Metodologia ágil: aumente o desempenho de seus projetos

O que é o método ágil?

Este método de gestão de projetos é cada vez mais utilizado pelas empresas tanto para desenvolvimento de softwares quanto aplicado a diversos outros projetos.

Se as palavras scrum, lean, sprint, método kanban ou product owner são tão estranhas quanto o alfabeto chinês, fique tranquilo: no final do artigo, você saberá o que é a metodologia ágil e como escolher o seu entre os diferentes métodos ágeis existentes.

Como implementar a metodologia agile na sua empresa? Mostramos 6 melhores práticas de gestão ágil de projetos.

Metodologia ágil é uma abordagem colaborativa, iterativa e incremental aplicada à gestão de projetos. Diz-se que é ágil porque leva em conta tanto as necessidades iniciais como as geradas ao longo de todo o processo.

©️ manurenaux.wp.imt.fr

Esta metodologia de gestão de projetos surgiu num momento em que as falhas e atrasos dos projetos de TI eram particularmente elevados, uma vez que as metodologias lineares e preditivas do tipo cascata, tais como o método Waterfall ou o ciclo V, não dão muito espaço aos imprevistos e mudanças.

Resultado? As equipes de projetos se vêem confrontadas com o efeito túnel: elas percebem tarde demais que há problemas ou que o produto não atende (ou não atende mais) às expectativas. Podendo acarretar em atrasos e gastos além do planejado.

©️ manurenaux.wp.imt.fr

Iteração é repetir um processo até que um resultado desejado seja alcançado. A idéia é desenvolver uma primeira versão funcional de parte do produto. Esta versão não será a final, mas suficiente para ser usada pelos usuários, funcionando como teste em condições reais. Assim, identificando bugs ou necessidades o mais rápido possível.

A prática incremental induz o desenvolvimento do produto peça por peça. Os métodos em cascata dividem o projeto horizontalmente, ou seja, etapa por etapa. Em ágil, a abordagem incremental vertical visa construir elementos sucessivamente funcionais.

A imagem abaixo ilustra ambos conceitos:

© medium.com

Vejamos a construção de um carro:

• com uma abordagem horizontal: você constrói as rodas, depois a carroçaria, o motor, os faróis, o motor etc.;
• com uma abordagem vertical: um carro minimalista que funciona graças aos elementos essenciais, depois melhoramos cada elemento já construído, só depois adicionamos os elementos secundários (bancos macios, pintura, faróis, GPS, etc.).

© Henrik Kniberg

Em 2001 um grupo de 17 desenvolvedores se reuniram para compartilhar e formalizar suas melhores práticas. Nascia o Agile Manifesto.

O objetivo? Incentivar a melhoria do desenvolvimento de software, confiando em quatro valores:

1. a satisfação do cliente, a prioridade máxima;
2. abertura às demandas e mudanças, que dão valor ao projeto;
3. entregas frequentes com base em ciclos curtos;
4. estreita cooperação, mesmo em co-construção, com os usuários;
5. um ambiente de trabalho motivador que incentiva a autonomia;
6. A comunicação face a face é preferida, pois é mais rica e eficaz;
7. entregas de elementos operacionais apenas
8. um ritmo sustentável e constantemente adaptado aos autores do projeto;
9. uma qualidade técnica da equipe para se adaptar sempre;
10. simplicidade, indo ao essencial e minimizando todo o trabalho desnecessário;
11. uma equipe autônoma, que se organiza para um melhor desempenho;
12. adaptação regular de métodos, processos e ferramentas para aumentar a eficiência.

A gestão ágil de projetos traz:

• grande flexibilidade: o inesperado é melhor levado em conta e administrado, consequentemente você será mais reativo;
• uma relação de confiança e colaboração entre a equipa e o cliente, graças à frequência e regularidade das trocas;
• visibilidade em tempo real do progresso do projeto, graças a um controle de qualidade constante. O cliente pode pedir ajustes ao longo do projeto e você será capaz de efetuá-los;
• melhor controle de custos. Após cada etapa, a equipe faz um balanço do orçamento consumido para: continuar, suspender ou cancelar certas tarefas, ou mesmo o projeto.

