Comunicação Interna: o que é, objetivos, dicas e ferramentas

Comunicação interna, muitas vez ouvimos falar “precisamos melhorar nossa comunicação interna”, mas o que isso quer dizer realmente? O que é comunicação interna? Qual o objetivo da comunicação interna?

Neste artigo, falaremos de conceitos, para que serve a comunicação interna, ou seja, como ela pode ajudar, daremos dicas para melhorar a comunicação interna, entre equipes e falaremos também de algumas ferramentas e softwares de comunicação interna (rede social corporativa).

Fique atento, pois esse artigo também impacta comunicação entre equipes, mesmo as remotas ou trabalhando de casa.

A comunicação interna é a emissão de informações relevantes, para um público interno, referente o alinhamento estratégico de uma organização. Podendo ser “top-down”, dos níveis hierárquicos mais altos para os mais baixos, de forma vertical; ou horizontal, entre departamentos e colaboradores. Quanto maior a empresa, mais relevante é o papel da comunicação interna.

Segundo pesquisa da ABERJ (Associação Brasileira de Comunicação Empresarial), o canal “Alta Liderança” e “Gestor Imediato” são os principais canais da comunicação interna nas empresas.

É fundamental para garantir o alinhamento de todos os colaboradores com pontos estratégicos e importantes da empresa. Por exemplo, as metas para o ano. A CI (Comunicação Interna), contribui diretamente para que todos conheçam os objetivos e expectativas, bem como a importância e impacto dos seus respectivos papéis para alcançar esses objetivos.

A comunicação interna visa:

• desenvolver e aprimorar uma cultura corporativa;
• reforçar o sentimento de pertencer ao todo dos empregados;
• valorizar as habilidades;
• fornecer informações estratégicas;
• descompartimentar a empresa;
• melhorar a colaboração dentro e entre equipes;
• melhorar a produtividade;
• centralizar a informação;
• evitar conflitos.

Logo, a importância da comunicação interna é cada vez maior dentro das empresas, pois afeta diretamente o engajamento e sinergia dos colaboradores.

A comunicação interna pode ter três níveis:

• De nível estratégico, ligada ao todo da empresa, por exemplo, valores, missão e visão. Bem como as metas globais, por exemplo;
• De nível tático, é a derivação das estratégias em ações. Por exemplo, para atingir um determinado objetivo global, a empresa contratará mais vendedores ou incrementará sua verba de marketing digital.
• De nível operacional, ligada ao dia-a-dia, são as micro-ações para implementar as táticas estabelecidas. Por exemplo, agora com uma verba de marketing digital maior, começar campanhas de anúncios com o Google.

É essencial conhecer os tipos para melhor empregá-los de acordo com a cultura organizacional e o respectivo ambiente de trabalho. São eles:

• Escrita, é a mais comum e utilizada em diversos canais de comunicação;
• Verbal, presente no dia-a-dia, mas também em ações específicas (reuniões, comunicados, apresentações etc.);
• Vertical, como vimos, aquela que vêm da liderança. Normalmente para comunicar informações estratégicas e de alinhamento;
• Horizontal, que abrange todos os colaboradores, independente da hierarquia;
• Diagonal, comunicação entre diretores e gestores de diferentes áreas, restrita à hierarquia.

O que na empresa pode dificultar a comunicação interna?

• forte hierarquização e o fechamento entre os diferentes níveis da empresa: a informação não passa, cada um evolui no seu próprio mundo e nós não nos entendemos;
• a filtragem da informação: a escuta é seletiva, só retemos informação que é relevante para nós num dado momento, não transmitimos as informações recebidas para as outras pessoas;
• a falta de uniformização dos conceitos: nem todos usam as mesmas palavras para os mesmos conceitos, a mensagem não passa e não nos entendemos.

💡 O glossário corporativo é uma boa solução para o último problema. Um único documento lista o vocabulário específico da sua empresa ou das suas atividades, o seu "jargão", a ser utilizado para a troca dentro da empresa.

Existem diferentes formas e meios de comunicar sua mensagem ao público interno, mas qual o melhor canal? A depender do tamanho da empresa, estrutura, perfil dos funcionários etc.:

• Mural de avisos;
• Email;
• Intranet;
• Rede Social Corporativa;
• TV corporativa;
• Canal de vídeos interno.

Posteriormente falamos de ferramentas que podem, justamente, incrementar o papel da comunicação interna e se mostram canais eficientes para tal.

Como identificar problemas de comunicação interna?

©️ Dilbert

Há vários sinais que podem sugerir uma falta de comunicação na sua organização:

• a indisponibilidade das pessoas;
• perda de informação;
• uma falta de adaptação a diferentes culturas de comunicação;
• resistência à mudança;
• um ambiente de trabalho instável ou em rápida mudança.

Por exemplo, com o crescimento acelerado de startups, a chegada de novos funcionários constantemente, uma estrutura em constante mudança etc. Cria-se um ambiente propício para problemas de comunicação, por isso a CI é tão importante quanto qualquer outra ação. Manterá a nova equipe alinhada com os objetivos principais da empresa.

Trata-se de criar um ambiente de trabalho que fomenta o bem-estar e a produtividade das equipes - os dois estão intimamente ligados. Confiança, atenção e tempo são três ingredientes essenciais para os funcionários se expressarem.

