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Redes sociais corporativas: benefícios, desafios, conselhos e soluções

Redes sociais corporativas: benefícios, desafios, conselhos e soluções

Por Nathalie Pouillard

Em 30 de outubro de 2024

Para muitas empresas, os benefícios do uso das redes sociais corporativas (RSCs) ainda não estão claros e, às vezes, são mal compreendidos.
Muitas vezes confundidas com redes sociais usadas como vitrine ou para networking profissional (página do Facebook, perfil do Linkedin, conta do Twitter etc.) para se comunicar com públicos externos, elas são, no entanto, ferramentas inestimáveis para colaboração e comunicação interna.
O que é uma rede social corporativa e para que exatamente ela é usada?

Se você está aqui, suas tarefas envolvem gerenciamento, comunicação e colaboração.
Se estiver procurando informações sobre como configurar uma estratégia de rede social, por que não levar este artigo um passo adiante e descobrir como configurar uma CSN para facilitar a colaboração dentro da sua empresa?

Você aprenderá que é possível aumentar a produtividade e o comprometimento de seus funcionários por meio de uma cultura corporativa sólida baseada no compartilhamento de conhecimento.

Vamos fazer um tour passo a passo, com alguns exemplos de software de bônus: a rede social do Facebook para empresas e suas alternativas!

Redes sociais corporativas: definição

Uma rede social corporativa (ESN) é uma comunidade de pessoas físicas e jurídicas, chamadas de membros, conectadas por uma plataforma para fins profissionais.
Esses membros podem ser os funcionários de uma empresa, mas também seus clientes, acionistas e parceiros.

Intranet 2.0 e gestão do conhecimento

A CSR é a evolução lógica da intranet corporativa, combinada com a dimensão da plataforma colaborativa.
É um local de trabalho digital baseado no compartilhamento e na união de conhecimentos.

Cuidado para não confundir CSR (responsabilidade social corporativa) com CSN (rede social corporativa)!

Uma ferramenta para comunicação interna ou colaboração?

Pode-se dizer que é um híbrido dos dois.
A rigor, não se trata de comunicação interna, porque as trocas não são apenas de cima para baixo (do RH, marketing etc. para os funcionários), mas multidirecionais, em que cada membro tem uma voz.

Também não é uma ferramenta de colaboração pura, em que os grupos são criados para uma finalidade específica, como o lançamento de um projeto ou a preparação para uma reunião de comitê.

A melhor definição é "ferramenta de socialização", em que todos podem compartilhar ideias, práticas recomendadas ou lançar iniciativas. Trata-se de uma poderosa alavanca para a transmissão de conhecimento.

De acordo com a empresa de consultoria Spectrum, especialista em gerenciamento de informações, e seu estudo anual Spectrum Benchmark, o principal objetivo das redes sociais corporativas é compartilhar informações:

  • circulação de informações
  • coprodução de conteúdo
  • capitalização do conhecimento,
  • colaboração por meio de conversas.

A tendência de CSR em alguns números

Em 2010, a Gartner Inc (empresa americana de consultoria e pesquisa na área de tecnologia avançada) e a IBM previram que, até 2014, as redes sociais teriam substituído o e-mail como principal meio de comunicação interna para pelo menos 20% dos usuários corporativos.

Mas um estudo de novembro de 2017 da Cátedra de Inteligência de RH e RSC do Instituto de Gestão de Recursos Humanos e Sociais (IGS-RH) e da BDO nos dá estas estatísticas:

  • 58% das grandes empresas francesas criaram uma rede social corporativa
    (40% das organizações de todos os tamanhos e 80% das empresas CAC 40);
  • apenas 25% dos gerentes e 17% dos funcionários a utilizam diariamente.

Entre os funcionários, o estudo faz distinção entre :

  • os passivos (48%)
  • os relutantes (29%)
  • os adotantes (17%), que não têm medo de se expor,
  • os táticos (6%), que usam "para ficarem bem vistos".

Proteção de dados e conformidade legal

Uma rede social corporativa é segura e garante a proteção e a confidencialidade dos dados das empresas e dos profissionais que a utilizam.
A segurança é baseada em :

  • autenticação e verificação dos membros da rede
  • criptografia das comunicações dentro da rede ou entre uma empresa e seus clientes.

Desde junho de 2009, a instituição G29 (um agrupamento de CNILs europeias) também definiu regras fundamentais aplicáveis às redes sociais corporativas, como o estabelecimento de configurações padrão que limitam a disseminação de dados ou o direito de excluir dados pessoais etc.

