7 ferramentas essenciais para trabalhar home office

A maneira como o coronavírus vem avançando e a facilidade de sua propagação tem forçado medidas e decretos incomuns para alguns, comuns para outros. O trabalhar home office, trabalho de casa, não é uma novidade em alguns setores. Existem startups que nasceram 100% do trabalho remoto. Porém, alguns setores não só resistiram ao trabalho remoto, como nunca pensaram em uma política.

Nesse artigo - escrito em teletrabalho - iremos listar algumas ferramentas ou softwares que farão a diferença na organização de equipes e formas de trabalho. Para quem já é veterano(a) do home office, se nós esquecemos de alguma ou você usa alguma diferente, por favor, adicione nos comentários.

Vem do inglês e a tradução literal é escritório em casa. Quando usamos o espaço de casa para exercer uma atividade profissional. Podendo ser desde a prestação de serviço, por exemplo, como freelancer ou até mesmo como funcionário de uma empresa ou empreendedor.

O teletrabalho no senso comum é o mesmo que o home office, porém mais específico no que tange funcionários de empresas. Popularmente, usa-se os dois termos para o mesmo fim, ou seja, trabalhar de casa. Portanto, quando ouvir home office entenda teletrabalho e vice-versa.

A princípio sua empresa deve autorizar ou permitir. Depois basta ter as ferramentas e condições apropriadas, por exemplo, um computador, conexão à internet e, recomendamos, um espaço dentro de casa confortável e que vá ajudá-lo a entrar em “modo trabalho”. Continue lendo esse artigo que iremos falar de ferramentas que ajudarão na organização e funcionamento do seu trabalho remoto.

Para começar a trabalhar de casa é importante ter o mínimo para que você, não só seja capaz de efetuar suas tarefas, mas também tenha conforto e concentração. Listamos alguns itens que podem melhorar a qualidade do seu trabalho de casa:

1. Internet de alta velocidade;
2. Computador, notebook ou desktop;
3. Mesa, de preferência que não seja pequena ou portátil;
4. Um monitor extra, pode parecer desperdício, mas se você tem a verba, um segundo monitor ajudará sua produtividade e organização;
5. Cadeira confortável, lembre-se que você passará um mínimo de 6h sentado;
6. Iluminação, de preferência natural e, quando necessário, uma boa iluminação quando a natural não for possível ou suficiente;
7. Impressora, a depender da sua função e necessidade.
8. Um espaço onde você consiga se concentrar sem distrações.

Como nem tudo são flores, o teletrabalho pode ser uma armadilha para algumas pessoas. A liberdade e a autonomia sem auto-disciplina, podem ser o inimigo no.1 da produtividade. Listamos alguns desafios para você conhecer e ficar atento:

• Requer disciplina;
• Cuidado para não perder o foco, não trabalhe com TV ligada, não faça pausas para fazer algo que você não faria se estivesse no escritório;
• Se você tem filhos, procure conversar com eles, se possível, explique o motivo de estar em casa, quando normalmente não estaria. Tenha paciência;
• Se possível, procure um lugar isolado, sem potenciais distrações;
• Falta de organização, que remete ao primeiro item, organizar suas tarefas e objetivos ajudará o trabalho ser produtivo;
• Espere potenciais perdas de produtividade no começo, como qualquer outra atividade, você poderá experienciar uma curva de aprendizado ou adaptação.

Para alguns será necessário mais tempo e organização, mas não esqueça que você não está sozinho. Milhares de empresas, neste momento, adotaram 100% o trabalho de casa. Portanto, seja solidário e cooperativo, compartilhe dicas e truques, mas também compartilhe tolerância.

• Slack (ou similar);
• Skype;
• Trello;
• Asana;
• Google Docs (ou similar);
• Toggl;
• Pomotodo;

Slack é uma ferramenta de comunicação, de origem, porém com integrações e melhorias ao longo do tempo, Slack se tornou uma ferramenta de colaboração e coordenação de equipes.

Sua versão gratuita não tem limites de usuários, você pode fazer chamadas com uma pessoa, compartilhar arquivos e até mesmo integrar com outras aplicações. Existem outras ferramentas similares, mas o Slack é uma das mais populares, sua equipe precisará de um software como esse.

O Skype é uma das ferramentas de comunicação mais antigas. Grandes chances que você já utiliza ou, ao menos, possui uma conta. Com o Skype é possível efetuar chamadas entre os colaboradores e até mesmo vídeo conferências. Precisa ligar para um cliente que não tem Skype? Sem problemas, com o Skype você poderá efetuar chamadas para qualquer aparelho, em qualquer lugar do mundo.

Trello funciona com base em um sistema de cards ou fichas no padrão Kanban, essa ferramenta pode ser um grande aliado em organizar suas tarefas e da sua equipe. Por exemplo, com o sistema de colunas, você poderá organizar em: tarefas a fazer, em andamento e finalizadas. Colaborativo, com o Trello todos podem visualizar os quadros ou boards com as tarefas e interagir.

O Asana é uma ferramenta com o intuito parecido ao Trello, organizar tarefas e facilitar a colaboração, porém o Asana tem uma forma de se organizar que o transforma em uma plataforma que pode substituir o uso do email, ao menos internamente, com organização de tarefas, atribuições, integrações e muito mais. O Asana, bem implementado e adotado reduzirá e muito o fluxo de emails da sua empresa.

Google Suite é o pacote de aplicações do Google. É praticamente um “kit empresa”, com ele você terá aplicações básicas e essenciais para rodar sua empresa: e-mail, calendário, contatos, grupos, e um pacote de aplicações similar ao Microsoft Office. 100% em nuvem. O Google Suite permite criar arquivos de texto, planilhas e apresentações, compartilhar e co-criar com outras pessoas e até mesmo guardar os arquivos diretamente no Google Drive. Dessa forma, tudo estará 100% na nuvem, independente de onde você e o restante da equipe estiver, vocês terão acesso aos documentos.

Toggl é uma ferramenta que permite monitorar e controlar o tempo de suas tarefas. Com uma interface intuitiva e simples, dependendo da sua função, será uma ferramenta útil para monitorar e controlar tempo gasto em horas para cobrar seus clientes.

©️ Pomotodo

Pomotodo é o software perfeito para quem quer aplicar a técnica pomodoro. Feito sob medida para a técnica, Pomotodo irá fragmentar o seu tempo de forma a maximizar sua eficiência, sem sobrecarregar. Para quem tem problemas com auto-organização e autodisciplina, o Pomotodo e a técnica que o acompanha são perfeitos.

Para empresas e pessoas que nunca trabalharam de casa antes não será fácil (mas calma). Até mesmo para pessoas que já têm o costume talvez também não seja assim, pois a situação agora é diferente. Em alguns casos, não será uma escolha, um benefício, uma vantagem, mas sim a única opção.

De qualquer forma, pode ser uma opção produtiva e agradável, basta ter paciência e compreensão, os primeiros dias talvez sejam mais complicados, mas logo o time entra nos eixos e a organização fluirá melhor.

Ajuda se você e sua equipe escolherem as ferramentas certas. Você vai tentar? Já é veterana(o) do home office? Esquecemos alguma ferramenta “imprescindível”? Compartilhe nos comentários.