Substitua seus post-its por um quadro Kanban online e torne-se mais ágil na gestão de tarefas

Com o desenvolvimento industrial, as empresas precisaram de uma otimização dos métodos de trabalho para melhorar sua produtividade.

Entre esses, o método Kanban é um dos mais conhecidos. Depois do surgimento da internet, esses métodos foram aplicados à gestão dos projetos no IT e na web. A partir desse método, vários softwares foram desenvolvidos e disponibilizados on-line.

Mas o que é exatamente o método Kanban? Quais são os melhores softwares Kanban online?

Tome nota porque tudo o que você precisa saber sobre o software Kanban online está nesse artigo!

O Kanban é uma palavra japonesa que significa tabela. Ao início, o Kanban é um método desenvolvido pela empresa Toyota nos anos 1950. Esse método foi pensado para melhorar a gestão de fluxos de produção. Com esse método, a produção era feita segundo a demanda dos clientes. Esse sistema permite melhorar a otimização do tempo, evitar a superprodução e melhorar a gestão do orçamento.

Ao início, a tabela Kanban era um verdadeiro quadro branco onde se colocava etiquetas como notas post-it, para indicar as tarefas a serem realizadas.

Essas etiquetas estavam colocadas dentro de colunas segundo a coluna que correspondia ao seu status real. Ao mínimo você tinha que criar três colunas com os títulos:

• A fazer,
• em andamento,
• concluído.

Hoje, o método Kanban é um método de gestão de projetos, mas também um software. Esse método é usado particularmente para as equipes ágeis. O software Kanban on-line retoma os mesmos elementos visuais da tabela, do cartão e das colunas.

Nos dois casos, o quadro Kanban tem a particularidade de estar baseado no visual e no tempo real. Todas as tarefas estão repartidas entre as pessoas envolvidas no projeto.

Esse método permite uma grande flexibilidade de produção e uma atualização para cada tarefa. Cada membro da equipe sabe o que fazer, em que estão a trabalhar as outras pessoas do projeto, mas também as suas próprias prioridades.

Você pode usar um painel físico, mas é difícil de manter, sobretudo se você tem uma equipe que se desenvolve. Por isso, é melhor usar o software de Kanban online, mas qual é o melhor software on-line? Vamos a ver isso com a comparação de vários softwares.

Artia é um software especializado no gerenciamento de projetos.

Com o painel Kanban simples e os cartões animados, essa parte do software permite definir as suas prioridades e analisar o volume de trabalho. Assim, você pode organizar as atividades de toda a sua equipe com facilidade.

O software Artia oferece a possibilidade de apontar os horários de trabalho de cada pessoa envolvida no projeto. Assim, você pode melhorar e ajustar a gestão do tempo de cada tarefa e as datas de entrega sem mais complicações para os seus colaboradores.

Para cada tarefa, é possível deixar comentários e centralizar todas as informações do seu projeto.

Enfim, essa ferramenta permite uma personalização total de todos os aspectos de seus projetos.

• Gestão do tempo com agendas sincronizadas.
• Possível de escolher alguns modelos de projetos.
• Gerenciamento de custos dos projetos.
• Melhora a comunicação com o compartilhamento de informações com os seus clientes e com a sua equipe.

• Versão grátis disponível.
• Versão de teste grátis também.
• Plano SLIM: por R$45 por usuário e por mês.
• Plano BUSINESS: R$75 por usuário e por mês.
• Plano EMPRESA: R$90 por usuário e por mês.

Asana é um software de gerenciamento de projetos que seja um projeto operacional ou um projeto criativo. Asana pode estar descrito com uma única palavra: flexível.

Os quadros Kanban são simples e podem ser totalmente personalizados. Cores, direitos de usuário, vista geral ou cronológica, tudo é modulável segundo o projeto e o participante.

Cada colaborador pode ver uma vista geral de todos os seus projetos em qual está envolvido. Assim, as suas prioridades, as suas mensagens ou a lista das tarefas a fazer estão atualizadas constantemente, todos os seus projetos confundidos.

• Flexível, o software Asana permite ver cada projeto com vários pontos de vista: uma vista sobre as suas prioridades, o seu calendário ou segundo um cronograma.
• O gerenciamento de recursos e de relatórios.
• Uma plataforma centralizando todas as suas necessidades.
• Uma gestão ágil da sua equipe.
• Permite o trabalho a distância.
• Existe uma aplicação do software para móbiles e computadores.

• Versão grátis.
• Plano Premium: €10.99.
• Plano Business: €24.99.

O software monday.com é um sistema operativo que agrupa todas as funcionalidades e ferramentas para centralizar e organizar todo o trabalho de uma empresa.

Conceito para todas as empresas, seja qual for seu setor de atividade, esse software oferece uma visão global das atividades de um projeto. Assim, esse software tem três facetas: o gerenciamento de projeto, o CRM e o desenvolvimento web.

