8 ferramentas de colaboração para um melhor trabalho em equipe

A importância da tecnologia para trabalho remoto não é mais segredo para ninguém. A digitalização das empresas nunca foi tão significativa.

Porém, essa nova forma de trabalho necessita também certas adaptações para manter eficiência e qualidade de serviço nos negócios. Para acompanhar essa evolução digital, as ferramentas de colaboração online ajudam bastante.

Seja para compartilhar documentos, comunicar a distância, gerenciar projetos ou organizar o trabalho de equipe, várias soluções existem. Pequenas e grandes empresas podem escolher a ferramenta colaborativa mais adaptada à sua condição.

Para saber qual solução é melhor para a sua empresa, continue a ler esse artigo!

As ferramentas de colaboração online são soluções digitais para trabalhar em equipe eficientemente. Esses softwares são programas e aplicativos que podem ser usados para facilitar a colaboração a distância.

Essas ferramentas se tornaram indispensáveis para todas as empresas que usam trabalho remoto. Elas ajudam os colaboradores, baseados no escritório ou em casa, a trabalhar em equipe e tudo isso online.

Geralmente, essas plataformas são hospedadas na nuvem, e podem ser acessadas de qualquer computador. Muitas ferramentas funcionam gratuitamente, com planos pagos mais completos.

Os quatro principais tipos de ferramenta de colaboração online são:

• Gerenciamento de projetos: indispensável para otimizar o trabalho na empresa. Ajuda a alinhar sua equipe em uma única plataforma de trabalho. Permite uma visão mais clara do progresso de todos os projetos.
• Comunicação: trabalhar a distância necessita de ter uma boa comunicação entre os colaboradores. Por isso, o uso de mensagens instantâneas e videoconferência ajuda muito.
• Trabalho colaborativo: ajuda a organizar o tempo das equipes e torna a colaboração mais fácil e eficiente.
• Compartilhamento de arquivos: indispensável, ela permite salvar, produzir e editar documentos simultaneamente.

Agora que você conhece os diferentes tipos de sistemas, vamos ver quais são as melhores plataformas para sua empresa!

Encontrar as ferramentas de colaboração certas, depende muito das suas necessidades. Para ajudar você a escolher a opção mais adequada, preparamos uma lista das melhores plataformas disponíveis.

• Funcionalidades: é importante encontrar um software com as funcionalidades mais completas em cada tipo de sistema.
• Usabilidade: cada colaborador é diferente, e nem todos têm as mesmas facilidades com tecnologia. Por isso, é importante escolher um software intuitivo, fácil de usar ou pelo menos com tutoriais para novos usuários.
• Seguridade: os dados de uma firma são muito valiosos. A escolha de uma plataforma segura é uma prioridade.
• Flexibilidade: todas as ferramentas de colaboração devem ter a opção de visualização das informações de qualquer lugar com acesso à internet
• Preço: muitas plataformas dessa seleção oferecem um serviço básico gratuito. Todos os planos pagos oferecem opções completas com um excelente custo-benefício.

O monday.com é uma ferramenta de gerenciamento de projetos. Ela usa mensagens instantâneas e painéis de tarefas. A interface é visualmente agradável e fácil de usar. Ela permite uma criação e finalização de projetos mais transparente para todos os membros envolvidos.

Vários modelos estão disponíveis e podem ser personalizados. A criação de fluxo de trabalho do projeto é também muito clara. Os campos podem ser customizados, desde aspectos de painéis, e perfis de usuário.

Missões e projetos podem ser pesquisados por tempo e datas de vencimento. As tarefas recorrentes podem ser automatizadas. Todos os colegas da equipe podem se comunicar usando o recurso de mensagens instantâneas nas tarefas atribuídas.

• Aplicativo móvel disponível.
• Integrações com aplicações como, por exemplo: Gmail, Google Calendar, Slack…
• Insights e relatórios emitidos dos dados coletados pela plataforma.
• Tutoriais em vídeo para os usuários.

