Pomodoro: a base perfeita para saborear a produtividade

Ter "muitas coisas para fazer", "estou atolado" ou "nunca ter tempo suficiente" ... você já ouviu isso antes? Não é raro querer prolongar nossos dias, algumas vezes eles são curtos para o nosso gosto. Mas o tempo não é extensível, como sabemos. A arte de dominar o nosso horário, está na nossa capacidade de fazer bom uso das horas que temos disponíveis.

Neste artigo, veremos que a boa produtividade anda de mãos dadas com uma gestão eficiente do tempo. Entre os vários métodos existentes, selecionamos a técnica Pomodoro, para saber como gerir seu tempo, atividades e tarefas, segmentando o seu trabalho em ciclos de duas horas, que por sua vez são intercalados com pequenas pausas. Agora, antes de mergulharmos no molho, foco e concentração!

Todos sabemos que o nosso tempo é precioso. Por isso, é do nosso interesse tirar o máximo de cada minuto e de forma produtiva. Porém, o ser humano não é uma máquina e essa aspiração de querer ser uma é irreal e utópica. Existem formas de exercer algum controle sobre o nosso tempo, como podemos fazê-lo sem prolongar os nossos dias ou abrir mão das preciosas horas de sono?

É um mito pensar que somos mais eficientes quando fazemos várias coisas ao mesmo tempo. Fazer malabarismos com as nossas atividades pode levar a uma sensação - ilusória - de controle.

Diante de um excesso de informação a ser processada, na prática, o cérebro fica saturado e a produtividade real diminui.

A solução é organizar o ciclo de trabalho através do sequenciamento, priorização e planejamento realista das tarefas, garantindo a priorização das mais urgentes. O objetivo final é fazer mais com menos trabalho.

Trabalhar mais fazendo menos: 3 mitos, 3 verdades e 3 aplicações.

Inspirado na tabela “Achieve More by Doing Less” de Christine Carter.

Mas como podemos fazer mais sem nos distrairmos? Passar de uma tarefa para outra nos dá a impressão errada de eficiência, principalmente porque consome energia mental. Estar focado significa não só mobilizar nossas capacidades mentais para um único elemento, mas também estar mais resistente a estímulos externos, que possam desviar nossa atenção.

O cérebro tem naturalmente um sistema anti-distração: em "modo concentração", os neurônios comunicam uns com os outros de forma mais clara e intensa. Assim, se o nosso cérebro está sobrecarregado, corremos um risco maior de cometer erros, como mostra um estudo publicado em 2015 por pesquisadores da Universidade de Michigan, que analisaram o dia-a-dia dos médicos de pronto atendimento. Portanto, é importante respeitar este funcionamento, tentando ao máximo remover fontes de distração e filtrar todas as atividades não relacionadas com a tarefa em questão.

"Devagar se vai ao longe": não subestime o benefício das pausas!

Todos nós precisamos arejar para evitar a estafa mental: faça uma pausa para aumentar a produtividade e assimilar melhor a informação mais tarde. Recomenda-se:

• integrar as pausas na sua agenda;
• distribuir as tarefas ao longo do dia de acordo com a sua prioridade e grau de dificuldade;
• variar a intensidade do trabalho para não ter sempre o mesmo tipo de esforço a fazer;
• não esquecer: é do nosso interesse estarmos atentos às nossas capacidades pessoais.

O italiano Francesco Cirillo é o criador deste método de trabalho (The Pomodoro Technique, literalmente a técnica do tomate, hoje uma marca registrada). Como estudante nos anos 80, ele percebeu que poderia ser mais produtivo tentando manter o foco em uma tarefa, ao invés de tentar fazer várias tarefas em paralelo.

Para cronometrar o seu tempo, ele usou um temporizador no formato de um tomate, o que deu origem ao nome (pomodoro significa tomate em italiano). Na prática, significa dividir seu trabalho em intervalos de 25 minutos, chamados tomates, com intervalos de 5 minutos no meio.

A parte principal deste método é a segmentação das tarefas em pomodori (plural do termo pomodoro), que representam ciclos de trabalho focados e de duração limitada. A idéia é dividir grandes projetos em tarefas pequenas e limitadas e realizá-las sem interrupção.

