O que são ferramentas colaborativas?

Ferramentas colaborativas são aplicativos ou softwares que contribuem para o trabalho entre duas ou mais pessoas. Através de interfaces e funcionalidades modernas, esses programas permitem a troca de informação, acompanhamento de tarefas e atividades, comunicação, troca de arquivos e centralizam a informação. O resultado final é maior eficiência, produtividade e agilidade.

Por que adotar uma ferramenta de colaboração?

Para aumentar a produtividade, clareza e agilidade no trabalho entre equipes ou, simplesmente, no trabalho entre pessoas. Atualmente, essas ferramentas são até mesmo adotadas entre fornecedores e clientes para controlarem projetos e atividades entre si.

Algumas funcionalidades comuns destes softwares:

• Troca de mensagens e comunicação;
• Envio e recebimento de arquivos;
• Acompanhamento de atividades;
• Atribuição de tarefas;
• Relatórios de desempenho;
• Gerenciamento de projetos.

Além disso, ferramentas colaborativas podem incrementar a moral da equipe, em um relatório da Deloitte, em 2013, com empresa européias, trabalhadores mostraram-se 17% mais satisfeitos quando têm acesso à ferramentas de colaboração.

Ferramentas de colaboração e o home office

Pensar em trabalhos remotos, equipes em diferentes locais, fazer home office, sem uma ferramentas colaborativas, a produtividade, capacidade de execução e, consequentemente, capacidade de entrega não serão as mesmas.

Por isso esses aplicativos ampliaram o espectro das equipes, a presença física, não é mais tão necessária.

Vantagens das ferramentas colaborativas

Adotar ferramentas colaborativas online pode parecer algo complexo, mas em realidade não é, claro que existem aplicativos que são mais complexos de implementar, dentro de um contexto mais técnico, por exemplo, gerenciadores de projetos .

Porém, a grande maioria dos softwares colaborativos foram desenvolvidos pensando em simplicidade e praticidade. Quais as vantagens de adotar ferramentas colaborativas?

Ganho de tempo

O que antes talvez você faria com dezenas de trocas de emails ou até mesmo reuniões, com o uso do programa certo, pode ser feito com bem menos interações e, consequentemente, em menos tempo.

Aumento da produtividade

A agilidade na troca de informações, a centralização e a flexibilidade que a ferramenta colaborativa proporciona, impactam diretamente na produtividade do time. Existem diversos estudos que confirmam essa informação, assim como estudos de caso. A própria troca entre fornecedor e cliente também ganhou um outro patamar ao adotar as ferramentas de colaboração digital.

Flexibilidade

De qualquer lugar, de qualquer dispositivo, a possibilidade de checar o andamento de tarefas e atividades, de comunicar-se, dentro do mesmo ambiente, com clientes, colaboradores e equipe.

Melhora a comunicação interna

Comunicados e diretrizes não só são mais facilmente transmitidos, mas também compreendidos. A interação dentro das próprias ferramentas fomenta a comunicação interna e a interação entre os colaboradores. Difundir informações e planos, assim como acompanhá-los, nunca foi tão fácil.

Integração entre diferentes departamentos

A troca entre diferentes áreas também ficou mais fácil, não mais enviar email e esperar, as pessoas interagem diretamente nas tarefas e atividades, mesmo quando outros departamentos são envolvidos. Impacto positivo direto na produtividade e colaboração.

As melhores ferramentas colaborativas

Existem dezenas de softwares colaborativos, desde gerenciadores de projetos mais complexos, à ferramentas mais fáceis de trabalhar, que utilizam o conceito de cards e quadros.

Listamos as principais ferramentas de colaboração :

• Google Suite (Google Keep, Docs e planilhas, Google Drive);
• Asana;
• Trello;
• Slack;
• Runrun.it;
• Skype;
• Zoom;
• Dropbox;
• Pomotodo;
• Workplace;
• Yammer;
• Monday.com.