7 ferramentas gratuitas para uma gestão de projetos expedita

As ferramentas de gestão de projetos estão se tornando cada vez mais inovadoras e cada vez menos limitadas. Na verdade, elas são bem competitivas no campo do gerenciamento de projetos, graças às possibilidades que oferecem.

Quer você seja um(a) desenvolvedor(a), um(a) comerciante, comercial ou designer, o software gratuito de gerenciamento de projetos permitirá que você seja mais produtivo(a), organizado(a) e menos estressado(a). 😉

Sem tempo e dinheiro? 🫣 Não entre em pânico! Existem dezenas de ferramentas de gestão de projetos gratuitas e aqui fizemos uma seleção das melhores. 

Uma ferramenta de gestão de projetos é um sistema operacional que garante o bom funcionamento das tarefas de um projeto. Com base em uma série de funcionalidades, a empresa é capaz de articular todas as atividades e garantir seu sucesso.

Para garantir sua utilidade na gestão empresarial, esse tipo de ferramentas devem assegurar uma série de ações e oferecer um conjunto de vantagens:

• Planejamento do trabalho. Um projeto começa com a definição das necessidades e objetivos. Isto será então traduzido em uma lista de tarefas e subtarefas a serem realizadas e que devem ser alinhadas umas com as outras, de modo a não gerar atrasos nas datas de entrega.
• Comunicação interna e externa. Dentro dos projetos, um aspecto característico é a comunicação entre todas as partes interessadas. Internamente, a organização exige que os membros da equipe envolvidos no desenvolvimento do projeto estejam em constante comunicação. Com relação ao cliente, e a fim de garantir a satisfação do cliente, também é importante ter ferramentas que facilitem a troca de informações e feedback.
• Definição e monitoramento de prazos. Os projetos são caracterizados por um ciclo de vida. Desde sua concepção, através de seu desenvolvimento até o momento de sua conclusão, os projetos precisam ser delimitados e obedecer a um cronograma que os enquadre e garanta sua eficiência.
• Gerenciamento de recursos. Parte do sucesso de um projeto consiste em fazer as estimativas corretas em termos de recursos (humanos, materiais e tempo). Um gerente de projeto facilita a alocação de recursos através de funcionalidades de estimativa orçamentária. Além disso, uma estimativa final da rentabilidade do projeto é possível graças às funcionalidades de relatório e de estimativa do ROI.

Os critérios de seleção que levamos em consideração para escolher quais são as ferramentas de gestão de projetos nesta lista foram os seguintes:

• As excelentes funcionalidades de cada sotware,
• o reconhecimento e a notoriedade da ferramenta,
• o público alvo a que se destinam,
• os planos de pagamento que eles oferecem e se possuem uma versão gratuita.

☝️Os seguintes programas, populares e amplamente utilizados, são apresentados em ordem alfabética.

©️ Microsoft Excel

O Excel tem a vantagem de não adicionar nenhuma ferramenta nova e pode fazer quase tudo. Também é possível que a equipe colabore dentro de um mesmo arquivo em tempo real.

No entanto, o Microsoft Excel não está estruturado o suficiente para gerir um projeto de maneira detalhada. É recomendado para pequenos projetos, desde que seja baseado em um modelo comprovado e na fase de escopo do projeto.

Artia é uma ferramenta simples e fácil de usar. Mais preparado para lidar com projetos, mas também com capacidade para gerir e listar tarefas, o Artia é uma das melhores ferramentas de gestão de projetos. Com o Artia você pode criar tarefas no modelo kanban, apontar horas, desenvolver um cronograma de projeto e verificar indicadores. O Artia possui uma versão gratuita básica, mas também a possibilidade de testar por 10 dias com todas as funcionalidades disponíveis.

Asana é um software para a gestão de tarefas que podem ser distribuídas em vários projetos. A versão gratuita é tão completa que é inútil para a maioria das empresas fazer o upgrade para a versão paga. Acima de tudo, o Asana possibilita distribuir tarefas para todos os funcionários colaborarem e inserirem status ou até mesmo sub-tarefas.

Rapidamente o Asana tornou-se popular e uma ferramenta, para quem realmente a adota no dia-a-dia, essencial. Aí mora o perigo, de certa forma, quando ele faz parte dos processos operacionais da empresa, fica difícil trocá-lo (se necessário).

monday.com é um sistema operacional para o gerenciamento de projetos que se concentra na representação visual e moderna do trabalho para facilitar ainda mais o planejamento.

