Notion ou Airtable: qual é a melhor solução para o gerenciamento eficaz de projetos em 2025?
Quando se trata de gerenciamento de projetos, dois nomes sempre aparecem: Airtable e Notion. Esses dois aplicativos sem código revolucionaram a maneira como as equipes organizam suas informações, colaboram e criam espaços de trabalho personalizados. Mas, apesar da reputação comum de serem ferramentas flexíveis e modernas, eles nem sempre atendem às mesmas necessidades.
- Então, você deve escolher o Airtable por seu poder de banco de dados e automação?
- Ou o Notion por seu aspecto "tudo em um", com seus modelos, interface intuitiva e extrema personalização?
Nesta comparação detalhada, analisamos seus recursos, planos, integrações e casos de uso. O objetivo: ajudá-lo a encontrar a solução mais adequada à sua equipe, ao seu orçamento e às suas metas de produtividade.
O que é o Airtable?
Visão geral do Airtable
O Airtable é uma ferramenta híbrida entre uma planilha eletrônica e um banco de dados. Projetado para equipes que desejam estruturar suas informações sem codificação, ele transforma tabelas simples em aplicativos realmente personalizados.
Quando uma planilha tradicional atinge rapidamente seus limites, o Airtable oferece relações entre os dados, várias visualizações (kanban, calendário, galeria etc.) e uma forte colaboração em tempo real. Com seus modelos prontos para uso e uma ampla gama de integrações, ele é igualmente adequado para o gerenciamento de projetos, rastreamento de conteúdo e gerenciamento de processos de negócios.
Principais recursos do Airtable
Antes de se aprofundar nos detalhes, é importante entender que as funcionalidades do Airtable não se limitam ao "gerenciamento de dados". O aplicativo oferece uma caixa de ferramentas verdadeiramente modular, onde cada equipe pode criar seus próprios fluxos de trabalho. Você pode começar com um modelo existente ou construir do zero para atender às necessidades do seu projeto.
⚒️ Aqui estão os recursos do Airtable que justificam sua popularidade:
- organização de dados na forma de tabelas relacionais;
- várias exibições personalizadas (grade, kanban, calendário, galeria, linha do tempo);
- automação de tarefas recorrentes sem codificação
- integrações nativas e de API (Slack, Google Drive, Zapier, etc.);
- colaboração em tempo real com permissões avançadas;
- sistema de modelos para acelerar a implementação do projeto.
Airtable
Vantagens e desvantagens do Airtable
Como qualquer ferramenta, o Airtable tem seus pontos fortes e suas limitações. O objetivo não é procurar a "melhor ferramenta para todos os fins", mas ver em quais casos o Airtable traz um valor agregado real... e em quais casos ele pode frustrar uma equipe.
Em primeiro lugar, o apelo do Airtable está em sua capacidade de permanecer simples de usar e, ao mesmo tempo, tecnicamente poderoso. Ele é igualmente adequado para start-ups e grandes empresas graças a :
- suas muitas opções de personalização e sua abordagem sem código ;
- sua grande flexibilidade graças às múltiplas visualizações e aos bancos de dados relacionais;
- uma interface moderna e intuitiva que é mais visual do que uma planilha tradicional;
- automações poderosas e que economizam tempo;
- ecossistema rico com várias integrações e uma API aberta;
- adequado para uma variedade de casos: gerenciamento de projetos, CRM, controle de produção, conteúdo etc.
Por outro lado, alguns usuários observam limitações que podem se tornar restritivas, incluindo
- a lógica do banco de dados pode parecer complexa para iniciantes;
- a automação permanece limitada em comparação com ferramentas especializadas;
- os preços aumentam rapidamente para recursos avançados;
- O Notion é menos adequado para redação de conteúdo ou gerenciamento de documentos.
O que é o Notion?
Visão geral do Notion
O Notion é uma ferramenta multifuncional que combina anotações, gerenciamento de tarefas, um banco de dados leve e colaboração em equipe. Enquanto o Airtable se concentra na estruturação de dados, o Notion se concentra na flexibilidade: cada página pode se tornar um documento, um wiki, uma lista de tarefas ou uma tabela de acompanhamento de projetos.
Sua interface minimalista e modular atrairá tanto as empresas quanto os freelancers. É fácil criar espaços adaptados às suas necessidades: gerenciamento de projetos, documentação interna, acompanhamento de RH, roteiro de produtos, etc. Graças aos seus modelos variados e ao alto grau de personalização, o Notion se tornou um aplicativo essencial para centralizar informações e aumentar a produtividade da equipe.
