Coronavírus: 7 ferramentas essenciais para trabalhar home office

Coronavírus ferramentas essenciais para fazer home office

A maneira como o coronavírus vem avançando e a facilidade de sua propagação tem forçado medidas e decretos incomuns para alguns, comuns para outros. O trabalhar home office, trabalho de casa, não é uma novidade em alguns setores. Existem startups que nasceram 100% do trabalho remoto. Porém, alguns setores não só resistiram ao trabalho remoto, como nunca pensaram em uma política.

Nesse artigo - escrito em teletrabalho - iremos listar algumas ferramentas ou softwares que farão a diferença na organização de equipes e formas de trabalho. Para quem já é veterano(a) do home office, se nós esquecemos de alguma ou você usa alguma diferente, por favor, adicione nos comentários.

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Definições

O que é trabalhar home office?

Vem do inglês e a tradução literal é escritório em casa. Quando usamos o espaço de casa para exercer uma atividade profissional. Podendo ser desde a prestação de serviço, por exemplo, como freelancer ou até mesmo como funcionário de uma empresa ou empreendedor.

O que é teletrabalho?

O teletrabalho no senso comum é o mesmo que o home office, porém mais específico no que tange funcionários de empresas. Popularmente, usa-se os dois termos para o mesmo fim, ou seja, trabalhar de casa. Portanto, quando ouvir home office entenda teletrabalho e vice-versa.

Como fazer para trabalhar home office?

A princípio sua empresa deve autorizar ou permitir. Depois basta ter as ferramentas e condições apropriadas, por exemplo, um computador, conexão à internet e, recomendamos, um espaço dentro de casa confortável e que vá ajudá-lo a entrar em “modo trabalho”. Continue lendo esse artigo que iremos falar de ferramentas que ajudarão na organização e funcionamento do seu trabalho remoto.

O que levar em conta para trabalhar home office

Para começar a trabalhar de casa é importante ter o mínimo para que você, não só seja capaz de efetuar suas tarefas, mas também tenha conforto e concentração. Listamos alguns itens que podem melhorar a qualidade do seu trabalho de casa:

  1. Internet de alta velocidade;
  2. Computador, notebook ou desktop;
  3. Mesa, de preferência que não seja pequena ou portátil;
  4. Um monitor extra, pode parecer desperdício, mas se você tem a verba, um segundo monitor ajudará sua produtividade e organização;
  5. Cadeira confortável, lembre-se que você passará um mínimo de 6h sentado;
  6. Iluminação, de preferência natural e, quando necessário, uma boa iluminação quando a natural não for possível ou suficiente;
  7. Impressora, a depender da sua função e necessidade.
  8. Um espaço onde você consiga se concentrar sem distrações.

Os principais desafios de trabalhar de casa

Como nem tudo são flores, o teletrabalho pode ser uma armadilha para algumas pessoas. A liberdade e a autonomia sem auto-disciplina, podem ser o inimigo no.1 da produtividade. Listamos alguns desafios para você conhecer e ficar atento:

  • Requer disciplina;
  • Cuidado para não perder o foco, não trabalhe com TV ligada, não faça pausas para fazer algo que você não faria se estivesse no escritório;
  • Se você tem filhos, procure conversar com eles, se possível, explique o motivo de estar em casa, quando normalmente não estaria. Tenha paciência;
  • Se possível, procure um lugar isolado, sem potenciais distrações;
  • Falta de organização, que remete ao primeiro item, organizar suas tarefas e objetivos ajudará o trabalho ser produtivo;
  • Espere potenciais perdas de produtividade no começo, como qualquer outra atividade, você poderá experienciar uma curva de aprendizado ou adaptação.

Para alguns será necessário mais tempo e organização, mas não esqueça que você não está sozinho. Milhares de empresas, neste momento, adotaram 100% o trabalho de casa. Portanto, seja solidário e cooperativo, compartilhe dicas e truques, mas também compartilhe tolerância.

