Melhor project management software para sua empresa [2024]

Melhor project management software para sua empresa [2024]

atualizado em 30 de janeiro de 2024, publicado inicialmente em março 2023

O project management software ou software de gerenciamento de projetos é uma ferramenta usada para ajudar na gestão de projetos, desde o planejamento até a conclusão, fornecendo uma plataforma centralizada para controlar tarefas, recursos, tempo e orçamento do projeto.

Pode ser usado por indivíduos ou equipes para gerenciar projetos de diferentes complexidades, desde os mais simples até os mais complexos, envolvendo múltiplos times e partes interessadas.

Esse tipo de software varia em recursos e funcionalidades oferecidos, dependendo do fornecedor. Os recursos básicos incluem a capacidade de criar e visualizar tarefas, definir prazos e atribuir responsabilidades aos membros da equipe. Outras funções que podem estar presentes são gerenciamento de recursos, controle de tempo, monitoramento de desempenho, geração de relatórios e colaboração em equipe.

Continue a leitura e saiba mais sobre essa poderosa ferramenta! 💪

O que é o project management software?

O software de gerenciamento de projetos (project software management) é um recurso poderoso que auxilia as equipes a gerenciar projetos complexos de maneira mais eficiente, configurando-se como uma plataforma centralizada para:

  • Gerenciar tarefas,
  • colaborar com outros membros da equipe,
  • gerenciar recursos,
  • monitorar o progresso do projeto.

Em outras palavras, é como se um assistente virtual ajudasse as equipes a manter tudo organizado e no caminho certo, ajudando a definir metas claras, atribuir tarefas, monitorar o progresso e identificar quaisquer problemas ou riscos em potencial. Além disso, essa solução é altamente personalizável, o que significa que sua empresa pode adaptá-la às suas necessidades específicas, para fazer exatamente o que é preciso.

São vários os benefícios de se utilizar um software dessa natureza, que ajuda a aumentar a eficiência, garantindo que as tarefas sejam concluídas no prazo e dentro do orçamento. Por fim, até a comunicação e a colaboração entre membros da equipe são otimizadas, o que é essencial para o sucesso de qualquer projeto!

Essa inovação pode ser usada em vários setores, desde empresas de tecnologia até organizações sem fins lucrativos e agências governamentais. É uma ferramenta essencial para qualquer time que gerencia projetos complexos, pois ajuda a manter todos na mesma página e trabalhando em direção aos mesmos objetivos.

Quais são as características principais do software de gerenciamento de projetos?

As características principais do software de gerenciamento de projetos incluem:

  • Planejamento e organização;
  • gestão de tarefas;
  • colaboração e comunicação;
  • gestão de recursos;
  • monitoramento e análise;
  • personalização.

Planejamento e organização

Um software dessa natureza ajuda o gestor a planejar, monitorar e controlar o progresso do projeto, bem como alocar recursos e definir tarefas.

O planejamento envolve:

  • A identificação das atividades necessárias para concluir o projeto,
  • a estimativa de recursos necessários,
  • a definição de prazos e metas,
  • a atribuição de tarefas e a criação de um plano de ação geral, que garantem ao projeto uma estrutura clara e uma estratégia bem definida.

Já a organização visa à criação de uma estrutura para gerenciar tarefas e recursos necessários para concluir o projeto. Dessa estrutura, fazem parte a criação de cronogramas, a alocação de recursos, a definição de papéis e responsabilidades e a implementação de um sistema de comunicação eficaz.

Essa organização garante que o projeto seja concluído no prazo e dentro do orçamento e que os membros da equipe trabalhem de forma colaborativa e eficiente.

Gestão de tarefas

A gestão de tarefas busca aumentar a eficiência e a eficácia na execução das atividades em um projeto, e o software de gerenciamento de projetos permite a criação de listas de tarefas, a atribuição de responsabilidades, o monitoramento do progresso e o controle das atividades relacionadas ao projeto.

Inicialmente, é criada uma lista de tarefas que precisam ser executadas, que são atribuídas a membros da equipe, com prazos definidos para sua conclusão. À medida que as tarefas são executadas, o software monitora o progresso e atualiza seu status.

A escolha de um bom software permite que a gestão de tarefas seja automatizada e simplificada, reduzindo a sobrecarga administrativa e aumentando a produtividade da equipe. A gestão de tarefas também pode ser integrada com outros recursos da ferramenta, como gráficos de Gantt e planejamento de recursos, proporcionando uma visão abrangente do projeto e uma tomada de decisão mais eficiente.

Colaboração e comunicação

A colaboração e a comunicação são aspectos fundamentais em um projeto e podem ser aprimoradas com a utilização de um software de gerenciamento de projetos, que permite à equipe trabalhar em um ambiente virtual comum, compartilhando informações e atualizações em tempo real.

