Método Pomodoro: gere seu tempo e aumenta sua produtividade

Método Pomodoro

Ter "muitas coisas para fazer", "estou atolado" ou "nunca ter tempo suficiente" ... você já ouviu isso antes? Não é raro querer prolongar nossos dias, algumas vezes eles são curtos para o nosso gosto. Mas o tempo não é extensível, como sabemos. A arte de dominar o nosso horário, está na nossa capacidade de fazer bom uso das horas que temos disponíveis.

Neste artigo, veremos que a boa produtividade anda de mãos dadas com uma gestão eficiente do tempo. Entre os vários métodos existentes, selecionamos a técnica Pomodoro, para saber como gerir seu tempo, atividades e tarefas, segmentando o seu trabalho em ciclos de duas horas, que por sua vez são intercalados com pequenas pausas. Agora, antes de mergulharmos no molho, foco e concentração!

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Gestão eficiente do tempo: uma das chaves para o sucesso

O seu tempo vale ouro

Todos sabemos que o nosso tempo é precioso. Por isso, é do nosso interesse tirar o máximo de cada minuto e de forma produtiva. Porém, o ser humano não é uma máquina e essa aspiração de querer ser uma é irreal e utópica. Existem formas de exercer algum controle sobre o nosso tempo, como podemos fazê-lo sem prolongar os nossos dias ou abrir mão das preciosas horas de sono?

Gerenciando o tempo

É um mito pensar que somos mais eficientes quando fazemos várias coisas ao mesmo tempo. Fazer malabarismos com as nossas atividades pode levar a uma sensação - ilusória - de controle.

Método pomodoro e o mito do multitasking

Diante de um excesso de informação a ser processada, na prática, o cérebro fica saturado e a produtividade real diminui.

A solução é organizar o ciclo de trabalho através do sequenciamento, priorização e planejamento realista das tarefas, garantindo a priorização das mais urgentes. O objetivo final é fazer mais com menos trabalho.

Trabalhar mais fazendo menos: 3 mitos, 3 verdades e 3 aplicações.

MITO VERDADE APLICAÇÃO
Quanto mais ocupado estamos, mais importante somos. Estar muito ocupado pode levar a uma sobrecarga cognitiva. Procure fazer uma atividade só por vez.
Quanto mais fizermos, melhor. Muitas vezes, fazer menos é fazer mais. Dedicar a dose mínima necessária, para ser efetivo, a cada uma de suas atividades.
Perdemos tempo se não fazemos nada. O tempo de ociosidade é bom para o cérebro. Permita-se uma pausa para recarregar as baterias e depois volte.

Inspirado na tabela “Achieve More by Doing Less” de Christine Carter.

...respeitando suas capacidades

Mas como podemos fazer mais sem nos distrairmos? Passar de uma tarefa para outra nos dá a impressão errada de eficiência, principalmente porque consome energia mental. Estar focado significa não só mobilizar nossas capacidades mentais para um único elemento, mas também estar mais resistente a estímulos externos, que possam desviar nossa atenção.

O cérebro tem naturalmente um sistema anti-distração: em "modo concentração", os neurônios comunicam uns com os outros de forma mais clara e intensa. Assim, se o nosso cérebro está sobrecarregado, corremos um risco maior de cometer erros, como mostra um estudo publicado em 2015 por pesquisadores da Universidade de Michigan, que analisaram o dia-a-dia dos médicos de pronto atendimento. Portanto, é importante respeitar este funcionamento, tentando ao máximo remover fontes de distração e filtrar todas as atividades não relacionadas com a tarefa em questão.

"Devagar se vai ao longe": não subestime o benefício das pausas!

Todos nós precisamos arejar para evitar a estafa mental: faça uma pausa para aumentar a produtividade e assimilar melhor a informação mais tarde. Recomenda-se:

  • integrar as pausas na sua agenda;
  • distribuir as tarefas ao longo do dia de acordo com a sua prioridade e grau de dificuldade;
  • variar a intensidade do trabalho para não ter sempre o mesmo tipo de esforço a fazer;
  • não esquecer: é do nosso interesse estarmos atentos às nossas capacidades pessoais.

O método Pomodoro: gestão do tempo por intervalos

Quem criou a técnica pomodoro?

O italiano Francesco Cirillo é o criador deste método de trabalho (The Pomodoro Technique, literalmente a técnica do tomate, hoje uma marca registrada). Como estudante nos anos 80, ele percebeu que poderia ser mais produtivo tentando manter o foco em uma tarefa, ao invés de tentar fazer várias tarefas em paralelo.

Para cronometrar o seu tempo, ele usou um temporizador no formato de um tomate, o que deu origem ao nome (pomodoro significa tomate em italiano). Na prática, significa dividir seu trabalho em intervalos de 25 minutos, chamados tomates, com intervalos de 5 minutos no meio.

Método pomodoro a origem do nome

Como funciona o método pomodoro?

A parte principal deste método é a segmentação das tarefas em pomodori (plural do termo pomodoro), que representam ciclos de trabalho focados e de duração limitada. A idéia é dividir grandes projetos em tarefas pequenas e limitadas e realizá-las sem interrupção.

