As 7 principais ferramentas essenciais para sua agência de comunicação

Administrar uma agência de comunicação não é mais apenas uma questão de criatividade. Entre gerenciar projetos, controlar o tempo, cotações, faturamento e coordenar equipes, é preciso fazer malabarismos com uma infinidade de tarefas... e muitas vezes com pressa.

Felizmente, existe um software de gerenciamento projetado para simplificar o dia a dia das agências, melhorar a lucratividade e otimizar os processos internos. Essas ferramentas o ajudam a manter uma visão clara de seus projetos, clientes e recursos, tudo em tempo real.

Mas com tanta oferta, como escolher a solução certa para sua empresa? Analisamos as melhores ferramentas do mercado para apresentar a você um top 7 ultraprático!

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Quais são as vantagens do software para sua agência de comunicação?

Gerenciamento de projetos mais claro, suave e estratégico

Em uma agência, os projetos surgem rapidamente. Sem uma boa ferramenta, você logo se vê correndo atrás de briefs, aprovações e membros da equipe. O software de gerenciamento de projetos permite que você centralize todas as etapas do ciclo de produção:

• criação de tarefas
• alocação de funções
• planejamento de prazos
• definição de dependências;
• priorização, etc.

O melhor de tudo é que a maioria das ferramentas oferece monitoramento em tempo real. O gerente de projeto pode ver rapidamente como o projeto está progredindo, detectar bloqueios e ajustar os recursos, se necessário. Estamos passando do modo de combate a incêndios para o modo de antecipação. E o bônus? O cliente também ganha em visibilidade e confiança.

Melhor controle do tempo gasto e da lucratividade

Quanto tempo suas equipes realmente gastam em uma campanha? Aquele grande cliente "estratégico" é realmente lucrativo? Sem uma ferramenta, você está indo às cegas. Com um bom software de controle de tempo, você pode medir com precisão o tempo investido por recurso, por tarefa, por projeto e até mesmo por tipo de cliente.

Quando esses dados são cruzados com estimativas e faturas, você pode fazer uma análise detalhada da lucratividade. É possível identificar tarefas que consomem muito tempo, margens baixas e gargalos. E pode tomar medidas ajustando suas taxas, revisando seus processos ou distribuindo a carga de trabalho de forma diferente.

Automatize tarefas demoradas para economizar muito tempo

Quem nunca suspirou ao se deparar com a criação de um orçamento, a cobrança de um pagamento atrasado ou o processamento manual de uma fatura? Essas tarefas são necessárias, mas prejudicam a produtividade. Os melhores softwares da atualidade incluem módulos de automação que lidam com essas tarefas para você.

Você pode criar uma cotação com apenas alguns cliques. Depois de validada, ela se torna automaticamente uma fatura. Os lembretes são enviados automaticamente. Algumas soluções chegam ao ponto de integrar sua contabilidade ou sincronizar com seu ERP ou CRM existente. Em resumo, você gasta menos tempo com a administração e mais com o seu valor agregado.

Tabela comparativa dos 7 melhores pacotes de software para sua agência de comunicação

As 7 melhores ferramentas para sua agência de comunicação

Asana

A Asana é uma referência global para o gerenciamento de projetos, particularmente popular entre as equipes de marketing e comunicação. Sua interface intuitiva e as inúmeras visualizações facilitam a estruturação de todos os tipos de projetos, desde a criação de um site até o gerenciamento de uma campanha multicanal. Não importa se sua agência tem 3 ou 30 pessoas, a Asana se adapta à sua maneira de trabalhar.

O que as agências apreciam particularmente é a capacidade de monitorar tarefas em tempo real, gerenciar dependências, compartilhar arquivos e automatizar etapas repetitivas em um briefing de cliente. O resultado: maior clareza, menos idas e vindas e aumento da produtividade sem complexidade técnica.

⚒️ Aqui estão apenas alguns dos recursos que tornam a Asana uma aliada ideal para uma agência de comunicação:

• gerenciamento intuitivo de vários projetos, com visualizações adaptadas a cada necessidade: cronograma, kanban, calendário, etc;
• atribuição clara de tarefas com prazos, comentários, anexos e níveis de prioridade;
• automações poderosas para economizar tempo em tarefas recorrentes: notificações, validações, lembretes, etc;
• controle de tempo e relatórios para manter o controle dos recursos utilizados;
• colaboração fluida, mesmo no modo híbrido, graças às discussões contextualizadas;
• integração nativa com ferramentas já usadas na agência: Slack, Google Drive, Adobe Creative Cloud, etc.