O uso de CSRs também levanta questões sobre direitos, com relação ao Código do Trabalho e à Lei de Proteção de Dados. As questões sensíveis incluem

  • riscos de assédio e discriminação
  • o direito de ser esquecido, principalmente depois que um funcionário deixa a empresa,
  • consulta e uso de CSRs:
    • pelos representantes dos funcionários,
    • como uma ferramenta para monitorar a atividade dos funcionários,
    • como parte de entrevistas de avaliação.
      NB: o Código do Trabalho francês estipula que "o conselho de trabalhadores deve ser informado e consultado, antes de qualquer decisão de implementar o sistema na empresa, sobre os meios ou técnicas usados para monitorar a atividade dos funcionários"; e que "nenhuma informação relativa a um funcionário pessoalmente pode ser coletada por um sistema que não tenha sido previamente informado ao funcionário".

Portanto, é fundamental elaborar um código de conduta, tranquilizar os usuários e garantir que a plataforma de RSC seja segura.

Por que usar uma rede social corporativa?

Por suas funcionalidades

A CSN é baseada em dois conceitos fundamentais

  • o perfil enriquecido, que destaca a experiência e os interesses dos funcionários,
  • o mural ou feed de notícias, que permite que você acompanhe as atividades e as principais informações da empresa, dos parceiros e clientes, dos colegas e das trocas em torno de um tema.

As funções básicas incluem

  • a criação e o gerenciamento de áreas de discussão públicas ou privadas, com convites aos participantes,
  • menção de membros usando a "@",
  • definição de #hashtags para criar tópicos marcados por assunto,
  • assinatura de feeds de notícias internos ou externos,
  • gerenciar um perfil: foto, endereço, profissão e links para sites e redes sociais,
  • selecionar e arquivar informações usando os botões "curtir", "recomendar" ou "estou interessado em",
  • publicar mensagens (posts) no mural,
  • gerenciar e pesquisar documentos (mapas, agenda compartilhada, documentos compartilhados, anexos, eventos, notas, links etc.).

Fonte: Estudo Lecko 2015

Por suas vantagens

  • uma interface fácil de usar e divertida,
  • um feed de notícias personalizado,
  • monitoramento em tempo real de informações selecionadas (notificações),
  • incentivo ao trabalho em equipe, como a mobilização de colegas em torno de um problema,
  • rompendo silos e criando vínculos interfuncionais,
  • incentivar o envolvimento e o comprometimento dos funcionários,
  • compartilhamento de conhecimento, aprendizado social (definido pela UNESCO como "o desenvolvimento de conhecimento, habilidades e atitudes ao se conectar com outras pessoas por meio de mídia eletrônica síncrona ou assíncrona"),
  • melhoria da produtividade por meio do incentivo a esse compartilhamento,

20% do tempo de trabalho é gasto na busca de informações, e o CSR ajuda a reduzir esse tempo.

Fonte: Estudo de 2016 da McKinsey & Company

  • desenvolver habilidades, talentos complementares e criatividade,
  • facilitando o surgimento da inteligência coletiva,
  • manter-se a par dos desenvolvimentos empresariais e/ou setoriais,
  • incentivar a socialização dentro da empresa e a criação de vínculos, especialmente para empresas internacionais ou com várias localidades,
  • criar uma nova experiência para o funcionário,
  • facilitar a integração de recém-chegados,
  • adaptar-se aos novos usos tecnológicos,
  • integração de ferramentas como agendas compartilhadas e planejadores de eventos,
  • defesa dos funcionários: faça de seus funcionários seus embaixadores e desenvolva sua marca de empregador.

Fonte: Estudo Lecko 2015

Cuidado com as possíveis desvantagens ou obstáculos

  • Se a ferramenta puder ser adaptada às novas gerações, ela também deverá ser intuitiva, para não desanimar as mais velhas: o uso e os vínculos criados são intergeracionais e a ferramenta é federada;
  • Alguns verão as CSRs como uma perda de tempo e uma carga de trabalho adicional;
  • A descompartimentalização esperada não acontece, devido à inibição de alguns funcionários (controle de tom e habilidades de escrita necessárias) e ao medo do controle;
  • Para evitar trocas inadequadas e começar de forma sólida e controlada, é aconselhável introduzir cartas editoriais e éticas (trocas entre funcionários, moderação realizada pela empresa);
  • A escolha errada do software de RSC, inadequada às necessidades da empresa, à cultura corporativa ou ao perfil dos funcionários, pode levar ao desinteresse e ao abandono da ferramenta.

De acordo com um artigo publicado no La Tribune em novembro de 2017, as RSCs reproduzem as relações hierárquicas que deveriam eliminar, pois são decididas e escolhidas pela gerência, e os grupos são frequentemente lançados por iniciativa dos gerentes.
De acordo com o estudo conjunto mencionado acima (Institut IGS-RH e BDO), 87% dos colaboradores de um grupo pertencem à equipe do gerente que o criou. Lá se vão as trocas multifuncionais...