A ferramenta promove a colaboração com recursos como compartilhamento de arquivos e documentos e de comentários em tarefas, facilitando o trabalho em equipe em um mesmo projeto. Assim, os envolvidos colaboram de maneira mais eficiente, compartilhando ideias e opiniões, para alcançar os objetivos do projeto.

Já a comunicação é facilitada por recursos como chat, e-mail e notificações de atualização, que possibilitam à equipe se comunicar de maneira eficiente e rápida, trocando informações importantes e atualizações sobre o projeto. Uma comunicação eficaz é fundamental para garantir que seus colaboradores estejam sempre alinhados.

Gestão de recursos

A gestão de recursos em um projeto inclui a alocação de pessoas, equipamentos e materiais de maneira eficiente para garantir que o projeto seja concluído com sucesso.

O software de gerenciamento de projetos confere mais eficiência à gestão de recursos, provendo funcionalidades como planejamento de recursos, rastreamento de tempo e alocação de recursos. Esse planejamento antecipa as necessidades em cada etapa do projeto e permite fazer as alocações com antecedência; já o rastreamento de tempo ajuda a monitorar o tempo gasto em cada atividade, permitindo ajustes para garantir que as atividades sejam concluídas no prazo.

Além disso, uma boa solução gerencial permite a alocação de recursos mais eficaz, prevendo uma atribuição de tarefas e responsabilidades adequadas a cada membro da equipe. Também é possível identificar gargalos na utilização dos recursos e fazer ajustes para garantir que a equipe esteja sempre trabalhando de maneira eficiente.

Monitoramento e análise

O monitoramento e a análise envolvem o acompanhamento do andamento do projeto, a avaliação do progresso e a identificação de possíveis problemas ou riscos que possam afetar o sucesso do projeto.

Com um software de gerenciamento de projetos, é possível monitorar e analisar o andamento do projeto em tempo real, usando recursos como gráficos, relatórios e painéis de controle. Esses recursos permitem que a equipe e os gerentes de projeto monitorem o progresso em cada fase do projeto, identificando possíveis problemas ou desvios do plano original.

Além disso, a escolha ideal de um software permite a análise de dados para identificar tendências e padrões no progresso do projeto, bem como prever possíveis problemas ou atrasos. Assim, os colaboradores tomam medidas preventivas para mitigar possíveis riscos e garantir que o projeto seja concluído conforme previsto.

Por fim, a ferramenta possibilita fazer ajustes no plano de projeto, com base em dados e informações coletadas durante o monitoramento e a análise, adaptando o projeto às necessidades e garantindo seu sucesso.

Personalização

A personalização de um software torna-o mais adequado às necessidades da equipe e do projeto específico. Existem várias possibilidades de customização:

  • Customização de campos: possibilidade de adição de campos personalizados para coletar informações específicas, conforme a necessidade de cada projeto;
  • Criação de fluxos de trabalho personalizados: criação de etapas personalizadas e de regras de aprovação para as tarefas do projeto, garantindo que as tarefas sejam concluídas de maneira eficiente;
  • Configuração de alertas e notificações: acompanhamento do progresso do projeto, garantindo o cumprimento dos prazos. Podem ser criados alertas para tarefas vencidas, alterações no status do projeto ou outras informações importantes;
  • Personalização de relatórios: acesso a informações relevantes sobre o projeto de maneira mais eficiente. Entre os relatórios que podem ser personalizados estão documentos sobre o andamento do projeto, desempenho da equipe ou outros dados relevantes.
  • Ao personalizar o software de gerenciamento de projetos, seus colaboradores trabalham de maneira mais eficiente e as chances de sucesso do projeto aumentam.

Qual é o melhor software de gerenciamento de projetos 2024?

Como estabelecemos anteriormente neste post, um software de gerenciamento de projetos é uma ferramenta adaptável que pode ser utilizada em diversos tipos de negócio, portanto não é possível eleger apenas uma opção como a mais adequada, pois cada empresa apresenta necessidades distintas.

Apresentaremos aqui 10 excelentes ferramentas que ajudarão você a alcançar os objetivos de sua empresa. Mas antes precisamos estabelecer quais funcionalidades um bom software de gerenciamento de projetos precisa ter para estar presente em nossa lista.

Critérios de seleção: funcionalidades básicas que um bom software deve ter

Um software de gerenciamento de projetos visa integrar informações e auxiliar no desenvolvimento de processos e tarefas. Cada empresa apresenta necessidades distintas, portanto essas ferramentas geralmente apresentam uma ampla gama de funcionalidades, como:

  • Kanban;
  • apontamento de horas;
  • relatórios de situação;
  • cronograma.

Além dessas, cada software pode apresentar soluções únicas, que os destacam no mercado e suprem necessidades específicas. Cada uma dessas funcionalidades básicas será explicada com mais detalhes a seguir.