Uma grande dose de autodisciplina é necessária. Portanto, você tem que se motivar! Mas sem se estressar: todos os pensamentos que distraem podem ser notados à medida que se avança e colocados de lado para mais tarde, a ideia é diminuir a distração.

Tradução da expressão em inglês: "Separate thinking and execution to execute faster and think better” - Sol Tanguay, Imarklab

Vejamos agora os passos para adotar o método pomodoro. Material mínimo: um lápis e uma folha de papel, ou uma ferramenta “todo” ou uma planilha, por exemplo.

Ilustração da aplicação do método pomodoro. ©️ elvidantes.com

Use a sua lista de tarefas para o dia e defina os seus tomates. Planeje quantos pomodori ou tomates (ciclos de 25min), você precisará para cada tarefa. Cabe a você avaliar o tempo gasto em suas atividades, no começo pode parecer complicado, mas com a prática você irá melhorar suas previsões.

Por exemplo: slides da apresentação em PowerPoint = 3 tomates; follow-up da concorrência = 2 tomates, etc.

Durante 25 minutos (tempo de cada pomodoro), toda a sua atenção será dedicada ao seu tomate. O cronômetro pode ser mecânico, como aqueles para cozinhar ou um software, como veremos mais adiante.

Comece a trabalhar. A ideia é concentrar-se numa tarefa pelos próximos 25 minutos, sem se distrair.

Assim que o timer tocar, pare! Mesmo que você não tenha terminado. Lembre-se que é possível utilizar vários tomates para a mesma tarefa.

Tome notas tanto para acompanhar o progresso da tarefa em questão, como também para acompanhar o seu progresso ao longo de cada ciclo de trabalho e em geral ao longo do dia.

💡 Uma boa ideia: anotações são também uma forma de liberar a sua mente de todos os pensamentos que ocorreram durante o seu trabalho.

Aproveite o intervalo para se afastar da tela, ir ao banheiro, tome um chá ou água, estique as pernas, enfim, outras coisas que o ajudam a relaxar e distrair-se mentalmente.

Recomece o ciclo por novos 25 minutos.

Após 4 turnos, fazer uma pausa de cerca de 15 a 30 minutos, conforme suas necessidades.

Recomece um novo ciclo de trabalho de 4 tomates, intercalando com pequenas pausas. Trabalhe nesse ritmo até atingir um volume satisfatório para seu dia.

Esta técnica é particularmente adequada para pessoas que se identificam com algum dos casos abaixo:

• você tem dificuldade em concentrar-se na mesma tarefa durante um longo período;
• você está facilmente sujeito a distrações externas;
• você tem uma propensão em postergar ou adiar;
• quando você sente que aquilo que você planejou fazer no dia, você não conseguiu cumprir.

Há muitos benefícios neste método, e você colherá as recompensas por dedicar-se.

A autodisciplina está no cerne do seu funcionamento: ao nos impor restrições, quebramos hábitos improdutivos.

A técnica nos faz focar em uma tarefa de cada vez, dividida em subtarefas (se necessário). Acabe com as tarefas simultâneas.

Nos treina a trabalhar sem interrupção: 100% da atenção para a atividade escolhida. Além disso, estimula a alternância entre períodos de alta concentração e pausas curtas regulares, que são essenciais para liberar a pressão e permitir uma melhor concentração posterior.

☝ Dica: Anote o que foi realizado, e também identifique possíveis melhorias, por exemplo, como lidar com interrupções (telefone, colegas, perda de motivação).

Existem aplicações no Mac e no Chrome, como o Pomotodo, disponível em versão Web, no Android, iOS, macOS e extensão para o Chrome. Com uma interface minimalista, o Pomotodo apresenta tanto uma lista de tarefas como um sistema de timer. As estatísticas estão disponíveis para visualizar o número de tarefas realizadas, bem como o seu histórico.

• Clear Focus;
• Scheduler;
• Pomodoro Focus Timer;
• PomodoneApp;
• Focus Booster;
• FocusList.

A técnica pomodoro é uma metodologia que não só trará impacto no seu gerenciamento de tempo, mas também na sua produtividade e eficiência. Potencialmente contribuindo para um dia-a-dia menos estressante e mais organizado. Passado as dificuldades iniciais, você ficará feliz com seus primeiros ganhos de produtividade e os novos hábitos (positivos), formados. Agora vamos testá-la!