8 etapas para transformar suas propostas de vendas em contratos assinados

A proposta de vendas é uma ferramenta verdadeiramente estratégica no ciclo de vendas. Seu objetivo é desencadear uma decisão de compra ou a assinatura de um contrato. Se for bem elaborada, a proposta de vendas se torna uma poderosa arma de persuasão, capaz de transformar um simples interesse em uma venda concreta. De fato, 84% dos clientes dizem que preferem comprar de uma empresa que consegue identificar suas necessidades (fonte: Salesforce Research).

Apresentado na forma de um guia, este artigo detalha cada uma das etapas envolvidas na redação de uma proposta de vendas, para que você possa dominá-la de forma clara e convincente.

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O que é uma proposta de vendas?

Definição da proposta de vendas em geral

Uma proposta de vendas é um documento formal elaborado por um representante de vendas para um cliente em potencial. Ela apresenta as vantagens de um produto ou serviço de forma clara e convincente, destacando sua adequação para atender às necessidades específicas do cliente.

A proposta de vendas é usada com frequência no B2B e é uma forma altamente eficaz de fechar uma venda. Um estudo realizado pela Sales Management Association revelou que as empresas que consideram seus esforços de proposta eficazes apresentam taxas de aquisição de novas contas e crescimento de vendas 40 a 50% mais altas do que aquelas que não o fazem. Essa correlação destaca a importância de uma proposta de vendas bem estruturada e relevante para o fechamento de vendas B2B.

De modo geral, ela não é usada em B2C. Portanto, uma proposta de vendas deve persuadir seus clientes potenciais de que sua oferta é a que melhor atende às necessidades deles e convencê-los de sua experiência nessa área. Uma boa proposta de vendas converterá seus leads em novos clientes.

As diferentes categorias de propostas de vendas

Há vários tipos de propostas de vendas, dependendo da natureza de sua oferta. Há dois tipos de proposta de vendas.

A proposta de vendas solicitada

Uma proposta de vendas solicitada é quando os clientes potenciais solicitam uma proposta.

Diz-se que as propostas são formalmente solicitadas quando o cliente potencial solicita a proposta e, em resposta, a empresa a elabora com base nas necessidades específicas do cliente potencial. Por exemplo, licitações públicas. Nesse caso, o cliente expressa uma necessidade que deseja satisfazer. As empresas interessadas devem então apresentar uma proposta comercial estruturada:

• entendimento da necessidade
• metodologia
• planejamento,
• taxas, etc.

Nesse caso, a proposta não é simplesmente uma oferta: é um documento estratégico, formalmente exigido, usado para avaliar a capacidade do prestador de serviços de responder com relevância, rigor e valor agregado.

As propostas informais, por outro lado, representam situações em que não é necessário formular uma proposta comercial para o cliente. Por exemplo, em uma feira de negócios, um cliente em potencial manifesta interesse em um serviço após uma conversa com um representante de vendas. Sem passar por uma licitação, ele pede para "ter uma ideia do preço e do serviço". Nesse caso, a proposta de vendas é solicitada informalmente: ela não é regida por um procedimento, mas continua sendo decisiva para iniciar um relacionamento comercial.

Propostas comerciais não solicitadas

Também conhecida como proposta não solicitada ou proposta fria, consiste em uma oferta enviada por um representante de vendas a um cliente, parceiro ou investidor em potencial, mas que não solicitou uma proposta.

Esse tipo de proposta precisa de atenção especial por parte do ofertante, pois, usada no contexto errado e com a pessoa errada, pode ser vista como spam.

Esse é o caso de um agente que envia um e-mail não solicitado ao diretor de uma empresa em crescimento, após estudar seu setor e identificar oportunidades de melhoria. Nesse e-mail, ele oferece seus serviços, detalhando soluções adaptadas às necessidades específicas da empresa. Aqui, a proposta não é solicitada, pois o e-mail é enviado proativamente, sem nenhuma solicitação prévia do destinatário. O objetivo é despertar o interesse e iniciar uma conversa de vendas.

