Está sobrecarregado? Domine a arte do planejamento de tarefas para triunfar!

No trabalho, o planejamento de tarefas é essencial, pois lhe dá uma ideia clara do que precisa fazer, em que ordem e sem omissões!
É muito importante que você esteja organizado para realizar suas várias tarefas, principalmente no gerenciamento de projetos.

Dessa forma, você saberá onde está, incentivará o trabalho em equipe e estará em condições de comunicar seu progresso à gerência, aos parceiros e aos clientes.

Nós o orientaremos nessa etapa crucial, combinando organização, colaboração e produtividade.

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Planejamento de tarefas: definição e desafios

O objetivo do planejamento é determinar e programar as tarefas a serem executadas em um projeto e, em seguida, estimar sua duração e os recursos necessários para concluí-las.
Há várias técnicas para dividir um projeto em tarefas e alocá-las em um cronograma.

O gerenciamento de tarefas envolve uma série de ações:

1. identificar tarefas, dividindo o projeto,
2. priorização de tarefas: agendamento de tarefas em relação umas às outras,
3. agendamento de tarefas: distribuição das tarefas ao longo do tempo,
4. distribuição de tarefas: alocação de recursos.

Interconectadas, essas ações às vezes exigem que você passe para o próximo estágio e depois se reajuste. Por exemplo, restrições na alocação de recursos humanos podem levar a uma revisão do planejamento.

É claro que o planejamento está intimamente ligado ao fator tempo (quando?), mas também aos :

• objetivos (o quê?)
• partes interessadas (quem?)
• métodos e ferramentas (como?),
• restrições:
  • os recursos geralmente são limitados (mão de obra, equipamentos);
  • A duração do projeto deve ser a mais curta possível;
  • O custo deve ser o mais baixo possível e estar dentro do orçamento inicialmente alocado;
  • a qualidade deve ser ótima e estar de acordo com as previsões.

Portanto, há 5 parâmetros essenciais a serem levados em conta:

• Qualidade
• custo
• prazo de entrega
• desempenho
• risco.

A importância do planejamento

O planejamento de tarefas é essencial porque permite que você :

• definir a sequência lógica das tarefas em relação umas às outras e ao longo do tempo,
• expressar uma necessidade de recursos ou meios,
• analisar as cargas de trabalho,
• levar em conta os fatores de risco (restrições externas ao projeto),
• comparar o progresso real com as previsões,
• analisar as consequências de uma diferença entre o que foi planejado e o que realmente aconteceu,
• identificar as datas de início "mais recente" e de término "mais cedo" das tarefas,
• simular hipóteses otimistas, pessimistas ou prováveis,
• priorizar tarefas.

As 4 etapas do planejamento

Etapa 1: Identifique suas metas e as tarefas necessárias para alcançá-las

Antes de se lançar de cabeça em algo, reserve um tempo para definir aonde quer chegar.
Um objetivo claro significa um projeto bem definido. E quando você diz meta, diz tarefas do projeto a serem executadas.

Pense nas seguintes questões:

• qual é o resultado esperado?
• Quais são os recursos disponíveis?
• Quem está fazendo o quê e por quê?

Em seguida, divida cada função ou estágio do projeto em tarefas concretas. Quanto mais preciso você for, mais produtivo será o seu gerenciamento de projetos .

Etapa 2: Defina a prioridade de cada tarefa e dê a ela um prazo

Nem todas as tarefas têm o mesmo peso. Algumas são urgentes, outras são simplesmente importantes.
Priorize-as, usando a matriz de Eisenhower , por exemplo (explicada mais adiante neste artigo).
Em seguida, adicione prazos realistas a cada tarefa.

Pense também nas dependências entre as tarefas. Não há como colocar os azulejos antes de colocar a laje 😉

Etapa 3: Atribuir tarefas

O planejamento eficaz de tarefas depende de uma boa divisão de trabalho.
Atribua cada ação a um membro da equipe de acordo com:

• disponibilidade ;
• suas habilidades ;
• carga de trabalho atual.

Uma boa ferramenta de gerenciamento o ajudará a visualizar tudo isso. Além disso, o comprometimento pessoal aumenta quando você sabe exatamente o que tem de fazer e por quê.

Etapa 4: Acompanhe o progresso de suas tarefas

Planejar é bom. O monitoramento é ainda melhor.
Sem visibilidade em tempo real, seu belo cronograma corre o risco de se transformar em um quebra-cabeça.

Estabeleça um monitoramento claro do progresso. Use um painel de controle, um gráfico de Gantt ou uma solução mais visual como o Trello ou o Asana.

O objetivo?

• Identificar quaisquer atrasos ou bloqueios;
• reajustar a carga de trabalho, se necessário;
• manter todos no mesmo barco (e no caminho certo).

