Ferramentas e práticas recomendadas para o gerenciamento eficiente de pedidos

Você é um varejista ou um varejista eletrônico? Então você sabe o quanto a boa organização do ciclo do cliente é importante para a sua empresa, tanto em termos de eficiência e custos de produção quanto em termos de oferecer a melhor experiência possível aos seus queridos clientes.

E como sempre há espaço para melhorias, você provavelmente está se perguntando como pode melhorar o gerenciamento de pedidos.

Este artigo analisa os fundamentos da otimização desse processo e explica por que os sistemas de TI dedicados são essenciais.

Vamos começar!

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O que é gerenciamento de pedidos?

Intimamente ligado ao gerenciamento de estoque, o gerenciamento de pedidos refere-se a todo o processo que :

• começa no momento em que um cliente faz um pedido;
• e termina quando o pedido é recebido, seja com a entrega de mercadorias ou a prestação de um serviço.

Nesse sentido, o conceito é frequentemente associado às vendas on-line, embora alguns pontos de venda físicos também sejam afetados por essas questões (produtos não disponíveis na loja que precisam ser recomendados, por exemplo).

Por que um bom gerenciamento de pedidos é importante?

Um bom gerenciamento de pedidos (geralmente viabilizado por software) continua sendo fundamental para qualquer empresa. É uma atividade fundamental, que está se tornando cada vez mais complexa com a multiplicação dos canais de vendas e o desenvolvimento das vendas omnicanal.

Eficiência e controle dos prazos de gerenciamento

Com controle total sobre as diversas atividades envolvidas no gerenciamento de pedidos, é possível :

• Obter maior visibilidade da cadeia de suprimentos e dos níveis de estoque;
• melhorar a organização e a produtividade.

O resultado é:

• economia de tempo ;
• controle dos prazos de entrega
• redução dos custos operacionais;
• redução do risco de erros;
• maior satisfação do cliente.

...a serviço da satisfação do cliente

Esse é o principal desafio do processamento de pedidos! Ter um impacto positivo sobre os consumidores, sobre a maneira como eles percebem sua empresa.

Esse desafio é ainda mais urgente em um momento em que a fluidez do processo se tornou uma grande vantagem competitiva (olá Amazon 👋 ) e uma garantia de uma experiência memorável para o cliente.

Em outras palavras, os consumidores de hoje esperam :

• produtos ou serviços entregues no prazo e em boas condições ;
• comunicação perfeita do varejista em todas as etapas.

Os 6 estágios do gerenciamento de pedidos

Para determinar como melhorar o processo de gerenciamento de pedidos, primeiro é importante estabelecer a estrutura e entender todos os estágios envolvidos.

Etapa 1: recebimento do pedido

Toda a operação começa com a validação de uma compra por meio de um site de comércio eletrônico, um marketplace ou um software ERP. Os clientes preenchem suas cestas de compras, escolhem suas opções (quantidade, entrega, método de pagamento, etc.) e, em seguida, concluem a transação.

O comerciante geralmente envia automaticamente uma confirmação de recebimento. Esse e-mail resume as informações essenciais relacionadas ao pedido:

• produtos ;
• endereço de entrega
• valor pago;
• tempo estimado de entrega.

Etapa 2: verificação e processamento

Nesse estágio, a empresa verifica se tudo está em ordem antes de processar o pedido. Isso inclui verificar se o estoque está disponível, se o pagamento foi feito corretamente e se todos os descontos e promoções foram aplicados.

E se surgir um problema (conta bancária insuficiente, falta de estoque etc.), o atendimento ao cliente intervém rapidamente para oferecer uma solução.

Etapa 3: preparação do pedido

Aqui vamos para o depósito!

Há três estágios principais na preparação do pedido:

• separação, ou seja, selecionar itens do estoque;
• embalagem dos itens (a complexidade do procedimento depende, obviamente, da natureza dos produtos!
• impressão e afixação da etiqueta de remessa com os detalhes do cliente e da transportadora.

Etapa 4: expedição

Em seguida, o pacote sai do depósito e pega a estrada por meio de uma transportadora, escolhida de acordo com vários critérios: prazos, tarifas, cobertura geográfica etc.

Ao mesmo tempo, os clientes recebem um número de rastreamento para que possam monitorar o andamento do pedido em tempo real.

Etapa 5: Entrega

Nessa etapa decisiva, o cliente recebe a encomenda, de preferência dentro do prazo anunciado.

Há vários pontos cruciais nesse estágio, nos quais você deve se concentrar:

• cumprimento dos prazos de entrega
• a integridade da encomenda
• se a encomenda pode ser entregue em um ponto de retransmissão ou na casa do cliente.

Etapa 6: Serviço pós-venda

Como você sabe, um cliente satisfeito é um cliente fiel.

O bom gerenciamento de devoluções, reembolsos e outras reclamações gera confiança.

É por isso que seu serviço pós-venda deve ser ágil e profissional para :

• aceitar devoluções de produtos (erros, defeitos, insatisfação, etc.) ;
• processar solicitações de reembolso em um curto espaço de tempo;
• responder a perguntas.

O que é um sistema de gerenciamento de pedidos?

A maioria dos recursos e especialistas é bem clara: o gerenciamento de pedidos e o uso de um sistema automatizado andam de mãos dadas. Ainda mais em um momento em que as empresas estão se tornando cada vez mais digitais!

Mais especificamente, o software de gerenciamento de pedidos, ou Sistema de Gerenciamento de Pedidos, pode ser descrito como uma ferramenta que desmaterializa e automatiza todas as operações detalhadas acima:

• gerenciamento e unificação de todos os seus estoques. Útil se você trabalha com omnicanal!
• processamento de pedidos ;
• seleção do melhor cenário logístico, etc.

