Sistema Intranet ou Rede Social Corporativa?

A intranet evoluiu: na era das redes sociais, temos as redes sociais corporativas. Esta versão moderna da intranet colaborativa tem as vantagens de centralizar e promover a circulação da informação para fins de produtividade. O website da organização é a vitrine, e a rede social corporativa, a ferramenta de comunicação interna de fácil utilização por excelência.

Implantar um sistema intranet ou uma rede social corporativa? Vamos falar de conceitos, diferenças e de vantagens de se adotar uma rede social corporativa.

A intranet é uma rede como a internet, mas com acesso restrito a um grupo autorizado de usuários, normalmente colaboradores dentro de uma empresa ou alunos dentro de uma universidade.

O sistema intranet é um programa ou software, que permite um ambiente de acesso restrito (URL específico, acesso somente com usuário e senha), com uma interface e informações customizadas para uma empresa, universidade ou grandes organizações, por exemplo.

O objetivo de uma intranet é facilitar a comunicação dentro de uma empresa ou organização. Representa o fluxo de dados acessível a todos os funcionários de uma empresa por meio de uma rede de computadores.

Ao contrário da extranet, onde o acesso é possível fora da empresa, a intranet só pode ser acessada através de login e senha. A intranet é caracterizada por uma boa programação de recursos para facilitar o acesso à informação de acordo com o tipo de usuário, e a manutenção da ligação do usuário ao longo de toda a sua atividade.

©️ Inspirado em imagem feita por engynn-intranet.com

Normalmente são grandes organizações com um elevado número de pessoas. Por exemplo, empresas, universiades, hospitais etc. A intranet centraliza e organiza uma série de informações de interesse dos colaboradores e pessoas envolvidas diretamente nessas organizações.

Rede Social Corporativa ou Rede Social de Empresa (RSE), é similar tecnicamente a intranet, ou seja, com acesso restrito a um grupo de pessoas, uma empresa ou uma organização. Porém, com interface e dinâmica de uma rede social tradicional, por exemplo, com perfis de usuários, timelines (linha de tempo), etc. É comum as redes sociais corporativas possuírem ferramentas que engajam e fomentam o trabalho colaborativo.

As empresas tendem a abandonar intranets em favor de soluções com maior engajamento, ou seja, um sistema de informação mais eficiente que dá mais espaço e expressão à comunicação interna: a rede social corporativa.

Os primeiros benefícios esperados de uma rede social corporativa são:

• melhorou o fluxo e compartilhamento de informação para 80% das empresas;
• para 54% das empresas, melhorou a capacidade de resposta e agilidade da organização.

Fonte: Estudo RSE - Observatório de Redes Sociais Empresariais, 2016. (em francês)

Dentro de uma forte tendência de utilizar a rede social corporativa frente a um sistema intranet, às organizações buscam entender como adotar a rede social corporativa pode beneficiar uma empresa. Listamos algumas boas vantagens, são elas:

• Interface fácil e conhecida;
• Feed de notícias ou a timeline, personalizado;
• Acesso à informação em tempo real;
• Comunicação interna em outro nível e engajamento;
• Favorece a troca de informação de maneira horizontal;
• Compartilhe conhecimento e competências;
• Encontrar a pessoa certa ou a informação certa é mais fácil;
• Intuitivamente, todo mundo sabe usar uma rede social, a corporativa não é diferente;
• Faça uso da agenda integrada;
• Menos emails, mais objetividade;
• Agilidade no fluxo da informação;
• Aumento de engajamento e colaboração entre as pessoas.

São claros os benefícios de se adotar uma rede social corporativa em face a um sistema intranet. Não é a toa que o modelo de intranet antigo vem sendo substituído por essas interfaces, que focam no engajamento e colaboração, mas ao mesmo tempo provendo informação de interesse dos colaboradores da empresa.

Como de costume, nós ajudamos a entender o assunto, fornecemos informações para validar suas escolhas e, também, mostramos opções de ferramentas que existem no mercado. Para sistemas de intranet e rede sociais corporativas não seria diferente.

Workplace é a rede social corporativa gratuita do Facebook. Isso mesmo, o Facebook possui uma ferramenta para empresas, que é similar ao próprio Facebook. Imagine toda a capacidade técnica do Facebook empregada em uma rede exclusiva para sua empresa, independente do tamanho? Chats, vídeo chamadas, troca de arquivos, grupos de trabalho e muito mais.

Workplace possui versão gratuita (chamada de Essential) com algumas limitações, uma versão paga (chamada Advanced), que custa US$4,00 por usuário e uma versão para empresas mais complexas a partir de US$8,00 por usuário.

Bitrix24 possui, o que eles chamam, de intranet social para empresas. Uma ferramenta gratuita para até 12 usuários ou por US$99 com usuários ilimitados. Disponível tanto em nuvem como a possibilidade de instalar localmente.

O Bitrix24 acaba entregando muito mais que um sistema intranet, ele engloba uma ferramenta colaborativa, CRM, gestão de tarefas, contact center, criador de sites e outras funções.

Yammer é a rede social corporativa da Microsoft. Adquirido em 2012, é possível acessar de qualquer dispositivo e lugar. Com interface padrão de redes sociais, o Yammer permite publicação de posts, o famoso curtir e compartilhar, bem como a criação de grupos e equipes fechadas.

Yammer está incluso no pacote Office 365 para empresas. Como as outras ferramentas, as redes sociais acabam sendo ferramentas de trabalho colaborativo e o Yammer não fica para trás.

Esse é o intuito de um sistema intranet moderno e que evolui para uma rede social corporativa: colaboração. Agilizar a troca de informações entre os colaboradores, onde quer que eles estejam e a qualquer hora. Juntar a facilidade e a popularidade das redes sociais com a necessidade de colaborar e trocar informações, presente em qualquer organização.

Adote uma e comece a sentir a diferença na interação e engajamento na sua empresa.