Automação, previsão, análise: como a inteligência artificial está revolucionando a contabilidade

A inteligência artificial é, sem dúvida, a última revolução tecnológica que teve um efeito profundo no mundo do trabalho, forçando as empresas a reinventar seus processos.

Graças à integração da IA nas ferramentas de negócios, mas também ao desenvolvimento do ChatGPT e de seus concorrentes, os vários departamentos das organizações agora têm assistentes reais, capazes de realizar determinadas tarefas para eles. Uma dádiva de Deus... mas não sem levantar uma série de preocupações.

E isso inclui a função de contabilidade, que também está tendo que se adaptar a essa nova realidade.

Que impacto a inteligência artificial terá sobre a profissão contábil , considerando os muitos desafios e características específicas que ela enfrenta? Quais são os benefícios, mas também os desafios?

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O que exatamente é inteligência artificial?

Definição de inteligência artificial

Antes de falarmos sobre inteligência artificial na contabilidade, vamos definir o que queremos dizer com inteligência artificial.

A inteligência artificial, geralmente abreviada como "IA ", refere-se a tecnologias capazes de simular determinadas habilidades cognitivas humanas. Observar, compreender, aprender, raciocinar, prever... envolve o uso de algoritmos em vez de neurônios.

Nesse sentido, ela difere da computação tradicional (em que as etapas a serem seguidas já são conhecidas desde o início), pois evolui e se adapta com base nos dados.

Uma tecnologia em constante evolução

Embora os primórdios da inteligência artificial tenham surgido (pelo menos como um campo de pesquisa autônomo) em 1956, com a Conferência de Dartmouth, orquestrada por John McCarthy e Marvin Minsky, ela teve um progresso considerável nos últimos anos.

De fato, com a explosão de Big Data e o aumento da potência dos processadores, a década de 2000 viu o nascimento de uma nova era: a do aprendizado de máquina. Os algoritmos agora aprendem diretamente com os dados.

Depois veio a revolução da aprendizagem profunda. Inspirado no funcionamento do cérebro humano, esse modelo usa redes neurais artificiais para processar volumes colossais de dados (tradução automática, reconhecimento de voz, análise de imagens etc.).

É natural que a inteligência artificial esteja agora deixando sua marca em todas as áreas de negócios, incluindo finanças e contabilidade.

☝️ É claro que o ChatGPT da OpenAI, uma IA generativa capaz de compreender a linguagem humana e prever palavras para criar textos, contribuiu para essa democratização da IA.

Como a inteligência artificial pode ser usada na contabilidade?

O uso da inteligência artificial nos negócios tem se tornado muito mais difundido nos últimos anos, onde antes era exclusividade de grupos poderosos. Isso se deve a :

• à industrialização e ao aumento do poder de computação das máquinas usadas para implementar essa IA;
• ao desenvolvimento da nuvem, que fornece acesso maciço aos dados.

Portanto, estamos vendo o desenvolvimento de software com inteligência artificial para contabilidade e finanças, com dois objetivos principais:

• automação ;
• análise e previsão.

Automação

Historicamente, a contabilidade tem se baseado em tarefas manuais, repetitivas e demoradas. Inserir faturas, conciliar entradas, arquivar documentos de apoio... todas essas tarefas são essenciais, mas agregam pouco valor.

A inteligência artificial muda o jogo, pois automatiza essas tarefas com velocidade e confiabilidade incomparáveis.

Veja o exemplo da leitura de faturas de fornecedores. Graças ao reconhecimento óptico de caracteres (OCR), aliado a algoritmos de aprendizado, o software pode extrair automaticamente as principais informações: nome do fornecedor, valor sem IVA, data de pagamento etc. Não há mais necessidade de inserir esses elementos manualmente; a IA faz isso em questão de segundos.

A mesma lógica se aplica à reconciliação bancária. O algoritmo compara os extratos bancários com os lançamentos contábeis e faz a correspondência entre os movimentos correspondentes.

