O sucesso da empresa começa pelo gerenciamento de tarefas!

O gerenciamento de tarefas é essencial no dia a dia de uma empresa para organizar, priorizar e delegar demandas de maneira rápida e eficiente.

Seja uma equipe pequena ou grande, trabalhando em presencial ou remoto, você precisa garantir a produtividade do time para melhorar os seus resultados. E é para isso que existe a gestão de tarefas.

Hoje, você vai dominar o gerenciamento de tarefas, aprendendo o passo a passo para desenvolvê-lo e os melhores softwares disponíveis para automatizar o processo.

Gerenciamento de tarefas é o processo de planejar, organizar e executar atividades para atingir um objetivo específico. Essa prática é fundamental para garantir que todas as tarefas sejam realizadas dentro do prazo e do orçamento, evitando atrasos, desperdício de recursos ou improdutividade.

O objetivo do gerenciamento de tarefas é aumentar a eficiência na execução de demandas. Com ele, cada colaborador pode:

• Mapear as tarefas a serem realizadas
• Estabelecer a ordem de prioridade entre elas
• Definir prazos e orçamentos
• Identificar possíveis problemas e buscar soluções rápidas

De maneira resumida, podemos dizer que a função central da gestão de tarefas é dar controle ao gestor, para que ele alcance as metas e objetivos com maior facilidade, de maneira ágil.

São vários pontos importantes ligados ao gerenciamento de tarefas que podem impactar positivamente um projeto. Vamos focar em três deles: a transparência, a sobrecarga e a autonomia.

• Transparência: quando todas as tarefas são registradas e atribuídas a membros específicos da equipe, todos têm acesso às informações relevantes e compreendem os objetivos globais da área para a qual trabalham.
  • Sobrecarga: com a gestão de atividades, você compreende a complexidade das demandas em andamento, o tempo necessário para realizar cada processo e identifica oportunidades de ajustes para melhorar o fluxo de entrega.
    
  • Autonomia: quando os funcionários sabem o que, como e quando realizar uma tarefa, eles produzem de forma independente e autónoma.

Com uma equipe alinhada, produtiva e autônoma, o líder consegue voltar sua atenção para a estratégia, focando no que importa.

Existem várias etapas no gerenciamento de tarefas. E aqui vamos enumerar cada uma. Mas, lembre-se de que você pode adicionar etapas que se apliquem especificamente ao seu negócio ou necessidade.

A primeira etapa é identificar todas as tarefas necessárias para a conclusão do projeto ou atividade. Isso pode incluir a elaboração de uma lista de tarefas e a definição de metas específicas para cada uma delas. Nessa hora, vale a pena se lembrar da metodologia SMART.

Depois de identificar as tarefas, é necessário ranqueá-las para descobrir quais são as prioridades. Faça esse processo pensando na importância e na urgência de cada atividade.

Algumas tarefas são mais complexas do que outras. Quando se deparar com um elas, é preciso primeiro analisá-la como um todo, para compreender o que deve ser feito. Depois, analise se é possível dividí-las em uma lista de pequenas tarefas a serem realizadas.

Depois de compreender o que precisa ser feito, é hora de pensar em quando – ou seja, nos prazos. O ideal é que, tendo em vista suas prioridades e o grau de dificuldade de cada tarefa, você consiga definir datas de entrega realistas para cada atividade ser concluída.

Também é necessário pensar nos recursos necessários. Faça uma lista com o orçamento, trabalhos que devem ser terceirizados e qualquer ferramenta necessária para concluir cada etapa.

A atribuição de tarefas é mais um ponto essencial no gerenciamento de tarefas. Cada atividade deve ter uma pessoa responsável. Isso ajuda a garantir que elas sejam concluídas de forma eficiente e evita que duas pessoas trabalhem na mesma demanda.

A penúltima etapa para uma gestão de tarefas eficiente é o acompanhamento. É preciso garantir que tudo esteja caminhando bem, e que as atividades estejam sendo concluídas dentro do prazo esperado, com a devida qualidade. Além disso, ao acompanhar de perto o desenvolvimento, você conseguirá identificar obstáculos e contorná-los de forma rápida.

Com o plano em ação, é importante reservar um tempo para avaliar a sua eficiência e as oportunidades de melhoria. Adaptação é a palavra de ordem para conseguir se organizar de maneira adequada, considerando as suas necessidades como líder, as da sua equipe e as do negócio.

Tendo estas etapas como base, é possível desenvolver um plano de gestão de tarefas bem estruturado.

Você com certeza já viu um anúncio da Asana, Artia ou Monday internet afora. Estes são alguns dos vários softwares de gestão de tarefas disponíveis no mercado. O objetivo é facilitar o seu trabalho e automatizar os processos desenvolvidos por você na etapa anterior.

E agora, depois de entender tudo sobre o gerenciamento de tarefas, compreender suas etapas e a sua importância para o aumento da produtividade, é hora de falar sobre como escolher um dos sistemas. Afinal, com tantos no mercado, quais os critérios devo estabelecer para escolher o software ideal para a gestão de tarefas?