Abaixo elaboramos uma descrição das metodologias ágeis mais utilizadas, para ajudá-lo a escolher a que melhor lhe convém.

Junto com o Scrum, é um dos métodos ágeis mais utilizado.

Deve o seu sucesso ao fato de levar ao extremo os valores do método, o que permite uma grande flexibilidade. Com o XP, há pouco espaço para discrepâncias entre expectativas e resultados:

• especificações funcionais apenas de elementos importantes;
• iterações curtas e rápidas;
• integração do cliente no projeto;
• valores importantes (coragem, respeito, comunicação, feedback e simplicidade);
• planejamento bem flexível;
• estimativas orçamentais a curto prazo;
• aprendizagem contínua;
• pares de desenvolvedores para revisão de código em tempo real.

👉 Para quem? Equipes de até 12 desenvolvedores.

Com o Lean, a idéia é maximizar a qualidade, evitando o desperdício de recursos humanos, financeiros e de tempo através do:

• Produção "just in time";
• menos estoques;
• controle de prazos;
• maximizando a qualidade (reduzindo defeitos);
• gestão de competências;
• uma redução nos custos.

👉 Para quem? Indústrias do tipo automotivo e qualquer tipo de estrutura, especialmente aquelas com poucos recursos.

O método Crystal Clear é caracterizado por uma estrutura muito leve, mas com um alto nível de visão e recomendações. Poucas coisas são planejadas, mas há algumas regras a seguir:

• uma equipe composta por um arquiteto e dois a sete desenvolvedores com uma área dedicada com quadros brancos e notas post-it (Kanban);
• acesso direto aos usuários;
• entregas mensais (sprints mensais);
• comunicação fluida e informal;
• uma visão clara e conhecida por todos;
• reflexões regulares para melhorar;
• testes automatizados.

👉 Para quem? Pequenas equipes de até 6 desenvolvedores.

Focado no design e desenvolvimento, foca mais tempo para a fase de design, a fim de limitar os riscos de se ter uma idéia longe do resultado final (graças a um diagrama UML - Unified Modeling Language). É caracterizado por:

• seis papéis-chave;
• uma segmentação do projeto (escopo, lista de funcionalidades etc.);
• um alto nível de envolvimento do usuário final;
• acompanhamento de perto com ferramentas de gerenciamento de projetos;
• uma ênfase no produto final.

👉 Para quem? Uma equipe de até 20 desenvolvedores

Este método requer um estudo de viabilidade, que pode ou não validar o projeto, seguido de um relatório e especificações funcionais. É baseado em:

• usuários envolvidos desde o início do projeto;
• a autonomia da equipe;
• entregas regulares e visão geral do projeto;
• um desafio permanente;
• testes contínuos;
• ótima cooperação de equipe.

👉 Para quem? Adaptável, pode ser aplicado em qualquer tipo de estrutura.

O mais utilizado. Detalhes mais abaixo.

👉 Para quem? Equipes de 5 a 10 pessoas.

Uma verdadeira framework (estrutura) de gestão de projetos, Scrum coloca a mudança no centro de seu desenvolvimento: se houver qualquer desvio, em relação ao objetivo, durante as fases de implementação do projeto, então adapta-se para atender às novas necessidades.

ℹ️ Originalmente projetado especificamente para equipes de desenvolvimento e seus projetos técnicos, o método Scrum é também aplicável a qualquer tipo de negócio ou projeto, especialmente marketing.

Se o Scrum é o método ágil mais utilizado, é porque é um método de fácil implementação, e baseado em uma abordagem empírica, permitindo que o método seja adaptado à medida que avança.

Há uma clara divisão de papéis dentro da metodologia ágil Scrum. As principais funções são:

• o Product Owner: tipo de gerente de projeto, ele carrega a visão do produto;
• o Scrum Master: ele é o garante do método e dos valores Scrum;
• a Equipe: é ela quem faz o produto.

O método Scrum divide um projeto em diferentes fases chamadas sprint ou iteração. A imagem abaixo ilustra as etapas e processos:

© Shutterstock

Cada sprint deve tem uma duração de 2 a 4 semanas, e cada um deles deve ter a mesma duração.

