7 etapas para fazer um plano de ação infalível [modelo pronto para download]

Um plano de ação consiste em uma série de etapas estabelecidas para solucionar problemas, otimizar processos em um determinado período ou atingir resultados dentro da estrutura do planejamento estratégico de projetos.

Trata-se de um conteúdo estruturado com base em data sobre as condições atuais da empresa, seus objetivos comerciais e as etapas necessárias para alcançar o sucesso.

Neste artigo, você vai conhecer um modelo de plano de ação, mas antes vai saber o que é esse plano e a sua importância, além de aprender como elaborá-lo de forma infalível. Também apresentaremos algumas ferramentas e metodologias que vão ajudar a desenvolver seu próprio plano. Continue a leitura!

Considerado uma importante e singular ferramenta de gestão, o plano de ação é utilizado para identificar etapas necessárias para o funcionamento de uma empresa, colocando-as em prática e monitorando o seu desenvolvimento.

Ele prevê, organiza e controla ações, tarefas e etapas para alcançar resultados esperados ou para solucionar problemas.

Também conhecido como plano de trabalho ou plano de atividade, essa ferramenta é simples e eficiente na iniciativa das empresas de organizar e controlar ações e tarefas, pois conta com a descrição das etapas e da maneira como elas devem ser executadas.

Ele pode, ainda, se utilizar de metodologias com foco em resultado, com o intuito de atingir um ou mais objetivos distintos.

O plano de ação é um guia com etapas bem definidas para a execução de tarefas e processos.

Como tal, ele direciona os funcionários a seguirem sempre o melhor caminho em busca de um resultado ou da resolução de um problema específico, criando um fluxo de trabalho que facilita o acompanhamento de uma pessoa, um setor ou de toda companhia.

Em sua elaboração e apresentação, o documento prevê formas de identificar problemas, quando agir e as melhores soluções. A partir disso, é possível:

• conduzir mudanças necessárias para reverter quadros negativos,
• melhorar a tomada de decisões econômicas.

Conhecer as potencialidades de um plano de ação possibilita o seu uso para garantir a melhoria constante e a excelência no desenvolvimento do trabalho, assim como o melhor uso do tempo para a execução de tarefas.

Para desenvolver um bom plano, é necessário atenção aos seguintes fatores-chave:

• Estabelecimento dos objetivos a atingir;
• definição das tarefas;
• determinação dos prazos;
• registro do plano de ação;
• monitoramento do projeto;
• encerramento.

Agora, vamos apresentar cada uma das etapas e mostrar sua importância no processo de elaboração do plano.

A primeira etapa consiste em definir o objetivo do plano de ação, pois isso possibilita o desenvolvimento das etapas seguintes e garante o sucesso do plano após a implementação.

Nesse momento, é importante ter certeza de seus objetivos; por essa razão, analise bem a situação e identifique as oportunidades que lhe são disponíveis. Também é necessário se certificar de que esses objetivos sejam claros e atingíveis, como veremos com mais detalhes.

Para definir metas em um plano de ação, é importante seguir alguns passos:

1. Identifique o objetivo geral da empresa: Para definir metas específicas, é importante primeiro ter uma compreensão clara do objetivo geral da empresa.
2. Analise os desafios e oportunidades: Identifique os desafios e oportunidades que a empresa enfrenta, e como eles podem ser abordados para alcançar o objetivo geral.
3. Estabeleça prioridades: Priorize as metas de acordo com sua importância e impacto no objetivo geral da empresa.
4. Atribua responsabilidades: Atribua responsabilidades claras para cada meta e identifique quem será responsável por alcançá-las.
5. Estabeleça medidas de desempenho: Estabeleça medidas de desempenho para cada meta, para que seja possível avaliar o progresso e fazer ajustes se necessário.

6. Ao definir metas em um plano de ação, é importante ter uma visão clara do objetivo geral da empresa e trabalhar de forma estruturada para alcançá-lo. Priorização, atribuição de responsabilidades e medidas de desempenho são fundamentais para o sucesso do plano de ação.

