O que é a comunicação na empresa?
É importante esclarecer que nos referimos às ferramentas de comunicação no sentido de telecomunicações, e não no sentido de publicidade ou marketing. Essas ferramentas - principalmente com o avanço da tecnologia - se tornarão extremamente relevantes para as empresas. Por exemplo, hoje em dia é comum encontrarmos webinars (mesmo que como uma estratégia de marketing), que faz uso dessas ferramentas.
Portanto, comunicação na empresa trata-se da troca de informações seja ela escrita, via voz ou vídeo, entre uma organização, seus colaboradores, clientes, fornecedores e sociedade em geral. Sem necessariamente haver um objetivo econômico por de trás. Um outro exemplo, ferramentas de comunicação para desenvolver treinamentos a distância ou manuais de produto.
Tipos de comunicação corporativa
Basicamente, a comunicação corporativa pode ser externa ou interna.
Comunicação Externa
Aquela que se direciona para o exterior da organização, para clientes, parceiros, fornecedores, governo e outras entidades e/ou indivíduos que não fazem parte - diretamente - da organização.
Comunicação interna
Oposto da externa (óbvio, certo?), essa se direciona para dentro da empresa. O objetivo deste tipo de comunicação é otimizar o trabalho colaborativo, informar, organizar e coordenar projetos, motivar, contribuir para a cultura da empresa, etc.
As ferramentas de comunicação interna devem ser bem escolhidas e disseminadas, elas podem representar um ganho de imagem e eficiência tremendos.
Para que servem as ferramentas de comunicação?
As ferramentas de comunicação ou também podem ser chamadas de softwares de comunicação, servem para facilitar a troca de informação e o trabalho dentro da empresa. Graças a essas ferramentas, é possível realizar projetos ou gerenciar equipes em diversos lugares ao mesmo tempo, por exemplo.
Características de uma ferramenta de comunicação
Ferramentas de comunicação possuem uma característica básica: a troca, ou seja, elas permitem que indivíduos troquem informações seja via chat/texto, via voz ou mesmo vídeo, podendo ser em tempo real ou não. Normalmente, essas ferramentas tendem a serem completas, “all-in-one”, por exemplo, Skype ou até mesmo o Slack. Outras são mais específicas, por exemplo, ferramentas de email ou de chats.
Tipos de ferramentas de comunicação
Procuramos levantar alguns dos tipos mais comuns de softwares de comunicação.
E-mail e mensagens instantâneas
Envie e-mails para comunicação assíncrona ou discuta com os seus parceiros ou clientes. Você também pode automatizar alguns envios recorrentes ou monótonos graças à opção de envio automático de correio oferecida por algumas ferramentas.
Videoconferência
Use vídeos para falar com seus clientes ou colaboradores à distância ou que não podem viajar. Não perca mais tempo ou gaste com viagens, opte pela videoconferência como ferramenta de comunicação e otimize o planejamento de suas reuniões.
Redes sociais
Gerencie suas publicações e conheça as estatísticas para que você possa melhorar suas relações internas e externas. Existem diversas plataformas de redes sociais, as mais utilizadas são: Facebook, Twitter, Instagram, Whatsapp e Linkedin.
Digitalização de documentos
Transfira documentos para os seus colaboradores com apenas um clique e consulte rapidamente os ficheiros graças à barra de pesquisa.
Chats
Típico exemplo de ferramenta que pode ser utilizada tanto para comunicação interna (entre colaboradores), como externa (visitantes do seu site). Chats podem ser excelentes ferramentas para tirar dúvidas - ao vivo - sobre seu produto ou serviço, cada vez mais empresas abrem novos canais para potenciais clientes possam acessá-las.
Vantagens da implementação de ferramentas de comunicação
A comunicação é um verdadeiro desafio para o desenvolvimento das empresas e constitui um pilar fundamental para a estratégia de diversos setores dentro da empresa.
