Como organizar um tour de vendas eficaz? Métodos e ferramentas
Um tour de vendas é uma série de visitas a clientes e clientes em potencial feitas por um representante de vendas em um determinado período de tempo e em uma determinada área geográfica.
Portanto, ele precisa ser bem organizado para fazer o melhor uso do tempo e dos recursos humanos da empresa.
Vamos dar uma olhada no que está envolvido em um tour de vendas, além de alguns métodos e ferramentas para facilitar sua vida!
O que é um plano de turnê de vendas?
A elaboração de um plano de rota de vendas é uma forma de otimizar cada viagem. Ele permite que você
- Maximizar o número de visitas a clientes em um setor ou região,
- reduzir a quilometragem desnecessária
- e atingir sua meta de vendas mais rapidamente, sem andar em círculos.
Toda a estratégia é adaptada a montante: área geográfica, prioridades de vendas, horários específicos para esse mercado etc. Com um plano de roadshow eficaz, cada compromisso deve se transformar em uma nova oportunidade ou em um novo cliente em potencial. Um mapeamento de rotas bem planejado impulsiona os negócios e reduz o tempo gasto em viagens. No entanto, se for mal gerenciado, pode se tornar um buraco logístico. 🗺️
Qual é o objetivo de uma turnê de vendas?
As rodadas de vendas geralmente atendem aos objetivos de vendas. Mas as questões envolvidas são, na verdade, mais complexas do que isso:
- prospecção em campo
- entrega de mercadorias,
- demonstrações de produtos,
- conhecer o cliente
- serviço pós-venda,
- fidelização de clientes.
Os diferentes tipos de turnês comerciais
O tour da margarida
A área a ser coberta é dividida em pétalas, cujo número depende de seu tamanho. O coração da flor representa o escritório ou a casa do representante de vendas.
O representante de vendas inicia a turnê com o cliente que está mais distante (no máximo 1,5 hora de distância) e retorna gradualmente ao ponto de partida no final do dia.
☝️ Algumas pessoas recomendam dividir a flor em 16 pétalas, o que corresponde a 16 setores e, portanto, a 16 voltas ao longo do mês, o que deixa 4 dias úteis para visitas inesperadas ou urgentes.
O circuito do trevo
Esse é o mesmo princípio do circuito da margarida, exceto que a área é menor e há apenas 4 setores, correspondentes às 4 folhas do trevo.
Como no primeiro método, a base de clientes é bem distribuída, com um número aproximadamente equivalente de visitas por dia.
O vendedor pode organizar uma visita por dia e reservar o quinto dia para trabalho sedentário ou para lidar com solicitações de compromissos de última hora.
A turnê em ziguezague
Para uma grande área atravessada por um eixo central, como uma rodovia, onde os clientes estão amplamente dispersos.
Método: o vendedor segue a rota principal e começa o dia diretamente com o cliente mais distante. Ele retorna gradualmente ao ponto de partida, encontrando clientes em ambos os lados da estrada principal à medida que faz o caminho de volta.
A turnê em caracol ou em espiral
Um método adaptado para turnês mais longas e áreas maiores, o vendedor viaja em uma espiral, parando em cada cliente e terminando com o mais distante.
Como organizar uma turnê de vendas?
Um tour de vendas significa um plano de tour de vendas. Eles andam de mãos dadas.
Não se pode improvisar a organização de uma rodada de entrega ou de uma visita ao cliente, ou corre-se o risco de perder muito tempo.
Definição do plano de rota de vendas
Um plano de visitas de vendas é o documento, na forma de um mapa ou calendário, usado para planejar todas as visitas de vendas a serem feitas ao longo de um dia, semana ou mês.
O objetivo é agendar o maior número possível de reuniões e, ao mesmo tempo, limitar os custos de viagem e os tempos de deslocamento, dependendo da localização geográfica dos clientes e dos representantes de vendas e do meio de transporte utilizado por eles.
