ClickUp vs Notion: o confronto entre as ferramentas de gerenciamento de projetos em 2025
ClickUp e Notion: dois pesos pesados no gerenciamento de projetos que prometem revolucionar a maneira como trabalhamos. Um deles se concentra na produtividade tudo em um, o outro na flexibilidade de um espaço de trabalho modular. Mas quando você está procurando a ferramenta certa para estruturar suas ideias, gerenciar suas tarefas ou colaborar com sua equipe, a escolha pode rapidamente se tornar... uma verdadeira dor de cabeça.
Quer você seja um freelancer, uma startup ou uma equipe de projeto bem organizada, essas duas plataformas têm muito a oferecer:
- O ClickUp brilha com sua riqueza funcional (alguns diriam até que é demais),
- enquanto o Notion encanta com sua abordagem mais visual e flexível, no meio do caminho entre anotações, banco de dados e fluxo de trabalho personalizado.
Neste artigo, analisamos de perto as duas ferramentas: recursos, interface, automações, integrações, preços... Nada foi deixado ao acaso, para ajudá-lo a escolher a solução mais adequada à maneira como você e sua equipe trabalham.
O que é o ClickUp?
Apresentação geral do ClickUp
O ClickUp é o canivete suíço das ferramentas de gerenciamento de projetos. Projetado para centralizar todo o trabalho da equipe em um único espaço, ele oferece uma infinidade de visualizações (lista, calendário, Gantt, quadro Kanban etc.), uma hierarquia ultra-rápida e recursos projetados para equipes técnicas e de marketing.
Seu objetivo é substituir todas as outras ferramentas. Documentos, tarefas, mensagens, automação, objetivos, relatórios... O objetivo do ClickUp é ser a plataforma única na qual toda a sua organização se baseia.
Desde seu lançamento, a plataforma continuou a evoluir, levando a personalização, a automação e a integração com ferramentas de terceiros cada vez mais longe. Em 2025, ela é uma ferramenta completa de gerenciamento de projetos destinada a start-ups, PMEs, grandes empresas e até mesmo freelancers ultraorganizados.
Principais recursos do ClickUp
Antes de nos aprofundarmos nos pontos fortes e fracos da ferramenta, vamos fazer um rápido tour por seus recursos.
⚒️ Aqui estão os principais recursos que tornam o ClickUp uma plataforma tão poderosa quanto temida por sua curva de aprendizado:
- gerenciamento avançado de tarefas: status personalizados, subtarefas, dependências, pontos de carga, prioridades, etc;
- várias exibições de projeto: lista, quadro Kanban, gráfico de Gantt, calendário, exibição de caixa de entrada;
- docs e Wiki: criação de documentos colaborativos vinculados a projetos (alternativa ao Google Docs ou Notion');
- metas e OKRs: acompanhamento de metas, alinhamento da equipe, progresso mensurável;
- automações: fluxos de trabalho personalizáveis para automatizar ações repetitivas;
- modelos: modelos prontos para uso para projetos, tarefas, reuniões e processos internos;
- painéis de controle: relatórios avançados com widgets personalizáveis para monitorar a atividade do espaço de trabalho.
ClickUp
Vantagens e desvantagens do ClickUp
O ClickUp é frequentemente visto como uma ferramenta "tudo em um" ultra-ambiciosa, mas essa promessa tem um preço: complexidade. Essa é uma plataforma projetada para usuários avançados, com uma curva de aprendizado bastante acentuada... a menos que você se limite ao uso básico.
Aqui estão as vantagens mais frequentemente citadas pelos usuários na Web:
- ultra-completo: tudo está lá, desde o controle de tarefas até relatórios e documentos;
- visualização personalizável: cada membro da equipe pode adaptar sua própria interface;
- automação avançada e sem código
- sólida relação custo-benefício;
- modelos bem planejados para economizar tempo desde o início;
- equipe de suporte ágil e comunidade ativa.
Mas atenção: quem diz "ferramenta tudo em um" também diz "ferramenta complexa". Aqui está o que frequentemente aparece nas avaliações:
- funcionalidade demais mata funcionalidade: risco de sobrecarga;
- uma interface densa que pode ser difícil de aprender;
- tempos de carregamento às vezes lentos em áreas de trabalho grandes;
- versão móvel limitada em comparação com a interface da Web;
- nem sempre adequado para equipes pequenas que buscam simplicidade.
