Orientando seu projeto para o sucesso com as especificações [+ modelo].

As especificações são uma ferramenta inestimável quando você está definindo o escopo do seu projeto.

Se estiver planejando lançar seu website, um aplicativo móvel, um redesenho ou qualquer outro projeto digital, a elaboração de um conjunto de especificações é a primeira etapa essencial para um projeto bem-sucedido.

Para ajudá-lo a entender como redigi-las, este artigo explica o que é uma especificação, para que serve e quais são os diferentes tipos (especifica��ões funcionais e especificações técnicas).

☝️ Também fornecemos nosso modelo de especificações, um exemplo e ferramentas para ajudá-lo a escrever as suas próprias especificações.

Ver todos os software Gestão de projetos

O que são especificações?

Especificações: definição

O documento de especificações, também conhecido como CDC, é um documento elaborado no início de um projeto. Ele é usado para formalizar as necessidades, os objetivos, as restrições, o escopo, as funcionalidades esperadas, os prazos e o orçamento estimado.

Normalmente, o gerente de projeto é o responsável pela elaboração das especificações, embora elas também possam ser elaboradas externamente por um prestador de serviços.

Quais são os benefícios da elaboração de especificações?

As especificações permitem que você :

• pensar e definir seus objetivos. Em seguida, você pode determinar os elementos que precisarão estar presentes para atingi-los;
• Definir as prioridades do projeto;
• ajudar seus contatos a lhe dar a melhor orientação possível;
• estimar o orçamento e os prazos necessários para concluir o projeto;
• Elaborar um plano de carga de trabalho para ajudá-lo a gerenciar seus recursos.

Em termos práticos, o objetivo das especificações é servir de base para o planejamento e o gerenciamento do projeto.

Quando as especificações devem ser elaboradas?

As especificações devem ser elaboradas antes do lançamento de seu projeto.

Como você já deve ter percebido, esse documento é essencial para definir com precisão as especificações e os objetivos de projetos complexos, sejam eles :

• lançamento de novos produtos
• trabalho com fornecedores
• aprovação de orçamentos.

Ele desempenha um papel central na garantia de um entendimento uniforme entre todas as partes interessadas, reduzindo o risco de mal-entendidos e otimizando o gerenciamento de projetos.

Portanto, esse documento é fundamental antes do lançamento de iniciativas que exijam coordenação estreita e uma definição clara das expectativas.

2 tipos de especificações: funcionais e técnicas

Há dois tipos de especificações:

• Especificações funcionais: são projetadas para delinear um projeto. Elas definem as necessidades que o futuro produto deverá atender, em termos de funcionalidade. Em seguida, são passadas como base para as especificações técnicas, que traduzem os requisitos funcionais em especificações técnicas.
• Especificações técnicas: concentram-se no lado técnico do desenvolvimento do projeto. Traduzem as necessidades funcionais em requisitos técnicos e destacam as várias restrições. Esse documento é essencial para o trabalho dos desenvolvedores, a fim de maximizar as chances de atender às necessidades com precisão.

As especificações funcionais e técnicas geralmente são incluídas na mesma especificação geral, mas também podem ser escritas separadamente.

Você prefere explicações visuais? Este vídeo explica tudo o que você precisa saber sobre especificações. 🎬

Como você elabora as especificações do seu projeto? Conteúdo e práticas recomendadas

Etapa 1: Apresentar a empresa

Essa primeira tarefa envolve uma breve descrição da empresa para a qual o projeto está sendo realizado. Isso é particularmente útil quando prestadores de serviços externos são chamados, para que tenham uma ideia clara de quem é o cliente.

Não é necessário ser exaustivo. Tudo o que você precisa fazer é listar as informações essenciais para entender a razão de ser da empresa (seu porquê).

Alguns exemplos:

• seu setor de negócios e mercado,
• seu negócio principal
• seus principais produtos ou serviços,
• sua visão de curto, médio e longo prazo,
• seus contatos.