Asana

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Gerenciamento de trabalho, projetos, e tarefas

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Axonauta

O Axonaut é um pacote de software de gerenciamento tudo-em-um desenvolvido para PMEs e VSEs, especialmente as do setor de serviços, incluindo agências de comunicação. Ele reúne todas as principais funções em uma única interface intuitiva: CRM, faturamento, contabilidade e gerenciamento de caixa. O objetivo é claro: economizar tempo em tarefas administrativas e centralizar os dados de clientes e projetos com mais eficiência.

Projetado para equipes de 5 a 50 funcionários, o Axonaut é voltado diretamente para gerentes ou gerentes administrativos que fazem malabarismos com ferramentas dispersas ou excessivamente complexas. Se a sua agência gasta muito tempo criando faturas, correndo atrás de pagamentos ou rastreando clientes potenciais manualmente, essa é claramente uma solução a ser considerada. Por outro lado, para organizações muito grandes que precisam de um ERP sob medida, a ferramenta mostrará suas limitações.

⚒️ Veja por que o Axonaut pode transformar a maneira como você gerencia sua agência:

• Interface intuitiva, projetada para ser usada sem treinamento complexo;
• painel de vendas personalizável, para rastrear clientes, clientes potenciais e oportunidades em tempo real;
• faturamento automatizado, com geração rápida de cotações, lembretes automáticos e rastreamento de pagamentos;
• sincronização bancária automática, para que você não tenha que reinserir dados e possa monitorar seu fluxo de caixa diariamente;
• Tarefas administrativas automatizadas: pedidos de reembolso de despesas, envio de documentos, lembretes, etc;
• suporte ao cliente ágil, 100% em francês.

ClickUp

O ClickUp se estabeleceu como uma das ferramentas de gerenciamento de projetos mais personalizáveis do mercado. Muito popular em ambientes de agência, ele pode ser usado para gerenciar campanhas, tarefas internas, prazos de clientes... e até mesmo os objetivos de desempenho da equipe. Enquanto a Asana se concentra na simplicidade, o ClickUp se destaca por sua rica funcionalidade e sua capacidade de se adaptar a todas as metodologias (Agile, Kanban, Gantt, etc.).

É a ferramenta ideal para agências ou organizações em rápido crescimento que gerenciam um grande número de clientes e projetos simultaneamente. Graças às suas automações, várias visualizações e integrações avançadas, o ClickUp se torna um ERP leve e flexível, capaz de atender a uma ampla gama de necessidades: do gerenciamento de projetos ao planejamento estratégico.

⚒️ Aqui estão os recursos que tornam o ClickUp uma ferramenta formidável para agências ágeis:

• Visão 100% personalizável: tarefas, projetos, documentos, painéis, tudo se adapta à maneira como você trabalha;
• automação poderosa para acelerar o gerenciamento de fluxos de trabalho internos;
• controle de tempo integrado, por membro, tarefa ou cliente;
• documentos colaborativos integrados, para centralizar resumos, relatórios ou procedimentos;
• objetivos e KPIs para monitorar o desempenho da equipe e do projeto;
• inúmeras integrações: Slack, Zoom, Google Workspace, Figma, etc.

ClickUp

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O software de gerenciamento de projetos mais bonito do mundo

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iabako

O iabako é uma solução francesa desenvolvida especificamente para agências de comunicação, estúdios de criação e freelancers organizados. É uma ferramenta simples e eficaz que se concentra no gerenciamento diário: estimativas, tempo gasto, faturamento, acompanhamento do cliente e lucratividade. Enquanto muitos pacotes de software são de uso geral, o iabako visa especificamente às necessidades de uma agência de criação, encarregando-se da organização de tarefas, do cumprimento de prazos e do envio de faturas.

Sua interface minimalista atrairá os perfis não técnicos. Você não precisa ser um especialista em ERP para usar a ferramenta. É uma solução confiável e fácil de implantar para agências que desejam se estruturar sem complicar o trabalho diário, e é ideal para freelancers e equipes pequenas.

⚒️ Veja por que o iabako pode se tornar rapidamente indispensável para as operações diárias de sua agência:

• rastreamento simplificado de projetos, com uma visão geral clara das tarefas em andamento;
• gerenciamento de tempo por projeto ou por tarefa, para medir melhor a lucratividade;
• faturamento automatizado: desde a criação da cotação até o envio da fatura;
• banco de dados centralizado de clientes, com histórico e rastreamento de trocas;
• painel de controle de lucratividade acessível com o clique de um botão;
• interface intuitiva, projetada para pessoas criativas e não para contadores.

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Soluções Avançadas de Gestão de Estoque Online

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Inedee

Projetado para agências de comunicação e marketing, o Inedee é um ERP de nova geração que centraliza todos os fluxos de trabalho de produção, gerenciamento e colaboração. Seu objetivo? Ajudá-lo a gerenciar sua agência com mais eficiência, desde a pré-venda, passando pela produção e faturamento, até a entrega. Sua abordagem modular significa que a ferramenta pode ser adaptada à sua organização e aos processos internos, sem impor uma estrutura fixa.

