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Como automatizar tarefas repetitivas com 6 etapas ultra-efetivas

Por María Fernanda AguirreEm 03/03/2023

Gerenciar uma empresa de forma eficiente é determinante para seu sucesso. E uma das formas de facilitar esse gerenciamento é promover uma análise aprofundada de desempenho para eliminar gargalos e aumentar a produtividade.

Segundo especialistas, uma equipe perde cerca de 40 dias de trabalho com tarefas que poderiam ser automatizadas. Embora seja impossível eliminar todas as tarefas repetitivas, com a automatização de algumas delas, seu negócio certamente ganhará agilidade e produtividade.

Neste artigo, vamos ver como automatizar tarefas repetitivas na sua empresa, mostrando sua importância e seus benefícios. Continue a leitura e fique por dentro do assunto!

O que é automatizar tarefas?

A automatização de tarefas é uma etapa prevista na Gestão de Processos de Negócios (Business Process Management — BPM) que visa identificar tarefas que podem ser substituídas por uso de um software ou aplicativo especializado para gerar maior eficiência e controle de processos.

Qual é a sua importância?

Tarefas repetitivas são um inimigo para a produtividade, uma vez que demandam um esforço grande dos funcionários para realizar atividades enfadonhas que drenam sua energia e diminuem sua agilidade e criatividade.

Ao automatizar seus processos, o esforço que seria gasto neles é direcionado para outras atividades, melhorando o fluxo de trabalho. A utilização de softwares (em linha ou instalado no servidor da empresa) que podem ser integrados a outros sistemas, favorece a circulação de informações, uma vez que essas estarão disponíveis para mais pessoas de forma fácil e prática.

Benefícios da automatização de tarefas

A automatização de tarefas reduz o tempo gasto em processos repetitivos gerando economia e aumento de produtividade.

Uma equipe usuária de software de BPM ou CRM, por exemplo, é capaz de identificar de forma mais precisa os processos em que seria necessário maior investimento de tempo e recursos, facilitando, assim, a tomada de decisões pelos gestores e a correção de eventuais erros ao longo da execução dos projetos.

Quais tarefas e processos podem ser automatizados?

A possibilidade de automação é possível em todos os setores de um negócio, sendo indispensável para o gestor que procura aumentar a produtividade de sua empresa. Agora, vamos listar alguns desses setores.

Marketing

O marketing é uma área conhecida pela ampla lista de relatórios que produz para analisar o resultado de campanhas e canais, entre outras ações do setor.

A produção desses materiais manualmente acarretaria um esforço macro dos profissionais envolvidos, que precisam de atenção redobrada ao analisar e estudar as informações coletadas de várias fontes ao longo do processo.

No setor de Marketing, a automatização se dá por meio de softwares integrados que unificam as informações num só arquivo e auxiliam no desenvolvimento de estratégias futuras, com relatórios criados com agilidade, o que permite redirecionar a atenção da equipe para outras tarefas que demandam maior cuidado.

Recursos Humanos

Responsável por todo processos ligados ao pessoal de uma empresa, o departamento de Recursos Humanos pode ser automatizado em quase todas as áreas de sua atuação:

  • Recrutamento e seleção: softwares que fazem o recrutamento e a triagem prévia de candidatos, mediante parâmetros definidos pela gestão, agilizam todo esse processo;
  • Comunicação interna: a troca de informações internas, bem como seu monitoramento, pode ser feita por aplicativos especializados, proporcionando registro e clareza do fluxo de comunicação dentro da empresa;
  • Folha de pagamento: cobranças e depósitos, assim como cálculos contábeis, podem ser automatizados, minimizando os erros do setor, o que acaba impactando positivamente a imagem da empresa diante dos funcionários;
  • Demissões: com ajuda dos softwares, o processo de desligamento de colaboradores do quadro funcional da empresa é agilizado, colaborando para que esse momento delicado transcorra da melhor forma possível;
  • Arquivo: a falha na guarda do grande número de documentos que fica sob responsabilidade do RH pode acarretar erros, mas com a ajuda de softwares, esses gargalos são reduzidos ao mínimo.