O que é o Notion?
Visão geral do Notion
O Notion é o campeão da flexibilidade. No cruzamento entre uma ferramenta de anotações, um wiki colaborativo, um gerenciador de tarefas e um banco de dados visual, o Notion permite que você crie qualquer coisa... desde que você saiba o que quer.
Ao contrário do ClickUp, que estrutura as coisas para você, o Notion começa com uma página em branco. Você coloca os tijolos do seu espaço de trabalho, de acordo com suas necessidades: um CRM, um calendário editorial, um sistema de gerenciamento de tarefas ou um espaço de documentação de equipe.
Extremamente popular entre freelancers, start-ups e criadores de conteúdo, o Notion também conquistou grandes empresas graças aos seus novos recursos de colaboração, permissões avançadas e capacidade de se adaptar a qualquer fluxo de trabalho.
Principais recursos do Notion
O Notion não é uma ferramenta que impõe sua própria lógica. É uma caixa de ferramentas em que cada elemento pode se tornar uma funcionalidade, desde que você saiba como montá-la.
⚒️ Aqui estão os blocos de construção mais comumente usados:
- Sistema de páginas aninhadas: estrutura seu conteúdo como um site ou uma árvore de documentos;
- blocos personalizáveis: cada elemento (texto, imagem, banco de dados, lista de verificação, incorporação etc.) é um bloco editável;
- bancos de dados: para gerenciar projetos, tarefas, conteúdo ou qualquer tipo de dados (com visualizações Kanban, tabelas, calendários, galerias etc.);
- Modelos: centenas de modelos (oficiais ou criados pela comunidade) para você começar rapidamente;
- colaboração em tempo real: comentários, menções, permissões por função;
- Notion AI: assistente editorial integrado para gerar texto, resumir ou estruturar automaticamente;
- integrações e incorporações: conectividade com Slack, GitHub, Google Drive, Figma, etc. + exibição dinâmica de conteúdo externo.
Notion
Vantagens e desvantagens do Notion
O que torna o Notion poderoso é também o que pode torná-lo confuso. A ferramenta oferece total liberdade, mas essa liberdade também pode levar a uma falta de estrutura. Especialmente em uma equipe.
Antes de analisarmos as críticas, vamos dar uma olhada no que o Notion tem de tão atraente:
- total liberdade de organização;
- design claro e minimalista que é um prazer de usar;
- bancos de dados poderosos e flexíveis;
- documentação + gerenciamento de projetos em uma única ferramenta;
- grande comunidade com milhares de modelos disponíveis;
- Notion AI integrado sem custo adicional nos planos pagos.
Mas nem tudo é perfeito, especialmente quando você está procurando uma ferramenta para fluxos de trabalho mais rígidos ou industrializados:
- nenhum gerenciamento de tarefas nativo real (nenhuma automação avançada como o ClickUp);
- desempenho às vezes lento com arquivos grandes ou muitas páginas;
- funcionalidade avançada limitada em dispositivos móveis;
- curva de aprendizado para criar um sistema eficiente;
- pode rapidamente se tornar um caos sem um rigor organizacional real.
ClickUp vs. Notion: compare os recursos
Quando se trata de escolher uma ferramenta de gerenciamento de projetos, tudo se resume à funcionalidade. Algumas pessoas procuram um cockpit completo com automações poderosas, enquanto outras preferem uma interface mais modular e criativa. O ClickUp e o Notion não jogam na mesma categoria... mas têm como alvo os mesmos usuários.
| Funcionalidade | ClickUp | Notion |
| Gerenciamento de tarefas | Muito avançado | Básico, mas personalizável |
| Várias visualizações (lista, kanban, Gantt, etc.) | Completo | Limitado a tabela, calendário |
| Editor de documentos | Documentos incorporados | Editor nativo muito poderoso |
| Automação | Integrado, sem código | Muito limitada (por meio de ferramentas externas) |
| Bancos de dados | Simples (tabelas de tarefas) | Flexíveis e avançados |
| Painéis e relatórios | Personalizável | Praticamente inexistente |
| Colaboração em tempo real | Muito fluida | Muito fluida |
| IA integrada | Assistente de produtividade | Notion AI (escrita + análise) |
| Modelos | Profissional e setorial | Riqueza da comunidade |
| Interface móvel | Funcional, mas densa | Fluida e bem planejada |
Foco no gerenciamento de tarefas e projetos
O ClickUp oferece gerenciamento de tarefas ultraestruturado:
- status personalizados
- subtarefas
- prioridades,
- dependências,
- estimativa de tempo,
- controle de tempo,
- comentários...