Tabela resumo: os 10 melhores softwares de gerenciamento de projetos

Já sabemos o que é um software de gerenciamento de projetos, como ele pode auxiliar em uma empresa e o que toda boa ferramenta deve apresentar como recurso. Agora vamos apresentar algumas opções de renome, suas principais características, vantagens e preços.

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monday.com

Zoho Projects

Artia

Asana

ClickUp

Jira

MeisterTask

Microsoft Project

Trello

Wrike

Para todas as empresas Para todas as empresas Para empresas com mais de 1 funcionários Para empresas com mais de 1 funcionários Para todas as empresas Para empresas com mais de 1 funcionários Para empresas com mais de 1 funcionários Para todas as empresas Para todas as empresas Para empresas com mais de 1 funcionários

Plano pago a partir de € 9,00 /mês

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Plano pago a partir de € 4,00 /mês

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Plano pago a partir de US$ 30,00 /mês

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Plano pago a partir de US$ 10,99 /mês

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Preços sob consulta

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1. Artia

artia© Artia

Apresentação do software

Artia é um software simples e fácil de usar, com todas as funcionalidades necessárias para o sucesso do seu gerenciamento de projetos.

Principais características

Com o Artia, sua equipe é capaz de gerir os mais diversos aspectos de um projeto em uma plataforma unificada, com:

  • cronograma;
  • modelos de projetos;
  • portfólios de projetos
  • Kanban;
  • apontamento de horas;
  • comunicação;
  • customização de campos;
  • personalização de relatórios.

A solução oferece uma versão gratuita ideal para testes.

Vantagens

  • suporte local;
  • simples e fácil de usar;
  • suporte para múltiplos idiomas;
  • disponível em uma versão gratuita.

Preço

Com 4 opções de planos, esse software se adequa ao empreendedor individual e a grandes empresas. As opções disponíveis são:

  • Free: grátis;
  • Slim: US$ 30,00 ao mês por usuário;
  • Business: US$ 50,00 ao mês por usuário;
  • Enterprise: US$ 60,00 ao mês por usuário.
Artia

8 Resenhas

Simplicidade e colaboração nos seus projetos
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2. monday.com

monday.com© monday.com

Apresentação do software

O monday.com disponibiliza uma ferramenta completa e simplificada, abrigada em nuvem, para gerenciar equipes e projetos. Além disso, o software oferece:

  • funil de vendas;
  • campanhas de marketing;
  • processos de recrutamento;
  • planejamento da produção de vídeo;
  • gestão de tarefas;
  • acompanhamento de progresso;
  • roteiros de produtos;
  • processos de negócios;
  • planejamento do projeto;
  • rastreamento de bugs;
  • gestão de eventos;
  • planejamento da construção, e muito mais.

Principais características

Contando com fluxo de trabalho customizável, priorização de tarefas, compartilhamento de arquivos, drag and drop, comunicação em contexto, progresso e acompanhamento de marcos, o monday.com também oferece:

  • rastreamento de tempo;
  • painel de controle;
  • integrações;
  • visualizações;
  • automações.

Vantagens

  • funcionalidades potentes e robustas;
  • uma interface de usuário impressionante e moderna;
  • uma equipe de suporte excelente e ágil;
  • certificações: GDPR, ISO 27001, ISO 27018.

Preço

O monday.com tem 4 opções de planos, sem opção de gratuidade. As opções disponíveis são:

  • Basic: US$ 8,00 ao mês por usuário;
  • Standard: US$ 10,00 ao mês por usuário;
  • Pro: US$ 16,00 ao mês por usuário;
  • Enterprise: sob consulta.
monday.com

+200 Resenhas

A plataforma mais intuitiva para gerir projetos e equipes
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3. Asana

asana© Asana

Apresentação do software

Asana é um software que auxilia seus colaboradores a coordenar e gerenciar trabalhos, tarefas e projetos, impactando diretamente a capacidade produtiva de uma empresa e assegurando o compartilhamento eficiente de informações.

Principais características

O Asana organiza o fluxo de trabalho por meio de uma lista ou um quadro, contando com os seguintes recursos para cada projeto:

  • visualização de calendário: veja a lista de tarefas em um calendário;
  • visualização de arquivos: acesse uma galeria com todos os anexos do projeto;
  • seguidores do projeto: adicione membros de equipe aos projetos para deixá-los a par dos trabalhos;
  • acesso somente para comentar: conceda a um grupo acesso “somente para comentar”, para que não possam fazer edições no projeto ou nas tarefas;
  • visualização do progresso: envie atualizações sobre o status do projeto e acompanhe o seu progresso;
  • conversas do projeto: comece uma conversa com todos os seguidores do projeto para manter o ritmo.