Contabilidade

A contabilidade tem muito a ganhar com automatização: em uma área em que a burocracia está enraizada, o investimento em um software permite agilidade e exatidão na realização de balanços e cálculos fiscais, a verificação do status de execução de tarefas e o envio de documentos de forma automatizada.

Também pode ser utilizada para gerenciar a reconciliação bancária, permitindo que as transações sejam automaticamente comparadas com as informações do banco, reduzindo a necessidade de intervenção manual. Assim, o departamento contábil elimina grande parte do volume de trabalho, uma vez que toda a parte burocrática passa a ser feita de forma automática.

Logística

Com o crescimento do comércio digital, a logística passou a ser um setor ainda mais importante para o sucesso de qualquer empresa. Dessa forma, eliminar um gargalo nesse setor não é apenas uma questão de economia, mas de sucesso para a companhia.

A automatização pode ser utilizada para monitorar e controlar a movimentação de mercadorias dentro de um armazém, através do uso de sensores e comando de gerenciamento de estoque automatizado. Além disso, a automatização pode ser aplicada para gerenciar o rastreamento de remessas, permitindo a visibilidade completa da cadeia de suprimentos, desde a produção até a entrega ao cliente final.

Softwares voltados para essa área permitem simplificar processos internos — como o controle de estoques, de fretes e a emissão de notas de transporte — e ainda reduzir a dupla conferência, reduzindo custos, integrando informações e consequentemente auxiliando a tomada de decisões pelos gestores.

Comunicação

Elemento essencial da interface com clientes, a comunicação pode ser automatizada com grandes ganhos para a empresa e seus consumidores. Ao optar pela automatização de processos relacionados a essa área, os setores internos ganham acesso a dados importantes de forma mais ágil, exigindo menor intervenção humana na execução das tarefas.

O uso de central de atendimento automatizado, por exemplo, é um grande diferencial: de forma autônoma e intuitiva, o cliente se orienta entre opções para solucionar problemas ou é direcionado corretamente ao departamento responsável, em uma prática que diminui o tempo de espera para o atendimento. O uso de chatbot no âmbito digital também apresenta resultados positivos no ganho de tempo, e apesar do custo, é um investimento de grande retorno.

Como automatizar tarefas repetitivas: 7 etapas

A automatização pode ser aplicada em diversos setores, incluindo tanto tarefas manuais como trabalho administrativo, desde que este tenha um padrão definido de resolução.

Para automatizar as tarefas na sua empresa, é necessário seguir alguns passos. Confira a seguir!

1. Classificar as tarefas repetitivas

O ponto inicial é a identificação das tarefas que podem ser substituídas por processos automatizados. Analise, por exemplo, quais trabalhos têm um padrão definido de execução. Considerando essa característica, podemos destacar algumas tarefas que podem ser automatizadas:

  • Emissão de relatórios;
  • envio de e-mails personalizados com o nome do destinatário;
  • geração de notas fiscais;
  • acompanhamento de métricas;
  • atualização de entradas financeiras;
  • controle de estoque;
  • controle de logística;
  • comunicados rotineiros, entre outros.

Via de regra, se uma tarefa é rotineira, ela pode ser vista como forte candidata à automatização, como seriam os casos de um relatório semanal, um fluxo de comunicação interno, um ticket para área de tecnologia da informação, por exemplo.

2. Definir as etapas necessárias para a automação

Nesse momento, é necessário definir como serão automatizadas as tarefas selecionadas anteriormente: com uso de que tipo de software ou app? Será necessário adquirir algum equipamento? Como isso afetará o fluxo do trabalho?

Escolha as melhores estratégias para cada tarefa, fazendo uma análise completa do fluxo de trabalho. Procure por gargalos e identifique onde implementar soluções.

Para definir as etapas necessárias para a automação de tarefas, é preciso identificar todas as ações que devem ser executadas para concluir a tarefa, descrevê-las em detalhes e organizá-las em uma sequência lógica que possa ser programada em um fluxo de trabalho ou script de automação. As etapas devem incluir todas as decisões e ações necessárias para completar a tarefa, desde o início até o fim, e devem ser testadas para garantir que a automação funcione corretamente.

