Como estabelecer uma organização de vendas que realmente funcione?

Sua equipe de vendas está estagnada, apesar de sua posição em um mercado dinâmico?

Seu pessoal de vendas está lutando para atingir suas metas enquanto a concorrência está avançando?

O problema está em uma organização de vendas de ficiente. Essa situação paralisa até mesmo os melhores talentos e freia o desenvolvimento da sua empresa.

É por isso que decidimos ajudar você! Neste guia: "Como estabelecer uma organização de vendas lucrativa", você encontrará nossos conselhos e as práticas recomendadas que farão suas vendas decolarem.

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Diagnosticar sua organização de vendas atual

Essa fase de diagnóstico é a base sobre a qual você construirá sua nova organização. Sem ela, você corre o risco de perder muitas oportunidades de melhoria.

Analise a estrutura existente

Tenha uma visão clara da sua equipe de vendas atual. Pergunte a si mesmo quantos vendedores compõem sua equipe de vendas e quais são suas habilidades. As respostas a essas perguntas revelarão quaisquer lacunas em sua equipe de vendas.

Você também deve examinar atentamente a jornada normal do cliente (do contato inicial à assinatura de um contrato). Isso o ajudará a identificar quaisquer lacunas entre as práticas de sua equipe de vendas e as expectativas reais do mercado.

Em muitos casos, os estágios de vendas não correspondem aos hábitos de compra atuais. Essa discrepância complica a tarefa da equipe de vendas e prejudica o relacionamento com os clientes. Aproveite a oportunidade para examinar os métodos usados para qualificar os clientes potenciais. Quando várias abordagens coexistem sem uma coordenação clara, sua organização de vendas se torna instável. Essa indefinição gera confusão e dificulta a alocação de tempo entre prospecção, acompanhamento e monitoramento dos negócios em andamento.

Identificar gargalos

Muitas vezes ocorrem falhas na transferência de informações:

1. o departamento de marketing repassa os contatos sem verificar sua maturidade comercial;
2. o departamento de atendimento ao cliente envia poucos alertas para o gerente de vendas;
3. a equipe de vendas não recebe feedback útil para adaptar suas ações.

Essa falta de continuidade cria tensões internas que podem ter repercussões nas relações com os clientes.

Alguns gargalos estão diretamente ligados às ferramentas que você usa. Sem um CRM (Customer Relationship Management) confiável, a equipe de vendas age sem uma estratégia sólida. Isso gera uma falta de coerência que reduz a capacidade da equipe de gerenciar rigorosamente sua atividade de vendas.

Outros obstáculos vêm da própria organização, como

• duplicação de tarefas
• alocação pouco clara das contas a serem tratadas
• Objetivos mal definidos podem ser uma das principais fontes de desmotivação.

O desempenho de um vendedor depende tanto de suas habilidades quanto da estrutura em que ele atua. Um diagnóstico claro desses obstáculos permite que o gerente de vendas faça ajustes direcionados.

Os diferentes modelos de organização de vendas

Uma organização de vendas não se baseia em um modelo universal. Ela depende de vários critérios, como o tipo de negócio, o ciclo de vendas, o nível de maturidade de vendas e até mesmo os perfis de clientes-alvo. A escolha da organização correta esclarece as prioridades de cada vendedor e limita os conflitos de alocação.

Organização por setor de negócios

Essa abordagem envolve a especialização de sua equipe de vendas de acordo com os setores de atividade de seus clientes. Por exemplo, um agente pode se concentrar exclusivamente no setor automotivo e outro no setor de saúde. Essa especialização desenvolve um conhecimento profundo em sua equipe, que tem uma melhor compreensão das questões específicas de cada mercado.

Como resultado, sua equipe de vendas passa a entender melhor os :

• processos de compra
• a concorrência
• tendências específicas de seu setor. Eles falam a mesma língua que seus clientes potenciais e entendem suas necessidades comerciais.

☝️ Deve-se ressaltar, no entanto, que leva tempo para treinar a equipe de vendas para que ela se torne especialista em um setor.

Sem mencionar que o acesso aos dados do setor continua complexo para as PMEs. Portanto, essa organização é mais adequada para empresas que já têm recursos suficientes para treinar suas equipes!

Organização geográfica por território

A divisão geográfica é a organização de vendas mais comum, especialmente para PMEs e empresas em desenvolvimento. Cada representante de vendas gerencia um território definido. Esse território pode ser :

• uma região;

• um departamento

• uma área urbana dividida de acordo com os clientes potenciais.

