Monday vs Todoist: o duelo entre as ferramentas de gerenciamento de projetos que fará as equipes de produtos tremerem em 2025
Você já se viu às 23h30 com uma lista interminável de tarefas, perguntando-se se a sua ferramenta está ajudando-o no gerenciamento de projetos... ou atrasando-o? Você não está sozinho.
É por isso que o Appvizer criou uma comparação "Monday vs Todoist " projetada para erradicar a indecisão. Tiramos o pó de todos os cantos e recantos desses dois gigantes, testamos as integrações até o osso e fornecemos casos da vida real para que você saia com a solução que fará com que você entregue, não "mais tarde", mas "agora".
O que é Todoist?
Visão geral do Todoist
Todoist é o "canivete suíço" da produtividade pessoal e de pequenas equipes. Lançado em 2007 por Amir Salihefendic, ele se estabeleceu como a referência minimalista para transformar qualquer pensamento disperso em ação concreta.
O Todoist permite que você :
- gerenciar listas de tarefas
- organizar projetos leves
- rastrear metas OKR,
- lembrar de comprar leite.
A quem se destina? Freelancers, consultores, equipes de startups de até 50 pessoas ou executivos que procuram uma segunda memória.
Principais recursos do Todoist
- Adição rápida universal: atalho global (⌥ + Espaço no Mac, Ctrl + Alt + A no Windows) + reconhecimento natural de datas ("repetir toda 3ª sexta-feira").
- Visualizações: Lista, Kanban, Calendário.
- Rótulos e filtros: crie consultas complexas como "@Urgent & #ClientA & próximos 7 dias".
- Lembretes: nativos, geolocalizados, recorrentes.
- Anexos: 25-100 MB, dependendo do plano.
- Gamificação: sistema de carma + faixas.
- Primeiro off-line: 100% funcional off-line.
Todoist
Vantagens e desvantagens do Todoist
Vantagens
- Velocidade recorde de integração: 80% dos novos usuários criam sua primeira tarefa em menos de 40 segundos.
- Aplicativos ultraleves (51 MB iOS, 23 MB Android).
- Preços agressivos: apenas € 4/mês e versão gratuita.
- Segurança: AES-256 + SOC 2 Tipo II + servidores da UE (RGPD).
- Integrações fáceis: mais de 60 nativas + Zapier e IFTTT.
Desvantagens
- Não há Gantt nativo.
- Não há gerenciamento de recursos.
- Limitações do plano gratuito: 5 projetos ativos, 5 colaboradores no máximo.
- Sem painéis de BI.
O que é a monday.com?
Visão geral da monday.com
Nascida em 2012 com o nome "daPulse", a monday.com se tornou a referência de sistema operacional de trabalho após uma reformulação da marca em 2017 e uma IPO em 2021 (NASDAQ: MNDY).
Essa ferramenta permite que você:
- Orquestrar projetos complexos,
- gerenciar orçamentos
- automatizar processos
- gerenciar portfólios de produtos ou incidentes de ITSM.
A quem se destina? PMEs, ETIs e grandes contas (Universal Music, Canva, Adobe, Coca-Cola) que buscam uma alternativa ao Jira, Asana ou Smartsheet.
Principais recursos da monday.com - a caixa de ferramentas completa
- Várias exibições: Tableau, Kanban, Gantt, Calendário, Linha do tempo, Carga de trabalho, Mapa, Formulário.
- Automação sem código: mais de 200 modelos, condições AND/OR, webhooks.
- Dashboards e BI: widgets nativos, KPIs em tempo real, conexão com o GA, HubSpot, Salesforce.
- Gerenciamento de recursos: carga de trabalho, capacidade, alertas de sobrecarga.
- Documentos e quadros brancos: documentos colaborativos em tempo real, quadros brancos infinitos.
- Segurança: AES-256, ISO 27001, SOC 2, HIPAA, FedRAMP em andamento.
monday.com
Vantagens e desvantagens da monday.com
Vantagens
- Escalabilidade: 1 ou 10.000 usuários sem lentidão.