Etapa 2: Apresentar o projeto

O contexto

• Quais são as necessidades que ele precisa atender?
• Por que elas surgiram e como?
• Quem se beneficiará com o projeto?

O objetivo aqui é explicar os detalhes do projeto, para que todos os envolvidos entendam o que está em jogo e trabalhem para atendê-lo da forma mais eficaz possível.

Exemplo:

Projeto de revisão de um pacote de software comercial de EDM para atender melhor às necessidades do usuário.

Os objetivos

O mesmo tipo de projeto pode esconder diferentes intenções e objetivos. Por isso, é essencial conhecê-los e especificar os resultados esperados, a fim de

• seguir na direção certa
• tomar decisões informadas.

O método SMART é a melhor maneira de fazer isso. Ele envolve a avaliação da adequação de um objetivo, garantindo que ele seja:

• Específico(claramente definido, em particular usando o método QQOQCP),
• Mensurável(quantificável),
• Atingível(levando em conta os recursos necessários disponíveis, por exemplo),
• Realista(relevante),
• Definido no tempo(estabelecendo um prazo, em particular, definindo um roteiro).

Alguns exemplos:

• alcançar uma taxa de resposta duas vezes mais rápida para sua plataforma;
• aumentar a produtividade do usuário em 50%;
• desmaterializar o circuito de validação de documentos.

O escopo

A definição do escopo de um projeto envolve a definição de seus limites, com o objetivo de determinar com precisão a estrutura na qual ele se desenvolverá:

• O projeto diz respeito a uma empresa? A um grupo?
• O impacto é regional, departamental, nacional ou internacional?
• Ele envolve o uso de vários idiomas? etc.

👉 Exemplo:

A plataforma é usada pelas várias filiais do grupo, espalhadas por toda a França. Isso representa cerca de 250 usuários.

Elementos existentes

Por fim, você precisa incluir todos os elementos existentes que tornarão o projeto mais fácil de entender e implementar.

Alguns exemplos:

• versões anteriores,
• maquetes
• documentos de apresentação
• nome de domínio, etc.

Etapa 3: descrever o alvo do projeto

Você pode ter especificado na etapa anterior a quem o projeto se destina, mas, em alguns casos, é necessário entrar em mais detalhes. Quanto mais precisamente você descrever seu alvo (ou alvos), maiores serão suas chances de atingi-los. Embora esse exercício não seja fácil de realizar, ele o tornará mais relevante para o trabalho que você realizou.

Seu projeto é voltado para seus clientes? Então defina sua persona de marketing, ou seja, o perfil fictício de seu cliente ideal, com o máximo de informações possível:

• primeiro nome
• idade
• situação pessoal
• profissão
• salário,
• interesses,
• perguntas, problemas encontrados, restrições,
• trechos de frases escritas ou faladas, tipo de vocabulário usado.

Para obter essas informações, você pode :

• Fazer perguntas aos seus clientes;
• Analisar informações de seus clientes potenciais;
• ler discussões em fóruns que tratam de seus problemas;
• coletar informações mais precisas de formulários de contato ou de download.

Exemplo:

Confira nosso artigo dedicado ao marketing de persona, que apresenta um exemplo e um modelo para download para ajudá-lo a criar o seu próprio.

Etapa 4: Avalie sua concorrência

Embora essa etapa seja opcional, dependendo do tipo de projeto, ela rapidamente se torna essencial em certos casos, como no desenvolvimento de sites. Se quiser posicionar seu site com sucesso, você precisará saber quem são seus concorrentes principais e secundários e listar as informações mais importantes sobre eles em suas especificações.

Em seguida, cabe a você determinar seu posicionamento, propondo algo fundamentalmente novo ou algo semelhante, mas mais adequado às necessidades do seu público-alvo.

Alguns exemplos:

• Quem são seus concorrentes diretos e indiretos?
• Quais são os pontos fortes deles?
• Quais são seus pontos fracos?
• Qual é o posicionamento e a imagem de marca deles?
• O que o diferencia deles?

