9 etapas fundamentais para uma implementação de software bem-sucedida
A implantação de um novo software em uma empresa costuma ser um projeto muito desafiador!
Como você vai gerenciar essa transição, as mudanças, resolver conflitos e garantir que a instalação funcione tão bem quanto o planejado durante a fase de avaliação e seleção?
Vamos mostrar-lhe as 9 etapas que você precisa seguir para ter a melhor chance possível de implementar o software com sucesso.
Qual é o processo de implementação de um novo software?
Implantação de software: definição
A implantação de um novo software em uma empresa é um procedimento técnico que envolve várias etapas importantes, com o objetivo de integrar efetivamente um novo sistema de TI ao ambiente de trabalho.
Essa operação começa com a instalação da ferramenta nos servidores ou na nuvem, seguida de sua configuração para atender aos requisitos específicos da organização. Em seguida, os dados existentes são transferidos para o novo sistema, uma etapa crucial para garantir a continuidade dos negócios.
Antes de o software entrar em operação, ele passa por uma série de testes (funcionalidade, segurança, desempenho etc.) para identificar e corrigir eventuais problemas. Depois que esses testes são validados, a solução é gradualmente colocada em serviço para os usuários finais, que também podem se beneficiar do treinamento durante essa fase.
Observe a diferença entre implantação e implementação de produção. Enquanto o primeiro termo engloba todo o processo descrito acima, o segundo se refere ao estágio final, quando o software é oficialmente disponibilizado e operacional para seus usuários finais.
Por que é importante implantar seu novo software com sucesso?
A implantação bem-sucedida de um novo software é crucial por vários motivos.
Em primeiro lugar, ela simplesmente garante que a ferramenta funcione como previsto, evitando interrupções que possam afetar a produtividade da empresa. Também garante que todos os recursos do software sejam totalmente utilizáveis, permitindo que as equipes tirem o máximo proveito da solução desde o início.
Além disso, a implementação bem-sucedida minimiza os riscos associados à proteção de dados, pois envolve testes rigorosos e a configuração correta dos parâmetros de segurança.
Por fim, a implementação adequada do software ajudará os usuários a adotá-lo com mais eficiência. Quando os funcionários são bem treinados e o novo sistema atende às suas necessidades sem criar obstáculos, o comprometimento e a satisfação deles aumentam!
Como implantar um novo software em 9 etapas?
Etapa 1: planeje adequadamente a implementação do novo software
Um projeto de implantação de software deve abranger todas as fases de sua instalação, incluindo todos os processos necessários para que a ferramenta funcione adequadamente em seu ambiente organizacional.
O plano de implementação de um aplicativo de TI geralmente inclui estas etapas fundamentais:
- realizar uma avaliação das necessidades da empresa para garantir que todas elas sejam atendidas;
- mapeamento de seus processos de negócios
- Analisar os requisitos para instalar o software corretamente;
- Instalar o software;
- personalizar e configurar o software;
- Operar e testar o software para garantir que ele esteja funcionando corretamente;
- Fazer as alterações necessárias para corrigir os problemas encontrados durante a fase de testes;
- Integrar o novo sistema às ferramentas existentes em sua organização;
- Treinar os principais usuários;
- entrega do software - essa é conhecida como a fase de comissionamento.
Certifique-se de que o cronograma de instalação inclua o seguinte para cada estágio:
- resultados específicos;
- uma definição clara do escopo da ação
- os recursos necessários.
Observação: é importante que seu plano de implementação se estenda além da data de entrada em operação. Como a organização continua a mudar, o processo precisa evoluir com ela.
Etapa 2: Prepare o ambiente de TI adequadamente
Em seguida, vem a fase de preparação do ambiente de TI, que envolve a configuração e a otimização da infraestrutura necessária para garantir que o sistema funcione sem problemas.
Isso envolve :
- verificar e atualizar o hardware e os sistemas operacionais, se necessário, para garantir que sejam compatíveis com o novo software;
- configuração de redes e servidores para suportar as cargas previstas, para garantir que o desempenho não seja afetado durante a implementação em larga escala.
Além disso, a preparação do ambiente pode envolver a criação de novos bancos de dados ou a modificação das configurações existentes para acomodar o software. Os protocolos de segurança também são revisados e reforçados para proteger a integridade e a confidencialidade dos dados processados pelo novo sistema.
Etapa 3: instalação e configuração do novo software
A fase de instalação e configuração é o pivô central da implantação de seu novo software.
É durante esse estágio que a ferramenta é instalada nos servidores da empresa ou no ambiente de nuvem, dependendo da arquitetura estabelecida previamente. Portanto, essa operação deve ser realizada com cuidado para garantir que o software seja corretamente integrado à infraestrutura existente, sem interromper as operações atuais.
Uma vez concluída a instalação, inicia-se a fase de configuração, que é essencial para atender aos requisitos específicos da empresa. Isso inclui a configuração de :
- usuários (gerenciamento de perfis e direitos, autenticação e autorizações, etc.) ;
- funcionalidades, interface e fluxos de trabalho;
- opções de segurança (criptografia de dados, instalações de antivírus, backup e recuperação, etc.);
- integração com outros sistemas ou aplicativos já existentes.
