Definição, lista de despesas comerciais e exemplos

Oferecemos a você um guia básico para o gerenciamento de despesas comerciais :

• definição de despesas comerciais,
• lista de despesas comerciais
• e exemplos para ajudá-lo a entendê-las melhor.

Bônus: algumas dicas sobre como gerenciá-las facilmente, os diferentes métodos de reembolso, as escalas da Urssaf e ferramentas profissionais para ajudá-lo.

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Definição de despesas comerciais da Urssaf

Despesas comerciais são despesas incorridas por um funcionário no exercício de suas funções, que o empregador é obrigado a reembolsar.

As despesas de negócios são, portanto, incorridas pelo funcionário em uma capacidade profissional, a pedido e com a aprovação de seu gerente, a fim de realizar as tarefas que lhe foram confiadas.

O empregador deve reembolsar as quantias adiantadas, geralmente mediante a apresentação de um pedido de reembolso de despesas acompanhado de recibos.

Os valores reembolsados não estão sujeitos a contribuições para o Seguro Social ou CSG-CRDS.

Lista de despesas profissionais e exemplos

• Despesas de missão: todas as despesas incorridas por um funcionário do serviço público em relação a uma determinada missão, ao viajar para fora de sua residência administrativa (local habitual de trabalho) e residência familiar (lar). Isso inclui o custo de refeições, acomodação e viagem.
• Custos de transporte: por exemplo, passagens de bonde, metrô, ônibus ou trem, passagens aéreas etc.
  
  
• Despesas com refeições: podem incluir refeições compradas fora do horário de funcionamento da cantina para tarefas de plantão, durante períodos de treinamento ou trabalho noturno, mas também cestas de refeições alocadas em uma base fixa ou refeições em um restaurante com um cliente.
  
  
• Custos de acomodação: hotel, AirBnB, etc., incorridos quando se viaja por vários dias, às vezes para o exterior. Eles também podem incluir custos de aluguel incorridos quando você é transferido para outra empresa e, portanto, precisa mudar de casa enquanto espera por uma residência permanente. Essas são conhecidas como despesas de viagem de negócios ou de longa distância e são incorridas como parte da mobilidade profissional.
• Despesas baseadas em milhagem, relacionadas a viagens feitas com um veículo pessoal para fins de negócios, seja um carro, motocicleta ou bicicleta.

• Despesas relacionadas ao teletrabalho ou ao trabalho móvel - despesas relacionadas às novas tecnologias de informação e comunicação (NTIC ): quando um funcionário precisa se equipar para poder trabalhar em casa ou em trânsito em condições satisfatórias: móveis, caixa Wifi, segunda tela, cadeira ergonômica, smartphone etc.

☝️ Todos esses exemplos de despesas comerciais devem ser razoáveis e justificados.

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Como as despesas comerciais devem ser gerenciadas?

Aqui estão algumas dicas para empresas sobre como gerenciar relatórios de despesas e algumas ferramentas:

• Use nosso modelo de declaração de despesas como base para fornecer documentação clara aos seus funcionários, para que eles possam declarar suas despesas de negócios em uma base real, dentro dos limites das escalas da Urssaf.

• Ou optar por uma compensação na forma de um subsídio fixo, cujo valor máximo é definido anualmente pela Urssaf por meio de escalas, para profissões que frequentemente incorrem em despesas profissionais.
  
  
• Ou aplicar uma dedução fixa específica para determinadas categorias de profissão, como representantes de vendas ou trabalhadores da construção civil.

• Você também pode :
  • criar um formulário sob medida para padronizar a entrada de despesas comerciais, em qualquer lugar, com o Kizeo Forms ;
  • desmaterializar a gestão das despesas comerciais de A a Z e garantir o arquivamento legal, com o N2F.
    
    
• Para calcular as despesas comerciais, especialmente as despesas com milhagem, consulte as escalas aplicáveis da Urssaf ou use ferramentas como a Izika para automatizar o processo e economizar um tempo precioso.
  
  ☝️ E quanto à transferência de despesas comerciais para o contracheque? Essas soluções geralmente se comunicam com suas ferramentas de RH.
  
  
• Por fim, outra opção é evitar adiantamentos de despesas comerciais e fornecer a seus funcionários um cartão bancário com um teto, por meio da solução Spendesk, por exemplo.

Para saber mais, navegue em nossa revista e descubra todos os nossos artigos sobre gerenciamento de despesas comerciais.