Vantagens

  • Certificações S SAE 16, GDPR.

Preço

Tem 3 opções de planos, incluindo um gratuito com funcionalidade limitada, ideal para um período de teste. As opções disponíveis são:

  • Free: grátis;
  • Premium: US$ 10,99 ao mês por usuário;
  • Business: US$ 24,99 ao mês por usuário.
Asana

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Gerenciamento de trabalho, projetos, e tarefas
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4. ClickUp

clickup© ClickUp

Apresentação do software

O ClickUp reúne várias funcionalidades em um software de gerenciamento de projetos, integrando processos em uma só ferramenta. Com ele, é possível estabelecer metas e acompanhar seu progresso em tempo real. O ClickUp está disponível no modo SaaS.

Principais características

O ClickUp é uma suíte completa de soluções para o gerenciamento de projetos. Ele oferece:

  • criação de tarefas simples e complexas com lembretes;
  • criação de documentos, planilhas eletrônicas e bases de conhecimento para compartilhar com seus colaboradores;
  • módulo de bate-papo que permite conversar sobre projetos com os colaboradores envolvidos;
  • planejamento de tarefas e atividades por meio de calendários, linhas de tempo e gráficos de Gantt.

Outros benefícios incluem:

  • Possibilidade de escolher a visualização mais relevante das diferentes tarefas a serem realizadas durante um tempo definido: visão de lista, visão de contagem, visão de calendário e muito mais.
  • Personalização do seu workspace digital: escolha as diferentes características que você deseja usar, mude as cores para tornar as tarefas mais facilmente identificáveis e use os diferentes status para classificar suas tarefas e ganhar eficiência.

Vantagens

  • personalização total da plataforma;
  • módulo de bate-papo;
  • rápido compartilhamento de informações com os colaboradores envolvidos em um determinado projeto.

Preço

O ClickUp apresenta somente uma opção standard com valor sob consulta.

ClickUp

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O software de gerenciamento de projetos mais bonito do mundo
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5. Jira

jira© Jira

Apresentação do software

Uma ferramenta de gestão com foco em desenvolvedores, o Jira permite planejar, monitorar e lançar projetos de desenvolvimento de forma ágil e simplificada. Com mais de 35.000 usuários, esse software é considerado uma excelente opção para desenvolver e gerenciar projetos.

Principais características

O Jira é a ferramenta ideal para equipes que trabalham usando a metodologia ágil, proporcionando:

  • planejamento flexível com Scrum, Kanban ou metodologias mistas;
  • estimativas precisas e customizáveis às necessidades do projeto;
  • elementos de arrasto para uma hierarquia e priorização de tarefas;
  • relatórios para melhor comunicação e gerenciamento de projetos.

Vantagens

  • Existem mais de 1.000 extensões compatíveis com o Jira: Zephyr, Tempo, Timesheet, etc.;
  • o Jira também suporta centenas de ferramentas de desenvolvimento como o Confluence, Bitbucket e até o HipChat;
  • mantenha contato com sua equipe de qualquer lugar do mundo com o aplicativo para iPhone da Jira Software;
  • certificações: ISO 27001, PCI-DSS.

Preço

O Jira tem 4 opções de planos, com uma opção grátis, ideal para um período de teste da ferramenta. As opções disponíveis são:

  • Free: grátis;
  • Standard: US$ 7,50 ao mês por usuário;
  • Premium: US$ 14,50 ao mês por usuário;
  • Enterprise: sob consulta.
Jira

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Para desenvolver melhor e mais rápido
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6. MeisterTask

meister-task© MeisterTask

Apresentação do software

O MeisterTask é um software intuitivo, com foco em equipes. Utilizando-o, seus colaboradores terão acesso a uma interface customizável, que otimiza a organização e o gerenciamento de tarefas.

Esse software se adapta a todo tipo de projeto e fluxo de trabalho ágil, sendo ideal para qualquer setor de negócios ou departamentos de uma empresa.

Centralizando as informações e garantindo o acesso às mesmas de todas as partes interessadas em tempo real, sua produtividade aumentará.

Principais características

  • dashboards customizáveis que se adaptam às suas necessidades;
  • automação de tarefas para garantir um trabalho em equipe eficiente e suave;
  • fácil integração com as ferramentas que sua equipe utiliza;
  • uma interface limpa que torna o MeisterTask divertido de usar;
  • relatórios e dashboards para monitorar o progresso do projeto;
  • trabalho colaborativo em tempo real;
  • rastreamento de tempo integrado;
  • adição de documentos disponíveis mesmo para contas gratuitas;
  • tarefas relacionadas e dependência entre tarefas;
  • listas de verificação pré-definidas ou não pré-definidas;
  • campos customizáveis em cada tarefa;
  • linhas de atividade;
  • gerenciamento de contas;
  • gestão de papéis e acessos;
  • grupos de projetos que permitem gerenciar facilmente um portfólio de projetos (PPM);
  • notificações, horários e datas de vencimento, etiquetas;
  • MeisterTask funciona com todos os navegadores web e tem aplicativos gratuitos para Windows e Mac, e aplicativos móveis para iOS e Android.