Há também preocupações sobre o gerenciamento de dados pessoais, especialmente desde os escândalos de vazamento do Facebook.

O artigo ressalta que, para superar esses obstáculos, dois conceitos precisam ser levados em conta para garantir a implementação tranquila de sua RSC: treinamento e o direito de cometer erros.

Como configurar uma rede social corporativa?

  • Fase de reflexão com definição de :
    • objetivos
    • requisitos
    • as funcionalidades necessárias
    • regras (cartas editoriais e éticas),
    • a(s) pessoa(s) responsável(is) pelo projeto (community managers),
  • Fase de seleção da ferramenta adequada após o estudo das soluções existentes,
  • Fase de teste por um comitê de direção restrito (teste de funcionalidades e sugestões de melhorias),
  • Fase de implantação (suporte para todos os funcionários, treinamento, integração com as ferramentas existentes na empresa, comunicação),
  • uso e análise da adoção, recursos apreciados ou ignorados, para ajustes.

Bônus: algumas dicas para publicação em CSRs

Assim como nas redes sociais tradicionais :

  • cuide de seu perfil,
  • publique informações relevantes e direcionadas para interessar seus funcionários,
  • use uma variedade de formatos (fotos, infográficos, vídeos, curadoria de conteúdo, etc.),
  • Envolva seus funcionários e responda aos comentários rapidamente,
  • invista um pouco de tempo e publique regularmente,
  • analise suas estatísticas para adaptar suas contribuições.

Concentre-se em 4 soluções

À medida que as redes sociais corporativas se tornam mais difundidas, o volume de dados em circulação aumentará. É por isso que a nuvem se tornou o modelo a ser utilizado.

No entanto, tenha cuidado com o critério de reversibilidade dos dados (a possibilidade de recuperar todos os seus dados se você mudar de fornecedor) e com o local onde os dados estão hospedados. Nem todos os países oferecem o mesmo nível de proteção de dados, especialmente os Estados Unidos (cf. Patriot Act).

Outra questão ao escolher sua solução diz respeito às APIs que ela oferece. Essas são interfaces de programação de aplicativos que permitem :

  • permitir que sua solução evolua graças aos tijolos de funcionalidade disponíveis,
  • adaptar-se melhor às suas ferramentas existentes,
  • permitir a interação com o ambiente do aplicativo, direcionando o conteúdo para a plataforma de CSR (conhecida como hub),
  • incentivar a adoção mais fácil e bem-sucedida da ferramenta dentro da organização.

Embora a tendência inicial fosse de ferramentas que pudessem fazer tudo, a demanda agora está mudando para ferramentas que ofereçam uma melhor experiência ao usuário (qualidade UX).
As ferramentas de RSC continuam a se desenvolver, concentrando-se no essencial, e é por isso que muitas delas estão se tornando plataformas colaborativas e sociais.

Jamespot, o player puro de CSR que se tornou uma plataforma colaborativa e social

O Jamespot se destaca por seu alto grau de personalização. Com mais de 80 aplicativos de negócios que podem ser integrados, a maioria deles gratuitos, você pode conectar todas as suas ferramentas de negócios (CRM, etc.) à plataforma e combinar todas as tarefas realizadas em aplicativos de terceiros.
Ele socializa seus aplicativos existentes e se integra perfeitamente ao seu ecossistema de negócios.

A ferramenta também oferece grupos :

  • grupos que podem incluir um wiki, um banco de dados de documentos, tarefas, um calendário e fluxos de trabalho específicos, dependendo do contexto comercial,
  • uma caixa de sugestões,
  • distribuição de notícias e pesquisas internas,
  • co-edição e controle de versão de documentos em tempo real,
  • o bot Jbot, que responde às perguntas dos usuários, com base nas perguntas e respostas que eles já formularam.

A vantagem

  • 13 anos de experiência,
  • uma oferta de nuvem à la carte graças a suas inúmeras APIs e widgets,
  • um alto nível de parametrização.

Netframe, a plataforma colaborativa simplificada

O Netframe baseia-se em três habilidades complementares: bate-papo, um ESN e um banco de dados de documentos (EDM) para combinar imediatismo, compartilhamento de informações e a estrutura do conhecimento corporativo, de acordo com o cronograma apropriado.
No entanto, ela não oferece interoperabilidade com outras redes sociais, e a editora prefere uma solução que não ofereça funções supérfluas, mas sim módulos bem desenvolvidos e fáceis de usar, como gerenciamento de documentos e gerenciamento de projetos.

A ferramenta também oferece :

  • geolocalização, planejamento, visualização e acompanhamento de projetos,
  • um gerenciador interno de habilidades pessoais,
  • uma API de vídeo avançada,
  • notificações por push,
  • gerenciamento de documentos que se adapta ao seu espaço de trabalho, grupos e tópicos de discussão.