A distinção entre uma proposta de vendas e uma cotação

Não é incomum que as pessoas confundam esse termo com uma cotação. Portanto, é importante destacar as diferenças entre esses dois documentos comerciais.

Como definimos anteriormente, uma proposta de vendas apresenta detalhadamente as necessidades do cliente em potencial e os serviços ou produtos que o agente propõe para seu benefício .

Uma cotação, por outro lado, é um resumo das informações sobre os serviços ou produtos que o agente deseja vender ao cliente em potencial. Ela inclui

• quantidade
• preço unitário
• às vezes, o tempo estimado de entrega.

A cotação se concentra principalmente no preço. Além disso, a cotação deve indicar explicitamente seu período de validade, o que não é um critério obrigatório para a conformidade legal de uma proposta comercial.

Informações essenciais antes da elaboração de uma proposta

Elaboração de uma folha de qualificação de prospectos

Antes de elaborar uma proposta de vendas, é essencial pesquisar o cliente potencial. Você precisa conhecer o perfil do cliente potencial para que possa personalizar ao máximo sua oferta e responder adequadamente às necessidades dele. Para isso, este artigo apresenta os principais elementos para a elaboração de uma folha de qualificação de prospectos.

O perfil do cliente em potencial

É fundamental analisar o status da pessoa com quem você está falando. O tomador de decisões é um comprador, um gerente ou o usuário final?

Suas necessidades podem ser explícitas ou implícitas. Portanto, é importante identificar o que eles realmente querem. Para fazer isso, é essencial identificar :

• seus problemas
• seus objetivos
• suas prioridades: economia de tempo, desempenho, imagem, KPIs esperados, etc.
• o grau de urgência de suas necessidades.

O agente deve abordar o cliente potencial avaliando o histórico do relacionamento entre eles. Em outras palavras, se o agente já tiver tido relações anteriores com o cliente potencial ou se o cliente potencial usar serviços ou produtos da concorrência, a proposta de vendas não destacará a mesma experiência.

Sua empresa

É necessário identificar seu setor de negócios e as restrições regulatórias que ele enfrenta. Para obter um perfil completo dos negócios do seu cliente potencial, também é necessário identificar o ambiente competitivo do seu setor.

Outros fatores que entram em jogo ao analisar os negócios de seu cliente potencial são

• O tamanho da empresa: VSE, SME, ETI, grande cliente,
• o número de tomadores de decisão envolvidos
• capacidade de investimento.

A folha de qualificação do cliente potencial

Para facilitar essa pesquisa demorada, preparamos uma tabela resumida em PDF contendo todas as principais informações sobre o cliente em potencial. Você também pode acessar o documento de proposta de vendas a ser preenchido mais adiante neste artigo.

Ferramentas para ajudá-lo a encontrar clientes potenciais

O software de geração de leads permite que a equipe de marketing, ou os agentes de vendas diretamente, identifiquem leads. É um processo que analisa o comportamento dos visitantes de um site e identifica clientes em potencial com base em indicadores como o número de cliques, a duração da visita e a taxa de conversão. Aqui está um guia completo, incluindo uma seleção das melhores ferramentas para economizar tempo e traçar melhor o perfil dos clientes em potencial.

O software de prospecção de clientes é usado para automatizar as tarefas envolvidas na identificação e abordagem de clientes potenciais. Esse tipo de software centraliza os dados relacionados à busca de novos clientes, tornando o processo mais eficiente e relevante. Aqui está nossa seleção das melhores ferramentas de prospecção de clientes:

8 etapas para escrever uma proposta

Etapa 1: Página de rosto

Na primeira parte, você apresentará brevemente sua empresa. Incluirá os detalhes de contato da sua empresa:

• nome da empresa
• o número de telefone da empresa
• o e-mail de contato do representante de vendas que está enviando a proposta de vendas,
• endereço postal
• logotipo
• data da proposta.

