Notion x monday.com: qual é o valor real de cada ferramenta para seus projetos, tarefas e automação?

Notion ou monday.com ? Se você estiver procurando uma ferramenta completa para gerenciar seus projetos, organizar suas tarefas e centralizar informações, esses dois nomes provavelmente estarão no topo da sua lista. E por um bom motivo, já que atualmente são duas das plataformas de gerenciamento mais populares para gerenciar o trabalho colaborativo, otimizar o acompanhamento de tarefas e centralizar informações em documentos compartilhados.

Porém, entre um espaço de trabalho modular ultraflexível (Notion) e uma ferramenta de gerenciamento de projetos visual e automatizada (monday.com), a disputa está longe de ser clara.

Seja você um freelancer, empresário ou gerente de projetos, a escolha certa depende de suas necessidades reais:

• Gerenciar um projeto de equipe ou um cronograma editorial?
• Automatizar seus fluxos de trabalho sem codificação?
• Centralizar dados, documentos e acompanhamento de clientes?

Neste artigo, nós o ajudaremos a fazer a escolha certa. Comparamos a monday.com e o Notion ponto a ponto: recursos, preços, automação, colaboração, IA, integração, interface... e apresentamos casos de uso concretos de cada ferramenta.

☝️Prêt para escolher a arma ideal para recuperar o controle de seus projetos? Vamos começar.

O que é a monday.com?

Visão geral da monday.com

A monday.com é uma plataforma de gerenciamento de trabalho colaborativo projetada para equipes que desejam manter o controle de seus projetos, tarefas e recursos, sem se perder em ferramentas excessivamente complexas. Lançada em 2014, a monday.com agora conta com mais de 180.000 clientes corporativos em todo o mundo. Entre eles estão a Coca-Cola, a Hulu e a Deezer. A solução é de uso intuitivo, mesmo para empresas iniciantes nesse tipo de plataforma de gerenciamento.

O conceito? Um Work OS (sistema operacional de trabalho) que permite criar, automatizar, rastrear e centralizar todos os seus fluxos de informações, tudo a partir de uma interface visual e personalizável.

Ele é igualmente atraente para PMEs e grandes equipes de produtos, marketing ou TI, principalmente por sua capacidade de gerenciar vários projetos ao mesmo tempo, mantendo uma visão geral.

A monday.com está posicionada como uma alternativa robusta a ferramentas como Trello ou Asana, mas com mais estrutura, automação e relatórios. Com uma interface visual, funcionalidades poderosas e uma lógica projetada para empresas, a monday.com é uma solução de gerenciamento projetada para melhorar o trabalho em equipe, otimizar processos e atender às necessidades organizacionais do dia a dia.

Principais recursos da monday.com

A monday.com faz mais do que apenas gerenciar tarefas. Ela estrutura seus projetos como uma máquina bem lubrificada. Aqui estão os principais recursos oferecidos pela monday.com, dependendo das necessidades das suas equipes:

• tabelas personalizáveis com várias colunas (pessoa atribuída, status, prazo, arquivos, números, etc.);
• várias visualizações, como visualização Kanban, calendário, linha do tempo, Gantt, carga de trabalho etc;
  
• Automações poderosas: sem código, com acionadores, condições e ações personalizadas;
  
• painéis de controle consolidados para agrupar vários projetos e monitorar o progresso geral;
  
• controle de tempo integrado;
  
• gerenciamento de dependências entre tarefas, com exibição visual de sequências;
  
• Funcionalidades de IA: escrita, resumos, sugestões de tarefas, etc;
  
• mais de 200 integrações nativas: Slack, Google Workspace, Notion, Zoom, HubSpot, Microsoft Teams, etc.
  

A monday.com também pode ser personalizada para uso em CRM, RH ou TI, graças aos seus modelos prontos para uso e às opções avançadas de gerenciamento de funções e direitos.

monday.com

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Vantagens e desvantagens da monday.com

A monday.com é um painel de controle realmente inteligente para gerenciar o trabalho em equipe. Mas também requer uma certa estruturação para revelar todo o seu potencial.