Gerenciamento de tarefas

Divisão e programação de tarefas

Para realizar uma tarefa impossível, nós a dividimos em pequenos pedaços de tarefas simplesmente muito difíceis, que depois dividimos em tarefas terrivelmente árduas, que por sua vez dividimos em tarefas delicadas, e assim por diante.

Terry Pratchett, auteur anglais

Esse é o segredo! Para melhorar a viabilidade do projeto, você precisa tornar as tarefas mais acessíveis e menos assustadoras, para mobilizar e motivar seus funcionários. Assim, cada tarefa concluída se torna um sucesso reconfortante.

Dividir as tarefas também facilita a estimativa de prazos e custos e elimina muitos dos fatores de risco associados à projeção em um futuro muito distante. Isso é conhecido como efeito túnel: é impossível avaliar a carga de trabalho de outra forma.

O ideal é que a tarefa a ser dividida seja rápida (um dia, por exemplo) e "atômica": é uma unidade de projeto e pode ser executada sozinha.
Se ela depender das outras e seus limites forem muito tênues, a divisão precisa ser revisada. Há vários métodos que podem ajudá-lo a fazer isso.

Mapeamento mental

Esse método de mapa mental, que permite organizar a mente e tomar decisões bem pensadas ao analisar um problema, pode ser usado individualmente ou em grupo.
O objetivo principal é escrito no centro, dando origem a ramificações de palavras-chave que são criadas à medida que você avança, das quais fluem outras ideias, tarefas e restrições. O diagrama vai do geral (no centro) para o específico.

Gerente de projeto, equipe de projeto, seu trabalho não para por aí: agora que as diferentes tarefas foram claramente identificadas, você precisa estabelecer sua interconexão (ou interdependência).

As tarefas podem ser :

• sucessivas
• simultâneas
• convergentes.

Mas quais delas você deve executar primeiro para garantir uma sequência lógica e tranquila?

Dois critérios entram em jogo:

• a importância da tarefa no projeto geral,
• seu grau de urgência.

A Estrutura Analítica do Trabalho (EAP)

A Work Breakdown Structure (WBS) é um dos métodos operacionais mais conhecidos para dividir um projeto em unidades gerenciáveis.
Trata-se de um mapeamento hierárquico que começa com as principais atividades a serem realizadas, ou seja, os principais resultados e as tarefas a serem executadas.-É um mapeamento hierárquico das principais atividades a serem realizadas, ou seja, as principais entregas e subentregas (projeto pai e tarefas filhas abaixo), para as tarefas necessárias para realizá-las e as subtarefas.

Para fazer isso, você precisa :

• ter feito um inventário exaustivo de todas essas entregas e tarefas anteriores,
• identificar as tarefas interdependentes vinculadas a entregáveis e subentregáveis bem definidos (organizados acima em colunas).

O método MoSCoW

No gerenciamento ágil de projetos, esse método de priorização concentra-se precisamente na importância da tarefa e em seu impacto na conclusão do projeto.

Existem :

• Must have: essencial,
• Deveria ter: importante,
• Poderia ter: tem pouco impacto,
• Não terá, mas gostaria de ter: opcional.

A matriz de Eisenhower

Ele prioriza a importância em detrimento da urgência.

O que é importante raramente é urgente, e o que é urgente raramente é importante.

Dwight David Eisenhower

NB: O mesmo tipo de matriz pode ser usado com os critérios de "ganho" e "esforço":

Para os mais científicos, há outro método: a simulação de Monte Carlo.

Essa é uma técnica matemática computadorizada que propõe vários esquemas possíveis e suas probabilidades de realização, dependendo das decisões tomadas. Todas as consequências das escolhas intermediárias são incluídas no cálculo.

Multiplicação dos critérios ( pontuação)

1. Liste as tarefas a serem executadas, em qualquer ordem;
2. Se você tiver 5 tarefas, atribua pontuações de urgência e importância de 1 (mínimo) a 5 (máximo) a cada tarefa;
3. Multiplique as duas pontuações;
4. Na coluna de prioridade, a tarefa mais urgente é a que tem a pontuação mais alta etc.

Isso também funciona com os critérios de "ganho"/"esforço".

O diagrama PERT

Esse diagrama mostra a conexão entre as tarefas.

O tempo estimado permite que o caminho mais curto seja estabelecido, mas também leva ao método do caminho crítico, que identifica o caminho mais crítico, o caminho mais longo para atingir o objetivo.

Esse método, desenvolvido por Morgan Walker e James Kelley em 1957 para gerenciar projetos com um grande número de tarefas, foi questionado por não levar em conta os recursos humanos, orçamentários, materiais e tecnológicos essenciais para uma projeção realista.