Vantagens

  • projetado para equipes ágeis;
  • integrações com todas as suas ferramentas favoritas;
  • interface simples e intuitiva;
  • certificações: GDPR.

Preço

O MeisterTask tem 4 opções de planos, com uma opção grátis, ideal para um período de teste da ferramenta. As opções disponíveis são:

  • Basique: grátis;
  • Pro: US$ 8,25 ao mês por usuário;
  • Business: US$ 20,75 ao mês por usuário;
  • Enterprise: sob consulta.
MeisterTask

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Ferramenta ágil de gestão de tarefas
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7. Microsoft Project

project© Microsoft

Apresentação do software

Baseado inteiramente no Microsoft Project, considerado padrão do mercado, o Microsoft Project oferece extensa funcionalidade para compartilhamento de imagens e auxilia na priorização em orçamentos de projetos.

Essa ferramenta se utiliza da nuvem, sendo utilizada tanto em pequenos quanto em projetos mais complexos.

Principais características

  • criação rápida de tarefas, com determinação de prazos, com atribuição para o profissional correto;
  • acesso às tarefas futuras e a seu andamento, com envio de atualizações automáticas dos processos a gestores e partes interessadas;
  • visualização do status dos projetos, utilizando dashboards customizáveis;
  • possibilidade de trabalhar de qualquer lugar, graças à tecnologia em nuvem.

Vantagens

  • facilidade de customização,
  • templates pré-instalados;
  • interface simples e intuitiva.

Preço

O Microsoft Project conta somente a opção de US$ 55,00 por usuário ao mês.

Microsoft Project

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Portfólio e software de gerenciamento de projetos
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8. Trello

trello© Trello

Apresentação do software

O Trello é um software de gerenciamento de tarefas e projetos que utiliza uma forma inovadora de organizar os processos. Ele permite a criação de espaços visuais divididos em etapas com o intuito de organizar e monitorar o progresso de tarefas e projetos, gerando um fluxo de trabalho de fácil compreensão e implementação, graças à sua estruturação em:

  • tabelas;
  • listas;
  • fichas (ou cards).

Principais características

O Trello permite o trabalho remoto em tempo real, sendo muito utilizado por equipes criativas em projetos de produtos ou serviços. Com uma interface simples, é possível customizar e adicionar cores, rótulos e descrições aos cards, auxiliando na sua compreensão.

Ele também conta com armazenamento na plataforma, sendo necessário que os membros da equipe estejam treinados para sua utilização.

Vantagens

  • visualização de projetos divididos em tarefas e ações;
  • lógica do fluxo de tarefas baseada no Kanban;
  • possibilidade de agregar recursos visuais e links aos cartões;
  • compartilhamento do painel de tarefas com outros membros da equipe;
  • facilidade de colaboração dentro do sistema;
  • integrações do Trello com outros softwares, como planilhas do Google.

Preço

O Trello oferece 4 opções de planos, com uma opção grátis com recursos limitados, ideal para um período de teste. As opções disponíveis são:

  • Free: grátis;
  • Standard: US$ 5,00 ao mês por usuário;
  • Premium: US$ 10,00 ao mês por usuário;
  • Enterprise: US$ 17,50 ao mês por usuário.
Trello

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Gerencie projetos com mais colaboração e produtividade
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9. Wrike

wrike© Wrike

Apresentação do software

Ferramenta de gerenciamento de projetos baseada na nuvem, o Wrike visa elevar a produtividade e colaboração, auxiliando equipes a priorizar, gerenciar e criar relatórios de projetos, realizando uma quantidade maior de trabalho em menos tempo.

Principais características

O Wrike auxilia gerentes de projeto a realizar rapidamente planejamento de projetos usando modelo e atribuir funções aos colaboradores, podendo também definir tarefas, subtarefas, prazos e marcos, sincronizando-os com a equipe e calendário específico.

A ferramenta também conta com um processo de revisão e aprovação no qual os usuários podem rotular imagens, documentos e vídeos com feedback, assim direcionando ao colaborador responsável para fazer as alterações necessárias.

Vantagens

  • mais de 400 integrações com outros aplicativos;
  • fácil de usar, modificar e adotar;
  • atualizações automáticas em tempo real;
  • certificações: GDPR.

