Gere mais valor com este processo de compra em 8 etapas

O que é um processo de compras?

Compras se refere a todas as atividades envolvidas na aquisição de produtos ou serviços de que uma empresa precisa para funcionar sem problemas junto a um fornecedor.

Esse é um elo realmente estratégico da cadeia, pois contribui muito para a produtividade e a lucratividade de uma organização. Sem mencionar o fato de que o processo de compras pode levar ao desenvolvimento de um relacionamento de longo prazo com seus fornecedores, o que, por sua vez, aumenta sua eficiência operacional.

Portanto, ele precisa ser rigorosamente projetado ☝️!

Mas como cada organização precisa se adaptar às suas necessidades específicas (setor de negócios, restrições regulatórias, localização geográfica, orçamento etc.), quais são os estágios de um processo de compras?

Este artigo identifica e detalha os 8 estágios principais, para ajudá-lo a elaborar seus próprios procedimentos.

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O que é um processo de compras corporativo?

Antes de entrar em mais detalhes sobre os diferentes estágios, vamos começar com uma breve definição.

O processo de compras refere-se a uma série de fases sucessivas e estruturadas envolvidas na aquisição de bens ou serviços em nome de uma empresa:

• identificação da necessidade ;
• busca de fornecedores
• Convite para licitação;
• análise de propostas
• negociações;
• validação da oferta;
• gerenciamento de contratos;
• monitoramento do processo de compras.

Cada uma dessas etapas é estratégica, independentemente do tipo de compra, se você quiser garantir que seus recursos sejam gerenciados de forma otimizada e que seu orçamento seja respeitado.

Por que o processo de compras é tão importante?

As operações de compras de uma empresa são de vital importância devido à sua promessa de otimizar os custos. Com um bom gerenciamento de fornecedores, você pode evitar gastos desnecessários e obter preços competitivos com mais facilidade. Além disso, o relacionamento resultante leva a compromissos claros e parcerias duradouras e lucrativas.

Além disso, um processo bem definido ajuda você a tomar decisões melhores, pois todos os envolvidos sabem exatamente o que fazer em cada etapa. Como resultado, os riscos associados a compras mal pensadas são reduzidos.

Por fim, prestar atenção especial às suas compras significa que é mais fácil cumprir as normas e os regulamentos em vigor, evitando assim erros dispendiosos.

Dito isso, vamos passar para os 8 estágios do processo de compras. 👉

Etapa 1: Reunir requisitos e elaborar uma especificação

Para começar, é preciso ter um entendimento completo das necessidades da equipe ou do funcionário que deseja adquirir um determinado produto ou serviço. E isso se aplica independentemente do objetivo final:

• novo software para melhorar o desempenho ;
• suprimentos para reabastecer o estoque da empresa;
• matérias-primas para a produção etc.

Geralmente realizada pelo departamento de compras, essa operação exige rigor. A todo custo, é preciso evitar mal-entendidos que possam levar à aquisição de produtos incompatíveis com as necessidades reais.

Então, como você faz isso? Elaborando especificações, com detalhes suficientes para formalizar os requisitos e evitar mal-entendidos.

Por exemplo, elas devem incluir

• as características e especificações técnicas do produto ou serviço esperado;
• critérios de qualidade
• os custos máximos que você pode suportar;
• condições comerciais, em especial prazos de entrega e condições de pagamento;
• requisitos legais e regulatórios, etc.

Cabe então ao departamento de compras validar essa solicitação e, se ela for rejeitada, explicar os motivos às principais partes interessadas.

Nosso conselho: crie esse requisito em conjunto com os funcionários que estão por trás da solicitação, por meio de grupos de trabalho, por exemplo (ainda mais no caso de altos riscos em termos de custos e competitividade). É fácil ver como a boa comunicação é a pedra angular de um processo de compra eficaz!

Exemplo de diagrama do processo de compras de uma empresa:

Etapa 2: buscar fornecedores

A próxima etapa é encontrar os melhores fornecedores para atender às suas necessidades 🎣.

Você já identificou um parceiro em seu banco de dados que corresponde às suas especificações? Boas notícias, seu processo de compra será muito mais curto.

Caso contrário, prossiga com o sourcing de fornecedores. Essa etapa consiste em identificar e elaborar uma lista de todas as empresas que oferecem os produtos e/ou serviços de que você precisa.