... é uma verdadeira máquina de guerra. Ideal para equipes de tecnologia, produtos ou agências.
O Notion, por outro lado, baseia-se em bancos de dados personalizáveis que podem ser transformados em quadros Kanban ou calendários. Menos estrutura nativa, mas grande flexibilidade. Perfeito para criar fluxos de trabalho visuais leves.
Veredicto:
- Para equipes de projeto que precisam de estrutura: ClickUp;
- para profissionais de criação que desejam adaptar a ferramenta ao seu método: Notion.
Foco em automação e fluxos de trabalho
O ClickUp integra a automação sem código:
- alterar o status de uma tarefa,
- atribuir automaticamente uma pessoa,
- enviar uma notificação...
Essa é uma vantagem real para economizar tempo em fluxos de trabalho recorrentes.
O Notion ainda é muito limitado nesse aspecto. Você terá que usar ferramentas externas, como Zapier ou Make, para automatizar qualquer coisa, e isso requer um pouco de habilidade técnica.
Veredicto: o ClickUp domina amplamente esse aspecto.
Foco em documentos e anotações
O Notion nasceu como uma ferramenta de anotações. E, nesse aspecto, ele se destaca:
- interface organizada,
- uma grande quantidade de blocos,
- hierarquia intuitiva
- formatação fluida.
Você pode criar bases de conhecimento reais, wikis, guias, modelos de conteúdo...
O ClickUp inclui uma função de documentos, mas ela é mais limitada em termos de personalização. Por outro lado, a integração entre documentos e tarefas é muito fluida.
💡 Veredicto:
- para escrita e wikis, o Notion é imbatível;
- para documentos relacionados a projetos, o ClickUp é muito eficaz.
Foco em bancos de dados
O Notion se destaca nessa área. Ele permite que você crie bancos de dados relacionais, com filtros :
- filtros
- tags
- várias exibições (tabela, calendário, galeria, etc.).
Ele pode ser usado para gerenciar um CRM, um calendário editorial ou um roteiro de produto.
O ClickUp oferece uma estrutura hierárquica (Spaces > Folders > Lists > Tasks), mas nenhum banco de dados real que possa ser modelado. Cada tarefa permanece independente, mesmo que você possa brincar com campos personalizados.
Veredicto: o Notion é a escolha óbvia se você precisar de uma ferramenta de estruturação no estilo de banco de dados.
Foco em painéis e relatórios
Se você deseja gerenciar seus projetos com KPIs visuais, o ClickUp oferece um módulo completo de Dashboards:
- gráficos
- barras de progresso,
- estatísticas de equipe,
- widgets personalizáveis... tudo o que você precisa para o monitoramento em tempo real.
O Notion, por outro lado, é praticamente omisso nesse ponto. Você pode mexer com sistemas de cálculo ou síntese, mas nada nativo ou visual.
Veredicto: O ClickUp é a melhor opção para relatórios visuais, especialmente para gerentes.
ClickUp vs Notion: compare preços
| Plano | ClickUp | Notion |
| Grátis | Gratuito para sempre:
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Sim :
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| Básico | Ilimitado - €8,51/usuário/mês
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Plus - € 9,50/usuário/mês :
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| Intermediário | Negócios - € 10,21/usuário/mês
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Business - €19,50/usuário/mês :
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| Empresa | Enterprise - mediante solicitação:
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Enterprise - mediante solicitação:
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ClickUp vs Notion: qual interface é mais intuitiva?
Uma boa ferramenta de gerenciamento não é boa se você se perder nela. E, nessa área, o ClickUp e o Notion adotam abordagens radicalmente diferentes. Um favorece a riqueza funcional, o outro a simplicidade visual. Então, quem leva o prêmio de usabilidade?
| Critérios | ClickUp | Notion |
| Rápido de entender | Complexo no início | Muito acessível |
| Ergonomia geral | Interface densa | Interface simplificada |
| Personalização visual | Muito extensa (visualizações, cores, layout) | Alta (temas, ícones, blocos) |
| Navegação | Estrutura hierárquica rígida em árvore | Navegação fluida entre páginas |
| Móvel (aplicativo) | Funcional, mas poderia ser aprimorada | Muito fluida e intuitiva |
| Experiência colaborativa | Muito otimizada para equipes | Natural e eficiente |
Veredicto:
- Se você gosta de ferramentas poderosas e bem focadas, com funções de gerenciamento complexas, escolha o ClickUp, mas reserve um tempo para se adaptar;
- se você prefere uma interface leve e modular que seja fácil de usar no dia a dia, escolha o Notion sem hesitar.
