6 programas de digitalização para automatizar a captura de documentos

A automação da captura de documentos é uma vantagem competitiva fundamental para as empresas. O software de digitalização pode ajudá-lo a fazer a transição para o digital e a transformar digitalmente toda a sua organização com sucesso.

Suas tecnologias permitem :

• automatizar o processamento de dados,
• indexação inteligente de arquivos pesquisáveis em um sistema de gerenciamento de conteúdo,
• exportar fluxos de documentos para aplicativos de negócios,
• oferecer um melhor atendimento ao cliente.

Compare as soluções de captura eletrônica de dados para aumentar a produtividade:

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Como funciona a tecnologia de captura de dados?

O princípio da ADR - Leitura Automática de Documentos - permite que os documentos sejam digitalizados automaticamente.

Durante a digitalização, o software pode extrair dados específicos e organizá-los de forma inteligente em um sistema de gerenciamento de conteúdo, também conhecido como EDM (gerenciamento eletrônico de documentos), do qual toda a empresa extrai informações.

Os dados e os metadados (dados que estruturam um documento e que podem ser usados para enriquecer e automatizar o sistema de classificação) também podem ser enviados diretamente para outros sistemas.Eles também podem ser enviados diretamente para aplicativos de negócios, como ERP ou CRM, onde podem ser usados.

O princípio do ADR - reconhecimento automático de documentos no sentido mais amplo - possibilita a identificação dos diferentes tipos de documentos e o reconhecimento dos locais precisos dos dados a serem extraídos.

O 🛠️ DRL é possível graças às seguintes tecnologias de reconhecimento de documentos :

• RAD (reconhecimento automático de documentos),
• OCR (reconhecimento óptico de caracteres),
• OMR (Optical Mark Recognition, reconhecimento óptico de marcas),
• ICR (reconhecimento inteligente de caracteres),
• uma ferramenta integrada de reconhecimento de código de barras,
• etc.

A imagem a seguir mostra um diagrama que resume de forma simples como funciona a captura de documentos e por que ela é importante:

Compare as soluções de captura de documentos para a empresa

A tabela a seguir resume a comparação dos softwares de digitalização que serão apresentados neste artigo. Ela reflete os recursos que distinguem cada solução.

Recomendamos que você leia detalhadamente a descrição de cada software para formar sua própria opinião. Recomendamos também que você compare os principais recursos e os preços de entrada de cada pacote de software em nossa tabela de comparação detalhada mais adiante neste artigo.

A comparação das ferramentas permite que você escolha o software certo para o fluxo de dados a ser processado em sua empresa, levando em conta as especificidades de seu setor ou entidade.

Bluemega

Desenvolvido por uma empresa francesa, o Bluemega é voltado para organizações com copiadoras multifuncionais: PMEs, autoridades locais ou organizações com vários locais. Essa ferramenta simplifica a captura de documentos diretamente na fonte, sem a necessidade de instalar nenhum software no lado do usuário. A promessa é baseada em uma abordagem "sem cliente, sem driver", que reduz as restrições de TI e acelera a adoção pelas equipes de campo.

Visão geral e benefícios para PMEs e autoridades locais

Projetado para ambientes distribuídos, o Bluemega é perfeitamente adequado às necessidades das organizações que já usam copiadoras multifuncionais (MFPs) para suas necessidades diárias de documentos. Em vez de adicionar uma camada de software no lado do usuário, o Bluemega conta com uma interface incorporada diretamente na tela da copiadora, reduzindo os custos de instalação e os esforços de treinamento.

Essa abordagem é particularmente adequada para PMEs, autoridades locais e redes com várias agências que desejam automatizar o envio de documentos para um repositório EDM, ERP, RH ou ferramenta de contabilidade, sem envolver o departamento de TI. A indexação de documentos pode ser personalizada, facilitando o uso posterior e otimizando a pesquisa de informações essenciais.

A automação dos fluxos de trabalho também possibilita :

• reduzir erros manuais
• economizar tempo em tarefas repetitivas,
• garantir a conformidade das transmissões graças à rastreabilidade integrada.