Esse método simplifica o gerenciamento diário e reduz os custos de viagem. Seus representantes de vendas desenvolvem uma sólida rede local e um bom conhecimento de sua região. Eles podem agendar seus compromissos e acompanhar de perto seus clientes.

☝️ Observe que essa organização revela rapidamente seus limites. Sua equipe de vendas pode acabar competindo em áreas vizinhas. Esse tipo de situação pode levar a conflitos. Territórios com baixa densidade de clientes potenciais também podem não gerar trabalho suficiente para um vendedor em tempo integral, desperdiçando recursos.

Ainda mais problemático, essa estrutura se torna ineficaz ao lidar com clientes espalhados por várias zonas. Um cliente com subsidiárias em três regiões diferentes, por exemplo, terá que interagir com três contatos diferentes. Se eles não coordenarem suas abordagens, é provável que o cliente fique confuso. A organização geográfica funciona melhor para empresas que vendem localmente e têm ciclos de vendas curtos.

Organização por tamanho do cliente

Segmentar sua organização de vendas por tamanho de cliente permite que você adapte sua abordagem às necessidades de cada categoria. Uma equipe dedicada gerencia contas-chave, outra se concentra em PMEs e uma terceira em empresas muito pequenas e pessoas físicas.

Os ciclos de vendas, os processos de tomada de decisão e as expectativas diferem de acordo com o tamanho das empresas que você aborda. O custo de aquisição de uma grande conta pode ser 10 vezes maior do que o de uma PME, mas o "valor do tempo de vida do cliente" compensa esse investimento.

☝️ Mas o que acontece quando uma pequena PME se torna uma gigante? Qual representante de vendas manterá o relacionamento? Com base em quais critérios a transferência será feita? Você precisa prever essas situações antes que elas surjam.

Sem regras precisas, esse tipo de organização gera mais conflitos internos do que benefícios!

Organização por gama de produtos ou serviços

A especialização da equipe de vendas por linha de produtos é ideal para empresas com um catálogo diversificado ou soluções técnicas complexas. Cada vendedor tem um domínio perfeito de sua linha de produtos e pode oferecer aos clientes potenciais um conhecimento técnico aprofundado.

☝️ Esse tipo de organização, no entanto, cria silos entre as equipes. Quando um cliente precisa de várias linhas de produtos, ele se vê gerenciando vários contatos, sem nenhuma coordenação real entre eles. Se um vendedor especializado deixar a empresa e seu conhecimento não tiver sido devidamente centralizado em um CRM ou em um repositório, ele desaparecerá com ele. Em alguns setores, onde a rotatividade de pessoal pode chegar a 25% ao ano, isso representa uma perda significativa do conhecimento técnico acumulado ao longo dos anos.

Elabore uma política de remuneração que motive sua equipe de vendas

A remuneração da equipe de vendas é estritamente regulamentada pelo Código do Trabalho francês. Independentemente de seu desempenho, seu salário nunca pode ser inferior ao salário mínimo.

As comissões devem ser calculadas com base em critérios objetivos e verificáveis, claramente definidos no contrato de trabalho. Em caso de rescisão, qualquer comissão recebida permanece pagável ao funcionário.

O componente variável geralmente representa entre 20% e 40% da remuneração total, dependendo do setor de negócios. Ele deve motivar sua equipe de vendas. A escolha da variável deve refletir suas prioridades:

• vendas
• margens
• aquisição de novos clientes,
• fidelidade do cliente.

Um sistema baseado somente em vendas o incentivará a negociar grandes descontos, em detrimento da lucratividade.

O monitoramento da remuneração variável requer ferramentas eficazes e comunicação transparente. Sua equipe de vendas precisa saber em tempo real o desempenho que está obtendo e o valor da comissão que está ganhando. Um painel de vendas atualizado mensalmente é o mínimo que você precisa colocar em prática. Os ajustes de política, por outro lado, precisam ser usados com cuidado, sob o risco de desorientar sua equipe de vendas.

