O que é um programa de controle de horas?

Definição

Na sua empresa hoje em dia, é possível que quase todos os funcionários tenham o seu próprio horário de trabalho! O controle de horas e atividades ajuda a acompanhar e organizar o tempo de trabalho na sua empresa:

• Gerir empregados com jornada integral, parcial, diurna, horário flexível etc
• Gerir jornadas noturnas, trabalho por turnos, viagens, ciclos de trabalho...
• Horas extras e horas complementares, licenças, descanso compensatório…

As ferramentas de controle de horas permitem monitorar o tempo de trabalho de seus funcionários em relação às leis em vigor:

• Acordos coletivos e acordos empresariais;
• Diferentes tipos de contratos: temporário, terceiro, permanente, estágio etc;
• Diferentes estatutos públicos e privados.

Como funciona?

Os programas de controle de horas permitem acompanhar com precisão o tempo de trabalho de cada um dos seus colaboradores. Você tem uma interface on-line para visualizar os tempos de presença de cada empregado e administrar o tempo por atividade.

Estes tempos são calculados automaticamente pela ferramenta :

• A partir de folhas de tempos preenchidas pelos empregados
• A partir dos dados do seu relógio de ponto ou do seu relógio de ponto
• A partir de uma intranet tagging ou smartphone apontando

Os funcionários têm uma interface online para entrar no seu horário de trabalho e enviá-los ao gerente, visualizar as horas trabalhadas e muito mais.

Você tem uma interface de administrador para gerir a sua folha de pagamento:

• Veja e aprove as horas das suas equipes;
• Monitorar a evolução do custo do tempo para cada projeto;
• Ver em tempo real empregados presentes, ausentes, atrasados, etc.

As ferramentas de gestão de tempo podem ser configuradas e integradas no seu sistema de informação de RH (SIRH) para automatizar folhas de pagamento, gerir horários, pedidos de férias, etc.

Sincronizado com sua ferramenta de contabilidade (ou através de uma simples exportação), você automatiza o registro dos lançamentos contábeis e o pagamento de salários.

Quais são as principais funcionalidades de um programa de controle de horas?

Gestão do tempo pelos empregados

A ferramenta de controle de horas centraliza e formaliza o tempo de cada funcionário no local de trabalho. Cada empregado está registado na ferramenta e caracterizado pela informação do seu contrato de trabalho: contrato, volume de trabalho, horas, etc.

A ferramenta recolhe as horas diárias trabalhadas (entradas e saídas), pausas e ausências. Automaticamente, a ferramenta recupera a informação do seu ponto. Manualmente, os seus empregados podem preencher folhas de horas de trabalho e enviá-las:

• Indicação dos horários de chegada e partida
• Decomposição do seu dia: indicando o tempo gasto em cada actividade

A ferramenta calcula as horas extras realizadas por suas equipes. O software tem um contador de tempo que calcula (em tempo real) para cada funcionário, os feriados pagos, os dias de folga, as horas trabalhadas à noite, os feriados trabalhados etc.

Em caso de qualquer anomalia (atraso, falta de relógio, ausência imprevista, partida antecipada, etc.) você é automaticamente notificado.

Os colaboradores têm uma interface online ou móvel na qual podem acompanhar suas horas, introduzi-las, solicitar férias (transmitidas automaticamente ao superior), observar o saldo do contador de horas, etc.

Gestão de recursos humanos

A sua interface permite obter relatórios em tempo real do tempo de trabalho de cada funcionário.

As funcionalidades analíticas avançadas (cross-sorting, Gantt) permitem acompanhar o tempo por atividade, projeto, cliente etc. e calcular o custo da sua folha de pagamento. Isto pode simplificar muito os seus processos de faturação e contabilidade de custos. Também pode servir como base para um planejamento futuro otimizado e realista.

Os dashboards personalizáveis permitem-lhe analisar o desempenho da sua folha de pagamento e medir as tendências:

• Medir as taxas de absentismo por sexo, idade, departamento;
• Identificar patologias bobológicas: serviços com atrasos frequentes, etc.

Quem usa um sistema de controle de horas?

As ferramentas de gestão do tempo são úteis para todas as organizações (empresas, associações, hospitais, comunidades, órgãos públicos etc.), em todos os setores de atividade: indústria, comércio, serviços públicos, hotéis, etc.

Internamente, eles são inerentes a todas as funções :

• Colaboradores que registam as suas horas de trabalho;
• Gestores que os utilizam para gerir o pessoal;
• Os diretores de RH para visualizar e acompanhar.

São também de interesse para os controles internos, que calculam custos de um produto ou projeto.

Porquê utilizar software de gestão do tempo na sua empresa?

O controle de horas é interessante para obter um acompanhamento incontestável do tempo de presença de cada indivíduo. No entanto, estas ferramentas têm algumas desvantagens.

Vantagens

• Transparência e rastreabilidade do tempo de trabalho de cada funcionário, dividido por atividade
• Automatização dos processos de RH: integração com a folha de pagamento;declarações, cálculo de horas extras, horas noturnas, etc.
• Cálculo do centro de custo ligado à folha de pagamento
• Cumprimento da legislação e notificação automática em caso de anomalias;
• Interoperabilidade com o SIHR, ferramentas de contabilidade e folha de pagamento utilizadas internamente;
• Ferramentas de gestão estratégica através da antecipação de cronogramas, monitorização orçamental (previsão e real)

Desvantagens

• O registro de tempo por atividade pode consumir muito tempo para os funcionários.
• Input de pequenos atrasos (um, dois minutos) podem inundar o sistema de mensagens dos gestores de recursos humanos.
• Os empregados podem sentir que estão sendo vigiados

Como escolher um software de controle de horas?

As ferramentas para as PMEs são flexíveis e versáteis. São semelhantes aos SIHR pequenos e modulares que incluem não só o acompanhamento do tempo, mas também a gestão de férias, planejamento, processamento de dados para a folha de pagamento, etc.

As ferramentas para grandes empresas e instituições públicas são mais específicas. Eles se concentram no controle de horas e atividades e oferecem funcionalidades mais complexas: programação automática, por exemplo.

Estas soluções de gestão estão disponíveis no PC, smartphone ou tablet.

Disponível no modo SaaS (em nuvem), você não precisa gerenciar a manutenção e as atualizações.