Etapa 5: Defina suas diretrizes gráficas e ergonômicas

No contexto de projetos da Web, essa parte é útil quando :

• você já tem uma carta gráfica para especificar seus componentes;
• você deseja criar uma nova, mas quer que ela seja consistente com a anterior.

Exemplos de elementos a serem especificados:

• o logotipo,
• tipografia
• cores
• ilustrações etc.

Etapa 6: Definir um orçamento

Fornecer uma estimativa do orçamento geral ajudará os possíveis prestadores de serviços a elaborar suas cotações.

☝️ Cuidado para não subestimar o orçamento! Ela deve ser coerente com seus requisitos, mas também deve incluir todos os elementos que terão impacto no projeto a longo prazo, como a escalabilidade do software ou de um site, por exemplo.

Etapa 7: Especifique os prazos de entrega

Em suas especificações, especifique o prazo em que o produto final será fornecido. Assim como no orçamento, não subestime o tempo necessário para concluir cada elemento. Seja realista, caso contrário você corre o risco de :

• não cumprir os prazos ;
• acabar com um projeto malfeito.

É bom saber: a data de entrega nas especificações pode ser incluída em uma cotação ou fatura e se tornar contratualmente obrigatória.

Para projetos complexos, não hesite em definir diferentes marcos (com entregas intermediárias) e propor um cronograma na forma de um gráfico de Gantt.

Etapa 8: Liste as especificações funcionais

As especialidades funcionais definem os objetivos do projeto e o que o produto fará. 💭

Elas também são usadas para estabelecer as especialidades técnicas, mas voltaremos a esse assunto mais tarde.

Funcionalidades

A parte funcional das especificações tem o objetivo de traduzir, como o próprio nome sugere, os requisitos em funcionalidades.

Quanto mais você detalhar essa parte :

• menos as funcionalidades estarão abertas à interpretação;
• e mais próximos os resultados estarão de seus objetivos.

👉 Exemplo:

• título,
• objetivo,
• descrição,
• meta,
• subcaracterísticas,
• restrições e regras de gerenciamento,
• nível de prioridade.

Como você pode ter certeza de que listou todos os recursos a serem desenvolvidos sem se esquecer de nenhum? Algumas equipes optam por usar o mapeamento de impacto. Esse método envolve a elaboração de um mapa por meio de perguntas:

• Qual é o principal objetivo do site?
• Quem são os alvos?
• Quais são as necessidades deles?
• Que funcionalidades podem atender a essas necessidades?

Exemplo de mapeamento de impacto para o site de um hotel:

A estrutura em árvore

Se o seu projeto envolver um site ou aplicativo móvel, proponha sua visão da estrutura em árvore nas especificações.

👉 Exemplo:

• categorias,
• subcategorias
• navegação,
• organização.

Para facilitar a leitura do leitor, apresente-o na forma de um diagrama. Vamos usar novamente o exemplo de nosso hotel:

O conteúdo

Por fim, nesta seção, liste os diferentes tipos de conteúdo que aparecerão no seu site.

Alguns exemplos:

• artigos de blog
• vídeos
• imagens,
• documentos para download.

Não hesite em fornecer detalhes sobre como você deseja que eles sejam apresentados e gerenciados.

Etapa 9: Liste as especificações técnicas

Se as especificações funcionais detalham o que o produto vai fazer, as especificações técnicas detalham como o produto vai fazer isso. ⚙️

Portanto, o objetivo é destacar os requisitos técnicos e as restrições do projeto para atender às necessidades, além de mencionar as preferências de métodos e processos de desenvolvimento.

Alguns exemplos:

• métodos de pagamento on-line,
• a solução de hospedagem
• arquitetura do servidor,
• escolha da plataforma ou do CMS,
• ferramentas de administração,
• restrições de integração,
• linguagem de computador,
• gerenciamento de segurança de dados,
• manutenção,
• migração,
• compatibilidade com o navegador, etc.

Etapa 10: Adicione os apêndices

Por fim, adicione todos os documentos que possam ser úteis para pensar ou executar o projeto como apêndices.