Em seguida, é necessário anunciar brevemente sua proposta. Lembre-se da solicitação de uma proposta, no caso de uma proposta solicitada, ou do problema do cliente em potencial, no caso de uma proposta não solicitada. Em seguida, destaque a experiência e os valores de sua empresa de forma clara e estruturada, para demonstrar sua capacidade de fornecer uma resposta ideal às necessidades expressas pelo cliente em potencial.

Observação: essa parte é uma das primeiras impressões que o contato terá da empresa. Portanto, é essencial ser distinto e, ao mesmo tempo, estar graficamente alinhado com a identidade e os valores da marca. Além disso, certifique-se de que a estrutura seja a mais concisa possível.

Tenha cuidado para não sobrecarregar a página de rosto! Para isso, evite se concentrar demais na apresentação da sua empresa ou usar um layout de página muito ocupado. O objetivo é não desviar a atenção do cliente potencial da oferta principal.

Etapa 2: Resumo

Esta etapa é opcional, mas altamente recomendada. A inserção de um resumo ajuda a estruturar sua proposta, destacando os diferentes pontos abordados. Essa etapa incentiva uma abordagem gradual ao cliente potencial, sem sobrecarregá-lo com informações logo nas primeiras páginas.

Etapa 3: Resumo executivo da proposta de vendas

O sumário executivo resume o plano de ação proposto pelo agente de vendas. Colocado no início de sua proposta de vendas, ele oferece ao cliente potencial uma visão geral do conteúdo geral.

Nessa parte, você precisa estabelecer um vínculo de confiança com o cliente em potencial. Você resumirá o histórico da sua empresa, destacando os projetos e a experiência profissional que realizou nos quais o problema é semelhante ao do cliente em potencial. Descreva os valores e a missão principal da empresa e explique como eles se alinham com as exigências e os valores profissionais do alvo. Escreva essa etapa, adaptando-a especificamente ao perfil e às necessidades do cliente potencial, para demonstrar uma compreensão detalhada de seus problemas.

Nesta página, você pode adicionar elementos visuais que confirmem suas motivações e justifiquem sua experiência na área.

Etapa 4: Sua análise dos problemas do cliente potencial

No primeiro parágrafo, usando as informações obtidas durante o processo de perfil e identificação do lead, escreva sua análise em detalhes. Forneça o perfil que você traçou para o cliente potencial e o ambiente no qual você o vê. Indique :

• seus objetivos
• os pontos fortes e fracos da empresa,
• o ambiente competitivo, etc.

Apresente os resultados de sua pesquisa para mostrar que você tem uma compreensão profunda da situação dele. Isso mostra que você levou em conta todo o ecossistema da empresa ao elaborar suas recomendações.

Em seguida, reitere o problema do cliente potencial. Certifique-se de formulá-lo do ponto de vista dele. Enfatize sua compreensão explicando as origens do problema e as repercussões em vários fatores. Em seguida, se houver outros desafios ou ameaças que também possam afetar as necessidades do cliente potencial, forneça-os.

Mostre seu compromisso e, ao mesmo tempo, mantenha-se fiel ao ponto de vista do cliente. Como resultado, o cliente em potencial estará mais propenso a aceitar a proposta. De fato, se você entender o problema e reconhecer os objetivos do cliente, é muito provável que a solução oferecida seja relevante.

Etapa 5: Suas respostas aos problemas do cliente potencial

Esta parte é o coração de sua proposta. Se você conseguiu convencer o cliente potencial até agora, esta parte determinará se a sua solução é o que ele precisa. Esta etapa pegará as informações apresentadas brevemente na etapa de resumo operacional e as ampliará. Você indicará os recursos necessários para executar o plano, a duração do projeto, a metodologia, a implementação etc.