ClickUp vs Notion: compare as integrações
Quanto mais facilmente uma ferramenta puder ser integrada à sua pilha digital, mais essencial ela se tornará para sua organização. Para as equipes de produto, marketing ou TI, a capacidade de uma ferramenta de software de interagir com outras ferramentas é um fator essencial: menos atrito, mais automação e um fluxo de trabalho mais suave.
Número de integrações disponíveis
- ClickUp: ⭐⭐⭐⭐☆
Mais de 1.000 integrações disponíveis, por meio de conexões nativas ou via Zapier, Make, Webhooks ou APIs REST. Há os clássicos: Slack, Google Drive, Microsoft Teams, GitHub, Zoom, HubSpot, Salesforce... O ecossistema é rico, mas algumas integrações exigem um pouco de configuração manual.
- Notion: ⭐⭐⭐⭐☆
O Notion ficou para trás nesse quesito por muito tempo, mas, desde 2023, as coisas mudaram muito. Ele agora oferece integrações nativas com Slack, Jira, GitHub, Google Drive, Figma, Asana, etc. Acima de tudo, uma API pública bem documentada significa que você pode desenvolver conexões personalizadas. Muitas integrações ainda usam ferramentas de terceiros, como o Zapier.
Facilidade de configuração
- ClickUp: ⭐⭐⭐⭐☆☆
A maioria das integrações nativas é simples de ativar. Mas, assim que você entra em casos mais avançados (CRM, automações de várias etapas), é necessário consultar os documentos ou usar um conector externo. O ClickUp Apps Center ajuda, mas nem tudo é plug & play.
- Noção: ⭐⭐☆☆☆☆
As integrações mais básicas (como o Slack ou o Google Agenda) são bastante simples de ativar. Porém, quando se trata de criar fluxos de trabalho sincronizados, a configuração se torna mais técnica. Muitas vezes é necessário passar pelas APIs Notion, Zapier ou Make, o que pode afastar usuários não técnicos.
Personalização e automação
- ClickUp: ⭐⭐⭐⭐☆
Grande ponto forte. As integrações podem ser vinculadas a automações internas (atribuição de tarefas, criação condicional, notificações...). É possível criar cenários de automação muito específicos sem escrever uma linha de código, desde que você tenha um bom conhecimento dos acionadores disponíveis.
- Notion: ⭐⭐⭐⭐☆☆
O Notion oferece alguma automação básica com o Notion AI (resumo automático, conclusão de texto) e conectores com Make ou Zapier para automatizar o envio de e-mails, a criação de tarefas etc. Mas tudo depende de ferramentas externas: a automação continua dependente de um ecossistema de terceiros.
Conclusão
- O ClickUp assume a liderança com suas integrações mais maduras, API robusta e automações nativas poderosas. É uma excelente opção para equipes que desejam centralizar ações entre várias ferramentas sem codificação;
- O Notion, por outro lado, está progredindo, mas continua mais adequado ao uso modular e manual ou a usuários técnicos que podem criar seus próprios fluxos de trabalho por meio de ferramentas externas.
Quando você deve escolher o ClickUp ou o Notion?
O ClickUp e o Notion são duas ferramentas poderosas... mas nem sempre se destinam aos mesmos tipos de equipe ou projeto. Escolher a ferramenta certa significa, antes de tudo, entender suas necessidades: estrutura ou liberdade? Automação ou personalização? Macro ou microgerenciamento? Vamos fazer um balanço.
Exemplos de casos de uso do ClickUp
O ClickUp foi criado para aqueles que gostam (ou precisam) de estrutura, centralização e controle operacional. Ele se destaca em contextos com fluxos de trabalho complexos, grandes equipes e projetos multidimensionais.
