas básicas muito gerais.

Aqui estão algumas ferramentas que podem ajudá-lo a estruturar sua abordagem de forma mais eficaz do que uma metodologia manual:

Os 5 erros comuns com o QQOQCP (e como evitá-los)

O método QQOQCP parece simples no papel. Entretanto, alguns erros podem reduzir sua eficácia na prática. Aqui estão as 5 armadilhas mais comuns... e como evitá-las sem cair na armadilha:

1- Aceitar respostas vagas

Reformule a pergunta para obter fatos concretos, quantificados ou observáveis. Exemplos: "Quem? O gerente de marketing."Quando? Toda segunda-feira às 9h."

2- Esquecer as principais partes interessadas

Não negligencie a parte interessada silenciosa, mas influente (por exemplo, o desenvolvedor que sabe tudo sobre o processo, mas nunca foi consultado).
Não se esqueça de fazer uma rodada adequada de discussões. Mesmo uma rápida. Mesmo que seja informal.

3- Use o QQOQCP como um MCQ simples

O método QQOQCP é uma ferramenta de análise, não uma formalidade administrativa. Reserve um tempo para se aprofundar. Por trás de cada pergunta, pode haver várias causas ou ações a serem investigadas.

4- Esquecer de agir

Um bom solucionador de problemas é um QQOQCP implementado, não apenas um bem escrito.

5- Acreditar que o QQOQCP resolve tudo sozinho

O método QQOQCP não substitui uma estratégia real ou um sólido gerenciamento de projetos. Combine-o com outras ferramentas: mapas mentais, SWOT, diagramas de Ishikawa, etc. Dependendo de seu objetivo, a solução ideal geralmente é multifacetada.

Métodos complementares ou alternativos ao QQOQCP

O método QQOQCP tem mais de um truque na manga. Mas ele não é o único a brilhar quando se trata de solução de problemas, gerenciamento de projetos ou análise de situações. Aqui estão 5 abordagens que podem aprimorá-lo... ou substituí-lo completamente, dependendo do contexto.

Se você tem projetos multilíngues ou internacionais, talvez já tenha ouvido falar do 5W1H. Esse é o nome em inglês do nosso querido método QQOQCCP:
Quem, o quê, onde, quando, por que e como. A mesma estrutura, os mesmos objetivos, mas com um pouco de sotaque shakespeariano 🎩.

O diagrama de Ishikawa, apelidado de "diagrama de espinha de peixe" (yum), é uma ferramenta de análise visual para identificar todas as possíveis causas de um problema.
É um ótimo complemento para o QQOQCP quando você deseja se aprofundar em um processo complexo ou melhorar um produto.

A análise SWOT é um clássico no gerenciamento de projetos e na estratégia de negócios. Ela faz você pensar por meio de referências cruzadas de pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças.
É perfeita para dar um passo atrás, estruturar as informações e ajustar seu objetivo geral.

O método dos 5 porquês é simples, direto e poderoso. Você faz a pergunta "Por quê? " até cinco vezes seguidas para identificar a causa raiz de um problema.
Indiscutível no caso de um bug persistente, conflito recorrente ou processo falho. Menos relevante se você estiver procurando o panorama geral.

Deseja visualizar seu plano de ação, esclarecer os vínculos entre as partes interessadas ou estruturar sua reunião de forma envolvente? Combine o método QQOQCP com o mapeamento mental.
Você ganhará clareza, eficiência... e agradará seu cérebro visual.

O método QQOQCP em poucas palavras

O método QQOQCP é uma metodologia simples, eficaz e, acima de tudo, comprovada, que pode ser usada em vários campos, embora seja de interesse especial para jornalistas e profissionais de vendas.

Esses últimos o utilizam para maximizar suas chances de vender o mesmo produto a várias pessoas que são sensíveis a argumentos diferentes, como vimos em um exemplo concreto.

No entanto, o método sofre de algumas limitações que podem ser superadas por ferramentas on-line que podem automatizar a compreensão de uma situação específica e iniciar ações relevantes. 💯

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PERGUNTAS FREQUENTES - QQOQCP

O que significa QQOQCP?

O acrônimo QQOQCP significa: Who (quem), What (o quê), Where (onde), When (quando), How (como ) e Why (por quê). É um método de questionamento usado para estruturar uma análise, entender uma situação ou estabelecer as bases de um projeto. Quer respostas claras? Faça as perguntas certas.

Qual é a diferença entre o QQOQCP e o QQOQCCP?

Muito simples: o método QQOQCCP acrescenta uma dimensão à versão clássica. O "C" extra significa How much (quanto). É um critério opcional, mas muito útil quando você precisa definir um valor para um objetivo, um orçamento ou um recurso. QQOQCP para compreensão. QQOQCCP para o planejamento com números.

Como o QQOQCP pode ser usado no gerenciamento de projetos?

O gerenciamento de projetos adora o QQOQCP. E é fácil entender por quê. Você pode usá-lo desde a fase de definição do escopo para :

• estruturar seu plano de ação
• esclarecer funções
• identificar restrições.

Deseja evitar imprecisões e omissões? Faça as seis perguntas-chave desde o início. Bônus: isso evita que você corra atrás de informações... ou de erros.

Que ferramentas são necessárias para aplicar o QQOQCP?

Uma tabela, um post-it, um mapa mental ou um bom e velho arquivo do Excel: a escolha é sua. Você também pode usar ferramentas de gerenciamento, como Notion, Trello ou Miro, para organizar as respostas e visualizar tudo. O importante é tornar seu questionamento claro, compartilhado... e acionável.

Por que o QQOQCP é útil na comunicação?

Porque a comunicação tem tudo a ver com clareza e relevância. Com o método QQOQCP, você pode :

• estruturar sua mensagem
• entender as necessidades de seus clientes,
• responder a uma crise sem improvisar,
• escolher as palavras certas, no lugar certo, na hora certa e com o tom certo.