Entre as práticas recomendadas e o software, como você pode otimizar o gerenciamento de ativos de TI?

À primeira vista, o gerenciamento de ativos de TI pode parecer uma formalidade operacional, mas, na realidade, os riscos são muito maiores.

Entre a redução de custos e o aumento da produtividade, a administração e a manutenção otimizadas dos recursos de TI tornaram-se verdadeiros impulsionadores de desempenho para as empresas.

Mas elas ainda precisam aplicar as práticas recomendadas, de acordo com os padrões reconhecidos ( especialmente os padrões ITIL ), as novas práticas de trabalho e os desenvolvimentos tecnológicos.

Como você pode gerenciar melhor sua infraestrutura de TI, especialmente se não usar uma empresa de serviços gerenciados? Qual é o melhor software de gerenciamento de TI para sua empresa?

Todas as respostas a essas perguntas podem ser encontradas neste artigo 👀.

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O que é gerenciamento de ativos de TI?

Um patrimônio de TI é composto por todos os recursos de hardware e software usados em uma organização (estações de trabalho de computador, servidores, software, impressoras, NAS etc.).

Todos esses recursos precisam ser rigorosamente administrados e supervisionados pelo Departamento de Sistemas de Informação, ou ISD. O objetivo? Adotar as orientações estratégicas corretas por meio do gerenciamento otimizado das várias atividades associadas ao patrimônio de TI, incluindo

• aquisição e renovação de todos os recursos de hardware e software
• manutenção de TI, tanto preventiva quanto corretiva;
• gerenciamento dos vários prestadores de serviços envolvidos na organização e manutenção do patrimônio de TI;
• implantação e manutenção de sistemas para garantir a segurança de hardware e software;
• a introdução de boas práticas de TI entre os vários participantes da empresa;
• gerenciamento estratégico do orçamento de TI, etc.

Qual é a importância do gerenciamento otimizado de ativos de TI?

O principal benefício do gerenciamento aprimorado dos sistemas de TI está no aumento do desempenho geral e da lucratividade da empresa. Isso é possível, entre outras coisas, por meio de

• melhor controle de custos
• equipamentos mais duradouros
• melhor antecipação de falhas
• maior capacidade de resposta a incidentes de TI;
• economia de tempo (as equipes podem se concentrar mais em tarefas de maior valor agregado);
• melhor compreensão das ferramentas de TI por todos na empresa.

☝️ Mas para aproveitar os benefícios acima, é necessário observar algumas práticas recomendadas, que descreveremos em detalhes a seguir.

7 práticas recomendadas de gerenciamento de ativos de TI

#1 - Configure e monitore um inventário de seus recursos

Para gerenciar adequadamente seus recursos de hardware e software, você precisa começar elaborando e, em seguida, monitorando rigorosamente um inventário.

Recomendamos que você configure um CMDB, ou Configuration Management Data Base (banco de dados de gerenciamento de configuração). Esse banco de dados contém todos os dados relacionados ao seu patrimônio de TI, bem como uma descrição das relações entre os vários ativos que o compõem.

A configuração desse processo oferece uma visão precisa da composição da sua infraestrutura. Isso facilita a :

• Fazer melhorias e avaliar os benefícios;
• Identificar equipamentos obsoletos ou não utilizados;
• medir o impacto das falhas.

Essa prática é um dos fundamentos dos padrões da ITIL (Biblioteca de Infraestrutura de Tecnologia da Informação).

#2 Padronize os diferentes trabalhos

Defina perfis de estação de trabalho adaptados a todos os membros da empresa, ou seja, configurações padrão de hardware e software, dependendo do negócio e/ou do departamento (marketing, RH, atendimento ao cliente, vendas etc.).

Essa prática permite

• economizar tempo, especialmente quando um novo funcionário chega e é alocado em um trabalho que corresponde perfeitamente às suas necessidades;
• colocar todos na empresa em pé de igualdade quando se trata de equipamentos de TI e software;
• otimizar os custos, evitando fornecer a determinados funcionários licenças ou equipamentos que eles não usarão.

Essa padronização deve, é claro, levar em conta as características específicas de cada empresa, por isso é tão importante comunicar-se bem com os usuários com antecedência.

#3 Automatize os processos de TI o máximo possível

Em teoria, praticamente todos os processos de TI podem ser automatizados, desde a atualização de software até o desligamento de estações de trabalho e a inicialização de servidores.

Essa automação, possibilitada pelo uso de software específico, tem uma dupla vantagem:

• economiza um tempo valioso, permitindo que você concentre sua energia e a de suas equipes em projetos importantes;
• reduz o risco de descuidos ou erros.

#4 Favorecer o software no modo SaaS

O uso de software no modo SaaS, hospedado externamente, alivia o departamento de TI das restrições associadas à sua manutenção e atualização.

Além disso, a hospedagem externa de dados libera espaço em seus servidores.

#5 Opte pela virtualização

A virtualização envolve a execução de diferentes sistemas de TI na mesma infraestrutura.

Esse processo gera economias de custo significativas para a empresa, devido a :

• menos servidores ;
• economia de energia;
• um plano acelerado de recuperação de desastres.