Uma grande dose de autodisciplina é necessária. Portanto, você tem que se motivar! Mas sem se estressar: todos os pensamentos que distraem podem ser notados à medida que se avança e colocados de lado para mais tarde, a ideia é diminuir a distração.

Separe o pensamento e a execução para executar mais rápido e pensar melhor.

Tradução da expressão em inglês: "Separate thinking and execution to execute faster and think better” - Sol Tanguay, Imarklab

Do tomate para a ação: a técnica passo-a-passo

Vejamos agora os passos para adotar o método pomodoro. Material mínimo: um lápis e uma folha de papel, ou uma ferramenta “todo” ou uma planilha, por exemplo.

As etapas ilustradas do método pomodoro (inglês)

Ilustração da aplicação do método pomodoro. ©️ elvidantes.com

Passo 1: Escolha uma tarefa

Use a sua lista de tarefas para o dia e defina os seus tomates. Planeje quantos pomodori ou tomates (ciclos de 25min), você precisará para cada tarefa. Cabe a você avaliar o tempo gasto em suas atividades, no começo pode parecer complicado, mas com a prática você irá melhorar suas previsões.

Por exemplo: slides da apresentação em PowerPoint = 3 tomates; follow-up da concorrência = 2 tomates, etc.

Passo 2: Ajuste o seu cronômetro para 25 minutos

Durante 25 minutos (tempo de cada pomodoro), toda a sua atenção será dedicada ao seu tomate. O cronômetro pode ser mecânico, como aqueles para cozinhar ou um software, como veremos mais adiante.

Passo 3: Vá direto ao assunto

Comece a trabalhar. A ideia é concentrar-se numa tarefa pelos próximos 25 minutos, sem se distrair.

Passo 4: Pare o seu trabalho

Assim que o timer tocar, pare! Mesmo que você não tenha terminado. Lembre-se que é possível utilizar vários tomates para a mesma tarefa.

Passo 5: Escreva seu progresso

Tome notas tanto para acompanhar o progresso da tarefa em questão, como também para acompanhar o seu progresso ao longo de cada ciclo de trabalho e em geral ao longo do dia.

💡 Uma boa ideia: anotações são também uma forma de liberar a sua mente de todos os pensamentos que ocorreram durante o seu trabalho.

Passo 6: Faça uma pausa de 5 minutos

Aproveite o intervalo para se afastar da tela, ir ao banheiro, tome um chá ou água, estique as pernas, enfim, outras coisas que o ajudam a relaxar e distrair-se mentalmente.

Passo 7: Voltar ao trabalho

Recomece o ciclo por novos 25 minutos.

Passo 8: Depois de 4 tomates, faça uma pausa maior

Após 4 turnos, fazer uma pausa de cerca de 15 a 30 minutos, conforme suas necessidades.

Passo 9: Inicie um novo ciclo de trabalho

Recomece um novo ciclo de trabalho de 4 tomates, intercalando com pequenas pausas. Trabalhe nesse ritmo até atingir um volume satisfatório para seu dia.

As vantagens do método Pomodoro

Para quem pode interessar

Esta técnica é particularmente adequada para pessoas que se identificam com algum dos casos abaixo:

  • você tem dificuldade em concentrar-se na mesma tarefa durante um longo período;
  • você está facilmente sujeito a distrações externas;
  • você tem uma propensão em postergar ou adiar;
  • quando você sente que aquilo que você planejou fazer no dia, você não conseguiu cumprir.

Intensidade e eficiência: a receita para o sucesso

Há muitos benefícios neste método, e você colherá as recompensas por dedicar-se.

Disciplina vs. desperdício

A autodisciplina está no cerne do seu funcionamento: ao nos impor restrições, quebramos hábitos improdutivos.

Uma tarefa de cada vez vs. multitarefa

A técnica nos faz focar em uma tarefa de cada vez, dividida em subtarefas (se necessário). Acabe com as tarefas simultâneas.

Concentração vs. distração

Nos treina a trabalhar sem interrupção: 100% da atenção para a atividade escolhida. Além disso, estimula a alternância entre períodos de alta concentração e pausas curtas regulares, que são essenciais para liberar a pressão e permitir uma melhor concentração posterior.

☝ Dica: Anote o que foi realizado, e também identifique possíveis melhorias, por exemplo, como lidar com interrupções (telefone, colegas, perda de motivação).

Aplicativo para a técnica pomodoro

Existem aplicações no Mac e no Chrome, como o Pomotodo, disponível em versão Web, no Android, iOS, macOS e extensão para o Chrome. Com uma interface minimalista, o Pomotodo apresenta tanto uma lista de tarefas como um sistema de timer. As estatísticas estão disponíveis para visualizar o número de tarefas realizadas, bem como o seu histórico.

Outros aplicativos para a técnica pomodoro:

  • Clear Focus;
  • Scheduler;
  • Pomodoro Focus Timer;
  • PomodoneApp;
  • Focus Booster;
  • FocusList.

Pronto?

A técnica pomodoro é uma metodologia que não só trará impacto no seu gerenciamento de tempo, mas também na sua produtividade e eficiência. Potencialmente contribuindo para um dia-a-dia menos estressante e mais organizado. Passado as dificuldades iniciais, você ficará feliz com seus primeiros ganhos de produtividade e os novos hábitos (positivos), formados. Agora vamos testá-la!

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