As ferramentas essenciais para gerenciar sua atividade de vendas

O uso das ferramentas tecnológicas certas aumenta em dez vezes a eficácia de sua equipe de vendas. Aqui estão quatro soluções digitais práticas para gerenciar seu desenvolvimento de vendas:

👉 CRM (Customer Relationship Management):

• centraliza todas as informações sobre clientes potenciais e clientes,
• automatiza tarefas repetitivas
• rastreia cada interação,
• fornece ao gerente de vendas uma visão global do pipeline de vendas com indicadores de desempenho em tempo real.

👉 ERP:

• conecta a função de vendas aos outros departamentos da empresa: contabilidade, logística, produção;
• permite a consulta direta de estoques
• automatiza os cálculos de comissão;
• facilita o gerenciamento da folha de pagamento.

Ferramentas de automação de marketing alimentam seu pipeline automatizando:

• prospecção ;
• qualificação de leads ;
• e-mails de acompanhamento
• publicações na rede.

Ferramentas de inteligência de negócios:

• analisar tendências de vendas,
• identificar oportunidades de crescimento.

Crie sinergia entre as equipes de vendas e marketing

Essas duas equipes muitas vezes trabalham em silos, gerando mal-entendidos e perda de eficiência. Uma boa colaboração entre elas aumenta a satisfação do cliente.

Harmonize os objetivos e métodos dos dois departamentos

O marketing pensa em termos de visibilidade e imagem. O pessoal de vendas pensa em termos de taxas de conversão, receita e ciclos de vendas. Essas formas de ver não são necessariamente conflitantes.

Para fazer com que os dois departamentos trabalhem juntos, você pode, por exemplo, definir um sistema comum de avaliação de leads que combine critérios de marketing (compromisso, canal) e critérios de vendas (orçamento, setor, tomador de decisões). Você também pode organizar reuniões mensais entre as duas equipes.

Essa sinergia não acontece da noite para o dia. Ela é construída ao esclarecer a função de cada departamento na jornada do cliente:

• o marketing age a montante, prepara o terreno e calibra as mensagens;
• a equipe de vendas assume o controle dos clientes potenciais maduros, com uma mensagem coerente e prioridades alinhadas.

Use ferramentas de colaboração para melhorar a comunicação interna

A eficácia de uma organização de vendas também depende dos canais pelos quais as informações circulam:

• um CRM comum;

• uma plataforma de feedback do cliente

• um espaço para troca de informações sobre campanhas atuais.

Cada um mantém o controle de sua própria área, mas as informações fluem melhor, os gargalos são revelados mais cedo e as equipes se tornam mais ágeis.

Reúna dados de campo para otimizar a abordagem ao cliente

Em contato direto com os clientes, a equipe de vendas capta diariamente sinais fracos que nem as pesquisas nem os painéis de controle conseguem captar. O compartilhamento dessas informações com as equipes de marketing significa que as mensagens, as ofertas e o suporte de vendas podem ser ajustados o mais próximo possível da situação no local.

Por outro lado, os dados comportamentais das ferramentas de marketing aumentam nossa compreensão da jornada de compra e orientam nossas ações de vendas. Esse fluxo de informações de ida e volta cria um círculo virtuoso: os dados se tornam acionáveis, as decisões mais relevantes e as ações mais bem coordenadas.

Incentivar a iniciativa e a responsabilidade individual

As melhores ideias nem sempre vêm do escritório central. Muitas vezes são os próprios vendedores que, durante as reuniões, identificam :

• o que faz os clientes vibrarem
• o que está impedindo uma venda
• ou o que está faltando na oferta.

É preciso dar a eles a liberdade de tomar decisões sem consultar sistematicamente seus superiores.

Infelizmente, em algumas empresas, a conformidade é elogiada, não a assunção de riscos. Esse reflexo bloqueia os funcionários. Um gerente de vendas que deseja que sua equipe progrida precisa estabelecer uma estrutura clara, mas aberta.

Dar autonomia não significa delegar tudo. Um vendedor júnior não tomará as mesmas decisões que um vendedor experiente. Da mesma forma, uma conta estratégica não é tratada da mesma forma que uma prospecção fria. A autonomia é adaptada à experiência e aos riscos envolvidos.

Melhore continuamente sua organização de vendas

Uma organização de vendas só pode permanecer eficaz se puder se adaptar sem se tornar instável. Essa capacidade de se ajustar não é uma questão de instinto ou de decisões tomadas de improviso, mas se baseia em um monitoramento rigoroso e estruturado.

Identificar e monitorar os indicadores de desempenho corretos

Nem todos os indicadores servem para comentar os resultados. Alguns servem para acionar um alerta.

