O que são ferramentas colaborativas?
Ferramentas colaborativas são aplicativos ou softwares que contribuem para o trabalho entre duas ou mais pessoas. Através de interfaces e funcionalidades modernas, esses programas permitem a troca de informação, acompanhamento de tarefas e atividades, comunicação, troca de arquivos e centralizam a informação. O resultado final é maior eficiência, produtividade e agilidade.
Por que adotar uma ferramenta de colaboração?
Para aumentar a produtividade, clareza e agilidade no trabalho entre equipes ou, simplesmente, no trabalho entre pessoas. Atualmente, essas ferramentas são até mesmo adotadas entre fornecedores e clientes para controlarem projetos e atividades entre si.
Algumas funcionalidades comuns destes softwares:
- Troca de mensagens e comunicação;
- Envio e recebimento de arquivos;
- Acompanhamento de atividades;
- Atribuição de tarefas;
- Relatórios de desempenho;
- Gerenciamento de projetos.
Além disso, ferramentas colaborativas podem incrementar a moral da equipe, em um relatório da Deloitte, em 2013, com empresa européias, trabalhadores mostraram-se 17% mais satisfeitos quando têm acesso à ferramentas de colaboração.
Ferramentas de colaboração e o home office
Pensar em trabalhos remotos, equipes em diferentes locais, fazer home office, sem uma ferramentas colaborativas, a produtividade, capacidade de execução e, consequentemente, capacidade de entrega não serão as mesmas.
Por isso esses aplicativos ampliaram o espectro das equipes, a presença física, não é mais tão necessária.
Vantagens das ferramentas colaborativas
Adotar ferramentas colaborativas online pode parecer algo complexo, mas em realidade não é, claro que existem aplicativos que são mais complexos de implementar, dentro de um contexto mais técnico, por exemplo, gerenciadores de projetos .
Porém, a grande maioria dos softwares colaborativos foram desenvolvidos pensando em simplicidade e praticidade. Quais as vantagens de adotar ferramentas colaborativas?
Ganho de tempo
O que antes talvez você faria com dezenas de trocas de emails ou até mesmo reuniões, com o uso do programa certo, pode ser feito com bem menos interações e, consequentemente, em menos tempo.
Aumento da produtividade
A agilidade na troca de informações, a centralização e a flexibilidade que a ferramenta colaborativa proporciona, impactam diretamente na produtividade do time. Existem diversos estudos que confirmam essa informação, assim como estudos de caso. A própria troca entre fornecedor e cliente também ganhou um outro patamar ao adotar as ferramentas de colaboração digital.
Flexibilidade
De qualquer lugar, de qualquer dispositivo, a possibilidade de checar o andamento de tarefas e atividades, de comunicar-se, dentro do mesmo ambiente, com clientes, colaboradores e equipe.
Melhora a comunicação interna
Comunicados e diretrizes não só são mais facilmente transmitidos, mas também compreendidos. A interação dentro das próprias ferramentas fomenta a comunicação interna e a interação entre os colaboradores. Difundir informações e planos, assim como acompanhá-los, nunca foi tão fácil.
Integração entre diferentes departamentos
A troca entre diferentes áreas também ficou mais fácil, não mais enviar email e esperar, as pessoas interagem diretamente nas tarefas e atividades, mesmo quando outros departamentos são envolvidos. Impacto positivo direto na produtividade e colaboração.
As melhores ferramentas colaborativas
Existem dezenas de softwares colaborativos, desde gerenciadores de projetos mais complexos, à ferramentas mais fáceis de trabalhar, que utilizam o conceito de cards e quadros.
Listamos as principais ferramentas de colaboração :
- Google Suite (Google Keep, Docs e planilhas, Google Drive);
- Asana;
- Trello;
- Slack;
- Runrun.it;
- Skype;
- Zoom;
- Dropbox;
- Pomotodo;
- Workplace;
- Yammer;
- Monday.com.
Suite de escritório
Com software suite de escritório, você se beneficia de todas as ferramentas online necessárias para o seu trabalho diário: processamento de texto, planilha, apresentações, banco de dados... Você então tem à sua disposição um painel completo e funcional de aplicativos para trabalhar de forma rápida e simples.
Ferramentas de colaboração
As ferramentas de colaboração são peças-chave em uma empresa, principalmente para equipes trabalharem e cooperarem entre si. A grande maioria dos softwares que visam trabalho em equipe, possuem funcionalidades de colaboração integradas.
Transferência de Arquivos
O programa para transferir arquivos permite enviar arquivos grandes por email sem sobrecarregar a caixa de correio do destinatário: ele baixa o documento de um link encaminhado por email.
Criação de Formulários
O programa para criar formulários é uma ferramenta que permite às empresas criar, distribuir e analisar diariamente todos os formulários de que necessitam.
Reunião
Redes sociais corporativas
Redes sociais corporativas são plataformas online que funcionam como redes sociais, mas de acesso restrito à um grupo de pessoas, por exemplo, uma empresa. Com funcionalidades extras que estimulam a colaboração, as redes sociais para empresas são a evolução das intranets.
Gestão eletrônica de documentos (GED)
Desde sua criação até sua eliminação, você não perde mais o rastro de seus documentos com o software GED (Electronic Document Management).
Idea & Innovation Management
Agendamento
O programa de agendamento serve para marcar reuniões, entrevistas, agendar consultas e qualquer outro compromisso. São ferramentas que podem ser compartilhadas e integram o calendário principal, fazendo uma organização muito mais eficaz e simples.
Apresentação
O programa para fazer slide é essencial para as empresas. Trata-se de uma ferramenta que é frequentemente utilizada e não somente para efetuar apresentações, mas também para criações de documentos, manuais, webinars etc.
Anotações
O Programa para Anotações é uma ferramenta de comunicação e colaboração que lhe permitirá tomar conhecimento de idéias e informações importantes de forma rápida e organizada.
Assinatura Digital
O programa de assinatura digital permite-lhe assinar um documento sem imprimir, mas sem perder a validade legal do documento.
Compartilhamento de arquivos
Os sistemas de compartilhamento de arquivos possibilitam o envio e recebimento de arquivos grandes, sem travar o email ou até mesmo bloquear a caixa de entrada. São ferramentas que ajudam na colaboração entre equipes.
Gestão de tarefas
O gerenciador de tarefas é uma ferramenta extremamente útil para organizar projetos e trabalhos em equipe. Tornaram-se praticamente indispensáveis, com um organizador de tarefas é possível aumentar a eficiência da equipe, bem como da colaboração entre diversas áreas.