☝️ É fundamental que essa configuração seja realizada meticulosamente para reduzir o risco de problemas técnicos futuros e garantir a segurança dos dados que estão sendo processados!
Etapa 4: organizar meticulosamente a migração de dados
Garantir que a migração dos dados existentes seja de boa qualidade é um dos elementos mais importantes de qualquer implementação de solução de software empresarial. E por um bom motivo: se dados imprecisos forem convertidos, é provável que isso tenha um efeito dominó negativo em toda a organização!
Devem ser realizados testes para garantir que os dados transferidos para o banco de dados do novo sistema sejam confiáveis.
Observação: você precisa de dados organizacionais reais (não dados falsos usados apenas para testes) para garantir que os processos do novo sistema funcionem corretamente.
Etapa 5: testar e antecipar o máximo possível
Antes de colocar o software totalmente em operação, é essencial realizar testes completos, sejam eles de integração, desempenho ou segurança.
E não se esqueça dos testes de aceitação do usuário (UATs), que são úteis para obter feedback dos usuários finais e ajustar o software, se necessário!
Além disso, mesmo as implementações mais bem-sucedidas às vezes interrompem as atividades de uma empresa, a ponto de levar a uma redução na produtividade que afeta temporariamente a dinâmica subjacente. Daí a importância de um plano de implementação realista e de uma boa antecipação da alocação de recursos!
Etapa 6: Implementação final
Agora chegamos ao estágio de tornar o software totalmente operacional dentro da organização.
Para fazer isso, comece planejando a implementação, definindo claramente as janelas de tempo durante as quais as atualizações ou alterações serão feitas, a fim de minimizar o impacto nas operações diárias.
Observação: recomendamos que você proceda em fases ou por grupos de usuários, para gerenciar os ajustes com mais eficiência e corrigir problemas sem afetar toda a organização.
Em seguida, ative o software para todos os usuários, certificando-se de que haja uma comunicação clara sobre as alterações e como acessar o suporte técnico, se necessário.
Etapa 7: Treine os usuários de forma eficaz no novo software
O treinamento continua sendo um componente essencial para a implementação bem-sucedida de um novo software. De fato, ele acelera o processo de familiarização com a ferramenta e permite que todo o seu potencial seja explorado. Sem mencionar que ele minimiza o fenômeno natural da resistência à mudança...
Dica: para otimizar suas iniciativas de treinamento, você pode usar ferramentas criadas especificamente para simplificar a adoção digital. Por exemplo, a editora Knowmore desenvolveu duas soluções relevantes nesse sentido:
- K-STUDIO, um simulador de aplicativos de negócios que permite o desenvolvimento de cursos de treinamento práticos e interativos 100% alinhados com aplicativos reais, graças à clonagem de cada tela e de seus recursos específicos (comportamentos, botões, dados etc.).
- K-NOW, uma plataforma de adoção digital on-line que funciona como um GPS de aplicativo. Mais especificamente, ela guia os usuários passo a passo, de forma interativa, pelo uso diário de seus aplicativos de negócios. O ponto forte do K-NOW? Fornecer ajuda contextualizada, perfeitamente adaptada às necessidades e ao caminho percorrido pelo usuário.
Etapa 8: Monitoramento contínuo
Desde o início da implementação até que o novo sistema esteja 100% operacional, o processo deve ser monitorado regularmente e os resultados devem ser medidos para melhorar a eficiência e a relação custo-benefício. O processo deve ser monitorado regularmente e os resultados devem ser medidos para melhorar a eficiência e a relação custo-benefício.
Para verificar se a instalação está ocorrendo conforme o planejado, faça com que os usuários, as equipes de TI e os administradores de sistemas trabalhem juntos. Dessa forma, você pode garantir que :
- a funcionalidade e a experiência do usuário estejam de acordo com o que foi planejado inicialmente;
- os problemas técnicos sejam resolvidos rapidamente.
Etapa 9: Mantenha os funcionários informados durante todo o projeto
Por fim, se alguns de seus funcionários estiverem envolvidos no projeto desde o início, é importante mantê-los informados regularmente durante toda a implementação, com informações detalhadas e relatórios intermediários.
☝️ Certifique-se de que seu projeto promova e defenda os participantes envolvidos, como :
- especialistas
- líderes de opinião
- usuários-testadores
- os provedores de serviços envolvidos.
A implantação de um novo software em poucas palavras
No final das contas, a implantação de um novo software é como gerenciar um projeto por si só, envolvendo várias etapas diferentes que precisam ser executadas rigorosamente se você deseja obter uma implementação tranquila.
É por isso que recomendamos que você se equipe com as ferramentas certas e use uma metodologia adequada (como o método ágil), para que possa se organizar melhor e, acima de tudo, evitar que os objetivos sejam prejudicados. Dessa forma, você mantém o controle do processo 👀.