Essa categoria também inclui :

• arquivamento inteligente de documentos contábeis
• preparação automática de declarações de IVA
• verificação da conformidade aplicando regras fiscais atualizadas.

O que está em jogo? Economia de tempo, redução do risco de erros e liberação dos contadores para tarefas de maior valor agregado.

A automação é um dos grandes pontos fortes das soluções de fatura eletrônica, como a Yooz. Graças à IA, bem como a um poderoso banco de dados de big data, esse software permite industrializar todo o processo de manuseio de faturas de clientes e fornecedores, sem qualquer manipulação humana. Isso inclui captura automática de dados, alocação e reconciliação, tudo sem entrada de dados.

Análise e previsão

A automação é apenas a ponta do iceberg. Por trás dela, a inteligência artificial revela uma habilidade ainda mais valiosa para os contadores: sua capacidade de analisar e prever.

Tradicionalmente, os contadores e gerentes financeiros trabalham com uma visão retrospectiva, produzindo documentos financeiros que refletem o que já existe. Mas a IA está mudando esse paradigma. Ao analisar grandes volumes de dados históricos e detectar tendências, ela ajuda a antecipar o futuro.

Em termos práticos, como ela funciona? A inteligência artificial combina várias fontes de informação:

• informações contábeis anteriores (a IA pode analisar o balanço patrimonial, por exemplo);
• faturas pendentes
• fluxos bancários recorrentes;
• indicadores econômicos ou setoriais.

Graças a seus algoritmos preditivos, a inteligência artificial é capaz de :

• prever o fluxo de caixa de curto e médio prazo, simulando diferentes cenários;
• detectar anomalias contábeis, identificando padrões incomuns;
• avaliar a solvência de clientes ou fornecedores, combinando histórico de pagamentos, comportamento recorrente e dados externos;
• criar painéis inteligentes que não apenas exibem números, mas também explicam tendências e sugerem ações corretivas.

Graças a essa habilidade de previsão, o contador se torna um parceiro estratégico poderoso, fornecendo insights muito mais relevantes.

E quanto ao ChatGPT e à contabilidade?

Obviamente, a pergunta que muitos de vocês estão fazendo é: o ChatGPT pode ser usado para contabilidade?

De fato, é difícil falar de inteligência artificial sem mencionar o ChatGPT. Embora não seja uma ferramenta de contabilidade no sentido estrito da palavra, seria uma pena perder seu principal recurso: sua capacidade de entender a linguagem natural e processar informações contábeis instantaneamente.

Em termos práticos, ele pode ajudar até mesmo as menores estruturas a entender conceitos, processos a serem aplicados, etc. Use-o com espírito crítico, é claro! Não se esqueça de checar tudo duas vezes 😉

Você também pode usar o ChatGPT para :

• escrever e-mails para clientes (lembretes de faturas, explicações sobre contas, etc.) ;
• criar listas de verificação para o fechamento anual das contas ou para o controle do IVA;
• analisar números e transformá-los em relatórios compreensíveis;
• automatizar a elaboração de comentários financeiros com base em balanços ou declarações de renda;
• verificar entradas ou sugerir esquemas contábeis padrão.

Ao cruzar os dados contábeis com seu conhecimento enciclopédico, o ChatGPT ajuda você a economizar tempo e a tornar certas análises mais confiáveis... mas isso não significa que ele possa substituir a experiência humana!

Quais são as 4 vantagens da inteligência artificial na contabilidade?

Em contabilidade e finanças, como em muitas outras funções de negócios, a inteligência artificial promete sua cota de benefícios.

Vamos dar uma olhada neles. 👉

#1 Economia de tempo significativa

A automação de muitas tarefas manuais (entrada de dados, cobrança, validação etc.) inevitavelmente resulta em economia de tempo e desempenho para o departamento financeiro e contábil de uma empresa ou para escritórios de contabilidade.

Ao eliminar essas operações de baixo valor, os profissionais liberam largura de banda para se dedicar a tarefas mais estratégicas, como consultoria ou análise financeira.