Após definirmos o objetivo, é hora de identificar as ações necessárias para alcançá-lo, que devem ser listadas de maneira linear, como itens de ação.

Cada um desses itens deve ser definido claramente e ser atingível. Assim, em caso de tarefas mais complexas, divida-as em múltiplos itens, que sejam mais fáceis de executar e gerenciar. Para elucidar mais os termos usados, podemos conceituar os itens como:

• ação: trabalho realizado por um funcionário com base no plano de ações;
• atividade: conjunto de tarefas de comum objetivo — corresponde a “como” e “onde” o trabalho é desenvolvido durante o processo;
• tarefa: trabalho de menor complexidade em relação às atividades;
• item de ação: descrição breve sobre ação ou tarefa necessária para execução de um objetivo.

Chegou o momento de organizar e priorizar as ações a serem executadas para alcançar seu objetivo. Além de ter atenção aos prazos, é importante definir o período adequado para a realização de cada tarefa. Sabemos, mas não custa lembrar, que prazos irreais dificilmente são cumpridos.

Outro ponto de atenção está na organização dos itens de ação, pois pode existir a dependência entre múltiplos itens, exigindo mais cuidado para determinar a sequência na qual eles serão executados. Isso otimiza o fluxo, removendo obstáculos que poderiam impedir o prosseguimento de itens mais importantes do projeto.

Um bom planejamento de prazo é essencial para sua equipe. Por isso, tenha certeza de classificar corretamente os itens de ação conforme sua prioridade e ordem de execução.

Com informações tão importantes já definidas, é hora de registrar o plano de ação, sendo necessários os seguintes dados:

• recursos necessários: estipular quais insumos são necessários para atingir o objetivo;
• delegação de tarefas: selecionar os responsáveis pelas etapas das tarefas, optando sempre em um time composto por profissionais experientes dando suporte ao restante do time;
• determinação de metas: definir as metas específicas, mensuráveis e realistas;
• definição de marcos: identificar os pontos específicos indicativos de que metas importantes foram atingidas ou de que uma nova meta relevante se inicia;
• elaboração de um cronograma: estipular um documento que dê conta de todas as informações relevantes, como item, ação, recursos necessários, responsável pela execução, início/término, meta e status.

No desenvolvimento do projeto, é preciso atenção aos itens de ação definidos na elaboração do plano de ação; assim, verifique se eles estão sendo cumpridos nos prazos estabelecidos. Também é fundamental identificar os pontos de melhoria e, caso necessário, elaborar planos de contingência para mitigar riscos que possam surgir. Para garantir a eficácia do plano de ação, não hesite em alterar alguma etapa em caso de problemas.

Além de prover uma visão geral do projeto, a produção de relatórios semanais de monitoramento pode engajar a equipe, que consegue visualizar a evolução do trabalho e os pontos a serem melhorados. Tais relatórios devem ser analisados para aprimorar o projeto e garantir as entregas em tempo hábil e, para tanto, é fundamental desenvolver estratégias de monitoramento e definir um cronograma para medir o desempenho.

O encerramento é o momento de analisar a eficácia do plano de ação e de entender como desenvolver melhor os objetivos futuros. É importante fazer uma análise crítica de todo o processo para, com sua equipe, identificar os erros e os acertos passados, tanto para desenvolver habilidades importantes nos colaboradores como para nortear novos projetos no futuro.

O plano de ação empresarial determina as etapas que devem ser seguidas para alcançar determinados objetivos. Ele é criado na fundação da empresa e serve de guia para definir as ações necessárias durante determinado período. Depois disso, ele pode — e deve — ser revisitado conforme as metas vão sendo alcançadas ou alteradas.

Planos de ação empresariais podem ter objetivos diversos e, embora tenham uma estrutura definida, devem ser moldados pelas necessidades de cada negócio. Assim, é impossível definir um plano genérico como o correto, aquele a ser seguido. Cada planejamento depende de objetivos específicos e do perfil da equipe responsável pela execução.