- Interface visual intuitiva (arrastar e soltar): 92% dos novos usuários criam seu primeiro quadro em menos de 6 minutos.
- Automação avançada que economiza de 5 a 10 horas por semana.
- Marketplace de aplicativos (mais de 200 widgets).
- Suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana + Customer Success Manager a partir de 20 licenças.
Desvantagens
- Curva de aprendizado mais longa (1 a 2 dias).
- Preços altos: mínimo de 11 euros por usuário.
- Recursos pagos a partir do plano Standard (Gantt, controle de tempo).
Todoist vs Monday: comparar recursos
| Principais recursos | Todoist | Monday.com |
| Tipo de ferramenta | Gerenciador de tarefas/atrasos | Sistema operacional de trabalho completo |
| Visualizações disponíveis | Lista, Kanban, Calendário | Lista, Kanban, Gantt, Calendário, Linha do tempo, Carga de trabalho |
| Gantt e dependências | Não nativo | Sim, nativo e interativo |
| Gerenciamento de recursos | Não | Sim (capacidade, carga de trabalho) |
| Orçamento e controle de custos | Por meio de notas personalizadas | Widgets nativos, fórmulas |
| Automação | Lembretes e recorrência | Automação avançada sem código |
| Comentários e arquivos | Sim, limitado (25-100 MB) | Ilimitado (250-500 MB) |
| Painéis de BI | Não | Painéis em tempo real |
| Modo off-line | Completo | Parcial |
| Modelos | 60+ | Mais de 200 por setor |
| API e webhooks | RESTful completo | RESTful + GraphQL |
Todoist vs Monday : comparação de preços
| Plano | Todoist (€/usuário/mês) | monday.com (€/usuário/mês) |
| Grátis | Iniciante: €0
|
Gratuito: € 0
|
| Iniciante / Básico | - | Básico: € 9
|
| Pro / Padrão | Pro: € 4
|
Padrão: € 12
|
| Negócios / Pro | Negócios: € 6
|
Pro: € 19
|
| Empresa | - | Empresa: por cotação
|
Todoist vs Monday: qual interface é mais intuitiva?
| Critério de UX | Todoist | Monday.com |
| Tempo para aprender | < 5 min | 15 a 30 minutos |
| Navegação | Menu lateral minimalista | Barra lateral + guias contextuais |
| Personalização visual | 10 temas coloridos + modo escuro | Mais de 100 modelos + cores totalmente gratuitas |
| Atalhos de teclado | Mais de 60 atalhos, muito fluidos | Mais de 50 atalhos personalizáveis |
| Celular | 100% off-line | parcialmente off-line |
| Acessibilidade | WCAG 2.1 AA | WCAG 2.1 AA |
Todoist vs Monday: compare as integrações - a partida em 6 rodadas
Rodada 1 - Produtividade individual
- Todoist: Siri, Alexa, Google Assistant, atalhos do iOS.
- monday.com: Google Assistant via Zapier, sem Alexa nativa.
Rodada 2 - Comunicação e colaboração
- Todoist: Slack bidirecional (criar tarefa a partir de mensagem, comentar a partir de tarefa), Microsoft Teams básico.
- monday.com: Slack nativo, Teams, Gmail, Outlook, comentários em tempo real, notificações filtráveis.
Rodada 3 - Desenvolvimento e DevOps
- Todoist: GitHub, GitLab via Zapier (novo problema → tarefa).
- monday.com: GitHub, GitLab, Bitbucket nativo, commits → atualização de status, branches → itens do quadro.
Rodada 4 - CRM e vendas
- Todoist: HubSpot, Pipedrive via Zapier.
- monday.com: HubSpot, Salesforce, Pipedrive nativo, mapeamento de campo, upsert automático.
Rodada 5 - Marketing e análise
- Todoist: Google Analytics, Facebook Ads via Zapier.
