Seminário da empresa: definição, função e 8 etapas fundamentais para organizá-lo com sucesso

A organização de um seminário empresarial é mais do que encontrar uma atividade de formação de equipes ou uma noite de incentivo já testada e aprovada. Para ser significativo, seu seminário deve atender a objetivos específicos e ser direcionado aos funcionários envolvidos.

Vamos começar definindo o que é um seminário empresarial e que papel ele pode desempenhar. Em seguida, você poderá determinar seus objetivos e escolher as atividades. Como um bônus adicional, forneceremos algumas ferramentas úteis para ajudá-lo a organizar o seminário com facilidade.

Deseja organizar seu evento de modo a entender o que está em jogo? Bem a tempo, também o conduziremos por todas as etapas principais:

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Seminário: definição

Um seminário é uma ferramenta de gerenciamento com as seguintes características

• envolve a organização de um evento e a reunião dos funcionários da empresa fora das instalações onde eles normalmente trabalham;
• a duração pode variar de um seminário de dois dias a uma semana ou mais, ou apenas um dia, dependendo dos objetivos definidos pela gerência;
• os objetivos de um seminário variam: geralmente, o objetivo é incentivar a comunicação entre os funcionários para melhorar a coesão e o espírito de equipe;
• a natureza de um seminário é geralmente composta de uma atividade divertida para aproximar os funcionários e pode ser enriquecida com sessões de trabalho;
• Um seminário também pode incluir uma viagem a um destino na França ou no exterior.

Organização de um seminário empresarial em 8 etapas principais

Como você organiza um seminário? Siga as etapas descritas aqui para organizar um seminário empresarial bem-sucedido:

Etapa 1: Defina os objetivos do seu seminário

Um seminário empresarial pode assumir diferentes funções, dependendo dos objetivos e das necessidades da organização. A tabela a seguir lista as diferentes possibilidades. É possível misturar diferentes tipos de seminários para organizar um seminário que combine sessões de trabalho com atividades de relaxamento ou de união de grupos, por exemplo.

Etapa 2: Escolha as atividades apropriadas

Dependendo dos seus objetivos e do público-alvo, você precisa criar um tema para o seu seminário. Você pode até mesmo transformá-lo em um evento que deixe uma impressão positiva.

• Atividades de incentivo: essas atividades recompensam a sua equipe pelos esforços que fizeram e pelos objetivos que alcançaram. A motivação é a recompensa, uma recompensa que pode assumir muitas formas diferentes.

• Atividades de formação de equipes: desenvolvem a coesão entre os funcionários. A motivação é a promessa de diversão e entretenimento.

• Seminários em um local ou ambiente incomum: o ambiente pode proporcionar uma mudança de cenário e quebrar o gelo.
• Noites da empresa: ideais para fazer um grande anúncio, seguido de um show original, entretenimento e dança.
• Atividades esportivas originais: futebol de bolhas, acrobranche, rafting, salto de paraquedas, etc.

• Atividades culturais: aulas de improvisação, aulas de arte (introdução à pintura, escultura), etc.
• Atividades ao ar livre: locais pitorescos ou históricos, projeções de som e luz em pedreiras ou monumentos, caça ao tesouro, corridas de orientação, etc.
• Atividades culinárias: degustação de vinhos no castelo, aulas de culinária exótica, oficinas de coquetéis, etc.
• Jogos de interpretação de papéis: festas de assassinato, jogos de fuga, speakeasies, paintball, lasergames e realidade virtual, etc.

Etapa 3: Definir um orçamento

Tudo tem um custo: você precisa definir o orçamento necessário para tornar o seu seminário uma realidade. Você pode colocar os fornecedores em concorrência uns com os outros, como fornecedores de refeições, hotéis, operadores de turismo, animadores, locais, shows etc., para avaliar a relação custo-benefício dos serviços oferecidos.

Há uma coisa que você deve ter em mente: os olhos de seus funcionários devem brilhar. As bolhas raramente vêm a baixo custo...

Pergunte aos seus contatos profissionais o que eles lembram sobre os seminários dos quais participaram.

Etapa 4: encontre o local ideal

O local deve ser atraente o suficiente para motivar seus funcionários: ele deve motivá-los a participar, tanto quanto as atividades oferecidas.

O local pode ser um destino incomum, uma paisagem paradisíaca, uma ilha para uma caça ao tesouro... ou simplesmente uma sala de conferência, se o objetivo for trabalhar com atenção enquanto se desfruta de um restaurante bem conceituado.