Principais recursos do Bluemega

• digitalização direta de MFPs para e-mail, diretórios, EDM, HRIS ou ERP;
• reconhecimento inteligente de documentos: OCR, código de barras, formulários, etc;
• indexação automática de dados críticos (número da fatura, data, cliente, etc.);
• conexão segura com sistemas de informação (LDAP, SSO, SFTP);
• exportação estruturada de arquivos: PDF, TIFF, XML, JSON, etc;
• SaaS ou no local, dependendo das necessidades da empresa;
• administração centralizada para gerenciar todos os fluxos de documentos.

Os benefícios da edição Bluemega Connect

A característica distintiva da versão Bluemega Connect é sua capacidade de criar cenários de captura personalizados, sem codificação, para cada departamento (contabilidade, RH, vendas, etc.). Assim, você pode digitalizar um pedido de cliente ou um contrato de fornecedor e enviá-lo diretamente para o aplicativo dedicado com os índices comerciais corretos.

A segurança também é um pilar forte, com cada transmissão rastreada, autenticada e criptografada, garantindo a conformidade com o RGPD.

CaptureOn Touch Pro: o software de digitalização da Canon

O software de digitalização CaptureOnTouch da Canon foi lançado como uma versão profissional em 2016. Em teoria, o CaptureOnTouch Pro é adequado para qualquer tipo de negócio.

Na prática, recomendamos esse software para freelancers e pequenas empresas, devido aos recursos do software. Os scanners Canon ImageFORMULA são equipados com o CaptureOnTouch Pro: os fãs da Canon vão gostar disso.

Visão geral e compatibilidade do CaptureOnTouch Pro

O CaptureOnTouch Pro é ideal para pequenas organizações com computadores baseados no Windows.

O uso de scanners ImageFormula também determina o uso do software CaptureOnTouch Pro.

Um ponto importante a ser verificado é a compatibilidade do software:

• somente com os scanners ImageFormula da Canon;
• Somente o sistema operacional Microsoft Windows, com suporte para Windows 10, Windows 8.1, Windows 7 Service Pack 1 ou posterior, Windows Vista Service Pack 2 ou posterior;
• Microsoft Windows Server 2012 R2 e Microsoft Windows Server 2008 R2 Service Pack 1 ou posterior;
• Ambiente Citrix XenApp 7.5.

Principais recursos do software CaptureOn Touch Pro

• digitalização padrão em três etapas a partir do scanner ou do software;
• digitalização de um lado ou de dois lados e eliminação de páginas em branco;
• exportação e conversão de arquivos nos seguintes formatos: PDF/A compacto, PDF indexável e editável, TIFF de várias páginas, JPEG, PowerPoint, etc;
• digitalização inteligente em lote e separação de documentos;
• podem ser arquivados em pastas ou arquivos separados;
• Tecnologias de OCR, Patch Codes e código de barras (módulo opcional);
• até 10 zonas de reconhecimento para arquivos de dados de índice;
• formatos de arquivo de índice enriquecidos para documentos: XML, CSV e JSON;
• exportação de documentos digitalizados para a nuvem e outros aplicativos, como Dropbox, Evernote, SharePoint, SugarSync e Google Drive.

Simplicidade para pequenas organizações

O software de digitalização CaptureOnTouch Pro é fácil de aprender e usar: os ícones na interface simplificam o uso.

Veja a simplicidade da interface do software CaptureOnTouch Pro na imagem abaixo:

As empresas economizam tempo no processamento de seus fluxos de documentos e têm acesso a uma ferramenta de pesquisa que pode ser adaptada à sua atividade (indexação personalizável).

A conectividade com outros dispositivos é funcional: os documentos digitalizados podem ser enviados rapidamente por e-mail, para uma impressora ou para uma solução de armazenamento em nuvem. A indexação inteligente facilita a localização de documentos.