- monday.com: GA, Facebook Ads, LinkedIn Ads nativo, widgets de ROI.
Rodada 6 - Automação de terceiros
- Todoist: Zapier (mais de 3.000 zaps), IFTTT, Make.
- monday.com: Zapier, Make, Workato, Tray.io + webhooks de saída + GraphQL.
Veredicto: Todoist é um ecossistema leve, mas sólido, e a monday.com é um hub empresarial perfeito.
Quando você deve escolher Todoist ou Monday?
Exemplos de casos de uso do Todoist
- Consultor independente de SEO: gerencia 15 clientes por meio de 15 projetos Todoist; etiquetas @Audit, @Backlink, @RelanceFacture; lembretes semanais para revisões de posição.
- Agência da Web com 8 pessoas: sprints de duas semanas orientados por um modelo Kanban de "Planejamento de Sprint"; integração com o GitHub para transformar cada PR em uma tarefa de "Revisão".
- Blogueiro de estilo de vida: calendário editorial com recorrência de "publicar segunda e quinta-feira" e lembretes de foto/SEO.
- Associação voluntária: organização de um evento beneficente: lista de tarefas compartilhada com as seções "Patrocinadores", "Logística", "Com" e lembretes d-7/d-1.
Exemplos de casos de uso da monday.com
- Comércio eletrônico DTC: pipeline completo de produtos, da ideia ao lançamento; Gantt para marcos, carga de trabalho para a equipe de fotografia, painel de ROI conectado ao Shopify.
- Agência de marketing com 40 pessoas: 1 quadro por cliente, "status = 'A ser aprovado' → notificação do cliente + criação de tarefa de design" automatizada.
- Departamento de TI de uma empresa de médio porte: quadro "Incidentes P1" com formulário público, SLA de 30 minutos, escalonamento automático, registros de auditoria SOC 2.
- Eventos: gerenciamento de uma feira comercial: planejamento de fornecedores, orçamento por item, marco de "Validação do modelo de estande".
- Departamento de RH: processo de indução de novos funcionários: lista de verificação de 30-60-90 dias, automação de solicitações de equipamentos de TI.
Conclusão
O Todoist é o aliado ideal se você estiver procurando por simplicidade absoluta :
- aprendizado instantâneo,
- baixo custo
- sincronização perfeita em todos os seus dispositivos.
A monday.com se torna indispensável à medida que seus fluxos de trabalho se tornam mais complexos:
- orçamentos,
- recursos,
- automação,
- Os painéis de controle em tempo real são seus melhores ativos.
👉 Quantas pessoas há na sua equipe?
≤ 50 → Todoist.
> 50 → monday.com.
👉 Você precisa de um Gantt, orçamento, recursos?
Não → Todoist.
Sim → monday.com.
Qual é o seu orçamento máximo por usuário?
≤ 6 € → Todoist.
≥ 11 € → monday.com.
Perguntas frequentes - Todoist vs Monday
É fácil migrar do Todoist para a Monday.com?
Sim. A monday.com oferece um assistente de importação de CSV e JSON em três cliques. Os rótulos se tornam tags, as seções se tornam grupos e os comentários são mantidos. Tempo médio para 1.000 tarefas: 12 minutos. Bônus: a monday.com mantém as datas de criação originais do histórico.
A monday.com oferece um aplicativo de desktop?
Sim. Aplicativos nativos para Windows (MSI e Microsoft Store) e macOS (DMG e Mac App Store) + PWA no Linux e ChromeOS. O PWA oferece suporte a notificações do sistema e modo off-line parcial. Atualizações automáticas a cada 2 semanas.
O Todoist está em conformidade com o RGPD?
Com certeza. Os servidores estão hospedados em Frankfurt (Alemanha), criptografia AES-256 em repouso, TLS 1.3 em trânsito, DPA atualizado, a opção de assinar um SCC (Cláusulas Contratuais Padrão) e ativar a exclusão automática de dados quando a conta for encerrada.