Preço

O Wrike oferece 5 planos diferentes, com uma opção grátis com recursos limitados, ideal para um período de teste. As opções disponíveis são:

  • Free: grátis;
  • Professional: US$ 9,80 ao mês por usuário;
  • Business: US$ 24,80 ao mês por usuário;
  • Enterprise: sob consulta;
  • Pinnacle: sob consulta.
Wrike

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Software de gerenciamento de projetos confiável
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10. Zoho Projects

zoho-projects© Zoho

Apresentação do software

Contando com mais de 45 milhões de usuários, o Zoho Projects é um software que permite planejamento de projetos, atribuições de tarefas, comunicação entre funcionários de maneira eficaz, avisos de atualizações importantes e relatórios detalhados sobre o progresso de tarefas. Tudo isso feito de maneira online e remota, graças à tecnologia em nuvem.

Principais características

O Zoho Projects auxilia gestores e colaboradores a planejar projetos, acompanhar seu progresso e executá-los de forma eficiente. Destacam-se como seus benefícios:

  • planejamento de trabalho eficiente;
  • administração de recursos;
  • rastreamento de tarefas e de horas dedicadas às etapas;
  • conclusão de projetos dentro do prazo estabelecido.

Além disso, o Zoho também disponibiliza:

  • visualização de projetos por meio de um diagrama de Gantt;
  • automatização de tarefas dentro do workflow do projeto;
  • personalização da ferramenta para atender a demandas específicas.

Vantagens

  • colaboração;
  • gestão do tempo;
  • faturamento;
  • certificações: ISO 27018, ISO 27001, GDPR.

Preço

O Zoho oferece 3 possibilidades de planos, com uma opção grátis com recursos limitados, ideal para um período de teste. As opções disponíveis são:

  • Free: grátis;
  • Premium: US$ 4,00 ao mês por usuário;
  • Enterprise: US$ 8,00 ao mês por usuário.
Zoho Projects

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O software de gestão de projeto escolhido por 1M de empresas
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Panorama das funcionalidades básicas

Quadro Kanban

Kanban é um método ágil de gerenciamento de projetos que utiliza um quadro visual para representar o fluxo de trabalho de uma equipe. O objetivo desse recurso é aumentar a eficiência do processo de produção, reduzir o tempo de espera e ampliar a capacidade de resposta às mudanças de demanda do cliente.

O quadro do Kanban é dividido em colunas que representam as diferentes etapas do processo, como “Para fazer”, “Em progresso” e “Concluído”. Cada tarefa ou trabalho é representado por um cartão, movido de uma coluna para outra à medida que avança no processo.

Esse sistema é baseado em princípios como visualização do trabalho, limitação do trabalho em progresso e melhoria contínua. A visualização do trabalho permite que todos os membros da equipe tenham uma compreensão clara do que está sendo feito, quem está trabalhando em quê, e qual é o progresso geral do projeto.

Já a limitação do trabalho em progresso impede que a equipe sobrecarregue o processo de produção, o que pode levar a atrasos e a um fluxo de trabalho não uniforme. Por fim, a melhoria contínua é alcançada por meio da análise dos dados coletados ao longo do tempo e da identificação de oportunidades para ajustar o processo e melhorar a eficiência.

O Kanban é altamente flexível e pode ser aplicado a vários contextos, desde o desenvolvimento de software até a fabricação de produtos físicos, sendo particularmente útil em projetos que envolvem mudanças frequentes nos requisitos ou nas prioridades do cliente, pois permite rápida adaptação às novas demandas. Além disso, ele ajuda a identificar gargalos no processo de produção, o que pode levar a melhorias na eficiência geral do projeto. Uma das principais vantagens desse sistema é o incentivo à colaboração e à comunicação entre os membros da equipe.

O quadro visual facilita a comunicação sobre o status do trabalho e os problemas que possam surgir, permitindo que a equipe trabalhe em conjunto para solucionar os problemas e manter o processo de produção em movimento.

O Kanban também ajuda a equipe a manter o foco nas tarefas mais importantes e prioritárias, pois elas são identificadas com clareza no quadro visual. Isso evita que os colaboradores se dediquem a tarefas menos importantes, atrasando a conclusão do projeto.

Apontamento de horas

O apontamento de horas é o registro do tempo gasto pelos membros da equipe em tarefas específicas; uma forma de coletar dados sobre o tempo necessário para concluir uma tarefa ou um projeto que pode ser útil para tomadas de decisão, planejamento futuro e avaliação do desempenho da equipe.

Os membros de sua equipe registram o tempo gasto em cada tarefa ou projeto ao longo do dia, ou da semana, e os dados são compilados em relatórios que podem ser analisados pelos gerentes de projeto. Com essas informações, a gerência pode fazer previsões mais precisas sobre o prazo de projetos futuros, evitando a sobrecarga de trabalho e garantindo que seus colaboradores cumpram prazos e metas estabelecidas.