Aqui estão os pontos fortes que explicam por que tantas equipes estão adotando a monday.com como sua ferramenta central de gerenciamento:

• uma interface moderna e visual, fácil de adotar mesmo para quem não é técnico;
• personalização avançada de tabelas e colunas para se adequar aos seus processos de negócios;
• múltiplas e poderosas visualizações (linha do tempo, Gantt, carga de trabalho etc.);
• automações sem código que economizam tempo precioso em tarefas repetitivas;
• relatórios consolidados de vários projetos por meio de painéis visuais;
• dimensionável, portanto, adequado tanto para freelancers quanto para grandes equipes;
• inúmeras integrações nativas para centralizar as informações.

É uma solução de gerenciamento completa que atende às necessidades tanto de freelancers quanto de grandes empresas, garantindo a centralização das informações.

A ferramenta não está isenta de falhas, especialmente se você estiver procurando uma solução minimalista ou pronta para uso:

• uma curva de aprendizado mais acentuada do que uma ferramenta simples como o Notion ou o Trello;
• uma interface densa que pode rapidamente se tornar complexa sem a estruturação adequada;
• uma versão gratuita limitada a 2 usuários e 3 quadros, o que não é suficiente para uma equipe;
• recursos avançados (Gantt, dependências, painéis de controle) reservados para planos pagos;
• preço mais alto se você quiser aproveitar ao máximo a automação e a integração.

O que é o Notion?

Visão geral do Notion

O Notion é muito mais do que apenas uma ferramenta de anotações. É uma plataforma de produtividade modular projetada para organizar tudo o que gira em torno do trabalho: projetos, tarefas, documentos, banco de dados, conteúdo, CRM, wiki da equipe, etc.

O que ela promete? Oferecer a você um espaço de trabalho personalizável, sem codificação, no qual você pode criar suas próprias ferramentas a partir de blocos (texto, tabela, lista de verificação, data, fórmula...).

O Notion explodiu desde 2020, tornando-se o queridinho de designers, empreendedores e gerentes ágeis. Em 2024, a plataforma conta com mais de 30 milhões de usuários em todo o mundo. O Notion é usado por milhões de equipes em todo o mundo, incluindo Figma, Duolingo, Reddit e Match Group. O Notion é voltado para freelancers, start-ups, PMEs e até mesmo grandes grupos.

O Notion se estabeleceu como uma plataforma de trabalho personalizável, ideal para criar documentos estruturados, organizar projetos ou gerenciar um sistema de informações internas.

Principais recursos do Notion

O Notion se destaca por sua extrema flexibilidade. Aqui estão os componentes essenciais oferecidos pela ferramenta:

• um editor de documentos ultraflexível: texto, imagens, incorporações, código, tabelas, textos explicativos etc;
• bancos de dados dinâmicos: planilha do Excel, kanban, calendário ou estilo de galeria;
• modelos prontos para uso: gerenciamento de projetos, CRM, roteiro de produtos, banco de dados de RH, etc;
• anotações vinculadas a projetos (ideal para reuniões, resumos, atas);
• espaços de trabalho compartilhados para colaborar, comentar e estruturar as informações da equipe;
• um poderoso mecanismo de pesquisa para encontrar qualquer item em questão de segundos;
• sincronização com vários dispositivos e aplicativos móveis ergonômicos;
• integração nativa do Notion AI para gerar conteúdo, resumir, reformular e organizar.

O Notion não impõe nenhuma estrutura: você pode começar com uma página em branco e criar tudo de acordo com suas necessidades ou usar a galeria de modelos da comunidade. Graças a esses recursos flexíveis, o Notion pode ser adaptado a praticamente qualquer caso de uso, desde o monitoramento de projetos até o gerenciamento de documentos.

Notion

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Vantagens e desvantagens do Notion

O apelo do Notion está em sua flexibilidade e em sua capacidade de se adaptar a praticamente qualquer uso. Mas essa liberdade também tem seus limites. Aqui está um resumo dos pontos fortes e fracos da ferramenta, para ajudá-lo a descobrir se ela realmente atende às suas necessidades.