A Inedee se destaca por sua capacidade de oferecer aos gerentes uma visão global e estruturada de seus negócios. Do gerenciamento de recursos à lucratividade do projeto, passando por custos e cronogramas, tudo está conectado. É a ferramenta ideal para agências que desejam atingir um novo nível de maturidade sem precisar multiplicar seu software.

⚒️ Veja o que a Inedee pode fazer por suas operações diárias:

• uma visão geral completa do seu negócio: projetos, equipes, cargas de trabalho, orçamentos, lucratividade, etc;
• controle de tempo ultrapreciso, com discriminação por cliente, tarefa e funcionário;
• planejamento de recursos, com alertas em caso de sobrecarga ou subcarga;
• módulo de CRM e cotações e faturas, para acompanhar o ciclo de vendas de A a Z;
• painéis de controle dinâmicos, perfeitos para gerentes e executivos;
• hospedagem segura na França, com uma interface 100% francesa.

Inedee

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Gestão Inovadora de Projetos para Equipes Ágeis

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IOvision

Menos conhecida do que alguns de seus concorrentes, a IOvision é, no entanto, uma empresa sólida no mundo do ERP para agências. Trata-se de uma solução completa, desenvolvida para permitir que organizações de médio e grande porte padronizem seus processos, aumentem a produtividade e otimizem as margens. Sua abordagem é totalmente focada na gestão interna: custos, produção, tempo, projetos, compras, faturamento... tudo está conectado em uma única interface.

É uma ferramenta particularmente adequada para agências que gerenciam várias divisões (criativa, digital, mídia, etc.), com necessidade de uma visão analítica detalhada. É mais difícil de implementar do que uma ferramenta "plug & play", mas o resultado final é uma base real para estruturar seu desenvolvimento.

⚒️ Aqui estão os principais pontos fortes da IOvision para agências em crescimento:

• ERP completo, desde o gerenciamento de RH até o financeiro e de projetos;
• Monitoramento detalhado do orçamento por cliente, atribuição, divisão ou funcionário;
• relatórios avançados, com dados consolidados para a gerência;
• Controle preciso de tempo, com alertas se o tempo for excedido;
• gerenciamento de compras e despesas, integrado aos orçamentos do projeto;
• Solução personalizável, apoiada por um suporte sólido.

IOvision

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Solução Digital para Gestão Empresarial Eficiente

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Sarbacane

Bem conhecida dos profissionais de marketing digital, a Sarbacane é uma solução francesa especializada em e-mailing, SMS marketing e automação de campanhas. Não se trata de um ERP, mas de uma ferramenta complementar essencial para qualquer agência de comunicação que gerencie campanhas de clientes. Com sua interface refinada, desempenho sólido e RGPD integrado, é uma alternativa séria aos gigantes americanos, como Mailchimp e ActiveCampaign.

O Sarbacane se destaca por sua abordagem orientada para a produtividade e o desempenho, com uma curva de aprendizado rápida, resultados mensuráveis e recursos adaptados às agências: gerenciamento de várias contas, branding personalizado, relatórios precisos etc. Ideal para agregar mais valor aos seus clientes e, ao mesmo tempo, otimizar seus próprios processos.

⚒️ Veja o que o Sarbacane pode fazer por suas campanhas de marketing:

• e-mailing e SMS pro, com editor de arrastar e soltar, personalização avançada e testes A/B;
• automação de campanhas: cenários, lembretes, pontuação comportamental, etc;
• gerenciamento de vários clientes: acesso de marca branca, segmentação, relatórios por conta;
• estatísticas em tempo real, com taxas de abertura, cliques, conversões, etc;
• Pronto para o RGPD, com dados hospedados na França;
• suporte responsivo baseado na França, apreciado pelas agências.

Tabela de resumo do melhor software para sua agência de comunicação

Software	Usuário-alvo	Principais benefícios	Preço de entrada
Asana	Equipes de criação, agências ágeis	Gerenciamento de projetos fluido, colaboração visual, automação	Oferta gratuita
Axonaut	Pequenas empresas, agências generalistas	ERP tudo em um, faturamento, CRM, contabilidade simplificada	A partir de € 34,99/mês
ClickUp	Agências estruturadas ou em crescimento	Visualização personalizável, tempo, objetivos, documentos integrados	Oferta gratuita
iabako	Pequenas agências de criação, freelancers	Ferramenta simples, faturamento rápido, rentabilidade por tarefa	A partir de € 8/mês
Inedee	Agências ambiciosas e estruturantes	ERP modular, gerenciamento completo, controle de carga de trabalho	Sob cotação
IOvision	Agências de médio a grande porte	ERP potente, monitoramento analítico, gerenciamento centralizado	Sob consulta
Sarbacane	Agências de marketing digital/comunicação	Envio de e-mail profissional, SMS, automação, várias contas	A partir de € 69/mês