Os quartos Kanban fazem parte da gestão de projetos. A força da monday.com é a sua capacidade de integrar-se com outros sistemas de maneira fácil e rápida. A sua adaptação e as ferramentas complementares fazem deste software uma solução adaptada para todos os projetos e estruturas.

• Fácil de instalar e personalizar.
• Se incorpora perfeitamente no seu sistema.
• Tem várias funcionalidades que completam o quadro de Kanban.

• Versão grátis.
• Plano Básico: €8 por pessoa e por mês.
• Plano Standard: €10 por pessoa e por mês.
• Plano Pro: €16 por pessoa e por mês.

O software LucidSpark reproduz exatamente o verdadeiro quadro branco e as suas etiquetas. Esse software é muito lúdico e permite reproduzir online a criatividade de uma reunião brainstorming. Com essa ferramenta, a colaboração da sua equipe pode se desenvolver sem limites. Cada participante tem a sua cor o que permite de arrumar todas as ideias segundo as cores ou por pessoa.

Então, o quadro de Kanban é básico, mas ajuda a equipe a aumentar a sua comunicação e passar da ideia à prática.

É uma boa solução para iniciar um projeto criativo, apoiando-se sobre uma estrutura prática e flexível.

• Você pode criar murais simultâneos.
• É uma ferramenta colaborativa.
• O brainstorming é possível com um temporizador.
• São possíveis: as ações de agrupar, classificar e de votação para escolher a ideia mais famosa ou prioritária.

• Versão grátis.
• Plano Individual: €8.
• Plano Team: €9 por usuário.

O quadro de Kanban do software Meuscrum é o software mais simples. Criado pela equipe de um grande projeto, segundo o método Scrum. O objetivo desse software é de fazer simples e prático para não perder tempo. Numa palavra: eficiente.

As funcionalidades são básicas, mas apropriadas para criar o quadro Kanban online o mais eficiente possível.

Feito com a vontade dos criadores de propor uma disposição eficiente para todas as pessoas que precisam duma organização.

Esse software é prático para as pequenas empresas, as equipes que seguem os métodos ágeis sem as necessidades de uma plataforma.

• O desenho é muito simples.
• Esse software é preciso e eficiente.
• O código do software é um código aberto.
• Acessível para todas as equipes.

• Grátis e open source (de código aberto).

Microsoft Teams é uma plataforma de conexões e de trabalho coletivo. Criado pela empresa Microsoft, esse software está centralizado sobre a comunicação e o trabalho a distância.

A plataforma permite organizar o trabalho da sua equipe e o gerenciamento de tarefas colaborativas e avançadas. Esse software está organizado em canais de discussão. Ele permite organizar as informações e guardar todo o histórico dos seus projetos.

De maneira intuitiva e visual, cada canal pode ser um espaço compartilhado com vários usuários e documentos. Com essa comunicação intensiva, esse software online é uma boa solução para as grandes empresas.

• Compartilhar os seus documentos, espaços com diferentes usuários.
• Permite a organização de reuniões, brainstorming e toda a vida das equipes.
• Perfeito para trabalhar em qualquer lugar.
• Permite uma otimização do tempo e do compartilhamento das informações.

• Versão grátis
• Plano Microsoft Team Essentials: R$21,40 por mês.
• Plano Microsoft 365 Business Basic: R$27,43 por mês.
• Plano Microsoft 365 Business Standard: R$80 por mês.

O software Bitrix24 é um espaço de trabalho completo com mais de 35 ferramentas. Esse software oferece muitas funcionalidades que são o CRM, o gerenciamento de projetos, a criação de sítios web ou a automatização de tarefas. Bitrix24 é muito completo.

Assim, essa ferramenta de colaboração tem a funcionalidade de bate-papos, chamadas vídeos ou um calendário de presença da sua equipe.

Os quadros Kanban estão completamente integrados aos métodos ágeis que defendem o software.

• Software completo e projetos ilimitados.
• Facilidade para criar as interdependências entre tarefas.
• Você pode incorporar usuários externos.
• Melhora a comunicação da equipe com os bate-papos, chamadas de vídeos e brainstorming coletivo.
• Gestão do tempo com o calendário e a automatização das tarefas.
• Aplicação mobile.

• Versão grátis.
• Plano Basic: R$249 por mês.
• Plano Standard: R$499 por mês.
• Plano Profissional: R$999 por mês.

O software Trello, fez dos quadros Kanban o coração da sua ferramenta. Assim, a sua principal funcionalidade é a gestão de projetos com o método Kanban.

O desenho simples e intuitivo está composto de painéis e cartões que você pode personalizar totalmente (as cores e os títulos, por exemplo).

Você pode passar facilmente o seu cartão de uma coluna a outra diretamente com o clique e drops. Você pode criar um painel para cada projeto e escolher os acessos de cada pessoa do projeto.

