Como estruturar seu projeto? 6 etapas, um exemplo de uma nota de escopo e ferramentas para ajudá-lo

O enquadramento do projeto é a principal fase que define o curso e os pontos de referência a serem seguidos antes do planejamento e do lançamento do projeto .

Um bom enquadramento permite que você estabeleça objetivos coerentes e defina prazos e orçamentos para evitar contratempos.

Portanto, essa é uma etapa do gerenciamento eficaz de projetos que não deve ser ignorada.

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Por que o escopo de um projeto deve ser definido?

A fase de definição do escopo é usada para definir o escopo do projeto e ocorre logo após a fase preliminar do projeto, que geralmente inclui

• análise das necessidades
• estudo de oportunidade
• estudo de viabilidade (usando o método de Prova de Conceito, por exemplo).

No momento da definição do escopo do projeto, realizada na forma de uma ou mais entrevistas, as informações iniciais coletadas ajudam a :

• estruturar o projeto
• relembrar o contexto, os desafios e os objetivos,
• identificar os recursos humanos e técnicos necessários
• definir um orçamento e prazos.

Essa fase fundamental permite que o cliente e o proprietário do projeto, ou o gerente de projeto, discutam e comuniquem instruções à equipe do projeto, de modo que todas as partes interessadas tenham uma compreensão clara e visibilidade das expectativas e dos recursos a serem mobilizados.

Ao final dessas reuniões, é elaborado um memorando de escopo, que serve como uma espécie de referência para o projeto, permitindo que as principais informações sejam compartilhadas internamente. Ele também é conhecido como :

• declaração de missão
• nota de briefing
• nota de lançamento
• carta de projeto.

Como escrever um memorando de escopo? As 6 etapas principais

Antes de entrar de cabeça em um projeto, respire fundo... e escreva um memorando de escopo. Esse documento estruturante estabelece uma base sólida. Aqui estão as etapas que você precisa seguir para garantir que o escopo do seu projeto seja o ideal 🧅.

Etapa 1: apresente o projeto (em duas palavras claras)

Explique de onde vem a necessidade :

• É uma solicitação do cliente?
• É uma ideia interna?
• É uma emergência regulatória?

Em seguida, descreva brevemente o contexto: o departamento em questão, o problema atual, o impacto esperado.
Você precisa fazer com que seus leitores (patrocinadores, equipe, gerência) queiram se envolver.

Etapa 2: Defina os objetivos do projeto

Não use fórmulas vagas como "melhorar a produtividade". Seja cirúrgico.
Um aplicativo da Web entregue? Um processo de RH automatizado?

Especifique também os indicadores de sucesso: +20% de leads? -15% de redução no tempo de processamento?

O objetivo do projeto é a bússola que orientará tudo o que virá a seguir.

Spoiler: sem objetivos claros, as partes interessadas rapidamente se desviarão para todas as direções.

Etapa 3: detalhar o escopo... e o que está fora do escopo

No início, o escopo costuma ser vago. Essa é uma má ideia. Aqui, definimos :

• as funções abrangidas
• os módulos fornecidos
• os usuários envolvidos.

Mas você também especifica o que não será feito. Exemplo: o suporte ao cliente não será incluído nesta primeira versão.
Esta é A seção que evita solicitações adicionais ("só mais um pequeno recurso?") ao longo do caminho.

Etapa 4: Liste as partes interessadas e as funções

Identifique todas as pessoas envolvidas no escopo do projeto e nas fases seguintes :

• quem está no comando (geralmente o gerente de projeto)?
• quem valida os resultados?
• quem fornece as informações?
• quem pode bloquear o progresso (e como convencê-los)?

Ao nomear as partes interessadas, você pode prever atritos e estabelecer uma comunicação clara desde o início.

Etapa 5: Planeje as principais etapas

Defina as principais fases do projeto:

• definição do escopo
• design
• testes
• implantação,
• feedback.

Defina marcos visíveis e alcançáveis, com datas. Isso não é definitivo, mas define o ritmo. Isso tranquiliza os patrocinadores e evita o efeito túnel.

Etapa 6: Antecipe os riscos e os recursos necessários

1. Liste as áreas de incerteza (dependência técnica, disponibilidade de recursos, carga de trabalho da equipe do projeto, etc.).
2. Proponha um plano B realista para cada ponto sensível.
3. Inclua também os recursos necessários: orçamento, ferramentas de gerenciamento de projetos, habilidades externas.

É melhor definir os limites agora do que descobri-los quando chegar a hora de pagar a conta.

Faça o download de um exemplo de memorando de definição de escopo

Para inspiração, o Appvizer forneceu um exemplo de memorando de definição de escopo que você pode baixar em formato .doc ou .pdf.