#2 Custos mais baixos

Essa economia de tempo é acompanhada de uma redução nos custos, principalmente nos custos operacionais (custos relacionados ao tempo gasto na entrada ou verificação de dados).

Além disso, ao limitar os erros e os ajustes fiscais, a inteligência artificial evita as despesas com correções ou outras disputas.

#3 Segurança do processo

O risco de erro continua sendo o bête noire das empresas de contabilidade e dos departamentos financeiros.

É nesse ponto que a inteligência artificial entra em ação mais uma vez, para tornar seus processos mais seguros e seus dados mais confiáveis. E por um bom motivo: a máquina não se cansa, não comete erros nem perde documentos.

Mas a IA vai ainda mais longe!

Estamos pensando, em particular, em tudo o que tem a ver com a detecção de fraudes, possibilitada por tecnologias como :

• grafometria (a análise da caligrafia para detectar anomalias);
• análise de frequência (analisando a recorrência de determinados valores, a distribuição de números ou a frequência de determinadas transações).

#4 Tomada de decisão informada

Na contabilidade, a tomada de decisões geralmente se baseia na observação de dados financeiros históricos. Com a inteligência artificial, essas análises se tornam mais rápidas, mais refinadas e, acima de tudo, mais preditivas.

Ao cruzar os fluxos contábeis, os indicadores de desempenho e os dados econômicos externos, a IA pode detectar tendências que são invisíveis a olho nu. Ela pode até mesmo :

• alertar sobre riscos de fluxo de caixa;
• simular o impacto de uma decisão (recrutamento, investimento, etc.);
• sugerir cenários alternativos.

Como resultado, contadores, CFOs e gerentes não mais dirigem seus negócios apenas por instinto, mas com base em informações confiáveis, quantificadas e atualizadas em tempo real.

Os desafios e os limites da IA na contabilidade

Mas, embora a IA represente uma dádiva de Deus para contadores e gerentes financeiros, ela precisa ser implementada com cautela!

Integrá-la à contabilidade e às finanças significa mobilizar um verdadeiro conhecimento especializado na área: a inteligência artificial só é eficaz se for usada corretamente. Portanto, talvez você precise :

• recorrer a especialistas com habilidades específicas para lidar com essa tecnologia;
• melhorar a qualidade dos dados injetados (por mais inteligente que seja a IA, ela continua dependendo dos dados que lhe são fornecidos).

Há também a questão da segurança dos dados usados para alimentar o sistema de inteligência artificial, ainda mais se você estiver lidando com informações confidenciais. Você precisa prestar atenção especial aos dados que fornece às ferramentas, especialmente a um sistema como o ChatGPT.

Por fim, não é de surpreender que pensemos nos riscos para os profissionais, alguns dos quais se sentem ameaçados por essa tecnologia. Mas, na realidade, e especialmente nas funções de contabilidade e finanças, a inteligência artificial precisa ser orientada adequadamente. A verificação humana é sempre necessária. Portanto, estamos testemunhando uma transformação dos departamentos de contabilidade e finanças, que estão lidando com um dócil copiloto de IA... em vez de um substituto!

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Inteligência artificial e contabilidade e finanças: o que ganhamos com isso?

Talvez estejamos inclinados a pensar que a função contábil, dadas as suas responsabilidades, não pode confiar em uma máquina. No entanto, a inteligência artificial está provando repetidamente que pode fornecer uma assistência inestimável a esses profissionais, automatizando tarefas de baixo valor agregado.

Ela vai ainda mais longe, provando ser uma ferramenta analítica formidável, ajudando os contadores a tomar as decisões certas. E a boa notícia é que, muitas vezes sem custo adicional, a IA está ganhando terreno naturalmente na maioria das soluções usadas por empresas e firmas: software de contabilidade, software de processamento de faturas, software de gerenciamento de caixa e assim por diante.

Essas soluções, aprimoradas pela inteligência artificial, agregam ainda mais valor à profissão contábil, que está se movendo em direção a mais consultoria e estratégia.