A implementação e optimização do uso de programas de comunicação irá permitir-lhe:
- Um acesso rápido a todos os seus e-mails;
- Criação de estratégias de comunicação;
- Troca eficaz de informações com os seus parceiros, fornecedores e clientes;
- Gestão mais eficiente de equipes;
- Uma gestão de documentos muito mais eficiente,
- Suportes de comunicação simplificados e facilmente disponíveis,
- Boa gestão do fluxo de informação dentro da empresa,
- Notável melhoria na produtividade e competitividade,
- Harmonização entre a comunicação interna e externa da empresa,
- Evolução positiva e lógica da imagem da empresa.
É melhor escolher uma ferramenta de comunicação gratuita ou paga?
Existem inúmeras aplicações de comunicação online disponíveis em versões gratuitas ou pagas com direito a períodos de teste. Estas últimas geralmente oferecem funcionalidade limitada, mas podem ser suficiente para pequenas empresas, freelancers ou autônomos. No entanto, se o seu negócio requer recursos mais avançados, então você deverá considerar uma versão paga.
Para poder desenvolver uma comunicação eficiente, uma boa ferramenta é essencial. Certas funcionalidades podem transformar a forma de trabalhar de uma empresa. Logo abaixo levantamos algumas das ferramentas mais relevantes do mercado.
Lista dos melhores softwares de comunicação
- Skype
- Zoom
- Slack
- Joincube
- HappyFox Chat
- Zoho
- SalesIQ
- Zype
- Ricochet
- GoToWebinar
- Reunião Zoho
- LiveVox
- Folga
- MatterMost
- Reconhecimento de Discurso eCareNotes
- SenditCertified
- HelpOnClick Live Chat
- MyTEM360
- SendHub
- Gruveo
Comunicação soluções
Gerenciador de email
Com um gerenciador de email profissional a sua empresa ganhará também em produtividade, sem contar em segurança e praticidade.
Desktop Publishing
Videoconferência
Os programas para videoconferência são ferramentas para facilitar o trabalho colaborativo. A distância não é mais um impedimento, faça uma reunião online com sua equipe ou clientes. Graças às ferramentas para reunião online, as equipes da sua empresa serão mais produtivas.
Telephony
Web Conferencing
Interactive Voice Response (IVR)
Relacionamento profissionnal
As plataformas profissionais de relacionamento são soluções que reúnem candidatos e empresas.
Unified Communications
Webinar
Ferramentas para webinar são extremamente úteis. A parte mais difícil, além da criação e preparo do contéudo, é a organização e estrutura no dia do webinar, controlar acessos, compartilhar telas, controlar microfones e câmeras, chats etc. Um bom software para webinar pode ajudar a tornar o seu webinar menos estressante e mais tranquilo e suave.
VoIP
O software VoIP pode ajudar sua empresa a economizar, pois ele irá otimizar a rede da sua empresa, além de possibilita efetuar chamadas via internet em face a uma linha tradicional. Suas interfaces são simples, inclusive com softwares já operando em nuvem.
Comunicação Interna
Ferramenta de comunicação interna são parte crucial na colaboraçã e engajamento de equipes. Podendo ser verdadeiras plataformas de trabalho colaborativo.
Mensagem Instantânea (chat)
O chat corporativo é uma ferramenta que evoluiu. Hoje em dia os softwares passaram a agregar funções que vão além de troca de mensagens de texto, mas troca de arquivos, compartilhamento de agendas e muito mais.
Chat e Chatbot
Chatbots são ferramentas que nos últimos anos ganharam bastante notoriedade. Um bot chat online pode ajudar a automatizar e agilizar tarefas e melhorar a eficiência dos atendimentos. Hoje em dia é natural nos depararmos como chatbos no WhatsApp, chatbots para instagram e chatbots no messenger do Facebook. Já encontramos chatbots que também trabalham como traigem e qualificação de leads que fazem contato através do site. São cada vez mais sofisticados e inteligentes.
Gerenciamento de Rede Social
O gerenciamento de rede social é importantíssimo para qualquer empresa. Em um universo onde as pessoas cada vez mais procuram na internet um produto ou serviço, saber trabalhar as redes sociais é fundamental.