O Trello é uma das melhores e mais intuitivas plataformas de gerenciamento de projetos. Ela é composta de cartões em lista, posicionados em um quadro. Há a possibilidade de criar um quadro por projeto. É muito simples organizar os cartões, arrastá- los ou modificá- los.

Para convidar os colaboradores, é possível enviar e-mails, ou um convite via LinkedIn. Cada colega pode escolher de ter um painel privado, público ou só para a equipe. Ademais, é possível customizar os quadros com uma foto ou uma imagem.

Cada cartão pode ser atribuído para um colega diferente. Eles podem ser categorizados, customizados, incluir listas, e notas. Além disso, é possível adicionar power-ups ou add-ons como, por exemplo, Google calendar.

• Vários modelos disponíveis e prontos para usar.
• A interface é fácil de usar.
• Automação integrada para fluxo de trabalho facilitado.
• Aplicativos para mobile disponíveis.
• Planos gratuitos bastante completos.

Microsoft Teams combina mensagens de grupo com videoconferências e conservação de arquivos. Os membros da equipe podem trabalhar de modo conjunto em vários tipos de arquivos do Word, Excel, OneNote, PowerPoint e outros softwares da Microsoft.

A melhor parte dessa ferramenta de colaboração é que você pode customizá-la de acordo com suas necessidades. Cada equipe pode criar uma sala de bate-papo, tutoriais personalizados para informações, e selecionar os aplicativos mais acessados. Se você prefere poupar tempo, pode também usar os modelos prontos.

Um acesso para convidados existe também. Assim, pessoas, fora da sua equipe, podem participar de reuniões ou ver certos documentos.

• Autenticação forte para segurança máxima.
• Tradução de mensagens online para reuniões internacionais.
• Existem 24 bots com várias funções para assistir às equipes.
• Compatível com qualquer dispositivo como Windows, Mac, Linux, Android e iOS.

Slack é uma das ferramentas de colaboração online mais populares. Ela tem diversas funcionalidades, desde organização de reuniões por videoconferência até compartilhamento de arquivos online. Ela é perfeita para se conectar com equipes remotas. Com mensagens instantâneas, você pode trocar recados públicos ou de forma privada.

As múltiplas opções dessa interface podem exigir um pouco mais de tempo para todos se acostumar a usar. Mas uma vez que você se habitua, não pode mais deixar de usar.

O Slack oferece a possibilidade de compartilhar arquivos, seja do seu computador ou do Google Drive. Também é possível conversar com seus colegas de trabalho por chamada de vídeo, e compartilhar a tela.

• Existe versão para diferentes tipos de aparelhos.
• Integrado com aplicativos como Gmail, Google Calendar…
• Possibilidade de pesquisar mensagens.
• Personalização das notificações.
• Automação das rotinas e comunicações.
• Proteção das suas informações e dados com autenticação forte.

O Asana é uma das ferramentas de colaboração online mais conhecidas, com uma interface visualmente atraente. Uma das principais funções do software é a gestão de projetos. O programa inclui recursos como listas de tarefas, gráfico de gantt, arquivos, calendários, comentários, anexos para ajudar a colaboração e a comunicação em tempo real.

O sistema de painéis é usado para criar listas e atribuir tarefas aos membros da equipe. A funcionalidade chamada “Timeline” é uma ótima maneira de acompanhar o desenvolvimento dos projetos. A funcionalidade “Workload” é um recurso estatístico que pode ser usado para controlar que os membros da equipe não estejam entregando acima ou abaixo do trabalho.

• Integração com aplicativos como Google Drive, Slack e muitos outros.
• Diferentes ambientes de trabalho.
• Existe em versão móvel.
• Automação usada para simplificar o processo e melhorar a eficiência.
• Integrações para o cronograma de projeto.

Basecamp é uma plataforma de gerenciamento de projetos que oferece colaboração e comunicação. Você pode dividir seu trabalho em projetos distintos com equipe diferentes. Cada projeto pode conter as pessoas envolvidas, as tarefas e os arquivos. Discussões entre os membros da equipe no projeto, são também possíveis.