Exemplo:

• Wireframes,
• mock-ups
• mock-ups,
• esboços.

Usar o software certo facilita muito a elaboração de suas especificações.

⚒️ Um exemplo é a plataforma de trabalho colaborativo da monday.com para gerentes de projeto.

Essa ferramenta 100% personalizável oferece a você uma visão centralizada e em tempo real dos fluxos de trabalho e projetos da sua empresa. Como resultado, você poderá identificar os principais elementos de suas especificações, como as prioridades da empresa, os prazos e os recursos humanos e orçamentários disponíveis. Essas informações ficam visíveis para todos, incentivando a comunicação e a colaboração.

Exemplo de especificações de projeto para download

Para ajudá-lo a elaborar as especificações do seu projeto, o Appvizer forneceu um exemplo de especificação em formato PDF para você preencher. Cabe a você preenchê-la com suas próprias informações!

Exemplo de uma especificação completa

Observação: os nomes de empresas, pessoas, ferramentas e dados mencionados neste exemplo são totalmente fictícios. Qualquer semelhança com entidades reais seria mera coincidência.

Apresentação da empresa

Nome: Cultiveo

Setor: AgriTech sustentável

Mercado: França / Espanha / Bélgica

Negócio principal: desenvolvimento de sensores inteligentes para otimizar a irrigação e o gerenciamento do solo

Principais produtos: sensor meteorológico SensoDrop, aplicativo móvel SolTrack

Visão: Até 2028, a Cultiveo pretende reduzir o consumo de água nas fazendas europeias em 30%.

Contatos: Gerente de projetos digitais, departamento de TI, gerente de produtos de software

Apresentação do projeto

O contexto

O rápido crescimento da Cultiveo está tornando o gerenciamento de projetos internos mais complexo. Cada equipe usa uma ferramenta diferente, o que leva à duplicação e à falta de visibilidade.

O projeto consistiu em criar uma ferramenta de gerenciamento unificada para todas as equipes (técnica, marketing, logística), a fim de centralizar os fluxos de trabalho e aumentar a eficiência.

Os objetivos

• Específicos: criar um portal interno para gerenciar projetos de várias equipes
• Mensuráveis: aumentar a taxa de entregas no prazo em 40
• Realizável: a equipe já havia sido treinada no Notion e no Trello
• Realista: orçamento e recursos internos validados
• Oportuno: produção programada para começar antes de 30 de novembro de 2025

Escopo

O projeto abrange 5 departamentos, ou seja, 110 usuários espalhados por 3 países. Ele deve funcionar em três idiomas: francês, espanhol e inglês.

Elementos existentes

• Modelos organizacionais no Trello (a serem migrados)
• Identidade visual (diretrizes gráficas em .AI e .PDF)
• Nome de domínio interno reservado: project.cultiveo.work
• Documentação de integração compartilhada no Google Drive

Público-alvo do projeto

Público-alvo: funcionários responsáveis pelo monitoramento de projetos nas divisões de produtos, TI e P&D.

Personagem principal: Karim, gerente de projeto júnior, 28 anos, usa o Notion diariamente, procurando uma ferramenta mais visual e estruturada para gerenciar projetos em vários países.

Avaliação da concorrência

3 soluções analisadas:

• FlowTrack: muito abrangente, mas caro
• ProManage360: boa compatibilidade de API, mas experiência de usuário ultrapassada
• Stratiplan: fácil de aprender, mas recursos de relatório limitados

Diferenciais buscados: flexibilidade, multiusuário, conectores com o Google Suite, etc.

