O que é um sistema contábil?

São softwares ou programas que facilitam o gerenciamento contábil e financeiro da sua empresa. Não parando por aí, que já é uma tarefa importantíssima, os sistemas de contabilidade possuem parâmetros internos que automatizam controles fiscais e tributários. No fim, você ganha tempo, organização e controle das suas tarefas e obrigações.

Quais são as principais características de um sistema contábil?

Existem vários tipos de programas de contabilidade, sejam eles sistemas grátis ou pagos, alguns são específicos para certos segmentos, porte da empresa e características de negócio. Isso pois tendem a seguir de perto as necessidades impostas pelas obrigações tributárias e fiscais. Porém, de uma maneira geral, todos compartilham as seguintes funcionalidades:

• Geração de registros, comprovantes, recibos, faturamento, balancetes e relatórios contábeis para avaliar a situação financeira do seu negócio;
• Armazenar e classificar transações (compra, gastos, vendas, receitas, despesas);
• Guardar cópias de todas as informações;
• Exportar e importar dados e planilhas do Excel e arquivos CSV;
• Controlar aspectos fiscais impostos pela Lei;
• Documentra os registros contábeis;
• Automatizar a abertura da contabilidade e o fechamento de balanço em cada ciclo contábil.

Qual a importância de usar um sistema contábil?

A análise de demonstração financeira e a gestão contábil são a base de um desempenho e organização da empresa, além de ser extremamente importante para o cumprimento das obrigações legais e fiscais. Os sistemas de contabilidade centralizam a gestão financeira e administrativa da sua firma e auxiliam na tomada de decisões provendo informações não só pertinentes, mas em tempo real.

O objetivo de um sistema contábil grátis ou pago é de estabelecer uma organização que permita o acompanhamento detalhado de todas as transações diárias, visando obter uma visualização precisa, a curto, médio e longo prazo, da situação financeira da empresa. Um controle rigoroso das finanças permite tomar decisões mais assertivas.

Por que adotar um programa de contabilidade?

Uma programa de contabilidade para pequenas empresas pode fazer a diferença, mas não somente pequenas empresas necessitam desses programas. Médias, Grandes e até mesmo MEIs e freelancers podem se beneficiar de um sistema contábil.

Vantagens

• Redução de erros, uma vez que os cálculos são realizados de maneira automática;
• Automatização de processos;
• Mais organização e controle da gestão financeira devido à centralização das informações, fluxos e integrações automáticas;
• Tomada de decisões inteligentes e em função da evolução do negócio.

Desvantagens

Como enumerar uma desvantagem para uma ferramenta que pode transformar a gestão financeira e contábil de uma empresa? Talvez a parte mais desafiadora de se implementar um sistema contábil grátis ou pago, seja a mudança nos processos e “maneira de fazer” interna, pelo menos no começo. Porém, no longo prazo os benefícios de se utilizar uma ferramenta como essa ultrapassam de longe qualquer desvantagem, incluindo o custo.

Como escolher um sistema de contabilidade?

• Custos. O preço é definitivamente um quesito importante. Existe sistema contábil grátis que possui funcionalidades básicas e que podem ser convenientes para profissionais freelancers, autônomos e microempresas. Também existem versões gratuitas para testar, que ajudam a ter uma excelente ideia da capacidade e funcionalidades de um software, antes de adquiri-lo.
• Funções do programa. Dependendo do setor de atuação e do tamanho da sua empresa, as funções básicas oferecidas pelos softwares gratuitos não serão suficientes para suprir as necessidades do seu negócio. O fato de identificar as exigências específicas para seu negócio e atividade irá ajudar muito na escolha do programa ideal.
• Ferramentas de trabalho. É preciso levar em consideração o sistema operacional, o tipo de computador, a conexão de internet e todos os outros aspectos que podem influenciar o desempenho do software escolhido. Os sistemas contábeis online permitem mais liberdade e mobilidade que os programas offline.

Utilize uma versão de teste gratuita para ter certeza que o software é fácil de usar e não esqueça de comparar as opiniões e os comentários de outros usuários!

Sistemas contabéis grátis, softwares grátis e open source:

• Gnucash (open source);
• Quickbooks ZeroPaper (grátis para experimentar).

Sistemas contábeis mais conhecidos:

• Conta Azul;
• Quickbooks ZeroPaper;
• Nibo;
• Gestão Click.