Essa funcionalidade também ajuda a identificar gargalos no processo de produção, permitindo aos gerentes de projeto adotar medidas para melhorar o processo e ampliar a eficiência de sua equipe.

Além disso, esse processo é útil para avaliar o desempenho da equipe, verificando se as tarefas são cumpridas no prazo estabelecido e com a qualidade esperada. Também é possível identificar quais colaboradores estão trabalhando mais rápido e de forma mais eficiente, o que pode ajudar a reconhecer oportunidades para treinamento e desenvolvimento.

O apontamento de horas também é útil para fins contábeis e financeiros. Os dados coletados sobre o tempo gasto em cada projeto podem ser usados ​​para determinar o custo do projeto e para efetuar faturamento e pagamento. Por fim, até os clientes podem usar esses dados para verificar se o tempo gasto em um projeto está de acordo com o que foi acordado em contrato.

Relatórios de situação

O relatório de situação é um documento importante na gestão de projetos, que fornece informações sobre o progresso do projeto em relação ao seu cronograma, bem como a escopo, qualidade e orçamento. É um registro das atividades realizadas no projeto e das mudanças ocorridas desde o último relatório.

O objetivo principal desse registro é fornecer informações precisas e atualizadas sobre o status do projeto para todas as partes interessadas, identificando problemas e oportunidades de melhoria, além de permitir que a equipe de gerenciamento de projetos tome decisões informadas sobre como avançar.

Esse documento pode ser produzido em intervalos regulares, semanal ou mensalmente, ou conforme necessário, dependendo da complexidade do projeto, devendo conter informações sobre o progresso do projeto em relação ao seu cronograma, escopo, qualidade e orçamento, além de outras informações relevantes, como problemas encontrados, riscos identificados e ações tomadas para resolvê-los.

O relatório de situação pode abranger vários elementos, como:

  • Resumo executivo: uma visão geral do projeto e seu status atual, englobando informações sobre o progresso em relação ao cronograma, escopo, qualidade e orçamento.
  • Descrição do projeto: informações sobre o projeto, abrangendo sua finalidade, escopo, objetivos e requisitos.
  • Cronograma: um gráfico de Gantt ou tabela que mostra o cronograma atual do projeto e o progresso em relação às metas estabelecidas.
  • Escopo: uma descrição detalhada do escopo do projeto e quaisquer alterações ou desvios em relação ao plano original.
  • Orçamento: informações sobre o orçamento do projeto, contendo gastos reais, despesas planejadas e quaisquer desvios em relação ao plano original.
  • Qualidade: informações sobre o controle de qualidade do projeto e o progresso em relação aos padrões estabelecidos.
  • Problemas e riscos: uma lista de problemas e riscos identificados no projeto, bem como ações tomadas ou planejadas para resolvê-los.
  • Comunicação e recursos humanos: informações sobre a comunicação com as partes interessadas e a alocação de recursos humanos no projeto.

O relatório de situação é uma ferramenta essencial para a gestão de projetos, pois fornece informações importantes sobre o progresso do projeto, colaborando para que as partes interessadas saibam de qualquer problema ou desvio do plano original. Dessa forma, os gestores podem tomar decisões informadas para avançar ou identificar oportunidades de melhoria.

Além disso, esse relatório auxilia a manter a equipe motivada, pois mostra o progresso do projeto e os resultados alcançados até o momento, configurando-se ainda como uma forma de manter a transparência e a confiança entre os gestores do projeto e as partes interessadas, pois os dados coletados são compartilhados regularmente e de forma clara e precisa.

Cronograma

O cronograma é fundamental para o gerenciamento, pois é uma programação das atividades do projeto, organizadas em uma sequência lógica, que determina a duração e as dependências entre elas.

Sua elaboração envolve a identificação e o sequenciamento das atividades necessárias para alcançar os objetivos do projeto. Para isso, é preciso considerar os recursos necessários, as restrições de prazo e a interdependência das tarefas. Dessa forma, o cronograma confere ao gestor uma visão geral do projeto, abrangendo as etapas a serem executadas, os prazos e as responsabilidades de cada membro da equipe.

No desenvolvimento do cronograma, é possível identificar os pontos críticos dos processos, que podem levar a atrasos ou problemas na conclusão do projeto. Com base nessas informações, o gestor pode fazer ajustes para garantir que o projeto cumpra o prazo e mantenha-se no orçamento previsto.

Outra vantagem do cronograma é que ele ajuda a definir prioridades, identificando quais tarefas devem ser concluídas primeiro e quais podem ser adiadas, se necessário. Assim, sua equipe trabalha de maneira mais eficiente evitando alocar tempo e recursos em atividades não prioritárias.