• O gerenciamento de projetos.
• A aplicação do método Kanban.
• Diferentes vistas são possíveis para cada pessoa da sua equipe.
• Automatização das tarefas.
• Compatível com outras ferramentas.
• Modelos disponíveis.

• Versão grátis.
• Plano Standard: US$ 5 por usuário e por mês.
• Plano Premium: US$ 10 por usuário e por mês.
• Plano Empresa: US$ 17.50 por usuário e por mês.

O software Ummense é uma ferramenta de gestão de projetos on-line. Esse software permite também ter à sua disposição ferramentas para o gerenciamento de processos, de tarefas, de documentos e informações.

O software defende valores éticos e uma transparência máxima para ter uma empresa organizada e produtiva. Ele insiste sobre o bem-estar no trabalho e coloca o acento sobre a qualidade de vida na sua empresa.

Defende os valores de criatividade, autonomia, liberdade, segurança para ter os seus clientes mais satisfeitos. O plano grátis é bastante amplo e permite iniciar projetos para pequenas empresas ou grupos de trabalho.

• Valores de ética.
• Objetivo do desenvolvimento sustentável.
• Desenho simples.
• Personalização dos quadros.
• A comunicação centralizada aos cartões para não perder documentos, arquivos e a história do projeto.
• Pode escolher colocar limites ao trabalho em andamento para guardar foco.
• As estatísticas de cada quadro Kanban estão disponíveis.

• Plano grátis.
• Plano PRO: R$29,90 por usuário e por mês.

A criação dos seus quadros não muda muito entre os vários softwares. A metodologia apresentada aqui pode servir de base a todos os softwares. Depois, você pode adaptar e personalizar os seus quadros Kanban aos projetos e a sua equipe.

O primeiro passo é criar o seu quadro Kanban on-line graças ao software escolhido. Para criá-lo você vai precisar definir as etapas do seu projeto. Com os objetivos finais na mente, você recorta cada passo em tarefas e subtarefas. Cada cartão é um tema, uma faceta do seu projeto.

A segunda etapa é a de criar as colunas que simbolizam cada momento do processo: a fazer, em andamento, a testar, feito. Essas colunas podem ser adaptadas à sua organização e aos seus processos.

Para cada tarefa e sob tarefa, você tem que definir uma pessoa responsável. E o momento de definir também o modo de comunicação para não perder tempo.

Uma vez todos os parâmetros definidos, você pode definir os prazos e as datas limites. Que sejam com o seu cliente ou os prazos internos da sua equipe.

Com muitos softwares, é possível colocar datas limites ou datas de reuniões diretamente na ferramenta.

Se a definição das tarefas é muito importante, definir as prioridades é igualmente importante. Assim, muitos softwares Kanban on-line permitem de ver rapidamente as suas próprias prioridades. Esse sistema está presente para ganhar eficiência.

Para melhorar os seus processos, é sempre útil e interessante fazer uma análise dos projetos terminados. Isso permite saber exatamente onde você pode melhorar o seu fluxo de trabalho. Permite também de ter um modelo para um projeto similar no futuro.

Essa análise é também um bom feedback para suas equipes. Cada pessoa pode ter uma visão geral ou detalhada dos processos que sejam pequenos ou automatizados. Comunicar sobre os sucessos, os câmbios a fazer e os processos internos sempre são bons para guardar a motivação da sua equipe.

Com os resultados da análise, você pode automatizar algumas tarefas, criar modelos e melhorar os seus processos. Esses câmbios são uma boa oportunidade de ganhar mais tempo a cada projeto. Assim, você pode refinar o seu próprio método Kanban.

Um software Kanban on-line é uma ferramenta essencial para trabalhar a distância. Isso, dá a possibilidade também de trabalhar de qualquer lugar.

Implementar um quadro Kanban on-line dá uma grande flexibilidade porque se pode ver o estado exato do seu projeto no tempo real. Assim, você pode fazer modificações com uma melhor visibilidade do fluxo a todo momento.

Na mesma ideia de flexibilidade, as várias ferramentas ligadas com os quadros Kanban on-line, dão uma melhor gestão das equipes. Você pode estar perfeitamente alinhado com as suas metas e as suas execuções. As funcionalidades como os bate-papos ou comentários ligados a cada cartão permite compartilhar a leitura do projeto, melhorar o fluxo de trabalho, mas também o bem-estar das suas equipes.

• Os softwares Kanban on-line dão uma nova dinâmica ao método Kanban. Assim, existem hoje, várias ferramentas colaborativas que permitem a implementação do quadro durante todo o projeto.
• As funcionalidades complementares presentes on-line melhoram a sua flexibilidade, a comunicação dentro das equipes que sejam ágeis ou scrums.
• A metodologia Kanban está plenamente usada ao máximo das suas possibilidades graças aos softwares e fazem ganhar tempo, eficiência, organização e permitem fazer sínteses cada vez mais precisas.
• A sua organização visual e simples, fazem dos softwares kanban on-line as ferramentas essenciais de todo projeto e equipes.