CaptureOnTouch Pro

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Organize Documentos com Ferramenta Avançada de Digitalização

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Continia

O Continia Document Capture é uma solução especialmente projetada para empresas já equipadas com o Microsoft Dynamics 365 Business Central. Ela se integra nativamente ao ERP para automatizar o processamento de documentos contábeis, como faturas, pedidos de compra e documentos de suporte. Essa ferramenta significa menos entrada manual de dados, rastreabilidade aprimorada e um fluxo de trabalho de validação suave dentro do ambiente Dynamics.

Integrado nativamente ao Microsoft Dynamics 365 Business Central, o Continia Document Capture é destinado a empresas que desejam simplificar e automatizar o gerenciamento de seus documentos recebidos, enquanto permanecem em um ambiente com o qual já estão familiarizados.

Visão geral e benefícios para empresas que usam o Microsoft Dynamics

O Continia é particularmente popular entre as equipes de contabilidade e compras, pois simplifica a validação de faturas de fornecedores, mesmo em ambientes com vários locais ou várias entidades. O fluxo de trabalho de aprovação integrado pode ser adaptado aos requisitos específicos de cada empresa, e o arquivamento digital de documentos fornece acesso rápido ao histórico de documentos dos arquivos do fornecedor.

Além dos ganhos de produtividade, o Continia também aprimora a conformidade normativa, garantindo que os documentos sejam mantidos de acordo com as exigências fiscais e legais.

Ao capturar automaticamente os arquivos (PDFs, e-mails, documentos em papel digitalizados), o software extrai os principais dados usando OCR e, em seguida, os associa automaticamente aos pedidos de compra ou às notas de entrega no ERP. Essa correspondência inteligente elimina erros de entrada de dados e acelera o tempo de processamento.

Principais recursos do Continia

• digitalização automática de documentos recebidos (papel, PDF, e-mail, etc.);
• OCR inteligente para capturar dados (número da fatura, IVA, fornecedor, etc.);
• correspondência automática com pedidos ou recibos no Business Central;
• fluxo de trabalho de aprovação integrado para validação em um clique;
• arquivamento digital com acesso instantâneo a partir de registros de fornecedores;
• processamento de formatos estruturados, como PEPPOL, XML, Factur-X, etc;
• monitoramento em tempo real do status e das exceções.

Os benefícios do Continia Document Capture Advanced

A versão Advanced do Continia implementa reconhecimento contextual e funcionalidades avançadas de fluxo de trabalho. Ela pode gerenciar várias entidades jurídicas, circuitos de aprovação complexos e integrar regras de controle contábil personalizadas.

Para empresas com vários locais ou grupos internacionais, essa é a solução ideal para padronizar o processamento de documentos e, ao mesmo tempo, manter a flexibilidade dos negócios.

IRISPowerscan 10: software de digitalização e captura de dados

A IRIS é a principal fornecedora europeia de soluções de digitalização em lote e reconhecimento de documentos.

O software IRISPowerscan 10 é compatível com a maioria dos scanners do mercado e tem a particularidade de ser muito fácil de dimensionar em relação às necessidades das empresas com um volume de documentos a serem processados de até 10.000 documentos por dia.

Para volumes e projetos maiores, a editora oferecerá soluções ainda mais avançadas com sua tecnologia ^IRISXtractTM.

Apresentação do software e benefícios para as PMEs

A solução está sendo muito bem-sucedida, especialmente nos setores hoteleiro, médico, bancário e de logística.

Compatível com todas as marcas de scanners, o software de digitalização e captura de dados permite :

• a desmaterialização de todos os tipos de documentos, estruturados ou não, como passaportes, atestados médicos, contratos, certificados de seguro, notas de entrega etc;
• gerenciamento de metadados para indexar arquivos que podem ser pesquisados sob demanda;
• Eliminar erros e cortar custos, reduzindo a necessidade de gerenciamento manual de dados;
• aumentar a produtividade dos negócios automatizando os processos.