O local deve ter capacidade suficiente para o número de funcionários convidados. A proximidade de restaurantes, comodidades e excursões gratuitas também contribuirá para o sucesso de seu seminário se ele durar uma semana, por exemplo.

Etapa 5: Gerencie as programações e os convites da equipe

Antecipe as ausências dos funcionários convidados para o seminário: eles devem planejar a ausência do local de trabalho e organizar o tempo em torno de projetos em andamento, além de informar os clientes.

De sua parte, você precisa comunicar :

• convites e lembretes
• roteiros,
• o programa detalhado do seminário, incluindo datas, locais e atividades,
• informações práticas.

Etapa 6: gerenciamento da logística

Às vezes, é preciso lidar com circunstâncias imprevistas que fogem ao seu controle: um problema com uma sala, um avião que se atrasou, um membro da equipe que está doente, um apresentador que se retirou etc.

Aconteça o que acontecer, mantenha a calma e tenha em mente o objetivo do seu seminário: nada deve estragar esse momento, que deve ser inesquecível.

Certifique-se de ter um plano de reserva, caso seja necessário, e até mesmo algumas atividades divertidas que sejam fáceis de preparar e que você mesmo possa realizar. Use a boa vontade da sua equipe interna!

Se o seu seminário envolver assistência técnica de prestadores de serviços, analise as obrigações deles e não hesite em enviar um e-mail de lembrete: a função deles também é garantir que tudo está sendo resolvido pelo lado deles.

Etapa 7: Aproveite ao máximo

Fique à vontade e entre no modo de relaxamento. Desligue os smartphones, desconecte-se!

Carpe diem! Pense no momento e aproveite essa experiência única e rara juntos.

Faça novos contatos, converse com seus colegas, desfrute de conversas informais durante um drinque ou uma atividade.

E certifique-se de que tudo esteja em ordem para a próxima atividade.

E não se esqueça de incluir algumas surpresas, como um convidado surpresa, um presente inesperado ou outros pequenos toques que tornarão o seminário de sua empresa uma experiência inesquecível.

Etapa 8: Avalie os benefícios de longo prazo

É hora de fazer um balanço. Compare os objetivos iniciais, analise as atividades realizadas durante o seminário e seus efeitos a longo prazo.

Avalie as melhorias:

• A equipe está mais coesa do que antes?
• Os novos recrutas se adaptaram mais rapidamente?
• Qual foi o ponto alto do seminário?
• O que as pessoas realmente gostaram?
• O que não funcionou? Por que sim ou por que não?
• Por que não?

Para ajudá-lo a coletar impressões, é essencial fazer uma pesquisa com os funcionários convidados para o seu seminário: crie uma pesquisa anônima, com uma caixa para ideias e campos livres para melhorar a fórmula.

Ferramentas para facilitar a organização do seminário de sua empresa

Embora a configuração seja muito importante, há várias ferramentas de software que podem ajudá-lo a economizar tempo na organização de seus seminários. Nós o convidamos a descobrir suas vantagens.

Prezevent

O Prezevent, por exemplo, é uma solução completa para ajudá-lo a organizar todos os seus eventos empresariais.

Suas vantagens:

• Formulários de registro personalizáveis para enviar aos convidados,
• crachás personalizados para seus participantes,
• escanear um código QR no convite para facilitar o registro de entrada e saída,
• notificações por SMS,
• hospedar um tweet participativo ao vivo, etc.

Billetweb

O Billetweb é uma solução eficaz de emissão de bilhetes on-line para organizar e gerenciar seus eventos pagos ou gratuitos, como conferências, atividades esportivas ou shows.

Suas vantagens:

• Gerenciamento de registros para até 100.000 participantes,
• gerenciamento de diferentes taxas, datas e formulários,
• configuração de um plano de assentos,
• edição de códigos promocionais,
• CRM integrado para gerenciar seus contatos, etc.

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Um seminário empresarial sem estresse

Não faltam ideias para levar você e toda a sua equipe para a cidade! Que tipo de evento você prefere?

• Uma visita cultural encantadora no exterior?
• Uma excursão esportiva ou um rali?
• Dias de estudo pontuados por reuniões?
• Uma viagem ao ar livre?

Quaisquer que sejam os seus desejos e o seu orçamento, pense em se equipar com uma ferramenta que lhe poupará tempo e tranquilidade: organizar um seminário geralmente é sinônimo de estresse! Uma ferramenta eliminará muitas de suas preocupações...

Qual foi sua melhor experiência em um seminário?

Compartilhe suas ideias na seção de comentários!