Softwares obrigatórios para se ter ao trabalhar remoto

  • Slack (ou similar);
  • Skype;
  • Trello;
  • Asana;
  • Google Docs (ou similar);
  • Toggl;
  • Pomotodo;

Slack, praticamente essencial

Slack é uma ferramenta de comunicação, de origem, porém com integrações e melhorias ao longo do tempo, Slack se tornou uma ferramenta de colaboração e coordenação de equipes.

Sua versão gratuita não tem limites de usuários, você pode fazer chamadas com uma pessoa, compartilhar arquivos e até mesmo integrar com outras aplicações. Existem outras ferramentas similares, mas o Slack é uma das mais populares, sua equipe precisará de um software como esse.

Skype, dispensa apresentação

O Skype é uma das ferramentas de comunicação mais antigas. Grandes chances que você já utiliza ou, ao menos, possui uma conta. Com o Skype é possível efetuar chamadas entre os colaboradores e até mesmo vídeo conferências. Precisa ligar para um cliente que não tem Skype, sem problemas, com o Skype você poderá efetuar chamadas para qualquer aparelho, em qualquer lugar do mundo.

Trello, para organizar e priorizar tarefas

Trello funciona com base em um sistema de cards ou fichas no padrão Kanban, essa ferramenta pode ser um grande aliado em organizar suas tarefas e da sua equipe. Por exemplo, com o sistema de colunas, você poderá organizar em: tarefas a fazer, em andamento e finalizadas. Colaborativo, com o Trello todos podem visualizar os quadros ou boards com as tarefas e interagir.

Asana, para esquecer os e-mails

O Asana é uma ferramenta com o intuito parecido ao Trello, organizar tarefas e facilitar a colaboração, porém o Asana tem uma forma de se organizar que o transforma em uma plataforma que pode substituir o uso do email, ao menos internamente, com organização de tarefas, atribuições, integrações e muito mais. O Asana, bem implementado e adotado reduzirá e muito o fluxo de emails da sua empresa.

Google Suite, colaboração e compartilhamento

Google Suite é o pacote de aplicações do Google. É praticamente um “kit empresa”, com ele você terá aplicações básicas e essenciais para rodar sua empresa: e-mail, calendário, contatos, grupos, e um pacote de aplicações similar ao Microsoft Office. 100% em nuvem. O Google Suite permite criar arquivos de texto, planilhas e apresentações, compartilhar e co-criar com outras pessoas e até mesmo guardar os arquivos diretamente no Google Drive. Dessa forma, tudo estará 100% na nuvem, independente de onde você e o restante da equipe estiver, vocês terão acesso aos documentos.

Toggl, controle o tempo

Toggl é uma ferramenta que permite monitorar e controlar o tempo de suas tarefas. Com uma interface intuitiva e simples, dependendo da sua função, será uma ferramenta útil para monitorar e controlar tempo gasto em horas para cobrar seus clientes.

Pomotodo, o software que é uma técnica

Trabalhe de casa e controle seu tempo no home office

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Pomotodo é o software perfeito para quem quer aplicar a técnica pomodoro. Feito sob medida para a técnica, Pomotodo irá fragmentar o seu tempo de forma a maximizar sua eficiência, sem sobrecarregar. Para quem tem problemas com auto-organização e autodisciplina, o Pomotodo e a técnica que o acompanha são perfeitos.

Trabalhar sim, mas se organizar também!

Para empresas e pessoas que nunca trabalharam de casa antes não será fácil (mas calma). Até mesmo para pessoas que já têm o costume talvez também não seja assim, pois a situação agora é diferente. Em alguns casos, não será uma escolha, um benefício, uma vantagem, mas sim a única opção.

De qualquer forma, pode ser uma opção produtiva e agradável, basta ter paciência e compreensão, os primeiros dias talvez sejam mais complicados, mas logo o time entra nos eixos e a organização fluirá melhor.

Ajuda se você e sua equipe escolherem as ferramentas certas. Você vai tentar? Já é veterana(o) do home office? Esquecemos alguma ferramenta “imprescindível”? Compartilhe nos comentários.

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