O plus

  • agenda compartilhada por grupo ou projeto,
  • sincronização com seu calendário pessoal sob demanda,
  • uma galeria de fotos integrada.

talkspirit, mais do que uma rede social, uma plataforma colaborativa

Essa ferramenta, que combina CSR, EDM e bate-papo, foi amplamente adotada pelas organizações. O Talkspirit é fácil de usar e facilita a disseminação de informações graças às conversas estruturadas e à liberdade de escolher o conteúdo que aparece no feed de notícias.
É uma solução abrangente que atende tanto às expectativas dos gerentes em termos de comunicação interna e coesão, quanto às necessidades das equipes em seu trabalho diário.

A ferramenta também oferece :

  • a capacidade de atribuir uma tarefa a uma ou mais pessoas por meio de publicações,
  • tags para marcar o progresso de seus projetos,
  • identificação das profissões, áreas de especialização e locais de seus colegas,
  • coedição, revisão e controle de versão simultâneos de documentos,
  • o bot do Pipedrive, que permite que você crie oportunidades, adicione comentários ou solicite informações por meio de um canal de bate-papo dedicado.

Principais benefícios

  • Recepção instantânea de informações de seus aplicativos de negócios para que possam ser compartilhadas em tempo real com as várias equipes,
  • Experiência: a solução existe desde 2008,
  • Evolução: foi reinventada em 2015 para aprimorar a experiência do usuário.

Workplace, o CSR do gigante Facebook

O Workplace está disponível para as empresas desde 10 de outubro de 2016; ele tem a vantagem de oferecer uma experiência de usuário familiar e é fácil de implantar, graças a uma interface semelhante à do Facebook (a taxa de adoção está próxima de 90% em uma única empresa).
Mas a marca Facebook é tanto um ponto positivo quanto um ponto negativo para a plataforma de CSR, após os recentes problemas de privacidade. As empresas estão preocupadas com a revenda de dados, embora o editor afirme que "não há gateway com contas públicas".

A ferramenta oferece

  • grupos de discuss��o em equipe (com vários níveis de confidencialidade) ou projetos,
  • integração de 50 aplicativos em nuvem
  • trabalho com outras empresas em grupos,
  • bate-papo poderoso semelhante ao Slack e transmissão de vídeo ao vivo,
  • integração de chatbots personalizados em grupos ou no feed de mensagens para automatizar tarefas.

Benefícios

  • Disponível em 100 idiomas,
  • a versão premium é gratuita para organizações sem fins lucrativos e estabelecimentos educacionais,
  • personalização (marca branca, layout e temas).

Tabela comparativa de redes sociais corporativas

Solução Jamespot Netframe Talkspirit Local de trabalho
Principais benefícios Uma plataforma altamente personalizável e adaptável Todas as ferramentas essenciais em uma única plataforma colaborativa Interoperabilidade com 1.000 aplicativos de terceiros Uma rede social que já é "familiar" para o público em geral e com a qual é fácil se familiarizar
Quem deve usá-la?

Todas as empresas

Contas-chave, órgãos públicos e associações

De empresas muito pequenas a grandes grupos

Uma ferramenta muito apreciada pelas PMEs

Todas as empresas

Popular entre as organizações com mais de 100 funcionários

Todas as empresas

Popular entre as organizações sem fins lucrativos


sincronização de calendário
EDM
Mensagens instantâneas
Videoconferência
Planejamento de eventos
Integração de bots
Hospedagem de dados França França França Estados Unidos
Interoperabilidade (API)

Zapier, Pipedrive, Microsoft Office 365, Google Drive, MemboGo, Microsoft OneDrive, MailChimp, etc.

Glowbl, Google Drive, Onedrive, DropBox, etc. Pipedrive, Zapier, Salesforce Sales Cloud, Asana, Trello, Jira, ZenDesk, Twitter, Linkedin, etc. Google Drive, Salesforce, Adobe Sign, Jira, Microsoft Sharepoint, ServiceNow, SurveyMonkey, Zoom

Socializando o mundo do trabalho

O aproveitamento máximo das habilidades e do conhecimento de todos, em benefício da inteligência coletiva da empresa, já está bem estabelecido. Isso pode criar uma experiência motivadora para o funcionário que também beneficia a marca do empregador.

Com isso em mente, as redes sociais corporativas têm tudo a oferecer, desde que você pense em suas necessidades com antecedência, comunique sua estratégia de forma eficaz internamente, estabeleça uma estrutura segura e opte pela ferramenta mais adequada.
A palavra-chave é "adoção" por parte de seus funcionários, para que você possa colher todos os benefícios.

Artigo traduzido do francês