Preparação das rodadas
Antes de mapear as rodadas, o gerente de vendas avalia :
- o número potencial de visitas, ou seja, o tempo de trabalho que a equipe de vendas pode dedicar às visitas aos clientes, levando em conta
- feriados, licenças, treinamento etc,
- o tamanho do setor,
- o tempo ideal a ser dedicado a cada visita, dependendo do objetivo,
- o tempo de deslocamento entre cada compromisso, com uma margem de segurança,
- disponibilidade do cliente;
- potencial de clientes/prospectos: quem deve ser visitado primeiro para obter o melhor retorno sobre o investimento?
- benefícios esperados: custos da visita comparados com as vendas esperadas.
Com base nessas estimativas, ele opta pelo tipo de rota que considera mais lucrativa.
Otimização do itinerário da excursão
Para maximizar a eficiência do seu planejamento de itinerário, é necessário determinar a rota ideal. Uma ferramenta de planejamento geográfico ou um GPS profissional (como o Google Maps ou um software específico de turismo) pode ser usado para organizar um tour de vendas e, ao mesmo tempo, limitar o tempo de viagem. Com uma ferramenta de planejamento, é possível fazer um grande número de visitas por dia, reduzindo o tempo e os custos de viagem. ✅
Algumas dicas para otimizar as rodadas de vendas:
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Agrupe todos os compromissos por área geográfica: vá e encontre o maior número possível de clientes na mesma área para evitar viagens de retorno desnecessárias.
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Priorize a carteira de clientes mais estratégica: como você sabe, visitar determinados clientes pode fortalecer um relacionamento existente ou preparar diretamente uma nova venda com um cliente potencial convencido. Para maximizar o relacionamento com o cliente e o impacto comercial de sua excursão, escolha sempre encontrar essas pessoas no início do dia.
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Planeje um itinerário flexível: infelizmente, os coelhos não são raros! Com um mapa interativo e atualizações em tempo real, os planos de excursão podem ser adaptados desde a primeira até a última parada. O objetivo? Compensar quaisquer contratempos encontrados em campo.
Um bom planejamento significa menos estresse e mais interação para fechar negócios!
Organização da logística
A organização de um tour de vendas bem-sucedido exige que a empresa preste atenção a todos os detalhes:
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modo de transporte
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acomodação (se necessário),
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materiais de vendas ou amostras de produtos essenciais para a prospecção.
Para um vendedor viajante, a escolha do veículo é essencial, especialmente se ele estiver transportando equipamentos volumosos. Ninguém quer passar longas horas na estrada preso entre caixas. Se for reservar um hotel, escolha-o estrategicamente no mapa, não muito longe das primeiras visitas, e reserve-o com antecedência para evitar estresse desnecessário à noite. Por fim, certifique-se de que todos os seus documentos de vendas (folhetos, contratos, website) estejam prontos pelo menos 48 horas antes do dia da partida.
Informe a equipe de vendas
Vários vendedores estão indo para a turnê? Um briefing especial para a equipe é essencial! Coordene as ações para otimizar sua eficácia:
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Lembre-os do objetivo principal da viagem de campo: prospecção? Fidelizar clientes? Assinar novos contratos?
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Faça um levantamento das principais informações de cada contato com o cliente: quando você sabe com quem vai falar, pode planejar sua abordagem com mais eficiência.
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Atribua funções e áreas diferentes a cada pessoa: com esse método, vocês não pisam nos pés uns dos outros e podem gerenciar uma área muito maior.
Com um bom briefing, cada representante de vendas sabe o que deve fazer e como.
Garantir que a turnê ocorra sem problemas
No campo, você precisa conciliar rigor e flexibilidade. Elaborar um cronograma é muito bom, mas um representante de vendas também precisa ser capaz de ajustar os compromissos para levar em conta circunstâncias imprevistas. Após cada reunião, peça-lhes que anotem todas as informações úteis sobre as discussões e as novas ações a serem tomadas. Essas informações serão essenciais para um bom acompanhamento do cliente e para os relatórios de vendas!