#6 Conscientizar e educar os usuários

Aplicativos instalados sem controle ou aprovação do departamento de TI? Funcionários que usam seus próprios equipamentos (BYOD, ou Bring your Own Device)?

Embora essas práticas possam ser tentadoras, até mesmo para a empresa, que, às vezes, as vê como uma forma de economizar dinheiro e aumentar a produtividade, tome cuidado com os problemas de perda de dados e segurança.

Por isso, é importante educar os usuários sobre esses usos e, é claro, reforçar as medidas de segurança associadas.

#7 Integre o gerenciamento remoto de ativos de TI

Graças ao uso de determinados softwares, é possível gerenciar seus ativos de TI remotamente. Isso geralmente é recomendado por vários motivos:

• é mais fácil administrar e manter recursos para empresas que
• estão espalhadas por vários locais
• com um alto nível de teletrabalho;
• as várias intervenções ou implantações não precisam interromper o trabalho dos funcionários.

8 pacotes de software para gerenciar seu patrimônio de TI

Como você pode ver, entre automatizar processos, configurar um CMDB e gerenciar seu patrimônio de TI remotamente, é necessário usar um ou mais pacotes de software.

Aqui está uma seleção de soluções de gerenciamento de ativos de TI ou de gerenciamento de serviços de TI (ITSM) que atendem às necessidades dos departamentos de TI em termos de otimização dos recursos de hardware e software.

Suíte Asset View

A Clarilog utilizou as recomendações da ITIL para desenvolver o Asset View Suite, uma solução de gerenciamento de infraestrutura de TI.

Gerenciamento de equipamentos de TI, gerenciamento de licenças, auditoria... as diversas funcionalidades do Asset View Suite permitem racionalizar os custos associados aos seus ativos de TI e melhorar a experiência de todos os usuários.

Além disso, graças a uma interface intuitiva, você obtém uma visão geral que facilita a exploração de suas configurações de hardware e software.

Asset View Suite

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Gestão de Ativos Integrada e Eficiente

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Freshservice

O Freshservice usa inteligência artificial e aprendizado de máquina para gerenciar incidentes de TI, desviar solicitações repetitivas de forma automatizada e aliviar a carga de trabalho de seus agentes de TI.

O software também se baseia na estrutura ITIL para melhorar o gerenciamento e a produtividade dos serviços de TI, acelerar os tempos de resolução e melhorar o acesso aos sistemas.

Além disso, seu mercado de aplicativos rico e seguro proporciona uma experiência centralizada entre diferentes produtos e uma governança mais fácil.

Freshservice

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Gestão de serviços de TI eficiente para empresas

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GLPI

Com base em uma lógica de melhoria contínua, o GLPI é um ITSM de código aberto que está em constante evolução graças a várias contribuições e relatórios de bugs dos usuários.

Em termos de funcionalidades, essa solução suporta, entre outras coisas, o inventário e a visualização do histórico de modificações de todos os hardwares e softwares ativos de sua organização.

Ela também tem um módulo de suporte compatível com os padrões ITIL V2, especialmente para o gerenciamento de incidentes.

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Gestão de Ativos e Serviços de TI Completa em ITSM

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Hector

O Hector é um pacote de software de gerenciamento de inventário de hardware completo que permite processar empréstimos de hardware para a sua equipe, manutenção periódica, monitoramento do nível de estoque e renovação da frota em uma única plataforma.

Você pode monitorar todos os seus ativos de TI em tempo real: empréstimos de equipamentos, perdas, quebras, depreciação e requisitos de manutenção. Você também pode gerenciar licenças de software, garantias e números de série, tudo de forma intuitiva.

E mais? Em caso de quebra de hardware, sua equipe pode inserir uma nota no software com o clique de um botão para planejar reparos ou substituição.

Landesk Service Desk

O Landesk Service Desk é uma ferramenta de ITSM recomendada para otimizar e proteger seus ativos de TI.

Ao automatizar os fluxos de trabalho, todas as equipes se tornam mais eficientes e os custos associados a tarefas redundantes são reduzidos.

Além disso, o CMDB e os painéis e relatórios oferecidos pelo software proporcionam visibilidade em tempo real do desempenho de seu sistema. Assim, você pode agir mais rapidamente em caso de falha ou necessidade de melhoria.

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Gestão Eficiente de Suporte ao Cliente de TI

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ManageEngine ServiceDesk Plus

Para facilitar a vida dos administradores de rede, CIOs e gerentes de TI, a plataforma ManageEngine ServiceDesk Plus centraliza o gerenciamento dos serviços corporativos.

Ela oferece quatro módulos de ITSM prontos para uso e certificados pela ITIL 4 para gerenciar incidentes, problemas, alterações e ativos de TI em conformidade com os padrões do setor.

Em um ambiente de desenvolvimento integrado, você pode criar e parametrizar fluxos de trabalho visuais avançados para estabelecer procedimentos operacionais padrão para diferentes funções de negócios.