Por meio de painéis de controle e diferentes ferramentas, as equipes são capazes de se comunicar de forma simples e trabalhar de forma eficaz. O planejamento de seus projetos é possível graças à linha do tempo disponível na plataforma que simula um gráfico de Gantt.

Colorido, intuitivo e agradável, com monday.com é possível criar tarefas e definir prazos e recursos em poucos cliques, graças a modelos e fluxos de trabalho predefinidos que podem ser personalizados de acordo com as necessidades do projeto.

Bitrix24 possui dezenas de funcionalidades que são grátis e relevantes, pois o Bitrix24 não é apenas uma ferramenta de gestão de projetos; é uma plataforma que conta com CRM, gestão de documentos, calendários, mensagens, ferramentas de RH etc.

Bitrix24 é gratuito para até 12 usuários, o Bitrix24 permite-lhe gerir projetos de forma eficiente sem gastar um centavo.

Runrun.it é uma ferramenta para gerenciar tarefas, similar ao Trello o runrun.it funciona com “cards” ou fichas, que podem representar uma tarefa, uma ideia, um bug etc. Essas fichas podem ser segmentadas e classificadas, bem como podem se movimentar (avançar), para colunas customizadas, que muitas vezes se referem ao status, por exemplo, em andamento, concluído, bloqueado etc.

Além disso, runrun.it é do Brasil! Uma ferramenta desenvolvida por aqui e que conquistou diversas empresas com sua facilidade de uso e funcionalidades em organizar e gerir tarefas e projetos. Com versão gratuita para até 5 usuários e com limitações em volume de tarefas e outros itens.

Trello entendeu que gerenciamento de projetos se trata de colaboração e visualização do progresso. Como podemos visualizar no vídeo acima, Trello permite criar projetos que tomam a forma de colunas (personalizáveis). Em cada coluna estão tarefas ou ideias (visualizadas como mapas), que os colaboradores deslocam da esquerda para a direita à medida que as tarefas avançam.

Trello possui uma versão gratuita e também o aplicativo para Android e iPhone. Bem como integrações com outras ferramentas, por exemplo, o Google Drive (Power-Up).

No Zoho Projects a oferta gratuita permite, que até 3 usuários trabalhem em até 2 projetos, com um relevante número de funcionalidades disponíveis. Entre elas estão a gestão de tarefas, gestão de documentos, recursos humanos, orçamentos, gestão de tempo, etc.

O diferencial do Zoho Projects está também no conjunto, para empresas mais maduras com necessidades mais complexas, o pacote Zoho é capaz de entregar diversas ferramentas úteis a um valor acessível.

Optar por uma programa gratuito permite coordenar as suas equipes e estruturar um projeto sem custos iniciais. No entanto, isto não significa que não precisará (ou irá), pagá-lo eventualmente; a depender do seu uso, será o caminho natural.

O software gratuito de gerenciamento de projetos é limitado. Por isso é importante levantar suas necessidades antes testá-los. Aqui estão alguns pontos essenciais para ter em conta na sua seleção:

Um gerenciador de tarefas é muitas vezes suficiente para equipes de marketing e vendas. As noções de tempo gasto, orçamento ou gráfico Gantt, não são tão relevantes como a atribuição de tarefas aos membros da equipe ou a si próprio. Se sua equipe ou empresa está mais inclinada para gerenciamento de tarefas, dê uma olhada no Método Pomodoro, metodologia para aumentar a produtividade (sem stress), individual:

Ao contrário da crença popular, "open source" não significa "grátis". Significa que todos podem dispor “abertamente” do software e do seu código fonte. Por outro lado, a hospedagem, instalação, manutenção e atualizações são de responsabilidade do usuário.

O software grátis pode ser livre ou proprietário. São disponibilizados gratuitamente com limitações ou contrapartidas, por exemplo, com a possibilidade de utilizar os seus dados para fins publicitários.

Dois tipos de software podem ser claramente distinguidos: gestores de tarefas que abordam questões de colaboração e ferramentas de gestão de projetos que abordam questões de planejamento e tempo. Em todo o caso, como sempre orientamos, procure mapear necessidades atuais e potenciais antes de adotar um software.

O importante é entender que essas ferramentas podem trazer impactos positivos para a gestão operacional da empresa. Nós aqui usamos essas ferramentas e você?