Principais recursos do Notion
Antes de se aprofundar nos detalhes, o Notion deve ser visto como uma espécie de caixa de ferramentas digital. Cada usuário pode montar seus tijolos (páginas, blocos, bases, visualizações) para criar seu próprio espaço de trabalho, seja ele um simples bloco de notas ou um sistema completo de gerenciamento de projetos.
⚒️ Aqui estão os principais recursos do Notion:
- páginas e blocos modulares para criar conteúdo estruturado;
- bancos de dados simples com várias exibições (tabela, lista, calendário, galeria, kanban);
- colaboração em tempo real com menções, comentários e compartilhamento;
- modelos prontos para uso para acelerar a criação de espaços;
- função de pesquisa avançada para navegar pelas informações;
- integrações com Slack, Google Drive, Zapier e API aberta.
Notion
Vantagens e desvantagens do Notion
Como qualquer ferramenta, o Notion tem seus pontos fortes e fracos. Sua abordagem modular o torna um aplicativo extremamente versátil, mas às vezes pode confundir alguns usuários.
Em primeiro lugar, o Notion se destaca pela facilidade de uso e pelo potencial de personalização. É um aplicativo ideal para centralizar informações e agilizar a colaboração em equipe:
- ferramenta multifuncional: anotações, gerenciamento de projetos, wiki, banco de dados;
- interface minimalista e fácil de usar;
- alto nível de flexibilidade e personalização;
- rica biblioteca de modelos;
- excelente solução para documentação e gerenciamento de conhecimento.
Entretanto, o Notion não é perfeito. Algumas limitações se tornam aparentes assim que ele é levado a usos mais complexos:
- desempenho às vezes lento com grandes volumes de dados;
- bancos de dados menos avançados que o Airtable;
- automação limitada, necessidade de ferramentas de terceiros (Zapier, Make);
- o gerenciamento off-line ainda é parcial;
- menos adequado a processos comerciais altamente estruturados.
Airtable vs Notion: comparação de recursos
| Recursos | Airtable | Notion |
| Poderoso, relacional, com várias visualizações | Poderoso, relacional, com várias visualizações | Simples, adaptado a pequenas necessidades |
| Gerenciamento de projetos | Visualizações Kanban, linha do tempo, automação | Tabelas, listas de tarefas, calendário, Kanban |
| Colaboração | Permissões avançadas, monitoramento em tempo real | Compartilhamento simples, comentários, menções |
| Modelos | Ampla variedade de modelos voltados para os negócios (CRM, RH, etc.) | Variados, geralmente voltados para a organização pessoal |
| Automação | Nativa, fluxos de trabalho visuais, API aberta | Limitada, dependente de ferramentas de terceiros (Zapier, Make) |
| Documentação | Não muito adequada | Excelente solução (wiki, páginas, blocos) |
| Integrações | Rica (Slack, Google, Zapier, etc.) | Mais limitadas, mas com API disponível |
| Interface | Mais visual, semelhante a uma planilha | Minimalista, com foco em escrita e wikis |
Foco no gerenciamento de projetos
O Airtable se destaca na estruturação de:
- pipeline de vendas
- calendário editorial,
- roteiro de produtos.
Várias visualizações (kanban, linha do tempo, Gantt) e automação tornam os fluxos de trabalho fluidos.
A flexibilidade do Notion facilita a combinação de :
- tarefas
- documentos
- e notas em um único espaço,
mas, às vezes, há uma falta de rigor quando se trata de projetos complexos.
Veredicto: o Airtable tem a vantagem para equipes estruturadas voltadas para o gerenciamento de projetos, enquanto o Notion continua sendo ideal para projetos mais flexíveis e colaborativos.
Foco no banco de dados
O Airtable é um verdadeiro banco de dados relacional:
- links entre tabelas,
- filtros poderosos,
- grandes volumes de dados.
O Notion oferece um banco de dados simplificado, prático para gerenciar listas ou um pequeno acompanhamento de RH, mas atinge rapidamente seus limites assim que você precisa modelar relacionamentos complexos.
Veredicto: O Airtable vence para usos avançados de banco de dados. O Notion é adequado para necessidades simples ou pessoais.
Foco nos modelos
Os modelos do Airtable são altamente orientados para os negócios (CRM, rastreamento de produtos, RH, marketing). Eles permitem a rápida implementação de sistemas prontos para uso.
O Notion oferece modelos flexíveis e variados, ideais para :
- documentação
- gerenciamento de projetos
- ou organização pessoal,
mas geralmente precisam ser adaptados para uso corporativo.
Veredicto: igual. O Airtable atrai os profissionais com seus modelos voltados para os negócios, enquanto o Notion seduz com sua flexibilidade e criatividade.
Foco na colaboração
O Airtable oferece um sistema avançado de permissões:
- funções,
- acesso por nível,
- monitoramento em tempo real.