O cronograma também ajuda na comunicação com os stakeholders, fornecendo informações precisas sobre o progresso do projeto, bem como sobre as datas de entrega e os marcos do projeto. Dessa forma, todos os envolvidos estarão alinhados, evitando-se surpresas desagradáveis.

Benefícios do software de gerenciamento de projetos

Um software de gerenciamento de projetos é uma ferramenta que pode trazer inúmeros benefícios para a equipe e o sucesso do projeto. Uma plataforma centralizada que permite gerenciar tarefas, recursos, prazos e projetos de maneira eficiente. Abaixo estão alguns benefícios de um software de gerenciamento de projetos:

  1. Melhoria na comunicação: permite que sua equipe possa se comunicar de maneira mais eficiente, compartilhando informações, atualizações, arquivos e comentários em um só lugar. Assim, todos terão acesso às informações mais recentes e relevantes sobre o projeto, o que pode ajudar a evitar mal-entendidos e erros.
  2. Aumento da produtividade: promove aumento de produtividade, já que as tarefas são organizadas e atribuídas de maneira mais eficiente. Seus colaboradores poderão se concentrar em concluir as tarefas atribuídas a elas e não precisam perder tempo procurando informações e atualizações sobre o projeto.
  3. Melhoria na gestão de tempo: auxilia no gerenciamento mais eficiente do tempo e dos prazos do projeto. Datas de vencimento e alertas de lembrete para garantir que as tarefas sejam concluídas dentro do prazo podem ser criados com ajuda da ferramenta. Seus funcionários poderão acompanhar o progresso do projeto e ajustar as prioridades conforme necessário para garantir que o projeto seja entregue no prazo.
  4. Acesso remoto: com essa ferramenta o trabalho pode ser realizado de maneira remota, com o acesso às informações do projeto de qualquer lugar. Uma solução útil para equipes que estão geograficamente dispersas ou que precisam trabalhar fora do escritório.
  5. Melhoria na colaboração: auxilia na colaboração mais eficiente, onde os funcionários trabalham em conjunto em um mesmo projeto e compartilham informações e arquivos com facilidade. Evitando a duplicação de esforços e garantindo que todos estejam trabalhando em conjunto para concluir o projeto.
  6. Acesso a relatórios e análises: permite o acesso a relatórios e análises do projeto em tempo real. Assim, a equipe entende melhor o andamento do projeto, o desempenho da equipe e as áreas que precisam de mais atenção. Os relatórios também podem ajudar a identificar tendências e padrões que podem ser úteis para futuros projetos.
  7. Personalização: esta ferramenta pode ser personalizada para atender às necessidades específicas da equipe e do projeto. Incluindo a adição de campos personalizados, a criação de fluxos de trabalho personalizados e a configuração de alertas e notificações personalizados, dessa maneira, sua equipe trabalha de maneira mais eficiente e aumenta as chances de sucesso do projeto.

Conclusão: breve resumo do software de gerenciamento de projetos

O software de gerenciamento de projetos é uma ferramenta que ajuda indivíduos ou equipes a gerenciar projetos de diferentes complexidades, desde os mais simples até os mais complexos, envolvendo múltiplos times e partes interessadas.

Ele fornece uma plataforma centralizada para controlar tarefas, recursos, tempo e orçamento do projeto. Trata-se de uma solução altamente personalizável, o que significa que sua empresa pode adaptá-la às suas necessidades específicas.

O software ajuda a aumentar a eficiência, garantindo que as tarefas sejam concluídas no prazo e dentro do orçamento. Ele também otimiza a comunicação e a colaboração entre membros da equipe, o que é essencial para o sucesso de qualquer projeto. É uma ferramenta essencial para qualquer time que gerencia projetos complexos, pois ajuda a manter todos na mesma página e trabalhando em direção aos mesmos objetivos.

Esperamos que, com este artigo, você tenha percebido quais funcionalidades de um software de gerenciamento de projetos são necessárias aos processos de sua empresa. Assim, fica mais fácil encontrar, entre as soluções aqui indicadas, a que mais se adéqua aos seus negócios.

Engenheira civil (Universidad Santo Tomás, Bogotá, Colômbia) com mestrado em idiomas modernos pela Université Paul Valéry de Montpellier, na França, María Fernanda trabalha como tradutora, redatora e criadora de conteúdo. Hoje, ela combina suas habilidades analíticas com seu amor pela escrita para criar conteúdo de qualidade sobre diferentes tópicos e levá-lo além das fronteiras. Ioga, bem-estar, recursos humanos e uma infinidade de tópicos do mundo dos negócios, cada assunto é tratado com precisão, com o objetivo de se adaptar a um público-alvo específico. Esse camaleão idiomático é realmente apaixonado pela lista de tópicos (SEO faz parte de seu DNA!).

María Fernanda Aguirre

María Fernanda Aguirre, Editorial Manager

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