O resultado final? Um sentimento de pertencer à empresa, gerando lealdade e engajamento, impactando positivamente o clima organizacional.

Por outro lado, se a sua cultura corporativa se baseia na retenção de informações e na divisão de serviços e habilidades, você está sujeito a encontrar problemas de comunicação interna.

💡 Celebre eventos importantes para seus funcionários: aniversários, casamentos, nascimentos, o sucesso de um projeto importante, atingimento de metas, a chegada ou partida de um funcionário etc.

Para definir a melhor estratégia de comunicação interna para a sua organização, aqui estão alguns passos a seguir:

1. Identificar os diferentes alvos,
2. adaptar o conteúdo aos alvos que você deseja informar,
3. Variar os tipos de conteúdo e meios de comunicação: website, newsletter interna, blog, newsletter/display, intranet, rede social corporativa, vídeo, evento, etc,
4. avançar para um tipo de gestão mais flexível e atenciosa.

Cuidado! Evite somente: fazer apenas anúncios de boas notícias ou comunicar apenas informações sobre um projeto ou um cliente.

A transparência exige comunicação sobre todas as mudanças em curso ou futuras: não saber o que está a acontecer é pior e pode ser uma verdadeira fonte de stress para alguns empregados. Mudança de gestão, aquisição, reorganização, novos processos etc. Qualquer informação é boa para compartilhar.

Explique claramente o que está acontecendo e as razões.

©️ Turadinhas

Comunicação colaborativa pode soar como um pleonasmo: você raramente se comunica sozinho.

Os seus colaboradores participam ativamente na comunicação interna da sua empresa; eles são vetores de informação e não se contentam em receber apenas mensagens. Cada vez mais, a comunicação colaborativa é também uma expectativa dos colaboradores. Eles querem estar mais envolvidos, e isso é mais frequentemente conseguido através de ferramentas comuns a toda a empresa.

O objetivo aqui é encorajar os funcionários a se comunicarem uns com os outros, dentro de uma equipe e entre equipes. Isto nos leva de volta à idéia de comunicação interfuncional.

Como comunicar facilmente em uma empresa, sem perder tempo ordenando seus e-mails ou pesquisando seus documentos para encontrar a versão mais recente? Uma ferramenta que vem ganhando espaço e o gosto é a Rede Social Corporativa (RSC).

Chatting, feeds de notícias, planejamento, troca e gestão de documentos, grupos de discussão com gestão de direitos de acesso. Tudo é fornecido para que todos tenham uma ferramenta personalizada para melhorar o seu trabalho diário, no escritório, trabalhando de casa ou em movimento (versão app).

Azendoo é uma plataforma que mistura Rede Social Corporativa, com gestão de equipes e tarefas. De origem francesa, o software tem potencial e capacidade de centralizar toda a comunicação das equipes e serve à empresas de qualquer tamanho. Flexível, o Azendoo pode ser testado gratuitamente, funciona em qualquer dispositivo: celular, web ou aplicativo instalado no computador.

Os pontos fortes do Azendoo :

• espaços de trabalho por equipe e por assunto;
• integrações com outras ferramentas;
• um melhor acompanhamento das tarefas.

Slack é uma das plataformas que mais facilitam a comunicação entre equipes, usado por milhares de empresas, Slack é tremendamente popular e isso ajuda na construção de integrações e pequenos “add-ons” que a ferramenta disponibiliza. Sua versão gratuita pode muito bem servir à equipes e empresas menores.

Pontos fortes:

• a ferramenta de comunicação unificada mais avançada do mundo;
• canais temáticos de discussão para se dirigir às pessoas certas;
• uma poderosa função de busca;
• Integrações com dezenas de ferramentas e aplicativos.

Workplace é a Rede Social Corporativa do Facebook, isso mesmo, você leu corretamente. Sua empresa pode ter um Facebook só dela! Mas na verdade, o Workplace é mais que isso, trata-se de um verdadeiro espaço de colaboração.

Pontos fortes do Workplace:

• uma interface familiar para todos;
• gestão intuitiva da plataforma;
• uma ferramenta facilmente aceite pelos colaboradores.

Yammer está para a Microsoft assim como o Workplace está para o Facebook. Yammer é a Rede Social Corporativa da Microsoft. Combina funções de comunicação, com trabalho colaborativo. Yammer está incluso no pacote Office 365 para empresas, dá para perceber que a integração com outros softwares da Microsoft é incentivada e fácil.

Pontos fortes do Yammer:

• integração com o Office 365,
• comunicação aberta e dinâmica,
• gestão do conhecimento em uma ferramenta colaborativa.

Comunicação e espírito de equipe estão intimamente ligados: investir no primeiro reforça o segundo. Dar aos seus colaboradores um espaço dedicado à comunicação interna incentiva o seu compromisso diário e, em última análise, a sua produtividade.

Você tem medo de que suas equipes usarão uma RSC para coisas não relacionadas ao trabalho? Confie neles! Este é também um desafio para a comunicação interna: fortalecer a sua cultura corporativa e compartilhar valores comuns. Será que o risco vale o tempo perdido em busca de informação ou a falta de comunicação interna? Tenha em mente que todas essas ferramentas fornecem funcionalidades que fomentam o trabalho em equipe e focam em produtividade.

E você, tem alguma idéia inovadora para melhorar sua comunicação interna?