O formato dessa parte é bastante livre. Você pode associar uma solução específica a cada problema ou lidar diretamente com problemas bastante amplos e listar possíveis soluções. Especifique os sacrifícios necessários (custos financeiros, tempo considerável, etc.) para implementar cada solução. E, é claro, liste os benefícios. Talvez você queira fornecer dados de previsão para reforçar a credibilidade e a racionalidade de seu projeto.

Etapa 6: O preço

O preço deve ser justificado e revelar o valor real de sua oferta, ao mesmo tempo em que deve estar de acordo com o orçamento do cliente em potencial. Você pode ilustrar seus preços de forma mais atraente usando uma tabela que detalhe os preços de cada serviço oferecido.

A determinação do preço e da margem de negociação é de sua inteira responsabilidade. No entanto, lembre-se de que oferecer opções de preços maximiza suas chances de fechar o negócio.

De qualquer forma, a proposta de vendas não é uma cotação e, portanto, não se concentra no preço, mas nas vantagens de contratar você e não outro agente.

Etapa 7: Resumo de suas habilidades

Nesta parte, você resume todos os motivos pelos quais é um agente de vendas exclusivo, reitera por que se comprometeu com esse projeto com esse cliente em potencial e reitera as vantagens e os principais fatores de sucesso do seu plano. Convença o cliente potencial uma última vez sobre os benefícios que ele obterá de você e que não obterá dos concorrentes.

Etapa 8: Termos e condições

Por fim, estabeleça os termos e condições do contrato para que o cliente potencial possa agir o mais rápido possível.

Modelo de proposta de vendas

Para ajudá-lo a elaborar uma proposta de vendas, criamos um exemplo em Word para download, no qual você só precisa preencher os campos que faltam.

Como você pode ter certeza de que fechará com sua proposta de vendas?

A proposta de vendas nunca deve ser vista como uma mera formalidade, mas como uma alavanca estratégica para a conversão. Para maximizar suas chances de fechar o negócio, cada elemento deve ser pensado de forma rigorosa, precisa e coerente. Não se trata apenas de responder a uma solicitação, mas de :

• demonstrar uma compreensão profunda do cliente potencial
• antecipar suas expectativas
• propor uma solução clara, vantajosa e confiável.

Seguindo metodicamente as etapas deste guia, você poderá estruturar seu discurso de vendas de forma persuasiva. Personalizar o conteúdo, concentrar-se nos benefícios e fornecer informações transparentes são fatores que têm um impacto positivo na decisão de compra.

Por fim, uma proposta de vendas eficaz é aquela que consegue estabelecer um vínculo de confiança. Ela tranquiliza as pessoas, promove sua experiência e deixa claro o valor agregado de sua oferta.

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Perguntas frequentes sobre propostas de vendas

Que formato devo usar para minha proposta de vendas?

O formato de uma proposta de vendas desempenha um papel essencial em sua legibilidade, credibilidade e impacto sobre o cliente em potencial. O formato mais comum é o PDF. Portanto, é recomendável converter sua proposta em PDF antes de enviá-la.

Que estratégia devo adotar para dar seguimento a uma proposta não respondida de um cliente potencial?

Para acompanhar uma proposta de vendas não respondida, aguarde de 3 a 5 dias úteis e, em seguida, envie uma mensagem curta, personalizada e cortês. Lembre-o da data em que você enviou a proposta, ofereça sua ajuda e coloque-se à disposição para conversar. Se necessário, varie os canais (e-mail, telefone, LinkedIn) e limite-se a 2 ou 3 lembretes espaçados. Mantenha seu tom profissional, não insistente.

Como você responde a uma objeção depois de enviar uma proposta de vendas?

Em primeiro lugar, reformule a objeção para mostrar que você entendeu. Em seguida, valide a preocupação do cliente potencial, forneça uma resposta personalizada destacando o valor da sua oferta e, possivelmente, proponha um compromisso. Por fim, incentive o cliente potencial a fazer mais perguntas e conclua positivamente reafirmando sua disponibilidade.