É uma ferramenta projetada para equipes estruturadas.
O Notion, que é mais simples, concentra-se na coedição fluida:
- compartilhamento de páginas,
- comentários,
- menções.
Perfeito para criação de conteúdo e documentação coletiva.
Veredicto: ligeira vantagem para o Notion para colaboração intuitiva e criativa; o Airtable continua mais robusto para equipes grandes e hierárquicas.
Foco na automação
O Airtable integra nativamente fluxos de trabalho automatizados:
- notificações
- atualizações automáticas,
- API robusta.
O Notion, por outro lado, depende muito de ferramentas externas (Zapier, Make) para automatizar. Isso aumenta o custo e a complexidade.
Veredicto: o Airtable domina amplamente esse ponto graças às suas automações nativas e à API mais abrangente.
Airtable vs Notion: compare os preços
Aqui está a tabela de comparação de preços do Airtable vs Notion, com base em informações oficiais publicadas em setembro de 2025.
| Plano | Airtable | Notion |
| Gratuito | Sim :
|
Sim :
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| Básico | Equipe - €16,93/usuário/mês :
|
Plus - € 9,50/usuário/mês :
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| Intermediário | Negócios - € 38,10/usuário/mês :
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Negócios - € 19,50/usuário/mês :
|
| Empresa | Escala corporativa - na cotação :
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Enterprise - mediante solicitação:
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Airtable vs Notion: qual interface é mais intuitiva?
| Critério | Airtable | Notion |
| Fácil de usar |
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| Personalizável |
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| Acessibilidade móvel | Aplicativo móvel de alto desempenho, mas mais adequado para consulta do que para criação | Um aplicativo móvel fluido e abrangente, projetado para anotações e gerenciamento diário |
| Ergonomia geral |
|
Interface minimalista e elegante |
| Aprendizado | Demora um pouco para se acostumar |
|
⚖️ Veredicto:
- O Airtable seduz com seu poder visual e várias exibições, mas exige uma curva de aprendizado para os novatos;
- O Notion é mais simples e mais rápido de aprender, o que o torna mais acessível a um público mais amplo.
Airtable x Notion: compare as integrações
Quanto melhor for a integração de uma solução com sua pilha de TI ou CRM, mais ela se tornará um pilar central de sua arquitetura de software. Para os gerentes de TI ou tomadores de decisões tecnológicas, a amplitude do catálogo de integração, a facilidade de configuração e a profundidade da automação são critérios fundamentais.
Número de integrações disponíveis
- Airtable: ⭐⭐⭐⭐⭐
Mais de 1.000 integrações via Airtable Apps, Zapier, Make e APIs. Conexões nativas com Slack, Google Drive, Dropbox, Gmail, HubSpot, Salesforce, Jira, Trello... O Airtable se estabeleceu como uma solução aberta, capaz de se conectar à maioria das ferramentas de negócios.
- Notion : ⭐⭐⭐⭐☆
Um catálogo de integrações em rápida expansão, mas ainda mais limitado que o Airtable. Integrações nativas com Slack, Google Drive, Figma, GitHub e, acima de tudo, uma API que permite usar o Zapier ou o Make para ampliar as possibilidades. Suficiente para a maioria dos casos de uso, mas menos exaustivo que o Airtable.
Facilidade de configuração
- Airtable: ⭐⭐⭐⭐☆
A maioria das integrações é plug & play e fácil de configurar. A API aberta permite que as equipes técnicas levem as coisas mais longe. Para uso padrão, não são necessárias habilidades avançadas.
- Notion: ⭐⭐⭐☆☆
Integrar o Notion a outros aplicativos é simples se você usar conectores externos (Zapier, Make). Por outro lado, as integrações nativas permanecem básicas. Às vezes, as equipes técnicas precisam investir um pouco mais de tempo para criar fluxos de trabalho sólidos.
Personalização e automação
- Airtable: ⭐⭐⭐⭐☆
Graças ao seu mecanismo de automação integrado, o Airtable pode acionar ações (notificações, sincronizações, atualizações de dados) diretamente ligadas às integrações. Juntamente com o Zapier/Make, é possível obter um alto nível de personalização.
- Notion: ⭐⭐⭐☆☆
O Notion brilha menos nesse ponto: você precisa usar ferramentas de terceiros para automatizar (Zapier, Make). A API oferece algumas possibilidades interessantes, mas a profundidade continua limitada em comparação com o Airtable.
Conclusão:
- O Airtable tem claramente a vantagem graças ao seu rico catálogo de integrações e ao seu mecanismo de automação nativo. É uma escolha estratégica para equipes que desejam centralizar seus dados e automatizar seus fluxos de trabalho.