Há uma infinidade de canais disponíveis para sua investigação:

• mecanismos de pesquisa
• diretórios profissionais
• catálogos de fornecedores
• feiras comerciais
• associações profissionais e câmaras de comércio
• recomendações de seus colegas, etc.

Há também empresas especializadas em terceirização de fornecedores. Elas economizarão seu precioso tempo.

Nosso conselho: mantenha uma lista atualizada de parceiros que possam ser de interesse para seus departamentos. Na próxima vez, você terá de consultá-la!

Saiba mais lendo nosso artigo dedicado ao sourcing de fornecedores.

Etapa 3: Elabore seu convite para licitação

Próxima etapa : refine sua seleção. Em outras palavras, entre em contato com os fornecedores para saber mais sobre a proposta comercial deles.

Essa é a etapa do convite para apresentação de propostas (não, não é apenas para contratos públicos!).

Em termos práticos, isso significa expressar seus desejos aos possíveis fornecedores e convidá-los a responder às suas perguntas. Para isso, você pode enviar-lhes um e-mail, uma carta ou até mesmo contatá-los diretamente por telefone.

Nosso conselho: considere também a RFI, ou Solicitação de Informações. Ela é usada para obter detalhes sobre os recursos, produtos e serviços dos fornecedores ou até mesmo sobre o mercado e suas inovações recentes. Entretanto, ao contrário de um convite para licitação, não envolve o envio de um preço ou oferta comercial.

Etapa 4: Analisar e comparar as diferentes propostas

Depois que todas as respostas forem recebidas, analise as diferentes propostas mais detalhadamente, fazendo referência cruzada a vários critérios eliminatórios, como

• a qualidade dos produtos ou serviços propostos
• custos;
• prazos de entrega
• condições de pagamento;
• a confiabilidade financeira da empresa
• flexibilidade em caso de circunstâncias imprevistas;
• habilidades técnicas específicas;
• localização geográfica (para limitar o risco de interrupção);
• o grau de assistência prometido;
• a reputação do fornecedor...

... e, é claro, o sentimento, pois uma boa parceria se baseia, acima de tudo, em uma relação de confiança!

Ao final desse exercício, você terá reduzido o número de solicitações para os poucos perfis que realmente correspondem ao que você está procurando.

Etapa 5: Inicie as negociações

É isso, seguindo suas observações anteriores, você tem uma lista de fornecedores perfeitos.

Agora é hora de conversar com eles com mais profundidade para negociar os melhores termos de contrato possíveis.

Mas tenha cuidado, prepare-se o máximo que puder para essa entrevista: absorva todas as informações que você coletou nas etapas anteriores para poder avaliar melhor seu poder de barganha na fase de negociação.

Aqui estão algumas dicas:

• Defina objetivos claros e específicos (preços, prazos, qualidade etc.) e use-os como ponto de referência durante toda a discussão;
• Seja um ouvinte ativo, por exemplo, fazendo perguntas para esclarecer pontos importantes;
• Permaneça flexível e aberto para encontrar soluções mutuamente benéficas, mesmo que isso signifique fazer ajustes;
• Apoie suas solicitações com argumentos factuais, como dados de mercado, comparações de preços, etc;
• Negocie tendo em mente os benefícios de manter um relacionamento duradouro e equilibrado;
• Se um acordo for alcançado durante as discussões, coloque-o por escrito imediatamente antes de sair da reunião.

☝️ Se conduzir essa reunião da maneira correta, você se beneficiará de termos mais favoráveis do que os inicialmente previstos (em termos de custos, por exemplo).

Etapa 6: Faça com que a oferta seja validada internamente

Legal, você conseguiu fazer com que o fornecedor concordasse com os termos que você queria 👏.

No entanto, não se apresse em reivindicar a vitória: você ainda precisa fazer com que a proposta seja validada por seus tomadores de decisão internos!

Também nesse caso, recomendamos que você siga um processo claro e estruturado:

1. Prepare um resumo da proposta de vendas, destacando os pontos principais (preço, qualidade, vantagens específicas, etc.);
2. Inclua também uma análise comparativa com outras ofertas potenciais, quando apropriado;
3. Em seguida, organize uma apresentação com os tomadores de decisão relevantes, explicando detalhadamente os pontos fortes e o impacto da proposta sobre as operações, as finanças e os objetivos estratégicos da empresa.