O Notion é a caixa de ferramentas perfeita para quem gosta de criar seu próprio sistema. Veja o que o torna tão popular:

• ultrapersonalizável: você cria seus próprios fluxos de trabalho, bancos de dados, painéis de controle ou wikis;
• design elegante e minimalista: agradável de usar todos os dias, sem distrações visuais;
• Versátil: uma única ferramenta para gerenciamento de tarefas, anotações, documentação, banco de dados e até mesmo CRM;
• IA nativa integrada: resumos automáticos, redação assistida, geração de conteúdo - uma verdadeira economia de tempo;
  
  
• Modelos avançados: uma comunidade ativa oferece modelos para todos os usos (projetos, RH, planejamento editorial, etc.);
• colaboração perfeita: comentários, menções, compartilhamento de páginas, histórico de modificações;
• preço acessível: excelente relação custo-benefício, com uma versão gratuita já abrangente.

Mas o Notion não é perfeito. Há também algumas limitações que devem ser levadas em conta antes de adotá-lo:

• Nenhuma estrutura imposta: tudo depende de você mesmo criar, o que pode desorientar os perfis menos organizados;
• poucos recursos avançados de gerenciamento de projetos nativos (sem Gantt, poucas automações, sem dependências);
• automação limitada sem a ajuda de ferramentas externas como Zapier ou Make;
• curva de aprendizado se você quiser estruturar bancos de dados complexos;
• desempenho às vezes lento em espaços muito grandes ou espaços compartilhados em grande escala.

monday.com vs Notion: comparação de recursos

Aqui está uma comparação resumida dos recursos essenciais esperados em uma plataforma de gerenciamento moderna, para ajudá-lo a escolher a que melhor atende às suas necessidades comerciais.

Foco no gerenciamento de projetos

Se a sua prioridade é controlar seus projetos de A a Z, a monday.com está claramente à frente do jogo. Projetada desde o início para o gerenciamento colaborativo de projetos, a ferramenta oferece uma estrutura robusta, várias visualizações (Gantt, linha do tempo, carga de trabalho etc.) e um gerenciamento genuíno de vários projetos. Ideal para equipes que lidam com vários prazos, partes interessadas e níveis de aprovação.

A monday.com permite que você :

• visualizar o progresso de vários projetos simultaneamente,
• gerenciar as dependências entre as tarefas
• identificar rapidamente os pontos problemáticos,
• centralizar status, arquivos, comentários e prazos em um só lugar.

Por sua vez, o Notion pode gerenciar projetos, mas essa não é sua vocação principal. Em vez disso, ele é um espaço de trabalho flexível que pode ser adaptado à lógica de um projeto. Você pode criar bancos de dados com status, datas, pessoas responsáveis e até mesmo um calendário ou visualização kanban. Mas você precisa criar tudo sozinho, e alguns blocos de construção essenciais (como dependências ou alertas) não são nativos.

Resumindo:

• Para um gerenciamento de projetos estruturado e dimensionável, a monday.com é a solução pronta para uso.
• Para uma organização gratuita, personalizada e criativa, o Notion fará o trabalho, desde que você goste de criar seu próprio sistema.

Foco na organização e no gerenciamento de tarefas

Quando se trata de gerenciar suas tarefas diárias, ambas as ferramentas brilham... mas não pelos mesmos motivos.

O Notion se destaca como um centro de controle pessoal ou uma lista de tarefas personalizada. Graças aos seus bancos de dados, você pode criar um sistema GTD (Getting Things Done), um kanban minimalista ou uma visualização de calendário hiperdirecionada. É ideal para freelancers, designers ou gerentes que desejam uma ferramenta leve que se adapte perfeitamente ao seu modo de trabalho. Você pode vincular suas anotações de reunião às suas tarefas, integrar conteúdo rico, adicionar tags ou prioridades: em resumo, tudo é maleável.

O 👉monday.com, por outro lado, é indispensável sempre que houver várias pessoas, vários projetos ou vários níveis de validação. Ele eleva as coisas a um nível superior. As tarefas são monitoradas como uma equipe, atribuídas a cada pessoa, com status e visualizações compartilhados (tabela, kanban, linha do tempo etc.). A ferramenta também permite que você automatize tarefas recorrentes, lembretes ou notificações: uma verdadeira vantagem para manter o rumo.