💡 Descubra qual software de sistema de gerenciamento de pedidos é ideal para vocêem nosso diretório !

Como você pode otimizar seu processo de gerenciamento de pedidos? 8 práticas recomendadas a serem lembradas

#1 Use um software dedicado

Para evitar erros e economizar tempo, recomendamos que você use um software dedicado, como o sistema de gerenciamento de pedidos mencionado acima, mas isso não é tudo!

Soluções de gerenciamento de estoque, plataformas P2P e O2C... existem outros tipos de ferramentas para ajudá-lo a gerenciar seus pedidos e muito mais! A escolha depende de suas necessidades e do tipo de negócio que você administra.

🛠️ Alguns exemplos de software:

• O Erplain é uma solução de gerenciamento de estoque e vendas para VSEs e PMEs que operam no setor B2B. Ele inclui um componente completo de gerenciamento de pedidos que simplifica todo o processo, incluindo reserva de estoque, entrega parcial, dropshipping e processamento de devoluções. E para uma fluidez ainda maior, essas funções se comunicam com aquelas dedicadas à organização de seus estoques e compras.
  
  
• O Esker é uma solução completa de software de gerenciamento do ciclo do cliente projetada para PMEs e grandes contas. Entre seus vários módulos, a solução de gerenciamento de pedidos baseada em tecnologias de IA e RPA automatiza as tarefas mais repetitivas no estágio de recebimento de pedidos. O resultado: economia considerável de tempo e eficiência no atendimento ao cliente e visibilidade ideal graças aos indicadores de desempenho disponíveis em tempo real.
  
  
• Flowie é uma plataforma unificada para equipes modernas de compras e finanças, operando em empresas com processos complexos. Ele oferece suporte a todo o ciclo do pedido ao caixa, desde o gerenciamento do pedido até o faturamento/cobrança. Com um alto nível de automação, graças, em particular, à assistência de um copiloto de IA, o Flowie aumenta significativamente sua produtividade.
  
  
• O VistaFlow é uma solução que o ajuda a gerenciar os pedidos recebidos por e-mail, integrando-os automaticamente ao seu sistema ERP com um único clique. Projetado para empresas que recebem pedidos de compra não uniformes, esse software usa IA para extrair com precisão os dados necessários para processá-los. Você também tem acesso a uma interface da Web intuitiva para verificar as informações extraídas, validá-las e monitorar o andamento do pedido por meio de um painel.

#2 Coordene com seus fornecedores

Pense no ciclo do fornecedor (do suprimento ao pagamento) e no ciclo do cliente (do pedido ao caixa) como um todo!

Se as coisas derem errado no início da cadeia, as repercussões serão sentidas no final.

#3 Otimize seu gerenciamento de estoque

O gerenciamento cuidadoso do estoque (com atualizações automáticas, por exemplo) tem um impacto sobre a satisfação do cliente. Imagine como eles ficarão insatisfeitos se você descobrir que o produto que eles pediram não está mais disponível!

Ao mesmo tempo, uma organização meticulosa o ajudará a evitar o dispendioso excesso de estoque .

#4 Cumpra suas promessas!

A satisfação do cliente depende do recebimento do pedido... mas no prazo!

Em outras palavras, sempre cumpra suas promessas sobre prazos e condições de entrega. Dessa forma, você se destacará dos seus concorrentes e garantirá que a qualidade do seu serviço fique gravada na mente dos consumidores.

#5 Ganhe visibilidade sobre o gerenciamento de pedidos

Quando o gerenciamento de pedidos se torna mais complexo, devido à multiplicação dos canais de distribuição e dos participantes envolvidos, você precisa obter o máximo de visibilidade, em tempo real, dos seus processos e da sua cadeia de suprimentos.

Assim, você entende os benefícios de centralizar todas as suas informações em um único sistema!

#6 Organizar o processo

Para aumentar a eficiência, você precisa ser capaz de alocar as operações de gerenciamento de pedidos para as pessoas certas no momento certo. Ainda mais se você trabalha com diferentes armazéns e divisões. Dessa forma, você se torna mais eficiente e faz economias significativas.

Um software dedicado pode unificar seus estoques e otimizar o processo enviando automaticamente os vários elementos para os agentes e sistemas apropriados (os mesmos funcionários não serão responsáveis pela preparação e geração da fatura, por exemplo).

#7 Comunique-se com os clientes

Mantenha a comunicação com seus clientes em todas as etapas. Informe-os quando o pedido estiver sendo preparado ou despachado, quais são os prazos de entrega esperados etc. E, é claro, se houver algum atraso, informe-os.

E, é claro, se houver algum atraso, reaja rapidamente!

#8 Melhoria contínua

Por fim, ao monitorar regularmente seu desempenho (uma tarefa facilitada pelo uso de software, é claro), você pode identificar quaisquer gargalos, como atrasos recorrentes de pedidos.

Um bom gerenciamento de pedidos envolve a coleta e a análise de dados e, é claro, a tomada de medidas corretivas. Em suma, uma abordagem genuína de melhoria contínua.

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Gerenciamento de pedidos em poucas palavras!

O processo de gerenciamento de pedidos, que está intrinsecamente ligado ao gerenciamento de estoques e aos pedidos de fornecedores, representa vários desafios para o setor de varejo: questões de custo, prazos de entrega, satisfação do cliente etc.

Como resultado, as operações precisam ser racionalizadas o máximo possível, especialmente em um contexto de crescente concorrência e proliferação de canais de distribuição.

Por isso, o uso de softwares específicos parece inevitável, pois somente essas ferramentas garantem o controle de ponta a ponta. Ao mesmo tempo, adote as boas práticas descritas acima e você gerará valor agregado para sua marca!