Ademais, os usuários podem editar atividades e anexar arquivos. Assim, eles podem realmente trabalhar em modo conjunto e independentemente de onde estejam.

É possível acompanhar o desenvolvimento do projeto. Não somente pelos membros da equipe ou pelos gestores, mas inclusive pelos clientes que são ao destino do produto.

• Automação de perguntas e check-in recorrentes para os colegas de equipe.
• Permite renomeação de ferramentas ou desativação delas.
• Configurações de notificação personalizáveis.
• Um painel de visão geral da atividade para os gerentes.
• Um menu de tarefas para colaboradores da equipe.
• Painel de mensagens para anúncios.
• Conversão das mensagens de e-mails em lista de tarefas.

O DropBox é antes de tudo uma plataforma para armazenar e acessar seus arquivos. Mas ela também pode ser uma ferramenta de gerenciamento de equipe. Os arquivos de diferentes plataformas, como Google e Microsoft Office, podem ser centralizados em um único local.

O DropBox é uma ferramenta de colaboração online poderosa que você pode usar para gerenciar a produtividade e os dados da sua equipe.

Além disso, você pode estender suas funções com a integração de aplicativos como Slack, Zoom, Trello e muito mais. Também é possível acessar a ferramenta a partir de vários aparelhos eletrônicos. Todas as alterações serão sincronizadas em sua conta em tempo real.

• Acessar arquivos por meio das sugestões de conteúdo inteligente.
• Recuperar arquivos e consultar o histórico de versões até 180 dias.
• Personalizar as permissões de compartilhamento.
• Gerenciar várias equipes com apenas um único login de administrador.

O Google Workspace é um conjunto de ferramentas. Ele permite de criar um espaço de trabalho completo. Com ele, você pode criar documentos, enviar e receber e-mail, fazer vídeo chamadas, falar por mensagens instantâneas e salvar documentos na nuvem.

• Gmail, versão corporativa. Com ele sua empresa pode usar seu próprio nome de domínio para enviar e receber e-mails.
• Google Documentos, Planilhas e Apresentação: cada equipe pode criar e editar documentos simultaneamente. Todos os colegas podem escrever e comentar juntos.
• Google Drive: para salvar documentos na nuvem. Os funcionários podem também compartilhar com outras pessoas até mesmo fora da organização com toda segurança.
• Google Meet: para videoconferência com possibilidade de realizar chamadas de até 250 pessoas e ainda gravar estas chamadas.
• Google Agenda: para gerenciamento do dia a dia. Você pode criar eventos, compartilhar agenda com outros colegas e até mesmo gerenciar reuniões.
• Google Chat: o aplicativo de mensagens instantâneas, uma opção de comunicação mais rápida.
• Google Formulário: para coletar informações internas ou externas criando formulários facilmente.

O uso de ferramentas de colaboração há vários benefícios para seus negócios.

As principais vantagens são:

• Flexibilidade: é possível trabalhar em diferentes espaços.
• Praticidade: as informações estão sempre acessíveis.
• Produtividade: o gerenciamento de projeto é facilitado e permite uma visão global das tarefas.
• Comunicação: ajuda a conservar a integração das equipes, mesmo com trabalho remoto.
• Segurança: a escolha das plataformas certas, também implica em proteção.

O trabalho com ferramentas de colaboração online pode ser uma ótima ocasião para digitalizar a sua organização e tornar-se melhor. Elas permitem de gerenciar as tarefas com facilidade, de comunicar com sua equipe, onde ela seja, e aumentar a produtividade.

Vamos recapitular as melhores ferramentas de colaboração online para usar na sua empresa:

• Gerenciamento de projeto como Monday.com e Trello.
• Comunicação como Microsoft Teams e Slack.
• Trabalho colaborativo como Asana e Basecamp.
• Compartilhamento de arquivo como DropBox e Google Workspace.

Então, você sabe agora de qual ferramenta você precisa? Bora provar!