Resumindo:

• O Notion é perfeito para o gerenciamento de tarefas individuais ou contextuais, que é altamente personalizável.
• A monday.com é muito mais adequada para o gerenciamento colaborativo e operacional, com relatórios integrados e monitoramento da equipe.

Foco na automação

Muitas vezes, é aqui que a monday.com abre novos caminhos. Na verdade, a monday.com incorpora um poderoso sistema de automação que pode ser acessado sem uma única linha de código. Em termos concretos, você pode configurar regras como:

• "Quando uma tarefa for para "Concluída", notifique a próxima pessoa."
• "Criar automaticamente uma nova tarefa toda segunda-feira de manhã."
• "Enviar um e-mail ou lembrete do Slack se um prazo estiver se aproximando."

Essas automações são nativas, visuais e podem ser aplicadas a praticamente qualquer ação no sistema (status, datas, atribuições, arquivos etc.). Como resultado, economizamos tempo, evitamos descuidos e tornamos nossos processos mais confiáveis, sem precisar depender de uma ferramenta externa.

O Notion, por outro lado, é menos avançado nessa área. Ele não inclui um mecanismo de automação nativo (pelo menos não no momento em que este artigo foi escrito, no início de junho de 2025). Para automatizar um fluxo de trabalho, você precisa usar ferramentas de terceiros, como Zapier, Make ou Notion API, o que acrescenta outra camada de complexidade. É possível, mas menos fluido, especialmente se você não estiver acostumado a lidar com essas ferramentas.

Resumindo:

• A monday.com é a escolha óbvia se você quiser economizar tempo com a automação pronta para uso.
• O Notion pode ser automatizado, mas ao custo de uma configuração mais técnica e terceirizada.

Foco em IA

Desde que integraram a inteligência artificial em suas ferramentas, a Notion e a monday.com têm se concentrado na eficiência assistida por IA. Mas, mais uma vez, suas abordagens são diferentes.

O Notion AI foi um dos primeiros a se esforçar, e isso é visível. A IA está profundamente integrada à experiência de redação:

• geração de conteúdo (resumo, artigo, nota de reunião, plano de marketing...) ;
• resumo automático de uma página ou documento;
• reformulação, correção, tradução;
• criação de listas de verificação ou tarefas a partir do texto.

O Notion se torna um verdadeiro assistente pessoal de redação, muito útil para quem gerencia documentação, processos, relatórios ou conteúdo editorial.

A monday.com, por sua vez, usa a IA de uma forma mais voltada para a produtividade operacional. A ferramenta oferece :

• sugestões de tarefas ou automação;
• geração de resumos de atualizações ou tópicos;
• preparação de respostas a comentários;
• recomendações para organizar fluxos de trabalho ou priorizar ações.

Trata-se de uma IA mais contextual, projetada para facilitar o trabalho em equipe e otimizar os processos.

Resumindo:

• O Notion AI é a melhor opção para quem tem muito conteúdo textual para gerar ou estruturar.
• A monday AI se destaca para aqueles que desejam automatizar, priorizar ou esclarecer projetos colaborativos.

monday.com vs Notion: comparação de preços

Observação:

• A monday.com cobra por usuário, o que pode aumentar rapidamente para grandes equipes.
• O Notion é mais flexível para uso individual e oferece um pacote gratuito mais generoso para freelancers ou criadores individuais.

monday.com vs. Notion: qual interface é mais intuitiva?

Uma boa ferramenta também é aquela que você gosta de usar. Veja como a monday.com e o Notion se comparam em termos de experiência do usuário.

Resumindo:

• O Notion é mais simples, mais rápido de dominar e oferece uma experiência fluida para criar, organizar e escrever.
• A monday.com é mais densa, mas foi projetada para o gerenciamento de equipes, com uma interface mais operacional e estruturada.

monday.com vs Notion: compare as integrações

Uma boa ferramenta de gerenciamento não funciona em silos. Quanto mais ela se conectar às suas ferramentas diárias (Slack, Drive, CRM, e-mail etc.), mais ela se tornará um hub eficaz para colaboração e automação.