Uma queda de 15% na taxa de conversão em um mês ou um alongamento de 20% no ciclo de vendas em um segmento estratégico deve imediatamente levar a uma análise direcionada.

É por meio do cruzamento de dados que os sinais fracos se tornam visíveis:

• O ciclo está ficando mais longo enquanto o carrinho de compras médio está diminuindo? Você está perdendo tempo com oportunidades não lucrativas?
• Uma taxa de fechamento estável, mas uma margem em queda ? Talvez seja hora de revisar seu posicionamento ou discurso de vendas.

São essas diferenças, e não as médias, que orientam as decisões sobre quais ferramentas, prioridades ou métodos devem ser ajustados.

Ajuste regularmente sua organização de acordo com os resultados em campo

Mudar um setor, redistribuir contas ou alterar um método de vendas pode perturbar o equilíbrio interno. Alguns representantes de vendas veem esses ajustes como uma perda de território, especialmente se gerenciam clientes recorrentes. Para garantir que a organização evolua sem problemas, a empresa precisa estabelecer testes com prazo determinado.

É possível, por exemplo, realizar uma nova segmentação durante três meses ou fazer um teste com uma equipe de voluntários. Essa estrutura limita a resistência passiva e fornece uma prova da eficácia do método antes que ele seja implementado em toda a empresa. Os ajustes só podem ser feitos se as equipes os entenderem, experimentarem e perceberem os benefícios.

Antecipe-se às mudanças nas necessidades do mercado para manter-se competitivo

Antecipar não significa esperar pelo feedback informal de um vendedor solitário. Sua empresa precisa organizar um sistema estruturado de inteligência de vendas, definindo a frequência do feedback, o método de coleta e o processo de análise. Toda semana, um canal dedicado deve centralizar os sinais fracos:

• solicitações repetidas de clientes
• novas objeções do campo
• mudanças no comportamento de compra, etc.

Em seguida, uma equipe de marketing e vendas qualifica essas informações, distinguindo entre fatos objetivos e sentimentos mais subjetivos. Essa abordagem permite que os sinais fracos sejam detectados mais cedo, que as tendências do mercado sejam percebidas e que as oportunidades sejam identificadas antes da concorrência. O gerente de vendas pode, então, refinar sua estratégia e ajustar as ações de sua equipe de acordo com as tendências emergentes.

Desenvolva as habilidades de sua equipe de vendas

A qualidade do serviço de vendas depende tanto das ferramentas de CRM quanto do nível de habilidade da sua equipe. O treinamento direcionado permite que você ajuste seus métodos de vendas e desenvolva sua função de vendas de forma contínua. Essa abordagem aumenta a eficácia de sua equipe de vendas no campo e melhora o relacionamento com os clientes.

Treinar sua equipe de vendas não significa acumular módulos. Em vez disso, crie uma estrutura clara, integrada à realidade diária da equipe de vendas. Uma sessão mensal ou quinzenal é suficiente para lidar com um ponto de atrito identificado no processo de vendas. Esse ritmo permite que o pessoal de vendas teste os novos métodos de prospecção e depois transmita seu feedback ao gerente de vendas.

O treinamento também envolve a integração de novos funcionários em sua organização de vendas. Quando um vendedor se junta à equipe, um profissional experiente deve ajudá-lo a descobrir as ferramentas de gerenciamento e os processos internos. Os assuntos comerciais devem ser claramente definidos de acordo com a estratégia de vendas da empresa. Cada estágio do aprendizado deve ser bem planejado, para que o recém-chegado possa dominar as técnicas de vendas e entender as necessidades do cliente. Essa progressão é seguida desde as primeiras semanas para identificar o que está funcionando, corrigir o que está retardando a atividade de vendas e acelerar o desenvolvimento de vendas em sua empresa.

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Escolher o modelo certo significa vender melhor

Não existe um modelo único para organizar uma força de vendas eficaz. Cada estrutura responde a desafios específicos, dependendo de seu mercado, de seus recursos e de seus objetivos de vendas. A chave é optar por uma organização que seja :

• coerente com sua estratégia
• capaz de evoluir com seus clientes e suas equipes.

Reserve um tempo para diagnosticar sua organização atual, testá-la , ajustá-la e, acima de tudo, envolver seu pessoal de vendas nessa transformação. Uma organização bem planejada é, antes de tudo, uma organização que vende.