🚨 Alerta de spoiler: não existe uma resposta certa para esta pergunta. Cada plataforma oferece benefícios diferentes que vão ser úteis ou não na sua rotina. Mas existe sim uma maneira eficiente de escolher: observando os critérios mais importantes para você.

Aqui vão algumas perguntas a se fazer quando se está buscando por um bom gerenciador de tarefas:

• Tenho orçamento para a ferramenta ou preciso de um gestor de tarefas ofereça uma versão gratuita ?
• Quantas pessoas do meu time precisam acessar a ferramenta?
• Preciso gerenciar um projeto por vez ou coordenar vários simultaneamente?
• Quero um software automatizado ou prefiro a liberdade de construir em uma página em branco?

Anote suas respostas, elenque as necessidades e suas possibilidades. Com a lista em mãos, é hora de analisar a nossa seleção das 7 melhores ferramentas de gerenciamento de tarefas. ⬇️

Todo o processo descrito acima pode ser simplificado com o uso da ferramenta certa. Abaixo, você encontra uma seleção completa com 7 softwares de gerenciamento de tarefas com recursos distintos. Vale a pena experimentar cada uma delas e ver qual se adequa melhor à sua necessidade.

Artia é um software de gerenciamento de projetos e tarefas que permite que equipes criem, gerenciem e acompanhem projetos e prazos de maneira eficiente.

Intuitivo e moderno, o software possibilita a personalização de vários campos e tipos de atividades, espaço para comentários, trocas entre os participantes da equipe e funções como pausa de demandas. Ele oferece também relatórios de desempenho do projeto e tem como foco os usuários do Brasil e de Portugal.

Umas das grandes vantagens de plataformas como esta é poder compreender o todo de maneira simples e visual. Em uma visita à página principal você percebe os projetos em andamento, identifica tarefas em atraso, vê os comentários pendentes e percebe o que precisa de atenção.

Principais vantagens do Artia

• Fácil de usar
• Oferece diferentes possibilidades de personalização
• Oferece relatórios de desempenho do projeto
• Permite a comunicação entre equipes por meio de comentários
• Utiliza o sistema de cartões de tarefa

O Asana é um gerenciador de tarefas que segue o mesmo sistema do Artia em relação aos cartões de tarefas. No entanto, ele pode ser mais completo por oferecer funções como landing pages de projetos e demais itens já disponíveis visualmente na página inicial do projeto ou equipe. Nele, é possível dividir demandas em categoria, apontar os responsáveis, acompanhar a evolução de tarefas e até acrescentar imagens nos cartões de cada atividade.

Além de simples de usar, a plataforma auxilia no gerenciamento de projetos complexos e é uma ótima ferramenta para trabalho em equipe. Com o software você também pode estabelecer regras para as tarefas e possui mais autonomia para criar um sistema de gestão de atividades com a sua cara.

• Maneiras diferentes de visualizar tarefas
• Possibilidade de gerenciar projetos, atividades ou até mesmo times diferentes
• Oferece colaboração em tempo real
• Permite o uso de imagens na descrição de tarefas

O monday.com é um sistema operativo que permite o gerenciamento de projetos e tarefas de um jeito um pouco diferente do Asana e do Artia, por exemplo. Ao invés de visualizar cartões, os usuários possuem blocos de tarefas que podem ser mais ou menos complexos. Você pode optar por inserir uma pequena atividade ou pode escolher um grande projeto e depois destrinchá-lo em pequenas tarefas. A escolha é sua.

Fácil de usar e muito intuitivo, ele oferece opções de personalização de espaço, torna o trabalho em equipe mais fácil e é uma opção bem flexível em termos de gerenciadores de tarefas. A plataforma é também extremamente visual e permite que você acompanhe o andamento de cada etapa do projeto.

• Fácil de usar
• Possibilita a personalização de diversos campos
• É bem visual e facilita o processo de dividir tarefas complexas em etapas
• Possibilita controlar o tempo que cada membro utiliza para desempenhar cada tarefa
• Oferece a integração com aplicativos externos

Para os que buscam um gestor de tarefas mais simples, o Evernote é a opção certa. O aplicativo, que também pode ser acessado no computador, permite criar e gerenciar notas, listas de tarefas e arquivos. Ele sincroniza automaticamente os arquivos em todos os seus dispositivos - um grande ponto positivo.

Apesar do aspecto menos elaborado ou mais “limpo”, o Evernote oferece possibilidades práticas como a inserção de arquivos de áudio e imagem. Ele também possui atalhos para a criação de listas de tarefas, projetos pessoais e anotações de reuniões. De maneira geral, apesar de parecer simples, este é um software potente que pode ajudar a melhorar a produtividade.