O vídeo a seguir explica os benefícios do IRISPowerscan 10:

Principais recursos do software IRISPowerscan 10

• digitalização e importação de documentos de qualquer fonte: nuvem segura (DropBox, OneDrive, Box), impressora, scanner, e-mail, etc;
• digitalização ultrarrápida de todos os tipos de documentos (faturas, formulários, carteiras de identidade, etc.) e formatos de arquivo (PDF, JPEG, DOC, TIFF, etc.);
• mais de 20 técnicas para melhorar a qualidade dos documentos digitalizados;
• processos de controle para verificar e eliminar inconsistências;
• todas as tecnologias LAD RAD para reconhecimento, classificação e extração de dados: OCR, ICR, reconhecimento de código de barras, classificação por reconhecimento de expressão regular, etc;
• tecnologia patenteada ^{IRISFingerprintTM};
• extração de dados e indexação de documentos no sistema de arquivamento ou EDM de sua escolha: OneDrive, Dropbox, Box, Therefore, Microsoft Sharepoint, etc;
• hipercompressão de arquivos com retenção de qualidade idêntica para arquivamento.

Vantagem notável: exportação de dados com total liberdade

O software IRISPowerscan permite exportar e compactar documentos e dados para pastas, e-mails, CMIS (Alfresco, Documentum, etc.), nuvem ou para todos os aplicativos comerciais, como Therefore, ODBC, Autonomy Worksite, SharePoint, FileNet, OpenText, etc.

E isso não é tudo: você também pode usar conectores para exportar para SAP, EBP, Microsoft Dynamics, Oracle Financials e outras soluções.

Você escolhe o formato de exportação: DOC, PDF, JPEG, PDF hipercomprimido IRIS, etc.

IRISPowerscan

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Digitalização Inteligente para Gestão de Documentos

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ITESOFT

Projetado para PMEs e grandes empresas, o ITESOFT permite que os documentos recebidos sejam capturados, classificados, validados e injetados automaticamente nos sistemas de informação. Graças a uma combinação de OCR avançado,IA e fluxos de trabalho inteligentes, essa solução abrange toda a cadeia de processamento de documentos, desde a digitalização inicial até a exportação para ERP ou EDM. Ela é particularmente adequada para organizações que gerenciam grandes volumes de documentos ou que estão sujeitas a requisitos regulamentares rigorosos.

Visão geral e benefícios para empresas que buscam automação inteligente

Graças ao seu mecanismo de captura multicanal e aos algoritmos de análise avançados, a solução permite o gerenciamento de ponta a ponta do processamento de documentos recebidos, desde o recebimento até a integração em ferramentas de negócios.

Sua arquitetura flexível se adapta a ambientes no local e na nuvem, com opções de configuração personalizáveis graças a uma interface de baixo código. Os documentos (faturas, contratos, arquivos de clientes, etc.) são automaticamente classificados, analisados e, em seguida, alimentados em fluxos de trabalho de validação ERP, EDM ou internos.

Outro ponto forte do ITESOFT é sua capacidade de detectar fraude ou duplicação de documentos usando tecnologias de IA. Essa função é particularmente útil para empresas sujeitas a restrições regulatórias rigorosas ou que exigem uma rastreabilidade rigorosa dos documentos.

Principais recursos do ITESOFT

• captura multicanal: scanner, e-mail, portal da Web, celular;
• OCR avançado e IA para reconhecer documentos e detectar duplicatas ou fraudes;
• indexação inteligente e extração automática de dados importantes;
• fluxo de trabalho integrado para validação, controle e monitoramento;
• ampla compatibilidade com ERP, HRIS, EDM, CRM, etc;
• Modelo SaaS ou no local, dependendo dos requisitos de segurança;
• interface de baixo código para a criação de processos de captura personalizados.

Os benefícios da edição do ITESOFT Streamline for Invoices

A versão do Streamline for Invoices visa especificamente à desmaterialização das faturas de fornecedores, com uma promessa clara: processar uma fatura em menos de um minuto. Graças ao mecanismo de reconhecimento de vários formatos (PDF, Factur-X, XML etc.) e ao módulo de verificação automática, o tempo de processamento é reduzido em mais de 60%.

Outro ponto forte é sua capacidade de detectar anomalias ou tentativas de fraude em documentos usando algoritmos de análise comportamental, o que o torna uma solução popular entre CFOs e CISOs.