Aqui estão os contextos em que o ClickUp é uma escolha óbvia:
- equipes de tecnologia, desenvolvimento, produto ou suporte com fluxos de trabalho rígidos e necessidade de gerenciamento baseado em status;
- agências ou startups em crescimento que desejam centralizar suas ferramentas (tarefas, documentos, relatórios...);
- Gerentes que gerenciam vários projetos e desejam painéis personalizados para acompanhar o progresso;
- organizações que buscam automatizar seus processos internos sem desenvolver ;
- empresas com requisitos complexos de integração ou monitoramento estruturado de RH;
- equipes multifuncionais que precisam se alinhar com objetivos comuns (OKRs, roteiro de produtos, etc.).
Exemplos de casos de uso do Notion
O Notion se destaca em contextos em que criatividade, flexibilidade e documentação são prioridades. Ele agrada àqueles que gostam de construir seu próprio sistema, página por página, bloco por bloco.
Aqui estão os perfis que tiram o máximo proveito do Notion:
- freelancers, criadores de conteúdo, coaches ou consultores que desejam um espaço de trabalho elegante e completo;
- Equipes de marketing ou comunicação que gerenciam seu conteúdo, planejamento editorial ou campanhas em uma única ferramenta;
- organizações que criam uma base de conhecimento viva e bem estruturada;
- usuários que desejam uma ferramenta híbrida que combine anotações, gerenciamento de projetos leve e um banco de dados;
- empresas que desejam documentar seus processos internos, políticas de RH ou guias de produtos;
- qualquer equipe que valorize a estética, os modelos personalizáveis e a navegação intuitiva.
ClickUp ou Notion: sua próxima ferramenta de gerenciamento depende do seu estilo de trabalho
No final, a questão não é tanto qual ferramenta é a melhor... mas qual ferramenta é a melhor para você. Porque entre o ClickUp e o Notion, não estamos comparando dois softwares semelhantes, mas duas filosofias de trabalho.
O ClickUp tem tudo a ver com estrutura, automação e desempenho. Perfeito para :
- equipes de projeto exigentes,
- fluxos de trabalho complexos,
- organizações que desejam centralizar tudo.
Requer um pouco de domínio, mas rapidamente se torna um cockpit ultrapoderoso para gerenciar todo o seu trabalho.
O Notion tem tudo a ver com flexibilidade, criatividade e fluidez. Ideal para :
- criar um espaço de trabalho que reflita sua imagem,
- documentar suas ideias,
- gerenciar projetos sem rigidez.
Acessível a todos, ele se adapta à sua lógica (e não o contrário).
E se você ainda não tem certeza... por que não experimentar as duas ? Ambas as ferramentas oferecem um plano gratuito, para que você possa ter uma ideia sem gastar muito.
FAQ - ClickUp vs Notion: suas perguntas mais frequentes
O ClickUp é melhor do que o Notion para gerenciar uma equipe?
Sim, especialmente se você precisar de estruturação, priorização de tarefas, permissões refinadas e monitoramento de desempenho. O ClickUp foi projetado para o gerenciamento de equipes, enquanto o Notion é mais flexível, mas menos equipado para projetos complexos.
O Notion pode ser usado como uma ferramenta completa de gerenciamento de projetos?
Sim, mas com algumas limitações. O Notion permite que você crie quadros Kanban, visualizações de calendário e bancos de dados personalizados. Isso é suficiente para projetos simples e de médio porte. Por outro lado, ele não possui automação nativa, status condicional ou relatórios avançados como o ClickUp.
O Notion e o ClickUp podem ser usados juntos?
Com certeza. Muitas equipes usam o Notion para documentação (wiki, conteúdo, guias internos) e o ClickUp para gerenciamento operacional (tarefas, prazos, sprints). As duas ferramentas podem ser conectadas por meio do Zapier, do Make ou da API para sincronizar determinados elementos.
Qual ferramenta é mais fácil de aprender?
O Notion é mais fácil para iniciantes: interface clara, navegação intuitiva, criação de conteúdo muito fluida. O ClickUp é mais abrangente, mas leva um pouco de tempo para se familiarizar com todos os seus recursos.
Qual versão gratuita é mais interessante?
Ambas oferecem um plano gratuito generoso, mas o :
- O ClickUp Free é mais rico em recursos de projeto (várias exibições, gerenciamento de tarefas, documentos, etc.);
- O Notion Free se destaca por sua flexibilidade para criar wikis, bancos de dados ou espaços pessoais, sem muitos limites.
Artigo traduzido do francês