Acima de tudo, não subestime uma interação que não tenha sido imediatamente bem-sucedida durante a turnê. As discussões podem ter aberto a porta para um contrato futuro - quem sabe? Fortalecer os vínculos com seus clientes e clientes potenciais é outro aspecto de uma turnê de vendas bem-sucedida.
Acompanhamento pós-tour
Depois que a última visita é feita, o tour de vendas ainda não terminou! Você ainda precisa analisar os resultados e fazer o acompanhamento de seus clientes e prospects. Analise a situação com os representantes de vendas envolvidos:
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Avalie o número de compromissos realizados, as taxas de conversão e os pedidos efetivamente obtidos.
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Atualize o CRM com as informações coletadas pessoalmente.
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Acompanhar os clientes potenciais e os clientes de acordo com o tipo de ação acordada.
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Identificar áreas de melhoria para rodadas futuras.
Essa etapa de acompanhamento é a chave para transformar um tour de vendas em uma verdadeira alavanca de crescimento para sua empresa. Sem acompanhamento, todos os seus esforços correm o risco de cair no esquecimento.
Ferramentas para otimizar as rodadas de vendas
Esqueça a ideia de procurar um plano gratuito de turnê de vendas ou de criar um plano de turnê de vendas no Excel.
Uma boa sequência de visitas a clientes não é imutável; ela precisa ser calculada e recalculada de acordo com os altos e baixos no campo.
E nada é mais eficaz do que um software com inteligência artificial para fazer isso por você, ou para encontrar um novo cliente nas proximidades, caso outro cancele ou esteja ausente.
Você economizará um tempo precioso e será mais eficiente. Saiba mais sobre as soluções de otimização de rotas. ⤵️
☝️ Mas não podemos nos esquecer de que o software de gerenciamento de rotas não é a única ferramenta de que um vendedor móvel precisa:
- criar documentos de vendas personalizados e customizados em qualquer lugar,
- fazer anotações, centralizar e compartilhar dados de clientes com o escritório em tempo real.
Por exemplo, você pode usar o Kizeo Forms, um aplicativo móvel de gerenciamento de vendas.
Ele também pode ser usado para enviar dados de clientes, como os endereços que eles precisam visitar, para os smartphones ou tablets dos representantes de vendas.
O Sellsy, por exemplo, é um pacote de CRM francês abrangente e modular que ajuda a gerenciar suas atividades de vendas. Usando seu aplicativo móvel intuitivo, a equipe de vendas pode compartilhar suas atividades em tempo real, mesmo quando estão em trânsito, para que você possa monitorar o desempenho deles onde quer que estejam. Como uma ferramenta multifuncional, você também pode aproveitar os recursos eficazes de colaboração durante as rodadas de vendas: uma agenda compartilhada atualizada em tempo real, um módulo de acompanhamento de oportunidades, um sistema inteligente de pontuação de leads, uma visualização de pipeline e painéis de vendas e muito mais!
Por fim, você sabia que existem CRMs móveis com funções de geolocalização? Esse é o caso do Divalto weavy, que organiza todas as suas atividades em campo, incluindo :
- otimização e priorização de jornadas por meio de indicadores,
- rastreamento de atividades e da ordem das viagens em um mapa,
- registro móvel de pedidos com acesso a estoques, etc.
Tudo isso disponível como um aplicativo e conectado ao seu software ERP.
Não deixe o planejamento de seus tours de vendas ao acaso
Improvisar um tour de vendas é arriscado! Todos podem sair rapidamente em todas as direções e acabar agitando o vento. Se for bem organizado, isso significa mais reuniões concretas, menos tempo de viagem inútil e uma melhor taxa de conversão. Com as ferramentas certas e uma boa preparação inicial, cada viagem é otimizada e seu impacto nas vendas é maximizado.
Não deixe espaço para suposições e confie em uma estratégia sólida com ferramentas de alto desempenho... para vendedores que voltam para casa com contratos assinados, não apenas com quilômetros no relógio.
E você, o queusa para facilitar o trabalho de seus representantes de vendas na estrada?
Último conselho para a estrada: calcule regularmente a rentabilidade de suas rodadas para que possa ajustar o planejamento das próximas!