Principais vantagens do Evernote

• Permite a integração de arquivos de áudio, texto e imagens
• Sincroniza notas em todos os dispositivos
• Oferece uma tela em branco para aqueles que preferem criar a sua própria estrutura
• Possui atalhos práticos para tarefas cotidianas como lista de afazeres

O Todoist vai um pouco na contramão dos demais gerenciadores de tarefas desta lista. Com ele, ao invés de quantos quadros e fichas personalizadas, você tem um espaço em branco que o permite ser prático e direto quanto aos seus objetivos. No entanto, apesar de simples, ele oferece espaços para executar projetos pessoais e profissionais e permite que você use sua imaginação para gerir suas tarefas.

O bom dessa praticidade é que a sua utilização acaba sendo muito intuitiva. Os membros do seu time não terão dúvidas quanto a navegar pelas funcionalidades. Além disso, ele oferece uma grande vantagem: a integração com outras ferramentas. São inúmeros benefícios para aumentar a produtividade da sua equipe.

Principais vantagens do Todoist

• Fácil de usar
• Oferece a integração com outros aplicativos
• Possibilita a criação de um espaço prático
• Permite separar demandas entre pessoal e profissional
• Permite que você trabalhe em diversos projetos simultaneamente

E aqui vai mais um software de gestão de tarefas: o Trello. Você com certeza já ouviu falar dele e dos seus famosos cartões. Na plataforma, você pode apenas arrastar as atividades de uma etapa para a outra, tornando simples e intuitiva a sua utilização. E o melhor é que os quadros podem ser personalizados por cores, categorias e possuem vários campos para que você possa detalhar bem o que é esperado em cada demanda. Você pode adicionar links, comentários, prazos específicos para cada pequena tarefa dentro de um projeto e muito mais. É bem completo.

Assim como alguns dos softwares que mencionamos na nossa lista, ele é bem visual e permite captar rapidamente as demandas em atraso, apontando o que merece atenção.

Principais vantagens do Trello

• Fácil de usar
• Possibilita a personalização de diversos campos
• Oferece a integração com outros aplicativos
• Permite comentários e troca entre os membros da equipe
• Possibilita a divisão de tarefas complexas em pequenas etapas

Chegamos à nossa última ferramenta para gestão de projetos: a Wunderlist. O gerenciador de tarefas do Windows permite a criação e gestão de listas de tarefas pessoais e compartilhadas. E a boa notícia é que a plataforma oferece a sincronização entre dispositivos.

À primeira vista, a plataforma é simples como o Todoist. Mas, contrariando as expectativas, ela oferece um grande número de funcionalidades, como a gestão de múltiplos projetos simultaneamente, atalhos para a criação de listas de afazeres, a possibilidade de integrar arquivos as listas e a de permitir comentários dos membros da sua equipe. Se você busca uma solução prática e intuitiva para iniciar sua gestão de tarefas, este pode ser um bom primeiro passo antes de passar para um software mais elaborado.

Principais vantagens do Wunderlist

• Fácil de usar
• Simples de compartilhar entre equipes
• Oferece a sincronização entre dispositivos
• Permite comentários e a troca entre membros de uma equipe
• Possibilita a inserção de arquivos como imagens e documentos

Para além de compreender a base do processo de gerenciamento de tarefas e ter como apoio uma boa ferramenta, é sempre válido se apoiar numa boa metodologia. Aqui, elencamos três para você:

O Kanban se concentra em visualizar o trabalho e seu processo de fluxo. Neste método de gerenciamento de tarefas, cada uma delas é representada por cartões, que são movidos pelo quadro conforme elas evoluem - esta é a metodologia aplicada no Trello. Esta é uma metodologia visual que ajuda as equipes a compreenderem melhor os processos de uma demanda.

GTD (em tradução livre, fazendo as coisas acontecerem) é uma metodologia baseada em segmentos. Nela, você é incentivado a categorizar as tarefas e colocá-las em listas, como próximas ações ou atividades em pausa, por exemplo. Ela também se baseia na análise constante dos recursos disponíveis e das suas prioridades.

Agile é uma metodologia de gestão de projetos que se concentra na entrega rápida e interativa, significa que ela prevê imprevistos ou desvios no caminho durante a produção de um produto, o desenvolvimento de uma demanda ou a construção de um projeto. A ideia é que você vá etapa por etapa, permitindo melhorias e adaptações no caminho.

Estas são apenas exemplos de metodologias que podem auxiliar na implementação da gestão de tarefas. Busque outras que possam ser interessantes para você e defina a que faz sentido para a sua rotina.

Em resumo, um gerenciador de tarefas pode ser uma ferramenta muito útil para organizar e potencializar as entregas do seu time. Ao integrá-lo em sua rotina, você:

• Traz autonomia e alinhamento para a equipe
• Garante visibilidade completa das atividades em andamento
• Aumenta a produtividade
• Melhora a eficiência de processos
• Conquista resultados mais rápidos

Existem muitas opções de gestores de tarefas disponíveis no mercado, cada uma com suas vantagens e desvantagens, e é importante testar aquelas que parecem atender melhor às suas necessidades.