O número de sprints e sua duração são definidos após o enquadramento do projeto, onde a visão do produto final, a lista de elementos a serem desenvolvidos (backlog) e o tempo necessário para desenvolvê-los são determinados.

Um sprint compreende 4 fases bem definidas que detalharemos a seguir.

Planejando o sprint

A equipe de desenvolvimento, o product owner e possivelmente o Scrum Master se reúnem para determinar :

1. o objetivo do sprint, definível em uma frase simples que servirá como diretriz;
2. os elementos do backlog que podem ser entregues, no que diz respeito às prioridades e ao tempo necessário para a sua conclusão;
3. o inventário das tarefas a serem realizadas para a entrega dos elementos.

A duração desta reunião depende do tempo do sprint, cada semana de sprint requer 2 horas de reunião.

Scrums diários

Todos os dias, a equipe de desenvolvimento reúne-se de pé, por até 15 minutos. Todos se expressam:

1. o que eles fizeram no dia anterior,
2. o que eles vão fazer hoje,
3. os obstáculos que podem impedir o cumprimento de uma tarefa.

Estas reuniões ajudam a criar um espírito de equipe e encorajam um feedback regular, que é essencial para se ser ágil.

A revisão do sprint

Ocorre no final do sprint entre o product owner e as principais partes interessadas e permite:

1. analisar cada incremento do sprint;
2. para fazer um relatório de progresso e adaptar o backlog, se necessário;
3. determinar se a funcionalidade desenvolvida é adequada para o Product Owner e para os usuários finais;
4. para reajustar o resto do projeto, se necessário;
5. rever o desempenho do sprint e quaisquer dificuldades encontradas;
6. discutir o conteúdo do próximo sprint.

Normalmente, 1 hora de reunião por semana de sprint.

A análise do sprint

Este encontro, liderado pelo Scrum Master, permite analisar o percurso do sprint que acaba de terminar, de modo a aprender lições para que o próximo sprint possa ser ainda mais eficiente.

A idéia é que todos contribuam com suas idéias para o plano de ação de melhoria.

Esta reunião não dura mais de 3 horas para um sprint de 4 semanas.

1. Faça testes regularmente, a melhor forma de compreender as necessidades dos usuários e clientes é permitir-lhes testar (em situação real), o produto à medida que o desenvolvimento avança;
2. Esteja aberto a mudanças, mudanças precisam ser consideradas mais como oportunidades do que obstáculos.
3. Boa comunicação, prefira a comunicação direta face à face ao invés de via ferramentas ou chats. Não dê oportunidade para maus entendidos e interpretações erradas;
4. Foque no essencial para o produto, adote uma abordagem minimalista e dê prioridade as funcionalidades essenciais, evita o desperdício de tempo e recurso!
5. Procure melhorar continuamente, guarde os métodos "vencedores" e rejeite os menos eficientes, visando a implementação global;
6. Domine a gestão do projeto, não há nada como um software de gerenciamento de projetos para ter uma boa visão geral, e até mesmo usar ferramentas ágeis. Abaixo listamos alguns.

O software de gerenciamento de projetos CA Clarity PPM promove uma abordagem ágil ao integrar um quadro kanban, por exemplo

A plataforma colaborativa monday.com está perfeitamente adaptada à metodologia ágil, inclusive com gestão de papéis Scrum, gestão do backlog e à visão Kanban.

Outra plataforma dos moldes do Trello é o runrun.it, com um ótimo visual e funcionalidades que farão da gestão do seu projeto mais ágil e dinâmica.

O principal desafio é ter uma entrega adiantada e contínua, para satisfazer o cliente num ambiente que tende a tornar-se mais complexo (concorrência, evolução do mercado, etc.).

As metodologias ágeis tornam possível desenvolver e entregar um software de valor agregado, ao mesmo tempo em que se adapta às mudanças em seu ambiente.

E você, adotou a cultura ágil na sua organização? O que acha? Se ainda não adotou, quais são os seus obstáculos? Compartilhe com a gente suas experiências.