Existem diferentes ferramentas que ajudam a dividir um projeto em tarefas para criar seu cronograma de projetos.

monday.com oferece modelos customizáveis com os quais você pode dividir seus projetos em componentes menores e mais gerenciáveis, e então programar e alocar todos os recursos necessários.

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3. Executar a programação dessas etapas

Para executar a programação da automatização de tarefas, é preciso definir as etapas e entradas necessárias, configurar as opções de execução, testar a automação, programá-la para ser executada e monitorá-la para garantir que funcione corretamente, fazendo ajustes e atualizações conforme necessário.

Crie um cronograma para a implantação das soluções selecionadas na etapa anterior. Não esqueça de considerar tempo hábil para o treinamento dos funcionários que vão operar os novos sistemas. Esse é um excelente momento para buscar o feedback de sua equipe visando melhorar ainda mais a automatização de seu negócio e também para mostrar que esse processo visa otimizar o trabalho de todos.

4. Definir os recursos que serão necessários

Uma análise completa dos processos da empresa facilita a identificação das melhores soluções disponíveis para sua necessidade específica. Cada negócio tem um fluxo de trabalho distinto, por isso, muitas vezes é preciso pesquisar muito bem qual é a melhor ferramenta disponível.

Tenha em mente que o mercado de soluções empresariais é vasto e, com certeza, você encontrará uma ferramenta que cabe no orçamento de sua companhia, atendendo a todas as necessidades identificadas.

5. Empregar um programa para automatizar

Ao empregar um software de automatização, é preciso redefinir o fluxo de tarefas da empresa. Com auxílio de seu departamento de Tecnologia da Informação, configure a ferramenta escolhida para suprir suas necessidades de automação, realocando os colaboradores para executar as tarefas de maior complexidade.

É importante frisar, que, apesar simplificar processos, a automatização pode requerer manutenções constantes. Assim, a menos que sua empresa conte com profissionais capazes de configurar e manter as ferramentas escolhidas de forma adequada, é altamente recomendado adquirir uma solução do tipo SaaS (software as a service).

Manter um departamento de tecnologia da informação pode ser custoso, especialmente para empresas de menor porte, por isso caso não haja possibilidade de uma solução SaaS, é possível utilizar serviços terceirizados de TI.

6. Estabelecer indicadores e realizar o acompanhamento

Para estabelecer indicadores e realizar o acompanhamento de tarefas automatizadas, é necessário seguir alguns passos:

  • Defina os indicadores-chave de desempenho (KPIs): Identifique os principais indicadores que ajudarão a avaliar o desempenho do processo automatizado. Os KPIs devem estar alinhados com os objetivos estratégicos da empresa.
    • Defina as metas dos KPIs: Estabeleça metas específicas para cada KPI, com base em dados históricos ou padrões de desempenho do setor.
      • Configure a ferramenta de automação: Configure a ferramenta para coletar os dados dos KPIs e realizar o acompanhamento das tarefas automatizadas.
        • Realize o acompanhamento contínuo: Acompanhe regularmente o desempenho dos KPIs e o progresso das tarefas automatizadas, e faça ajustes se necessário.

Os indicadores são necessários para acompanhar o sucesso de sua automatização. Eles serão o guia para implementar possíveis ajustes nos processos e ajudar na identificação de mais tarefas a serem automatizadas, o que, a longo prazo, traz mais eficiência e integração entre os setores da empresa. Defina-os de acordo com necessidade e, durante sua análise, pense se é possível incrementar ainda mais sua estratégia de automação.

Breve resumo da automação de tarefas repetitivas…

Automatizar tarefas é uma etapa importante da Gestão de Processos de Negócios (BPM) que tem como objetivo identificar aquelas tarefas que podem ser realizadas por softwares ou aplicativos para aumentar a eficiência e o controle dos processos empresariais.

Para automatizar tarefas repetitivas, é necessário identificar quais trabalhos podem ser substituídos por processos automatizados, classificá-los, criar uma estratégia, escolher o software correto e implementá-lo. Trata-se de uma maneira eficiente de aumentar a produtividade e reduzir custos em uma empresa, e o sucesso dessa implementação está na escolha das melhores soluções e no treinamento e na conscientização dos funcionários envolvidos no processo.

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