9 dicas para tornar sua reunião de trabalho menos chata!

As reuniões de trabalho dão ritmo à nossa vida profissional. E por uma boa razão! São essenciais para a boa condução das atividades da empresa e gestão de projetos.

Muitas pessoas consideram a maioria das reuniões inúteis e as vêem como uma perda de tempo.

O que fazer em uma reunião de trabalho? Como fazer uma reunião com os funcionários? Quais as melhores práticas? São perguntas relevantes e comuns.

Entre dicas e descoberta de softwares que podem lhe ajudar, descubra como fazer uma reunião eficiente.

Uma reunião de trabalho consiste em reunir diferentes participantes a fim de discutir determinados assuntos ou mesmo atingir um objetivo pré-definido.

Por outro lado, uma reunião de trabalho só é necessária quando há necessidade de trocas, ou mesmo para (tentar), acelerar certas decisões e processos. Salvo em casos excepcionais, evite organizar uma reunião com o objetivo de transmitir informações de uma forma "top-down". Neste caso, um simples e-mail pode ser suficiente.

Pensar nos objetivos. Pode parecer óbvio, mas se pergunte: "Por que preciso reunir os meus colegas?” Sem esta reflexão prévia, você corre o risco de perder o seu tempo e o de todo mundo.

Uma reunião pode ter diferentes tipos de objetivos, por exemplo:

• para estabelecer um plano de ação;
• (re)organizar um departamento;
• (re)organizar os métodos de trabalho;
• boas-vindas a um novo colaborador;
• coordenar projetos;
• discussão de análises e resultados;
• negociação etc.

Uma vez estabelecido um objetivo, você verá que será mais fácil definir outros pontos que irão melhorar a eficiência e produtividade da reunião.

Como uma boa reunião (uma reunião produtiva), é uma reunião bem preparada, tome o tempo necessário para:

1. Selecionar os participantes certos;
2. Escolha o melhor dia e horário para todos;
3. Escolher um local adequado;
4. Estabelecer um plano de reunião;
5. Envolver os participantes;
6. Preparar documentos e materiais necessários.

Não há nada mais frustrante do que a sensação de ter perdido tempo, com uma reunião de negócios para a qual a nossa presença não era necessária.

É por isso que você tem que ser cuidadoso na seleção dos participantes. Faça sempre a pergunta: quais pessoas serão essenciais para alcançar o objetivo definido?

Encontre uma data que funcione para todos. E evite ao máximo as reuniões entre 14h e às 16h; por causa da digestão, o cérebro é muito menos receptivo nesta faixa de tempo.

Tem dificuldades em achar a hora e o dia certos para cada reunião? Existem softwares que podem te ajudar. O Doodle, por exemplo, propõe várias “janelas” para as quais cada participante indica se está ou não disponível. Tudo o que você tem que fazer é selecionar a data que funciona para todos.

©️ Doodle.

O local deve oferecer capacidade suficiente para todos os participantes. Tenha em mente que a luz artificial é muito mais cansativa para o cérebro do que a luz do dia.

Com a evolução das ferramentas de trabalho, é possível realizar reuniões quando nem todos os participantes estão "fisicamente" presentes. São as reuniões virtuais, para isso, utilize softwares como o Skype, por exemplo, que tem sido uma opção há anos. Sua versão para empresas permite compartilhamento de documentos, telas e a capacidade de hospedar até 250 participantes por conferência.

©️ Skype.

Como organizar uma reunião eficiente e dinâmica envolve necessariamente o desenvolvimento de um plano, sugerimos:

• destacar a agenda para todos, ou seja, a lista de temas a serem tratados, discutidos, votados etc. O ideal é fazê-lo alguns dias antes da reunião;
• priorizar os temas que serão discutidos;
• atribua uma quantidade de tempo específico para cada fase;
• considere incluir tempo extra para perguntas;
• se necessário, inclua os nomes dos participantes, assim como o local e a data da reunião de trabalho no seu documento.

Na preparação da sua reunião e, se necessário, convide alguns para trabalharem os temas a serem discutidos. Envie sua agenda e indique os tópicos para os quais você gostaria que eles assumissem a liderança na reunião.

Reserve algum tempo para preparar seus documentos de apoio e trabalho. São eles que tornam a reunião mais dinâmica e eficiente.

Você pode recorrer a softwares para isso. Por exemplo, o Prezi, que oferece modelos dinâmicos (criados por designers), que tornarão suas apresentações mais cativantes. Além disso, permite que vários membros da equipe criem e trabalhem juntos, compartilhem e editem.

Procure verificar a disponibilidade e condição do equipamento que pretende utilizar (canetas, papel flipchart, projetores etc.). Quem nunca perdeu tempo precioso por causa de um projetor que não funcionava?

• comece na hora certa;
• relembre a agenda e os objetivos da reunião;
• faça uma rápida revisão do papel de cada participante, e lembre-os do tempo total da reunião;
• se necessário, nomear uma pessoa para tomar notas (para preparar a ata) ou mesmo para gerir o tempo..

Alguns programas facilitam o trabalho de fazer a ata da reunião. O Beenote, por exemplo, é uma ferramenta que permite registar as suas notas, decisões e tarefas. Estes serão automaticamente adicionados à ata. Beenote também fornece timer para o ajudar a gerir melhor tempo da reunião.

©️ Beenote.

Para conseguir isso, certifique-se de que a agenda seja respeitada e que as discussões sejam devidamente dirigidas. Também:

• certifique-se de que há uma distribuição justa do piso, e incentive todos os participantes a falar;
• antecipar e minimizar conflitos;
• fazer bom uso de documentos de trabalho e ferramentas de facilitação;
• sintetizar e assegurar que a informação e a compreensão dos tópicos seja difundida;

Resuma as discussões e recapitule as decisões tomadas. Certifique-se de enviar sempre um relatório aos participantes da reunião: baseado na ata, e que resume o progresso e as conclusões da reunião.

Fazer reuniões é uma necessidade, mas não significa que você precisa perder o tempo de todos. Reuniões podem ser cada vez mais produtivas e eficientes. Isso é fundamental, dentro da gestão estratégica, que a gestão operacional (e isso inclui reuniões), seja eficiente.

Mas para ter a certeza de como conduzir uma reunião produtiva? Não tem segredo: é planejar e preparar.

Pense também no uso de softwares específicos: eles podem fazer da sua reunião um sucesso e a tornará muito mais colaborativa e dinâmica.

Bom, agora à prática, quando você fará sua próxima reunião de equipe?