Etapa 7: Elaborar e assinar o contrato com o fornecedor

Todos estão de acordo? Então é hora de encerrar todo o processo assinando um contrato entre o fornecedor e sua empresa.

Embora essa etapa possa parecer mais simples do que as anteriores, você ainda precisa estar atento. Por exemplo, certifique-se de que você está totalmente de acordo com todos os termos especificados e não deixe de fora nenhuma menção importante.

Isso inclui

• condições de pagamento;
• quaisquer penalidades por atraso no pagamento
• prazos de entrega;
• termos de devolução ou reembolso;
• cláusulas de indenização, no caso de violações;
• condições para rescindir o contrato.

Nosso conselho: pense também em limitar esse contrato no tempo. Dessa forma, você deixa a porta aberta para futuras negociações, se necessário.

Etapa 8: Siga seu processo de compra

Você pode pensar que esse é o fim da questão. Mas é importante monitorar seu processo de compra regularmente.

Em primeiro lugar, você precisa ter certeza de que seu novo fornecedor está alinhado com o que foi acordado no contrato.

Os produtos entregues correspondem aos padrões de qualidade previamente estabelecidos? Você recebeu as mercadorias no prazo? E assim por diante.

O bom andamento de seus negócios depende disso, assim como a manutenção de suas relações comerciais.

Ao mesmo tempo, você precisa desafiar o próprio processo de compras para manter sua eficiência. Ao coletar dados sobre seu desempenho, você pode identificar oportunidades de melhoria e tomar decisões informadas sobre suas futuras aquisições.

Como você pode acelerar e otimizar seu processo de compras?

Tudo isso é muito bom... mas o objetivo da formalização de um processo é economizar tempo, não é mesmo?

Mas muitas empresas ainda estão fazendo as coisas à moda antiga, trabalhando com arquivos do Excel, trocando um grande número de e-mails para aprovações e assim por diante.

No entanto, agora existem soluções de software projetadas para otimizar todo o processo de aquisição.

O uso dessas ferramentas traz uma série de benefícios:

• Economia de tempo e aumento da eficiência com a eliminação de tarefas repetitivas e demoradas;
• Redução do risco de erros associados a operações manuais;
• maior visibilidade, em tempo real, dos estágios do procedimento (monitoramento do status das aprovações, por exemplo);
• comunicação mais fluida entre os vários participantes da empresa, bem como com os próprios fornecedores;
• otimização de custos, resultante da economia na carga de trabalho operacional e nos prazos de entrega, bem como da identificação de oportunidades, etc.

Está convencido dos benefícios desse software? Aqui estão alguns exemplos:

• O Iterop da Dassault Systèmes, uma solução de BPM ( Business Process Management), é usado para otimizar todos os processos de negócios de uma empresa. Ele permite que você crie seus próprios fluxos de trabalho personalizados, tudo sem a necessidade de codificação ( software de baixo código). Com o Iterop, você pode modernizar seu processo de compras, desde a manifestação da necessidade até a avaliação dos fornecedores. Tudo é centralizado em um único lugar, para otimizar a comunicação interna e acompanhar suas operações.
  
  
• A Yooz, a plataforma de desmaterialização de faturas, cuida de seus processos de compras, faturamento de fornecedores e vendas, com o objetivo de aumentar sua produtividade. Com um alto grau de automação, a Yooz permite que você simplesmente crie requisições de compra e, em seguida, gerencie a validação e o recebimento usando fluxos de trabalho personalizados. Você também pode economizar tempo conciliando automaticamente as faturas dos fornecedores com os pedidos de compra e as notas de entrega.

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O que você pode aprender com esse exemplo de processo de compra?

Você acabou de ver um exemplo de um processo de compras em 8 etapas. Se necessário, você pode adicionar fases, agrupar outras, etc.

Em todo caso, nada é definitivo. É por isso que é uma boa ideia desafiar regularmente seus procedimentos, para que você possa se manter no topo de seu jogo.

E para obter ainda mais eficiência, conte com tecnologias como o software BPM. Ele o ajudará a se adequar ao seu processo e a otimizar todos os estágios entre eles por meio de fluxos de trabalho.

Dessa forma, você pode transformar seu departamento de compras em um gerador de valor que contribui para o sucesso de sua empresa, assim como um departamento de vendas, por exemplo 🚀.