Critérios a serem considerados na escolha do software para sua agência

A escolha do software para sua agência não é apenas uma questão de orçamento ou interface. Ele precisa se adequar à sua organização, aos seus processos, aos seus clientes e aos seus objetivos. Veja a seguir os principais critérios a serem considerados antes de se decidir:

• Tipo de necessidades atendidas: gerenciamento de projetos, cotação/faturamento, CRM, relatórios, comunicação interna, etc;
• Adaptabilidade ao tamanho de sua agência;
• ergonomia e facilidade de uso: suas equipes precisam ser capazes de usá-lo sem treinamento complexo;
• recursos colaborativos: gerenciamento de tarefas, compartilhamento de arquivos, comentários, visualizações compartilhadas... cruciais para a coordenação da equipe;
• controle de tempo e lucratividade: essencial para o gerenciamento de projetos, faturamento preciso e análise de margens;
• automação de tarefas repetitivas: para economizar tempo com lembretes, notificações, geração de documentos, etc;
• integração com suas ferramentas existentes: Slack, Google Workspace, ferramentas de contabilidade, CRM... a ferramenta deve se encaixar bem em sua pilha;
• suporte ao cliente e escalabilidade: uma boa ferramenta também significa um bom suporte. E ela deve ser capaz de crescer com você;
• hospedagem e conformidade com o RGPD: especialmente se você gerencia dados confidenciais em nome de seus clientes.

Como você pode otimizar o uso de software para sua agência de comunicação? 6 etapas

Escolher o software certo é uma coisa. Tirar o máximo proveito dele é outra bem diferente. Aqui estão seis etapas essenciais para integrar e otimizar com sucesso uma ferramenta para sua agência de comunicação:

• Etapa 1: mapeie suas necessidades reais. Antes mesmo de começar a configurar qualquer coisa, reserve um tempo para identificar seus processos críticos, seus pontos problemáticos e as funcionalidades essenciais. Gerenciamento de projetos? Faturamento? Controle de horas? RH? Isso permitirá que você alinhe o software com suas prioridades operacionais.

• Etapa 2: Implemente gradualmente. Não há necessidade de conectar tudo de uma vez. Comece com um projeto piloto, uma equipe de teste ou um departamento-chave (por exemplo, produção ou vendas). Isso limita os erros, garante a adoção e permite que sejam feitos ajustes rápidos antes da implantação total.

• Etapa 3: Treine suas equipes e nomeie um líder de equipe. Um software que não é usado corretamente se torna rapidamente um obstáculo. Invista em um treinamento curto, mas direcionado, e nomeie um ou dois embaixadores internos para orientar os demais. Quanto mais a ferramenta for dominada, mais ela se tornará um impulsionador do desempenho.

• Etapa 4: Automatize o que pode ser automatizado. Notificações, lembretes, relatórios, atribuições de tarefas... a maioria das ferramentas tem regras de automação incorporadas. Use-as para economizar tempo precioso, evitar descuidos e padronizar seus processos sem rigidez.

• Etapa 5: Monitore os indicadores corretos. Um bom software permite que você gerencie, não apenas organize. Configure KPIs de monitoramento: tempo gasto, lucratividade por projeto, carga de trabalho por funcionário, taxa de cotações assinadas, etc. Esses dados em tempo real se tornam um verdadeiro ativo estratégico.

• Etapa 6: Reavalie regularmente seu uso. As necessidades de sua agência mudam. A cada 6 a 12 meses, faça um balanço: as funcionalidades estão sendo usadas adequadamente? O software ainda é adequado ao seu negócio atual? Você precisa ativar novos módulos ou alterar ferramentas?

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E se o seu software se tornasse o melhor aliado de sua agência?

Administrar uma agência de comunicação bem-sucedida não se trata mais apenas de pessoas e criatividade. Hoje, também é uma questão de estrutura, gerenciamento rigoroso e ferramentas bem escolhidas.

O software que selecionamos não é um gadget. Eles são verdadeiros motores de crescimento, capazes de economizar seu tempo, otimizar seus processos, melhorar a lucratividade de seus projetos e fortalecer a colaboração entre suas equipes.

A ferramenta certa nunca substituirá o talento de sua equipe. Mas ela pode claramente dar a eles os meios para expressá-lo ao máximo. Então, talvez seja hora de profissionalizar seu gerenciamento e finalmente escolher o software que atenda às suas necessidades ?