ManageEngine Servicedesk Plus

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Software ITSM integral para empresas de todos os tamanhos

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NinjaOne

O NinjaOne é um pacote de software abrangente para gerenciar e proteger os ativos de TI, permitindo monitorar remotamente todo o seu sistema (estações de trabalho, computadores, infraestrutura de nuvem, dispositivos de rede etc.) por meio de uma interface única e altamente intuitiva.

Dessa forma, o NinjaOne o ajuda a garantir o desempenho e a segurança de todo o seu sistema, mesmo que você tenha vários locais. Essa abordagem centralizada, juntamente com as muitas funções e alertas automatizados disponíveis na ferramenta, economiza seu precioso tempo.

Você também pode aproveitar o modo de manutenção para desativar alarmes e ações em ativos que estejam passando por manutenção ativa.

Inventário do OCS

A solução OCS Inventory é essencialmente focada no gerenciamento do inventário de seus ativos de TI.

Com o OCS Inventory, você pode facilmente iniciar inventários de hardware e software. Em seguida, use uma interface da Web para obter uma visão geral dos resultados.

Você também pode aproveitar uma função de implementação remota para implementar e instalar pacotes de software em computadores remotos.

OCS Inventory

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Gestão Eficiente de Inventário de TI para Empresas

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Quais critérios você deve usar ao escolher seu software de gerenciamento de ativos de TI?

Com tantas ofertas, escolher um software de gerenciamento de ativos de TI não é uma tarefa fácil!

Vários critérios precisam ser levados em conta para garantir que você faça a escolha certa.

Funções de gerenciamento de ativos

Para começar, verifique se a solução oferece uma visão geral completa do equipamento de TI, monitorando vários elementos:

• seu status
• sua localização;
• seu histórico.

O monitoramento detalhado das licenças de software e da manutenção também é fundamental.

A interface do usuário

Se o software for muito complexo, ele corre o risco de se transformar em uma fábrica de gás para os usuários, que levarão mais tempo para explorar todo o seu potencial.

Portanto, opte por uma interface clara, ergonômica e fácil de usar.

Segurança e conformidade

A proteção de dados não é motivo de piada!

Portanto, certifique-se de que sua solução esteja em conformidade com os mais recentes padrões de segurança. Obviamente, alguns pré-requisitos continuam sendo essenciais, como a criptografia de dados e o gerenciamento de acesso.

Não se esqueça de verificar se ela está em conformidade com as normas em vigor, especialmente aquelas relacionadas à proteção de dados pessoais.

Escalabilidade

Na maioria das situações, uma empresa está fadada a crescer: sua ferramenta de gerenciamento de ativos de TI precisa ser capaz de acompanhar esse ritmo.

Verifique, entre outras coisas, se o seu sistema é capaz de se adaptar a um aumento no número de dispositivos e à adição de novas funções. Tudo isso sem custo adicional.

Suporte e atualização

Um bom software de gerenciamento de ativos de TI deve ser acompanhado por um suporte técnico ágil. Ao mesmo tempo, você deve optar por uma plataforma que ofereça atualizações regulares e fáceis de implementar.

Esses dois critérios garantirão que todos os erros sejam corrigidos rapidamente.

Custo total de propriedade (TCO)

Por fim, não se esqueça do preço.

Considere o custo inicial, mas também as despesas recorrentes (manutenção, licenças, atualizações etc.) inerentes ao software que você está prestes a adquirir. Afinal de contas, um preço baixo às vezes esconde custos ocultos de longo prazo!

E quanto à terceirização do gerenciamento de ativos de TI?

Apesar do número e do poder dos pacotes de software disponíveis no mercado, a terceirização do gerenciamento de ativos de TI é uma escolha óbvia para muitas empresas, especialmente aquelas que não dispõem de recursos internos competentes.

A terceirização é ideal para você? Veja a seguir outros benefícios que podem ser obtidos com esse modo de operação:

• você trabalha com especialistas que estão atualizados com as últimas tecnologias e tendências do setor;
• você se beneficia de uma solução escalonável, pois o provedor de serviços pode ajustar seus serviços de de acordo com o seu crescimento;
• Você economiza em custos de infraestrutura, treinamento contínuo e recrutamento;
• você se beneficia de um suporte que geralmente está disponível 7/7, reduzindo o risco de interrupção do serviço;
• você permanece proativo se a empresa de terceirização que você usa puder prever e resolver problemas antes que eles afetem seus negócios.

Portanto, a terceirização promete um gerenciamento otimizado e seguro do seu equipamento, liberando a sua equipe de TI para se concentrar no seu negócio principal. É uma solução que você deve considerar seriamente, dependendo da sua situação!

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O que devemos lembrar sobre o gerenciamento de ativos de TI?

Entre novas práticas de trabalho, questões de competitividade e produtividade e problemas relacionados à segurança de dados, o gerenciamento ideal de ativos de TI tornou-se um imperativo para a empresa moderna.

É um trabalho que exige ação preventiva e supervisão rigorosa de todas as suas infraestruturas, bem como o desenvolvimento constante de suas práticas para garantir o desempenho em todos os momentos.

Mas se você não usar uma empresa de serviços gerenciados, a eficiência de seus processos de TI só poderá ser garantida pelo uso de um software perfeitamente adaptado às suas necessidades e à complexidade de suas infraestruturas.