Métodos e ferramentas para estruturar um projeto

Método QQOQCP

O método QQOQCP pode ser usado aqui para responder às principais perguntas sobre o escopo do projeto:

• ⃞ Quem:
  • O cliente,
  • o gerente de projeto
  • a equipe do projeto
  • todas as partes interessadas, como quaisquer subcontratados,
  • usuários finais;

• ⃞ O quê:
  • O objetivo do projeto,
  • seu perímetro ou escopo, ou seja, seu conteúdo, os processos a serem seguidos, sua divisão em diferentes subprojetos, se aplicável,
  • especificações funcionais (projeto da Web);

• ⃞ Onde:
  • o local do projeto, se estiver na Web, em qual página, na frente ou atrás?
  • o local das próximas reuniões de controle de acordo com os vários marcos identificados;

• ⃞ Quando:
  • O início e o fim do projeto,
  • prazos,
  • os vários estágios principais;

• ⃞ Como:
  • os métodos a serem usados,
  • os recursos humanos, técnicos e orçamentários a serem mobilizados,
  • as oportunidades a serem aproveitadas,
  • as restrições e os possíveis riscos a serem evitados;

• ⃞ Por quê:
  • O contexto,
  • os objetivos,
  • as necessidades expressas,
  • benefícios esperados.

☝️ No gerenciamento de projetos, é preferível declarar o quê e o porquê logo no início da nota de escopo.

Além do método QQOQCP para redigir o documento de escopo, outras técnicas complementares podem ser usadas para definir seu conteúdo, em especial as principais etapas, os recursos e os prazos do projeto.

A Estrutura Analítica do Produto (EAP)

A Estrutura Analítica do Produto (Product Breakdown Structure, ou PBS) é uma bússola para estruturar suas entregas. A ideia? Dividir o projeto em subprodutos concretos, visíveis e entregáveis. Não estamos falando de tarefas, mas de elementos tangíveis:

• um documento de especificações
• uma maquete validada
• um manual do usuário, etc.

O PBS se assemelha a uma árvore genealógica de resultados esperados. Cada ramo representa uma versão mais precisa do produto final. E no final de cada ramificação: resultados claros que podem ser mostrados, testados e entregues. Em suma, algo concreto.

Essa é uma ferramenta formidável para esclarecer o escopo do projeto. Ela evita mal-entendidos entre o cliente, as partes interessadas e a equipe do projeto. E como se concentra no "o quê", é o complemento perfeito para a EAP, que veremos a seguir.

A Estrutura Analítica do Trabalho (EAP)

Enquanto o PBS responde à pergunta "o que entregaremos?", a Estrutura Analítica do Trabalho (EAP) aborda a questão "como chegaremos lá? Aqui, o projeto é dividido em tarefas, atividades e subestágios. Em suma, ações concretas a serem tomadas para atingir os objetivos.

Cada nó representa :

• uma fase
• uma tarefa
• um subconjunto lógico.

Começamos com a entrega principal e, em seguida, entramos em mais detalhes até chegarmos a um nível operacional: o nível em que uma pessoa pode assumir a tarefa e executá-la sem nenhuma imprecisão artística.

Esse detalhamento possibilita :

• alocar melhor os recursos
• estimar a carga de trabalho
• identificar as dependências entre as tarefas.

Um conselho: vincular a EAP a um cronograma (como um gráfico de Gantt) e às pessoas responsáveis por ele ajuda a alinhar toda a equipe do projeto.

A Estrutura Analítica da Organização (OBS)

A Estrutura Analítica Organizacional, ou EBA, é a imagem espelhada organizacional da EAP. Aqui, o foco não está mais nas tarefas ou entregas, mas nas funções e responsabilidades:

• quem faz o quê no projeto?
• Quem valida?
• Quem executa?
• Quem dirige?

O OBS define a estrutura hierárquica da equipe do projeto. Ele permite que o trabalho na EAP seja atribuído aos perfis certos, de acordo com suas habilidades ou sua posição na organização. É um aliado inestimável para esclarecer as cadeias de tomada de decisão... e evitar o "ah, pensei que fosse você" no meio da fase de definição do escopo.

Faça referência cruzada entre a EAP e a EOA para obter a matriz RACI. Uma ferramenta imbatível para descobrir :

• quem é o responsável
• quem está envolvido,
• quem é consultado
• quem é informado em cada estágio do projeto.

E não, OBS não significa "On Bricole en Silence" 😉

Macroplanejamento

O macroplanejamento é a visão de helicóptero do projeto. Ainda não entramos em detalhes, mas marcamos as principais fases, os principais estágios e os marcos. O objetivo: ver rapidamente para onde você está indo... e quando deve chegar lá.

Esse cronograma simplificado é uma ferramenta de comunicação formidável. Ele facilita para os participantes se orientarem sem se prenderem a datas. Ele também ajuda o gerente de projeto a prever gargalos e alocar recursos ao longo do tempo.

O formato? Fica a seu critério. Linha do tempo, cronograma de Gantt reduzido, calendário compartilhado... desde que haja visibilidade, o meio não importa.