Itesoft

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Automatização Inteligente para Gerenciamento de Documentos

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Kofax Capture: software modular de captura de documentos

A editora descreve seu software Kofax Capture como uma solução de captura de documentos "multicanal".

O software também é modular, permitindo que PMEs e grandes grupos acrescentem módulos adicionais aos seus serviços para atender a requisitos específicos de captura de documentos e extração de dados.

Apresentação e benefícios para grandes empresas

O Kofax Capture atende às necessidades dos tomadores de decisão de TI que precisam gerenciar infraestruturas complexas em uma grande organização.

Em um contexto em que a diversidade de hardware, scanners, computadores e serviços da Web deve coexistir com a rede e os aplicativos de negócios, o tomador de decisões também deve enfrentar os desafios da segurança cibernética e da produtividade do data center.

A implementação do Kofax Capture simplificará a cadeia de produção de processamento e roteamento de informações e possibilitará o manuseio de grandes volumes de documentos, além de proteger contra ataques cibernéticos.

O risco de novos hackers é completamente eliminado. Os especialistas mais exigentes podem usar tecnologias seguras com total tranquilidade, graças a :

• uma API flexível para definir suas próprias regras de processamento,
• compatibilidade com todos os dispositivos inteligentes,
• uma oferta modular e segura.

A única desvantagem é que o software Kofax Capture deve ser usado em conjunto com a plataforma Kofax Transformation Modules para converter documentos em dados digitais utilizáveis, acelerando assim o fluxo de trabalho de processamento de documentos.

A versão móvel da interface do software Kofax Capture pode ser vista na imagem a seguir:

Principais recursos da solução modular

• digitalização e captura de várias fontes: de um scanner, de uma impressora, de e-mail, da nuvem, etc;
• extração de informações de documentos em papel ou arquivos digitais (contratos, formulários preenchidos à mão, faturas etc.);
• vários processos de indexação de dados, com um estágio de validação para todos os tipos de arquivos digitalizados;
• 50 módulos disponíveis para processamento personalizado de imagens, verificação de código de barras, leitura de texto manuscrito, formulários, etc;
• processamento de qualidade graças à tecnologia patenteada Kofax VRS® (limpeza, corte, alinhamento, etc.);
• os dados podem ser exportados para uma ampla gama de soluções de BPM, ERP e ECM, e para provedores de sistemas como Microsoft, Oracle, IBM e Open Text;
• módulos para personalização de processos comerciais, como separação automatizada de documentos, extração de formulários, etc;
• compatibilidade com 300 modelos de impressoras e scanners multifuncionais (Canon, Lexmark, HP, etc.).

Os benefícios da edição Enterprise do Kofax Capture

A edição Enterprise do Kofax Capture atende a uma série de necessidades adicionais:

• funções de alta disponibilidade e recuperação de desastres,
• monitoramento de desempenho remoto em tempo real,
• conexão com Terminal Services e Citrix
• compatibilidade com bancos de dados como IBM DB2, Microsoft SQL Server Enterprise e Oracle Database.

Kofax Capture

40 Resenhas

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Solução Avançada para Captura de Documentos

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Como escolher uma ferramenta de automação de captura de documentos

Tabela de resumo das 6 melhores ferramentas de captura de documentos

Critérios a serem considerados para uma escolha ideal

A escolha de um software de captura de documentos não é apenas uma questão de comparar listas de recursos. Acima de tudo, você precisa identificar a solução certa para seus processos, seus volumes de processamento e suas ferramentas de negócios existentes. Aqui estão os principais critérios que não devem ser ignorados:

• tipo de documentos a serem processados: faturas, contratos, formulários de pedidos, documentos de identidade... nem todos têm os mesmos requisitos de captura ou OCR;
• volumes e frequência: algumas ferramentas são projetadas para processar algumas centenas de documentos por mês, outras 10.000 por dia;
• Compatibilidade com IS: um bom software deve se integrar facilmente ao seu ERP, EDM, CRM e até mesmo aos seus fluxos de trabalho de aprovação existentes;
• recursos de automação: do reconhecimento inteligente à separação automática, o nível de automação determina o tempo que você economiza;
• nuvem ou no local: dependendo de seus requisitos de segurança, RGPD ou implantação em vários locais, a arquitetura técnica é importante;
• Facilidade de uso: interface intuitiva, configuração com pouco código, cenários pré-configurados... o conforto do usuário é um verdadeiro impulsionador da adoção;
• suporte e escalabilidade: certifique-se de que o fornecedor ofereça um suporte sólido e que a solução possa crescer de acordo com suas necessidades.