Carta gráfica e ergonômica

• Logotipo: versão quadrada + versão de texto (SVG e PNG)
• Cores: verde floresta (#0E9438), areia (#E7D7BA), preto (#101010)
• Tipografia: Inter (regular, médio, negrito)
• Ilustrações: pictogramas vetoriais de contorno

Orçamento

Orçamento: 14.000 euros, sem IVA, para personalização, integração, documentação e manutenção de 1 ano

Prazo

• Lançamento: 10 de setembro de 2025
• Versão beta: 15 de outubro de 2025
• Aceitação final: 25 de novembro de 2025

Os marcos serão monitorados por meio de um gráfico de Gantt integrado à plataforma

Especificações funcionais

Funcionalidades esperadas

• Criação de projetos com fases e subtarefas
• Atribuição de funções e gerenciamento de direitos de acesso
• Visualização Kanban + visualização de planejamento semanal
• Centro de notificações e sistema de comentários
• Histórico de modificações

Estrutura em árvore

• Painel de controle
• Meus projetos
• Calendário
• Centro de recursos
• Administração

Conteúdo

• Descrições de projetos
• Exemplos de produtos
• Formulários de monitoramento
• Anexos (.docx, .pdf, .csv)

Especificações técnicas

• Nuvem europeia (OVHcloud ou Scaleway)
• Autenticação SSO (Google, Azure)
• Suporte multilíngue
• API REST para integração com CRM interno
• Backup diário + criptografia AES-256
• Conformidade com o RGPD

Apêndices

• Carta gráfica da Cultiveo
• Maquetes de wireframe de baixa fidelidade (PDF)
• Tabela de análise da concorrência
• Diagrama de funções do usuário

Facilite a elaboração de suas especificações com IA: 5 ferramentas

Escrever especificações pode rapidamente se tornar um quebra-cabeça chinês: muitas informações, pouco tempo e uma equipe já ocupada. A boa notícia é que a IA pode ajudar!

Ao analisar suas necessidades , o escopo do seu projeto e seus objetivos, a inteligência artificial pode gerar um documento estruturado, claro e 100% personalizado. Ela o orienta passo a passo, desde a apresentação da empresa até as especificações funcionais ou técnicas.

Resultados :

• você economiza tempo,
• você se esquece de menos partes importantes
• você produz um projeto de especificação sólido.

É também uma ferramenta inteligente para alinhar todas as partes interessadas desde o início e evitar áreas obscuras durante o projeto.

E não, não é apenas para geeks ou grandes empresas. Muitas ferramentas estão disponíveis gratuitamente ou a baixo custo e podem ser integradas ao seu software de gerenciamento de projetos favorito.

🛠️ Algumas ferramentas de IA para ajudá-lo:

• Notion AI: perfeita para estruturar uma especificações diretamente em seu espaço de trabalho colaborativo;

• ChatGPT: gera modelos de especificação personalizados a partir de prompts detalhados;

• Tability: transforma os objetivos de seu projeto em planos de ação claros e com prazos definidos, perfeitos para aplicar o método SMART diretamente em seu CDC;

• Whimsical AI: cria diagramas, diagramas de árvore, wireframes e mapas mentais com ajuda inteligente, muito úteis para ilustrar visualmente o escopo ou a funcionalidade do projeto;

• Taskade AI : gera fluxos de trabalho a partir de um briefing simples, útil para definir os estágios do projeto e automatizar sua divisão em tarefas.

Então, você está pronto para transformar o trabalho árduo de escrever especificações em uma tarefa expressa assistida por IA?

Ver todos os software Gestão de projetos

Uma especificação e agilidade para antecipar mudanças

As especificações são essenciais para fornecer uma estrutura para o seu projeto e ajudá-lo a pensar e formalizar suas necessidades e objetivos. Isso permite que eles sejam comunicados às várias partes interessadas, para que todos possam tomar decisões informadas em seu trabalho e oferecer soluções para melhor atendê-las.

No entanto, é preciso aceitar que o projeto pode evoluir, seja porque novos fatores externos mudam a situação, seja porque é difícil ser exaustivo e perfeitamente preciso ao expressar suas necessidades.

É nesse ponto que o trabalho com um método ágil se torna interessante, pois permite que uma versão funcional do produto seja apresentada o mais rápido possível, de modo que possam ser feitos ajustes nas especificações no decorrer do projeto.