O orçamento provisório do projeto

Costuma-se dizer que o dinheiro não compra felicidade... mas sem orçamento, não pode haver projeto. O orçamento provisório é uma parte essencial da estrutura do projeto. Ele é usado para estimar os recursos financeiros necessários para concluir com êxito cada fase.

Salários, ferramentas, serviços externos, viagens, equipamentos... Cada item de despesa precisa ser previsto. É melhor ter uma meta alta do que ficar sem dinheiro no meio do caminho.

Um bom orçamento também é uma ferramenta de tomada de decisão para as partes interessadas. Ele permite que elas validem (ou não) o lançamento do projeto. E monitorar quaisquer discrepâncias entre as previsões e a realidade, uma vez que a ação tenha sido lançada.

Um conselho: acompanhe seu orçamento com suposições claras e uma margem para eventos imprevistos. Não existe risco zero.

Ferramentas para definir o escopo de um projeto

O software de gerenciamento de projetos oferece suporte desde a definição do escopo até a elaboração de especificações, do planejamento ao monitoramento do projeto. Eles permitem que você estruture a nota de escopo, colabore com a equipe do projeto e mantenha um registro claro de cada etapa. Aqui estão 5 ferramentas que merecem um lugar em sua caixa de ferramentas digital:

• O Notion é o campeão da flexibilidade. Você pode criar uma nota de escopo colaborativa, adicionar listas de verificação, prazos e até mesmo documentos de referência. Sua interface modular é ideal para documentar cada fase do processo de definição do escopo, mantendo uma aparência visual agradável.

• O ClickUp combina tarefas, documentos, cronogramas e controle de tempo. Você pode integrar a Estrutura Analítica do Produto, gerar uma EAP e atribuir funções da Estrutura Analítica da Organização. É a ferramenta que permite que você vá do escopo à execução sem mudar de plataforma.

• Precisa de um macroplano claro para compartilhar com as partes interessadas? O TeamGantt é exatamente o que você precisa. Sua interface intuitiva permite que você crie gráficos de Gantt visuais e associe tarefas, marcos e responsabilidades.

• Se o seu projeto envolve muita documentação técnica ou procedimentos, o Confluence é um ótimo aliado. Conectado ao Jira, ele permite arquivar cada versão da nota de escopo, documentar decisões e acompanhar as contribuições de cada parte interessada.

• O Asana é particularmente útil para dividir um projeto em tarefas, definir prazos e acompanhar o progresso de cada fase. É a ferramenta perfeita para gerenciar a transição do escopo para a ação, mantendo a comunicação fluida entre todos os membros da equipe.

• Se o seu projeto de TI exigir um gerenciamento mais técnico, você também pode explorar o Trello, a monday.com ou o Microsoft Project. Há uma ferramenta para todos, desde que ela se encaixe na história.

Boas práticas na definição do escopo do projeto

Envolver as partes interessadas certas desde o início

Não há nota de escopo eficaz sem os cérebros certos ao redor da mesa. Identifique as principais partes interessadas e consulte-as desde o início. Suas expectativas, restrições e sinais fracos são inestimáveis para definir um escopo realista.

Faça mais perguntas do que respostas

Você não está lá para impressionar, está lá para entender. Liste os requisitos, reformule-os e aprofunde-os. O enquadramento é, antes de tudo, uma investigação. E sim, você tem o direito de fazer a mesma pergunta cinco vezes, desde que ela esclareça o objetivo do projeto.

Escreva-o em preto e branco... e depois releia-o em voz alta

O documento de definição do escopo não é apenas um documento interno. Ele será relido, validado e compartilhado. Portanto, seja claro, estruturado e preciso. Evite jargões desnecessários. Uma boa prática é fazer com que ele seja relido por alguém que não esteja envolvido no projeto. Se essa pessoa entender, você ganhou.

Antecipe as falhas no plano

Nem tudo estará definido em uma pedra. Haverá circunstâncias imprevistas. Prepare algum espaço de manobra (no orçamento, no cronograma, nos recursos). E formalize os riscos desde o início, mesmo que nem todos gostem deles. Isso não é ser pessimista, é ser profissional.

Não trabalhe sozinho em seu canto

Peça para as pessoas revisarem, desafiarem as suposições, organizarem um workshop, se necessário. O enquadramento é coletivo: quanto mais ele for compartilhado, mais será respeitado quando o projeto for lançado.

E acima de tudo: resista à tentação de concluir a estrutura "rapidamente". É justamente quando você acha que "tudo está claro" que você perde os verdadeiros sinais fracos.

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Após a fase de definição do escopo, é hora de agir!

A fase de definição do escopo está chegando ao fim, a nota de definição do escopo foi escrita, revisada se necessário, e todas as partes interessadas estão prontas?

É hora de lançar o projeto! Um brinde ao seu pontapé inicial!