Número de integrações disponíveis

• Noção: ⭐⭐⭐⭐☆:
  Mais de 100 integrações disponíveis, com o essencial: Slack, Google Drive, Figma, GitHub, Zoom, Typeform... mas algumas integrações avançadas exigem Zapier ou Make.
• monday.com: ⭐⭐⭐⭐⭐ :
  Mais de 200 integrações nativas, diretamente acessíveis a partir da plataforma: Slack, Gmail, Zoom, Google Sheets, Outlook, Notion, HubSpot, Salesforce, Zapier... Um ecossistema verdadeiramente conectado, sem ferramentas de terceiros.

Facilidade de configuração

• Notion: ⭐⭐⭐⭐☆☆.
  As integrações são simples de ativar para incorporações ou notificações. Mas não há lógica de automação nativa. Para cenários complexos, é preciso recorrer a plataformas de terceiros.
• monday.com: ⭐⭐⭐⭐☆
  As integrações são claras, orientadas e frequentemente vinculadas a automações. Em cada tabela, você pode ativar uma conexão (Slack, Google etc.) e associá-la a uma regra: simples e poderoso.

Personalização e automação

• Noção: ⭐⭐☆☆☆☆
  Poucas automações integradas. As integrações são estáticas, geralmente limitadas à exibição (incorporação, link dinâmico). Para automatizar ações, você precisa usar o Make ou codificar por meio da API.
• monday.com: ⭐⭐⭐⭐☆
  As integrações podem acionar ações: criação automática de tarefas, envio de alertas, sincronização com o calendário etc. Uma verdadeira lógica "se isso, então aquilo" integrada à plataforma.

Conclusão:

• O Notion continua sendo eficaz para integrações simples e estéticas, perfeito para estruturar um espaço de trabalho pessoal ou um wiki de equipe.
• Mas se você estiver procurando uma conexão fluida entre suas ferramentas + automação inteligente, a monday.com assume a liderança com um ecossistema mais maduro, projetado para orquestrar todos os seus fluxos de trabalho.

Quando você deve escolher a monday.com ou o Notion?

A monday.com e o Notion não foram projetados para os mesmos usos ou para os mesmos perfis. Um estrutura, o outro libera. Aqui estão alguns casos de uso concretos para ajudá-lo a decidir qual é o mais adequado à sua maneira de trabalhar.

Exemplos de casos de uso da monday.com

A monday.com é particularmente adequada para equipes que buscam uma ferramenta robusta para organizar, automatizar e gerenciar projetos complexos. Aqui estão apenas algumas das situações em que a monday.com pode ser sua melhor aliada:

• Você está gerenciando vários projetos em paralelo, com diferentes partes interessadas, vários prazos e prioridades variáveis.
• Você precisa de visualizações de Gantt, dependências, controle de tempo ou estruturar seus sprints/agiles em equipes de produtos.
• Você deseja automatizar seus fluxos de trabalho: lembretes, atribuições, status, integração com suas ferramentas existentes.
• Sua empresa está crescendo e você está procurando uma solução escalável com relatórios, visualizações consolidadas e funções diferenciadas.
• Você trabalha em ambientes com várias equipes (marketing + vendas + produto + RH) e precisa centralizar tudo.

Leia também: Trello vs. monday.com: qual é a melhor ferramenta para seu gerenciamento de projetos e tarefas?

🗣️ Depoimento de cliente :

A monday.com é muito mais agradável e rápida do que as ferramentas que usávamos antes!

De modo geral, notamos um claro aumento em nossa produtividade. É muito mais fácil gerenciar nossos negócios!

Depois de apenas alguns meses usando a monday.com, não conseguimos mais voltar atrás.

Claire Petit, Chargée de Communication Digitale et Projets Evénementiels pour le Programme EVE chez Danone.