Planejamento e alocação de tarefas

Assim como nos métodos de divisão de tarefas e programação, essas duas fases estão reunidas na mesma seção porque andam de mãos dadas.
Há muitas ferramentas de planejamento de tarefas disponíveis. Aqui está uma seleção.

O método da cadeia crítica

Para compensar as deficiências do método do caminho crítico, muitos gerentes de projeto preferem usar o método da cadeia crítica, que leva em conta

• os recursos disponíveis e seu nivelamento
• Fatores de risco (custos ocultos, atrasos, falhas),
• conflitos de prioridade devido à multitarefa dos funcionários, que não podem se dedicar totalmente a várias tarefas ao mesmo tempo,
• o agrupamento de margens de segurança para tarefas críticas ( buffer do projeto).

Neste artigo, você encontrará trechos de cursos de treinamento sobre os métodos PERT e de cadeia crítica, que são rápidos e diretos.

O gráfico de Gantt

Apresenta graficamente o progresso das tarefas e seus prazos, com a lista de atividades (na ordenada) e as unidades de tempo (na abscissa).
Cada tarefa pode ser vinculada a :

• recursos (recursos humanos ou materiais)
• conexões (com outras tarefas),
• datas (início e término).

O diagrama de Gantt (nomeado em homenagem ao seu criador, Henry Gantt) é amplamente utilizado porque é :

• fácil de usar
• fácil de atualizar
• facilmente compreendido por especialistas e novatos,
• altamente visual
• estruturante
• colaborativa,
• dinâmico.

Exemplo 2:

Ao mesmo tempo, pode ser elaborada uma tabela de distribuição de tarefas, às vezes chamada de kifékoi?
Ela fornece ao gerente de projeto um resumo das tarefas de todas as partes envolvidas e os recursos a serem empregados para realizá-las.

Soluções de software de agendamento de tarefas

Já se foi o tempo dos painéis de parede com calhas ou tomadas em T!

Quanto ao Excel, cujas funcionalidades podem ser aproveitadas desde que você as domine, por que não? Mas para os novatos e gerentes de projeto que não têm tempo a perder, siga em frente!

O Excel é :

• consome muito tempo
• não é adequado para o trabalho colaborativo
• não é móvel
• não é muito legível quando muitas tarefas são planejadas.

Uma rápida olhada no planejador de tarefas do Excel com um gráfico de Gantt:

E agora, bem-vindo à era digital, colaborativa e móvel!

Algumas ferramentas gratuitas de planejamento de tarefas

Sua agenda eletrônica do Outlook ou do Gmail

Crie tarefas, com cores dedicadas, recorrências, inícios e fins. Elas aparecerão no seu calendário on-line, que pode ser consultado pelo computador ou smartphone, e enviarão lembretes.
Você também pode convidar pessoas e adicionar anexos.
É melhor do que o Excel para colaboração, mas não permite que você crie diagramas, por exemplo, ou tenha uma visão geral, relatórios personalizados e assim por diante.

Aplicativos para Android ou iPhone

Há muitos aplicativos do tipo lista de tarefas, como o Wunderlist e o Todoist. Mas suas funções são bastante básicas. Para obter mais, geralmente é necessário fazer upgrade para a versão premium.

Veja o Todoist, por exemplo, que detecta automaticamente determinadas informações importantes em seu idioma ("reunião toda segunda-feira") e automatiza a tarefa recorrente.

Outras vantagens incluem

• lista de verificação,
• notificações geolocalizadas,
• sincronização com iCal, Google Calendar, etc,
• gratuito para 80 projetos ativos.

O software de gerenciamento de tarefas de código aberto de referência: redmine

Totalmente configurável, o Redmine se adapta facilmente às especificidades de seus projetos. Você pode criar quantos campos quiser na forma de tíquetes (solicitações de ação), para que possa agrupá-los e filtrá-los rapidamente.
Como todo software de código aberto, leva tempo para ser configurado e requer habilidades internas de TI, mas a ferramenta vale bem o esforço, adaptando-se às suas necessidades e restrições.

O Redmine oferece :

• um número ilimitado de usuários,
• uma conexão segura com login e senha,
• uma visão geral de todos os projetos atuais,
• um roteiro,
• uma visualização de calendário ou lista,
• criação de listas personalizadas,
• compartilhamento com os membros da sua equipe,
• criar tíquetes com título, descrição, número e campos personalizáveis,
• gerar relatórios (gráficos de Gantt, gráficos burndown).

Redmine

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Gestão de Projetos Simplificada com Software de código aberto

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Planejadores de tarefas pagos e profissionais

Asana, a colaboração em sua essência

Este software de gerenciamento de tarefas e projetos foi desenvolvido para colaboração e planejamento de projetos de médio porte.

Ele oferece uma experiência agradável ao usuário e ao colaborador com uma interface intuitiva e funcionalidades bem pensadas.
Ele pode ser integrado a uma ampla gama de ferramentas, incluindo Redmine, Gmail, Outlook, Slack e Zapier.