Quais são os 10 benefícios da captura de documentos?

A captura automatizada de documentos, possibilitada por um software de digitalização profissional, oferece as 10 vantagens a seguir:

Benefício nº 1: capturar e extrair dados para reutilização

Você pode digitalizar e importar qualquer tipo de documento de uma fonte impressa ou digital. As tecnologias de leitura e reconhecimento automatizam o processo de classificação e indexação de documentos e metadados.

Vantagem nº 2: determinar seu próprio sistema de indexação inteligente

Você informa ao software suas próprias regras de arquivamento. Ele reconhece e indexa seus documentos de acordo com sua organização e suas necessidades.

Vantagem nº 3: classifique automaticamente seus documentos para facilitar a recuperação

As tecnologias são baseadas nos critérios que você define. Elas classificam os documentos por tipo antes de indexá-los em sua plataforma EDM de acordo com suas próprias regras.

Benefício nº 4: exportar dados para seus aplicativos de negócios

O software pode, por exemplo, extrair dados de faturas, recuperá-los e importá-los automaticamente para o software de contabilidade, classificando-os em uma conta de fornecedor.

Benefício nº 5: desmaterializar um grande número de documentos

A desmaterialização de faturas significa que elas podem ser monitoradas e processadas mais rapidamente. Os custos de gerenciamento também podem ser reduzidos pela metade.

Benefício nº 6: use dados confiáveis sob demanda

Graças aos metadados, o software indexará e arquivará seus documentos de acordo com as regras de classificação que são úteis para todos os departamentos envolvidos na empresa. Quando alguém estiver procurando um documento ou dados específicos, poderá encontrá-los com rapidez e facilidade.

Benefício nº 7: economizar tempo, aumentar a produtividade e a capacidade de resposta

Suas equipes têm acesso a dados confiáveis e ao mesmo nível de informações, o que incentiva o trabalho colaborativo. Ao identificar rapidamente os dados certos e usar dados de qualidade, suas equipes são mais ágeis e produtivas.

Benefício nº 8: Reduzir erros manuais

Tarefas repetitivas executadas por humanos levam a erros. A automação elimina os erros de entrada e acelera o processamento dos fluxos de dados.

Benefício nº 9: Custos de processamento mais baixos

O processamento manual é bastante reduzido. As tarefas são automatizadas, acelerando os processos de captura e extração de dados. Tudo isso significa custos operacionais mais baixos.

Benefício nº 10: economizar espaço de armazenamento

Para o arquivamento eletrônico, você pode optar por compactar os arquivos. Isso reduz o peso dos arquivos. Eles ocupam menos espaço de armazenamento on-line. Além disso, ao reduzir o uso de papel pela sua empresa, você reduz a quantidade de espaço de armazenamento físico necessário para os arquivos e adota uma abordagem ecologicamente responsável.

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Automatização da captura de documentos: uma decisão estratégica

A automação da captura de documentos não é mais uma opção. Ela é uma alavanca direta para a produtividade, a confiabilidade e a conformidade, independentemente do setor de atividade. As ferramentas que comparamos aqui atendem a uma ampla gama de necessidades: de pequenas estruturas a organizações com vários locais, do processamento manual à automação total.

Cada empresa tem suas próprias restrições, fluxos de trabalho e ferramentas de negócios. O software certo é aquele que se integra naturalmente aos seus processos, economizando tempo e reduzindo erros humanos.

Nosso conselho: comece com um piloto, teste a eficácia em condições reais e, em seguida, implante-o em uma escala maior. Porque, no final das contas, uma melhor captura de documentos significa um melhor gerenciamento dos negócios.