Destacamos agora um exemplo específico, o plano de ação para gerenciamento de projetos. Esse documento será utilizado para implantar, gerenciar e monitorar os resultados de um projeto e deve conter pelo menos as seguintes informações:

• tarefa;
• responsável;
• prazos;
• meta;
• status de execução.

Cada projeto tem suas especificações, portanto utilize mais itens caso haja necessidade. Quanto mais descritivo for o documento, melhor será seu aproveitamento por parte dos colaboradores.

O uso de um modelo de plano pode facilitar o início do projeto.

Faça o download gratuito de um modelo de ação pronto para imprimir e garanta a organização de seu trabalho. Basta preencher os espaços em branco com as informações de seu projeto:

Com tantos detalhes, a criação do plano de ação pode parecer intimidadora, mas existem metodologias e ferramentas que facilitam esse trabalho. Conheça algumas.

O modelo 5W2H consiste em 7 perguntas para guiar seu plano de ação:

• What (o quê?): define as etapas para atingir o resultado;
• Why (por quê?): determina a necessidade das atividades para cumprir o plano;
• Where (onde?): especifica o local da realização das tarefas;
• When (quando?): estipula o período de execução;
• Who (quem?): mostra a quem foram delegadas as tarefas;
• How (como?): define os métodos a serem utilizados;
• How much (quanto?): estima o valor investido para o sucesso do plano.

Esse modelo foi criado por profissionais da indústria automobilística japonesa para ser utilizado com o PDCA, principalmente na fase de planejamento, permitindo o mapeamento de atividades, com extrema clareza.

Considerado um método interativo, o PDCA (sigla para Plan, Do, Check e Act) visa manter o controle e melhorar a qualidade das ações. O nome resume as ações previstas na metodologia:

• Plan (planejar): definição das ações necessárias para o plano;
• Do (fazer): execução das ações previamente definidas;
• Check (verificar): análise do trabalho realizado até então;
• Act (agir): momento de corrigir erros e promover ações.

Desenvolvido na década de 1960 pelo engenheiro Kaoru Ishikawa, o Diagrama de Ishikawa é utilizado para identificar falhas e gerar soluções nos processos.

Seu formato visual diferente, conhecido como “Diagrama Espinha de Peixe”, evidencia os erros no processo: ao listar os fatores que resultam em um efeito, os pontos de melhoria ficam nítidos. Em tese, essa metodologia também pode ser aplicada aos fatores de sucesso de uma empresa, a fim de identificar diferenciais competitivos.

Essa metodologia tem como função criar objetivos alcançáveis. Cada letra corresponde a uma característica:

• S (specific): específico;
• M (measurable): mensurável;
• A (achievable): realizável;
• R (realistic): realista;
• T (timely): oportuno.

A metodologia SMART está em constante desenvolvimento, tendo como variações: SMARRT, com o novo R indicando “relevance” (relevância), e SMARTER, com acréscimo de E “evaluated” (avaliado) e R “reviewed” (revisado).

Existem muitas opções de softwares para criação e monitoramento do plano de ação, com diferentes interfaces, utilidades, planos e preços.

Este é o caso da monday.com, um sistema operativo com uma interface intuitiva e simples, mas capaz de gerenciar fluxos de trabalho complexos. Adaptável a vários usos e setores, a plataforma da monday.com possui mais de 15 visualizações exclusivas para ajudá-lo a passar de uma ideia à sua execução mais rapidamente.

• O plano de ação é um documento que estabelece uma série de etapas para solucionar problemas, otimizar processos ou atingir resultados em determinado período.
• Ferramenta simples e eficiente para organizar e controlar ações e tarefas, ele direciona a equipe no melhor caminho em busca de um resultado ou da resolução de um problema, criando um fluxo de trabalho que facilita o acompanhamento de um setor ou de toda a empresa.
• A elaboração do plano prevê formas de identificar problemas, quando agir e as melhores soluções, possibilitando a condução de mudanças necessárias para reverter quadros negativos e melhorar as decisões econômicas.
• Agora que você já tem um modelo de plano de ação e sabe mais sobre o assunto, deixe seu comentário com suas dúvidas ou sugestões!