- O Notion, por outro lado, é mais leve, mas eficaz para as necessidades padrão (documentação, colaboração, produtividade pessoal). Ele é adequado para empresas que preferem simplicidade e não precisam orquestrar dezenas de ferramentas de negócios simultaneamente.
Quando você deve escolher o Airtable ou o Notion?
A escolha entre o Airtable e o Notion depende não apenas da funcionalidade, mas, acima de tudo, de suas necessidades específicas. Cada ferramenta é mais adequada a determinados cenários. Veja a seguir como escolher entre as duas.
Exemplo de um caso de uso do Airtable
O Airtable é essencial sempre que uma equipe precisa lidar com uma grande quantidade de dados e manter uma visão estruturada de seus projetos. Sua abordagem orientada a banco de dados relacional e seus recursos de automação o tornam um aliado inestimável para organizações que buscam otimizar seus fluxos de trabalho. Aqui estão apenas alguns dos aplicativos em que o Airtable se destaca:
- rastreamento do pipeline de vendas e gerenciamento de leads (CRM leve);
- calendário editorial ou controle de produção de conteúdo de marketing;
- gerenciamento de um catálogo de produtos com planilhas de dados enriquecidas (comércio eletrônico, SaaS, varejo);
- organização de eventos com vários palestrantes, locais e patrocinadores;
- planejamento de projetos complexos com dependências e linhas de tempo visuais;
- centralização de dados de vários aplicativos via API.
Veredicto: escolha o Airtable se sua prioridade for o rigor dos dados, a colaboração estruturada e a automação de processos.
Exemplos de casos de uso do Notion
O Notion foi projetado para equipes que buscam um espaço de trabalho flexível e colaborativo. Sua força reside na capacidade de centralizar a documentação, facilitar a colaboração e adaptar-se rapidamente a diferentes usos sem a necessidade de configuração pesada. Veja a seguir alguns casos de uso para os quais o Notion é a escolha ideal:
- criação de um wiki interno para centralizar a documentação da empresa;
- Organização pessoal (listas de tarefas, anotações, planejamento);
- gerenciamento de projetos criativos (design de roteiros, brainstorming, rastreamento de ideias);
- colaboração em documentos vivos (textos, especificações, resumos);
- monitoramento simples das tarefas da equipe usando Kanban ou visualizações de calendário;
- estruturação de uma área de treinamento ou de integração para novos funcionários.
Veredicto: escolha o Notion se sua prioridade for simplicidade, centralização de informações e colaboração criativa.
O veredicto final sobre o melhor software de gerenciamento de projetos
O duelo entre Airtable e Notion não tem um vencedor absoluto: tudo depende das suas necessidades e da sua equipe.
O Airtable é a escolha lógica para empresas que precisam gerenciar muitos dados, automatizar seus processos e se beneficiar de uma visão estruturada de seus projetos. É um verdadeiro banco de dados visual, ideal para organizações orientadas para resultados e eficiência.
O Notion, por outro lado, é sedutor por sua simplicidade e abordagem tudo em um. É o aplicativo perfeito para criar um espaço de trabalho colaborativo, centralizar a documentação e aumentar a produtividade de uma equipe criativa.
Se você não tiver certeza, a coisa mais fácil a fazer é experimentar as versões gratuitas: elas lhe dão uma ideia clara da interface e dos recursos e mostram qual ferramenta se adapta melhor à sua maneira de trabalhar.
Perguntas frequentes - Airtable vs Notion
O Airtable e o Notion podem ser usados juntos?
Sim, e essa é até uma prática comum. Muitas equipes usam o Notion para documentação e colaboração, e o Airtable como seu banco de dados principal. Graças às integrações via Zapier, Make ou API, você pode sincronizar as duas ferramentas.
Qual é a melhor opção para uma equipe pequena?
Para uma equipe pequena cuja principal necessidade é centralizar suas anotações, documentos e projetos, o Notion geralmente é mais adequado, graças à sua simplicidade e baixo custo. O Airtable pode ser um bom complemento se a equipe já lidar com muitos dados.
O Notion pode ser usado como um CRM?
Sim, mas com limites. O Notion pode ser usado como um CRM simples graças a seus bancos de dados e modelos. No entanto, para gerenciar grandes volumes de leads ou automatizar fluxos de trabalho complexos, o Airtable (ou um CRM dedicado) é mais eficaz.
Airtable ou Notion: qual é mais adequado para grandes empresas?
As grandes empresas geralmente preferem o Airtable por sua escalabilidade, integrações avançadas e permissões avançadas. O Notion continua sendo uma excelente opção como espaço para documentos e colaboração, mas é menos robusto para o gerenciamento de dados em grande escala.
Artigo traduzido do francês