Exemplos de casos de uso do Notion

O Notion se destaca quando você deseja combinar criatividade, flexibilidade e centralização do conhecimento. Ele é mais adequado para quem gosta de criar seu próprio método e manter o ambiente leve. Aqui estão as situações em que ele será a escolha ideal:

• Você é um freelancer, empreendedor individual ou criativo e está procurando uma ferramenta completa para seus projetos, suas anotações, seus cronogramas e seu CRM interno.
• Você documenta muito: briefing, processo, SOP, wiki, planejamento editorial, acompanhamento do progresso... tudo está vinculado no Notion.
• Você gosta de personalizar seus métodos: visualizações, propriedades, modelos, hierarquias de páginas.
• Você trabalha em pequena escala, em pares ou em pequenas equipes, e deseja que tudo seja fluido, visual e agradável.
• Você prefere uma abordagem sem estrutura: nenhuma estrutura imposta, nenhum atrito, apenas liberdade.

🗣️ Depoimento de cliente :

Graças ao nosso espaço de trabalho unificado do Notion, alimentado por IA e suas integrações, as equipes trabalham com mais eficiência e tomam decisões melhores. A empresa está mais bem organizada e todos trabalham em harmonia.

Cameron Leavenworth, Directeur informatique chez Ramp

O que você precisa lembrar sobre a monday.com vs. Notion

A ferramenta certa depende, acima de tudo, da maneira como você trabalha, da maturidade da sua organização e da complexidade dos seus projetos.

Se você estiver procurando um espaço de trabalho gratuito, flexível e completo para centralizar suas anotações, tarefas, documentos e criar seu próprio método, o Notion é uma solução ultraeficiente. Ele se destaca por sua flexibilidade, design elegante e capacidade de unificar tudo em um só lugar. Ideal para freelancers, equipes criativas ou PMEs que desejam manter a agilidade.

Se você precisa de uma ferramenta de estruturação, com várias visualizações, automações integradas, gerenciamento avançado de equipes e direcionamento de vários projetos, a monday.com tem claramente a vantagem. Ela foi projetada para equipes maduras, PMEs em crescimento ou organizações que precisam de rigor e coordenação.

Essas duas plataformas atendem a necessidades muito diferentes em termos de colaboração, gerenciamento de informações e gerenciamento de trabalho. A escolha certa dependerá do nível de estrutura que você está procurando e do uso pretendido em sua empresa.

☝️ A melhor coisa a fazer é testar as duas ferramentas em um projeto piloto. Você verá rapidamente qual delas é mais adequada à sua situação.

Perguntas frequentes: monday.com vs. Notion

Qual ferramenta é mais fácil de usar: Notion ou monday.com?

O Notion, sem hesitação. Sua interface é fluida e intuitiva, e você pode criar seu primeiro banco de dados ou nota com apenas alguns cliques.
A monday.com oferece mais recursos, mas exige um pouco de configuração no início, especialmente para estruturar as tabelas e as automações.

Você pode gerenciar vários projetos em paralelo com o Notion e a monday.com?

Sim, mas com uma abordagem diferente:

• A monday.com centraliza vários projetos por meio de painéis de controle, visualizações consolidadas e filtros de várias tabelas.
• O Notion trabalha com base em um banco de dados: é possível criar um sistema de vários projetos, mas isso requer um pouco de estruturação manual.

O Notion e a monday.com podem ser usados em dispositivos móveis?

✅Sim, ambas as ferramentas têm aplicativos móveis bem projetados, disponíveis para iOS e Android.

• O Notion mobile é perfeito para consultas, anotações rápidas e atualizações leves.
• A monday mobile permite que você gerencie seus quadros, acompanhe o progresso do projeto e até mesmo edite status ou crie tarefas em qualquer lugar.

O Notion ou a monday.com podem ser usados para CRM?

✅Sim, em ambos os casos:

• A monday.com oferece um módulo de CRM pronto para uso, com automações, pipelines, visualizações de clientes, lembretes...
• O Notion pode ser usado como um CRM personalizável, mas tudo tem de ser construído por meio de um banco de dados e visualizações (tabela, kanban etc.).

Quais são as melhores alternativas ao Notion ou à monday.com?

• ClickUp: uma mistura entre o Notion e a monday.com, ultracompleto e personalizável.
• Asana: mais estruturado que o Notion, mais simples que a monday.com.
• Coda: para quem deseja criar documentos dinâmicos com lógica de banco de dados.
• Airtable: excelente para bancos de dados visuais com lógica de projeto leve.
• Wrike: para equipes grandes com necessidades avançadas de gerenciamento de processos.