Reunião de trabalho: como organizar uma reunião produtiva

Reunião de trabalho

As reuniões de trabalho dão ritmo à nossa vida profissional. E por uma boa razão! São essenciais para a boa condução das atividades da empresa e gestão de projetos.

Muitas pessoas consideram a maioria das reuniões inúteis e as vêem como uma perda de tempo.

O que fazer em uma reunião de trabalho? Como fazer uma reunião com os funcionários? Quais as melhores práticas? São perguntas relevantes e comuns.

Entre dicas e descoberta de softwares que podem lhe ajudar, descubra como fazer uma reunião eficiente.

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O que é uma reunião de trabalho?

O propósito da reunião

Uma reunião de trabalho consiste em reunir diferentes participantes a fim de discutir determinados assuntos ou mesmo atingir um objetivo pré-definido.

Por outro lado, uma reunião de trabalho só é necessária quando há necessidade de trocas, ou mesmo para (tentar), acelerar certas decisões e processos. Salvo em casos excepcionais, evite organizar uma reunião com o objetivo de transmitir informações de uma forma "top-down". Neste caso, um simples e-mail pode ser suficiente.

Qual o primeiro passo para se conduzir uma reunião?

Pensar nos objetivos. Pode parecer óbvio, mas se pergunte: "Por que preciso reunir os meus colegas?” Sem esta reflexão prévia, você corre o risco de perder o seu tempo e o de todo mundo.

Uma reunião pode ter diferentes tipos de objetivos, por exemplo:

  • para estabelecer um plano de ação;
  • (re)organizar um departamento;
  • (re)organizar os métodos de trabalho;
  • boas-vindas a um novo colaborador;
  • coordenar projetos;
  • discussão de análises e resultados;
  • negociação etc.

Uma vez estabelecido um objetivo, você verá que será mais fácil definir outros pontos que irão melhorar a eficiência e produtividade da reunião.

Reunião de trabalho produtiva

Como preparar uma reunião de trabalho?

Como uma boa reunião (uma reunião produtiva), é uma reunião bem preparada, tome o tempo necessário para:

  1. Selecionar os participantes certos;
  2. Escolha o melhor dia e horário para todos;
  3. Escolher um local adequado;
  4. Estabelecer um plano de reunião;
  5. Envolver os participantes;
  6. Preparar documentos e materiais necessários.

Selecione as pessoas certas

Não há nada mais frustrante do que a sensação de ter perdido tempo, com uma reunião de negócios para a qual a nossa presença não era necessária.

É por isso que você tem que ser cuidadoso na seleção dos participantes. Faça sempre a pergunta: quais pessoas serão essenciais para alcançar o objetivo definido?

Escolha o melhor dia e horário

Encontre uma data que funcione para todos. E evite ao máximo as reuniões entre 14h e às 16h; por causa da digestão, o cérebro é muito menos receptivo nesta faixa de tempo.

Tem dificuldades em achar a hora e o dia certos para cada reunião? Existem softwares que podem te ajudar. O Doodle, por exemplo, propõe várias “janelas” para as quais cada participante indica se está ou não disponível. Tudo o que você tem que fazer é selecionar a data que funciona para todos.

Agende reunião de trabalho com o Doodle

©️ Doodle.

Escolha um local adequado

O local deve oferecer capacidade suficiente para todos os participantes. Tenha em mente que a luz artificial é muito mais cansativa para o cérebro do que a luz do dia.

Com a evolução das ferramentas de trabalho, é possível realizar reuniões quando nem todos os participantes estão "fisicamente" presentes. São as reuniões virtuais, para isso, utilize softwares como o Skype, por exemplo, que tem sido uma opção há anos. Sua versão para empresas permite compartilhamento de documentos, telas e a capacidade de hospedar até 250 participantes por conferência.

Reunião de trabalho virtual com Skype

©️ Skype.

Estabelecer um plano de reunião de trabalho

Como organizar uma reunião eficiente e dinâmica envolve necessariamente o desenvolvimento de um plano, sugerimos:

  • destacar a agenda para todos, ou seja, a lista de temas a serem tratados, discutidos, votados etc. O ideal é fazê-lo alguns dias antes da reunião;
  • priorizar os temas que serão discutidos;
  • atribua uma quantidade de tempo específico para cada fase;
  • considere incluir tempo extra para perguntas;
  • se necessário, inclua os nomes dos participantes, assim como o local e a data da reunião de trabalho no seu documento.

Envolver os participantes...

Na preparação da sua reunião e, se necessário, convide alguns para trabalharem os temas a serem discutidos. Envie sua agenda e indique os tópicos para os quais você gostaria que eles assumissem a liderança na reunião.

Preparar documentos e materiais de trabalho

Reserve algum tempo para preparar seus documentos de apoio e trabalho. São eles que tornam a reunião mais dinâmica e eficiente.

Você pode recorrer a softwares para isso. Por exemplo, o Prezi, que oferece modelos dinâmicos (criados por designers), que tornarão suas apresentações mais cativantes. Além disso, permite que vários membros da equipe criem e trabalhem juntos, compartilhem e editem.

Procure verificar a disponibilidade e condição do equipamento que pretende utilizar (canetas, papel flipchart, projetores etc.). Quem nunca perdeu tempo precioso por causa de um projetor que não funcionava?

Como conduzir uma reunião de negócios?

Comece a reunião corretamente

  • comece na hora certa;
  • relembre a agenda e os objetivos da reunião;
  • faça uma rápida revisão do papel de cada participante, e lembre-os do tempo total da reunião;
  • se necessário, nomear uma pessoa para tomar notas (para preparar a ata) ou mesmo para gerir o tempo..

Alguns programas facilitam o trabalho de fazer a ata da reunião. O Beenote, por exemplo, é uma ferramenta que permite registar as suas notas, decisões e tarefas. Estes serão automaticamente adicionados à ata. Beenote também fornece timer para o ajudar a gerir melhor tempo da reunião.

Ata de reunião com beenote

©️ Beenote.

Conduza a reunião de trabalho na direção certa

Para conseguir isso, certifique-se de que a agenda seja respeitada e que as discussões sejam devidamente dirigidas. Também:

  • certifique-se de que há uma distribuição justa do piso, e incentive todos os participantes a falar;
  • antecipar e minimizar conflitos;
  • fazer bom uso de documentos de trabalho e ferramentas de facilitação;
  • sintetizar e assegurar que a informação e a compreensão dos tópicos seja difundida;

Fechando a reunião

Resuma as discussões e recapitule as decisões tomadas. Certifique-se de enviar sempre um relatório aos participantes da reunião: baseado na ata, e que resume o progresso e as conclusões da reunião.

Suas reuniões de trabalho serão mais produtivas

Fazer reuniões é uma necessidade, mas não significa que você precisa perder o tempo de todos. Reuniões podem ser cada vez mais produtivas e eficientes. Isso é fundamental, dentro da gestão estratégica, que a gestão operacional (e isso inclui reuniões), seja eficiente.

Mas para ter a certeza de como conduzir uma reunião produtiva? Não tem segredo: é planejar e preparar.

Pense também no uso de softwares específicos: eles podem fazer da sua reunião um sucesso e a tornará muito mais colaborativa e dinâmica.

Bom, agora à prática, quando você fará sua próxima reunião de equipe?

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