A Asana oferece uma versão gratuita para até 15 usuários e uma versão premium a partir de €5,75/mês/usuário para pequenas empresas.

Asana

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Gerenciamento de trabalho, projetos, e tarefas

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Beesbusy, poder simplificado

O Beesbusy é um pacote de software francês de gerenciamento de projetos, ideal para empresas com 20 a 300 usuários. Sua promessa: torná-lo mais eficiente no planejamento e no gerenciamento diário de suas tarefas e projetos.

O Beesbusy oferece um pacote gratuito com projetos, listas e tarefas ilimitados para organização simplificada, sem custo. Deve-se observar que, para seus pacotes pagos, o editor leva em conta o fato de que "nem todos os usuários são ativos": ele leva em conta os usuários ocasionais para uma escala móvel mais justa de cobranças.

Os pontos fortes do Beesbusy no planejamento de tarefas incluem :

• visualização de tarefas em uma lista para que possam ser gerenciadas em grupos, no modo Kanban,
• Priorização visualmente simplificada das tarefas (elas permanecem visíveis no topo da lista),
• um gráfico de Gantt para cada projeto com uma exibição que permite planejar para durações curtas ou longas, também disponível na visualização de vários projetos,
• a capacidade de dividir facilmente a carga de trabalho por recurso, separadamente da duração da tarefa, para que você possa ver por si mesmo a viabilidade do projeto dentro do prazo esperado,
• sua facilidade de uso é reconhecida pelos usuários, que o preferem ao Trello, graças à atenção especial dada à ergonomia.

Beesbusy

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Ferramenta Ágil para Gestão de Projetos

Mais informação sobre Beesbusy

MeisterTask, ágil e visual

O MeisterTask é uma ferramenta de gerenciamento de tarefas altamente intuitiva para equipes que trabalham em modo de projeto. Ela se adapta a todos os projetos e processos de trabalho ágeis. Possui uma interface agradável e personalizável.
Combinado com o MindMeister, ele permite que você crie e colabore em mapas mentais.

O MeisterTask também oferece uma versão gratuita, clique no link para ver o que ela inclui.

Ele oferece :

• a criação e o gerenciamento de painéis personalizáveis,
• quadros Kanban
• calendários editoriais,
• automação de determinadas tarefas,
• fácil integração com as ferramentas usadas pela sua equipe (Github, Office 365, G Suite, Outlook, Zapier, etc.),
• adição de documentos,
• conexão e dependência entre tarefas,
• campos personalizáveis em cada tarefa, etc,
• um aplicativo móvel gratuito para iPhone e iPad.

MeisterTask

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Gestão de Tarefas Ágil para Equipes Colaborativas

Mais informação sobre MeisterTask

O planejador de tarefas no Windows 10

O Microsoft Planner faz parte do pacote Office 365.
Ele é frequentemente comparado ao Trello por seu agendamento de tarefas:

• colunas personalizáveis
• cartões de tarefas que podem ser movidos de uma coluna para outra.

Ele também permite :

• compartilhamento de arquivos,
• Discussões sobre o trabalho em andamento,
• atualizações de progresso.

Trello, a ferramenta para pessoas criativas

O Trello é um aplicativo que facilita a criação de espaços visuais divididos em etapas para organizar e acompanhar o andamento de seus projetos de forma integrada.

Muito popular entre as equipes criativas, ele fornece uma visão geral rápida do progresso do projeto usando quadros inspirados no método Kanban (notas post-it em um quadro branco).
Como o Microsoft Planner, ele não é adequado para projetos complexos, mas é uma boa solução para o gerenciamento de tarefas simples.

Trello

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Gerencie projetos com mais colaboração e produtividade

Mais informação sobre Trello

Como escolher sua ferramenta de planejamento Tabela de comparação

Nem todas as ferramentas são iguais. Algumas são projetadas para o gerenciamento de projetos complexos. Outras se destacam por sua simplicidade e produtividade imediata.
Você precisa escolher de acordo com suas necessidades, sua equipe e seu estilo de trabalho.

Aqui está uma rápida comparação para ajudá-lo a fazer a escolha certa 👇 :

Dica: teste várias ferramentas antes de decidir. Uma boa ferramenta de gerenciamento deve se adequar à sua maneira de trabalhar, e não o contrário!

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Pare de se matar de trabalhar!

Não faltam soluções para ajudá-lo a gerenciar suas tarefas e otimizar seu planejamento de trabalho.
Vale a pena escolher uma que permita integrar as ferramentas que suas equipes já usam diariamente, como Asana ou MeisterTask, para economizar tempo exponencialmente e ter um gerenciamento altamente intuitivo.
Experimente as versões gratuitas e compartilhe suas experiências conosco!